公司业务外包的管理制度

公司业务外包的管理制度

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XXXXX公司

外包业务管理规定

1 总则

1.1 为加强和规范公司外包业务承包商的管理,规范和完善公司外包业务,降低成本,提高效率,加强核心竞争力,保证公司经营质量,特制定本规定。

1.2 适用范围:本公司范围内所有对外包业务及承包商的选择、使用和管理。本规定作为公司业务外包管理的规定和要求,各部门应遵照执行。

1.3 本规定主要内容包括:适用范围、基本原则、考察内容、部门职责、管理内容、外包业务流程、考核内容、附则。

2 适用范围

公司范围内所有外包业务及承包商的选择、使用和管理。本规定作为公司业务外包管理规定和要求,各部门应遵照执行。

3 基本原则

3.1 业务项目具有多专业、多工种的特点,在公司范围内缺乏相关资质、技术及管理人员的情况下,由公司领导确定外包业务,并按相关程序进行管理。

3.2 承包商使用和管理,应本着有序竞争、择优选用、合同合理、制度规范,程序清晰、职责明确,考核有据、使用高效的原则。

4 考察内容

4.1 对承包商的素质进行综合考察,考察的主要内容:资质、规模、业绩、信誉等。

考察内容主要分为以下几项:

4.1.1 相关证件:

a 工商行政管理部门签发的企业《营业执照》;

b 建设主管部门签发的企业《资质等级证书》;

c 企业所在地税务部门签发的《税务登记证》;

d 法人证或法人委托书;

e 劳动管理部门签发的企业《安全资质证书》;

f 当地政府主管部门需要提供的证件。

4.1.2 实际考察:

a 对专业施工队伍实体考察;

b 对法人或委托法人考察;

c 对专业施工的现场管理能力、施工能力考察;

d 对已施工过的工程考察;

e 对承包商以往业绩及信誉考察。

4.1.3 业务部门经过考察评估,写出综合评估意见。经评审合格的承包商,通过公开招投标程序确定,签订合同或协议,报办公室和财务室备案。

5 部门职责

5.1 公司总经理负责确定外包业务以及成立评估小组对承包方进行考察和选择,并负责对评估小组提供的评估报告进行审查,以及业务外包合同的审查、签订和业务外包管理制度的审查。

5.2 公司各分管副总经理参与业务外包的相关审查,并在合同签订后,

负责督促各职能部门按合同规定对承包单位进行监管与考核。

5.3 党政办(法律顾问)负责业务外包管理涉及法律法规的情况进行监督检查,加强对业务合同的管理,预防及处理相关法律纠纷和索赔等事宜。

5.4 相关部门按照公司总经理确定的业务外包项目拟定业务外包合同,并交由党政办(办公室)法律顾问进行审查,通过后提交公司领导审查。合同确立后,按照合同规定对承包方进行监管和考核。项目完成后,组织成果验收,并进行结算,将结算报表提交财务室。

5.5 财务室负责按照合同及各职能部门提供的结算报表进行核算和付款。并对承包方履约能力进行评估。若产生考核费用,财务室需按考核说明进行收款或扣款。

5.6 人力资源部负责对承包方工作人员的培训、管理等工作。

6 管理内容

6.1业务外包方案管理

6.1.1业务外包范围和方式

(1)与主业核心能力关联度低、可控度高、外部市场化程度高的业务,适合业务外包。

(2)与主业核心能力关联度低,但可控度和外部市场化程度低的业务,具备手段或能力对其外包后的质量、信息安全或成本进行有效监控的业务,可以实施业务外包。

(3)与主业核心能力关联紧密的业务,不得进行外包。

(4)外包方式包括整体外包和部分外包。确定业务外包时要考虑业务

运营具体特点、外包单位成熟程度、管控水平等综合因素。

6.2承包方的选择

6.2.1承包方准入机制的建立

公司应建立严格的承包方准入机制,并指定专人负责承包方名录的日常维护和定期更新,同时对列入名录的承包方进行考量和评定,评定结果由相关业务部门负责人审核后报公司主管领导批准。具体参见公司合同管理制度。

6.2.2招标及承包方的选择

公司应引入竞争机制,按照有关法律法规,遵循公开、公平、公正的原则,采用招标等适当方式,择优选择承包方。

选择承包方时,公司相关业务部门应根据不同业务范围,组成由相应专业人员组成的承包方评估小组,并对外发布投标公告,与候选承包商建立联系,发放外包项目竞标邀请书及相关材料。参与竞标的候选承包商应在指定期限内提交投标书及相关材料,主要内容包括项目解决方案、实施计划、资源配置、报价等。

评估小组应通过实地调研等多种方法,调查候选承包方的合法性,(即是否为依法成立、合法经营的专业服务机构或经济组织,是否具有相应的经营范围和固定的办公场所)、专业资质、技术实力及其从业人员的履历和专业技能,并考察候选承包方从事类似项目的成功案例、业界评价和口碑,同时综合考虑企业内外部因素,对业务外包的人工成本、营销成本、业务收入、人力资源等指标进行测算分析,合理确定外包价格,严格控制业务外包成本。

调查结束后,评估小组应编制考核报告,并提交公司领导审批。

公司根据评估小组反馈的各种信息,按照规定的程序和权限从候选承包方做出选择,并建立严格的回避制度和监督处罚制度,避免相关人员在选择承包方过程出现受贿和舞弊行为。

6.3业务外包合同的签订

6.3.1风险因素的识别及外包合同的签订

公司相关业务部门在订立外包合同前,应充分考虑业务外包方案识别出的重要风险因素,并通过合同条款予以有效规避或降低。

(1)在合同的内容和范围方面,明确承包方提供的服务类型、数量、成本,以及明确界定服务的环节、作业方式、作业时间、服务费用等细节。

(2)在合同的权利和义务方面,明确企业有权督促承包方改进服务流程和方法,承包方有责任按照合同协议规定的方式和频率,将外包实施的进度和现状告知企业,并对存在问题进行有效沟通。

(3)在合同的服务和质量标准方面,应当规定外包商最低的服务水平要求以及如果未能满足标准实施的补救措施。

(4)在合同的保密事项方面,应具体约定对于涉及本企业机密的业务和事项,承包方有责任履行保密义务。

(5)在费用结算标准方面,综合考虑内外部因素,合理确定外包价格,严格控制业务外包成本。

(6)在违约责任方面,制定既具原则性又体现一定灵活性的合同条款,以适应环境、技术和企业自身业务的变化。

业务外包合同的评审及签订流程,具体参见公司合同管理制度。

6.4 违约行为的处理