酒店电传、传真、信函订房制度
酒店预订部工作制度
酒店预订部工作制度酒店预订部工作制度有哪些?来看看小编整理的酒店预订部工作制度吧。
酒店预订部工作制度1、提前十分钟到岗，准备好各种单据、表格、文具，电话从总台转回订房部。
2、离岗必须在行动记录本上记录并通报带班经理，电话转到总台。
3、上班1小时内做好清洁卫生工作，包括对书籍的整理。
4、中午、晚上总机、商务人员用餐时间，订房员要打开话务台，顶替话务员工作，订房员用餐时将电话转至总台。
5、回复传真，必须在3小时完成，紧急传真必须在半小时内回传。
6、预订房房号一般不事先告之客人，以免排房造成冲突。
7、所有预订必须在第一时间输入电脑。
订房中心录入的预订，需在备注上注明“RR”。
对于当日的预订，订房员要进行分房，然后电话告之总台制房卡。
每天分别于11：00、18：00集中将订单送至总台。
8、营销部所有订单直接送至订房部。
对于预订的修改、取消，必须下预订更改通知单或取消通知单，由订房员在电脑上做相应操作。
如果是当日预订，必须立即通知总台做相应修改，如房型的更改，必须通知总台更换钥匙卡，并查看有无鲜花，水果等特殊要求的更改。
如非当日预订，订房员在电脑上做处理后，集中将修改单，取消单送至前台处理。
9、按照规定程序落实特殊事项，如接机、租车、订票、订鲜花、水果等。
(对于当日的订单，电话通知总台下特殊通知单)10、订房员要每天下午16：00点查看第二天的订单，与电脑逐一核对，查看有无需要提前落实的事项，向带班经理汇报。
11、订房员要每天查看当日及大型团队抵店日期的各种可用房数量，提前做好控房工作，并向带班经理汇报。
12、订房员下班后，要将电脑关闭，电话转至总台，将门锁好，钥匙交商务中心。
13、订房员必须了解各类房型的特性与房内配备。
14、订房员要掌握基本的问讯知识。
15、订房员对于任何当日预订在电脑中的修改，必须充分考虑对总台工作可能造成的失误，一定要保证信息沟通的准确性及全面性。
下载文档。
酒店预订部的规章制度
酒店预订部的规章制度第一章总则第一条为了规范酒店预订部的工作，提高工作效率，保证服务质量，制定本规章制度。
第二条酒店预订部是酒店的重要部门，主要负责接待客户预订酒店客房，安排客房分配和相关服务的事务。
第三条酒店预订部的工作人员必须严格遵守本规章制度，服从上级领导，文明礼貌待客，认真细致工作，以提供优质服务为己任。
第四条酒店预订部负责人要对本规章制度进行宣传、培训，确保员工了解并遵守。
第二章预订流程第五条客户通过电话、网站、邮件等方式向酒店预订部预订客房，预订需提供客人的姓名、联系方式和入住日期等信息。
第六条酒店预订部收到预订信息后，应及时录入系统，并告知客户预订结果，如有特殊需求应及时记录并通知相关部门。
第七条如果客户取消预订，应及时通知客户或者联系客户修改预订信息，确保客户的需求得到妥善处理。
第八条预订部应在客人到店前一天再次确认客房预订情况，如有变动及时通知客户并做好妥善处理。
第三章客房分配第九条预订部应根据客人的需求和要求合理分配客房，并确保客房清洁卫生，设施完善。
第十条预订部应根据客人的身份和需求，安排合适的客房，如有特殊要求应及时沟通并妥善处理。
第十一条在客人到达酒店时，预订部应及时安排客房并提供必要的服务和帮助，确保客人满意。
第四章服务优化第十二条预订部工作人员应积极主动为客人提供服务，细心耐心解答客人问题，确保客人的需求得到满足。
第十三条预订部应不断提升服务水平，不断完善服务流程，提高服务质量和工作效率。
第十四条预订部要加强与其他部门的协作，及时沟通并解决问题，确保各项服务工作协调进行。
第五章纪律规定第十五条预订部工作人员要遵守工作纪律，不得擅自调整客房分配、预订等工作，如有违反将受到相应处罚。
第十六条预订部工作人员要保守客户信息和业务秘密，不得泄露客户隐私信息，如有发现将受到相应处罚。
第十七条预订部工作人员要做到文明礼貌待客，不得对客人态度恶劣，不得出现辱骂客人等不良行为。
第六章附则第十八条本规章制度自发布之日起执行，如有违反，根据情节轻重进行相应处罚。
酒店预订管理制度完整版
酒店预订管理制度第一章总则第一条为规范酒店预订业务，提高预订服务质量，保障客户权益，特制定本制度。
第二条本制度适用于酒店预订中心及相关部门的预订管理工作。
第三条预订中心应严格遵守国家法律法规和酒店规章制度，秉承诚信、专业、高效的服务理念，为客户提供优质服务。
第二章预订流程第四条客户可以通过电话、网络、邮件等多种方式向预订中心提出预订需求。
第五条预订中心工作人员应详细记录客户的预订信息，包括姓名、联系方式、入住日期、离店日期、房间类型、特殊要求等。
第六条预订中心工作人员应根据酒店的客房库存情况，合理安排客户的预订需求。
如遇特殊情况，应及时与客户沟通，调整预订方案。
第七条预订中心工作人员应在确认预订信息无误后，向客户发送预订确认单，明确预订内容、房价、付款方式等相关事项。
第八条预订中心工作人员应在客户入住前一日，再次与客户确认预订信息，确保预订无误。
第九条客户入住时，前台接待人员应核对预订信息，为客户办理入住手续。
如遇特殊情况，应及时与预订中心沟通，调整预订方案。
第十条客户离店时，前台接待人员应核对预订信息，为客户办理离店手续。
第三章预订管理第十一条预订中心应建立健全预订档案管理制度，对客户的预订信息进行统一管理。
第十二条预订中心应定期对预订数据进行统计分析，了解客户需求和预订趋势，为酒店经营决策提供参考。
第十三条预订中心应加强与酒店其他部门的沟通协调，确保客户预订需求得到满足。
第十四条预订中心应建立健全客户投诉处理机制，对客户投诉进行及时处理，提高客户满意度。
第四章预订中心工作人员管理第十五条预订中心工作人员应具有良好的职业操守和服务意识，熟练掌握预订业务知识和技能。
第十六条预订中心工作人员应严格遵守酒店规章制度和工作纪律，保守客户隐私和商业秘密。
第十七条预订中心工作人员应定期参加业务培训，不断提高业务水平和服务质量。
第五章附则第十八条本制度自发布之日起实施。
第十九条本制度由酒店预订中心负责解释和修订。
酒店客房预订管理制度
酒店客房预订管理制度1. 背景为了更好地管理酒店客房预订流程，提升客户满意度并确保资源的合理利用，制定本酒店客房预订管理制度。
2. 客房预订流程2.1. 客户预订- 客户通过以下方式进行客房预订：电话预订、在线预订、现场预订。
- 客户需要提供入住日期、预订房型、入住人数等信息。
- 客户预订成功后，需支付预订定金。
- 酒店接受预订后，会发送预订确认函给客户。
2.2. 房间分配- 酒店将根据客户的预订信息进行房间分配。
- 首先，系统将检查客房的可用性，确保能够满足客户的需求。
- 如果客户的预订无法满足，酒店将尽力提供替代的房间类型或日期。
- 分配房间后，酒店将发送房间确认函给客户。
2.3. 预订修改与取消- 客户在入住日期前可修改或取消预订。
- 预订修改或取消需提前一定的时间通知酒店，具体时间根据酒店政策而定。
- 预订修改或取消可能会导致部分预订定金的损失，具体损失金额根据酒店政策而定。
3. 预订管理责任3.1. 客户责任- 客户需提供准确的预订信息，确保入住日期、房型等无误。
- 客户需遵守酒店的预订修改与取消政策。
3.2. 酒店责任- 酒店需保证客房预订系统的准确性和稳定性。
- 酒店需及时确认客户预订，并提供相应的预订确认函和房间确认函。
- 酒店需严格按照预订修改与取消政策进行处理。
4. 执行和监督4.1. 执行- 酒店所有相关部门需按照本制度的要求执行客房预订管理工作。
- 酒店应建立相应的制度执行流程，并确保员工理解和遵守。
4.2. 监督- 酒店管理部门应对客房预订管理工作进行监督，及时发现和纠正问题。
- 酒店可通过客户满意度调查等方式对客房预订管理工作进行评估和改进。
5. 生效和修订本制度自批准之日起生效，如需修订，应由酒店管理部门提出，并经相关部门审核批准后方可生效。
以上为酒店客房预订管理制度，酒店员工应严格遵守，并确保客户的预订体验和满意度。
酒店企业预定管理制度
酒店企业预定管理制度第一章总则第一条为规范和加强酒店预订管理，提高酒店服务质量，保障客户权益，促进酒店的可持续发展，特制定本制度。
第二条本制度适用于酒店所有员工。
第三条酒店预订管理制度是酒店运营的一项重要管理制度，全体员工必须严格遵守。
第四条酒店预订管理制度的遵守与执行由酒店管理层负责监督。
第二章预订流程第五条客户预订房间时需提供真实有效的预订信息，包括姓名、联系方式、入住日期、房型等。
第六条客户可通过电话、网站、微信等渠道进行预订，预订需提前一天。
第七条客户预订成功后，酒店应及时发送确认短信或邮件给客户，告知客户预订成功的信息。
第八条客户如需取消或更改已经预订的房间，需提前24小时通知酒店，否则需支付相应的费用。
第九条酒店接待员应及时记录客户的预订信息，做好相关预订文件和记录。
第十条酒店通过内部系统对客户的预订信息进行管理，确保信息的准确性和完整性。
第三章预订确认第十一条酒店接待员应核实客户的预订信息是否符合要求，如有疑问应及时与客户确认。
第十二条酒店应保证为客户预订的房间在客户到店日期前已经清洁、整洁、有序，确保充分准备好。
第十三条酒店接待员应向客户提供入住须知，告知客户酒店的相关规定和服务内容。
第十四条客户到达酒店时，酒店应立即确认客户的预订信息，确保无误。
第十五条如客户在到店时提出更改需求，酒店应尽量满足客户的要求，但需符合酒店的实际情况和规定。
第四章预订问题处理第十六条如客户在预订过程中出现问题，酒店应尽快与客户取得联系，协商解决方案。
第十七条如因酒店的原因造成客户的预订无法实现，酒店应提供替代的解决方案，如提供其他房间或转订其他合作酒店。
第十八条如客户取消预订后需退款，酒店应按规定的退款政策进行退款处理，尽快将款项退回给客户。
第十九条如客户对酒店服务有投诉或意见，酒店应及时处理，妥善解决问题，提高客户满意度。
第五章预订记录管理第二十条酒店应建立完善的预订记录管理系统，对客户的预订信息进行及时、准确、完整的记录。
酒店管理预订制度
一、目的为了规范酒店预订流程，提高预订效率，确保酒店客房资源的合理利用，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于酒店客房预订、预订变更、预订取消等业务环节。
三、预订流程1. 客户预订（1）客户可以通过电话、网络、前台等方式进行预订。
（2）预订时，需提供客户姓名、联系方式、入住时间、离店时间、房型、人数等信息。
（3）酒店前台在收到预订信息后，应及时确认预订信息，并将预订信息录入预订系统。
2. 预订确认（1）酒店前台在确认预订信息无误后，向客户发送预订确认短信或邮件。
（2）预订确认后，客户需在规定时间内支付定金或全额房费。
3. 预订变更（1）客户如需变更预订信息，应在入住前至少24小时通知酒店。
（2）酒店根据实际情况，可为客户办理免费变更或收取一定费用。
4. 预订取消（1）客户如需取消预订，应在入住前至少24小时通知酒店。
（2）根据预订取消时间，酒店将收取相应费用：- 入住前24小时内取消预订，收取全额房费；- 入住前24小时至72小时取消预订，收取50%房费；- 入住前72小时至96小时取消预订，收取30%房费；- 入住前96小时至120小时取消预订，收取20%房费；- 入住前120小时以上取消预订，免收房费。
四、预订管理1. 酒店应建立完善的预订管理系统，确保预订信息的准确性和及时性。
2. 酒店前台应定期对预订信息进行核查，确保预订信息的真实性。
3. 酒店应加强对预订人员的培训，提高预订服务质量。
4. 酒店应定期对预订数据进行统计分析，为酒店经营决策提供依据。
五、附则1. 本制度由酒店总经理负责解释。
2. 本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。
3. 本制度如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充和完善。
酒店电话订房管理制度
酒店电话订房管理制度
1．预订员接到订房时，必须热情、礼貌，并告知对方这是订房部。
2．认真地倾听客人讲话，赶忙查阅“订房登记表”确定有无空房，再回答客人。
3．同意订房后，先将资料填入“订房卡”内，如不能同意．亦应请示对方是否能够列为候补，然后依“订房卡”的资料，填人“订房登记表”内。
4．订房时一定要询问下列项目，并及时填人订房表格内：（1）客人的姓名和国籍；
（2）抵离的具体日期、时刻；
（3）需要房间数、房间类型及房价；
（4）来电订房人的姓名、单位名称及号码；
（5）订房间的保留期限，是否用信用卡或预付定金确保房间。
5．复述上面内容，向客人核对。
民宿订房规则制度范本
民宿订房规则制度范本一、预订规则1. 预订方式民宿接受在线预订、电话预订、邮件预订等多种方式。
预订时需提供入住日期、离店日期、房型、人数等信息。
预订成功后，民宿将发送确认邮件或短信。
2. 预订时间民宿接受提前预订，最短预订时间为入住日前三天。
特殊节假日期间，需提前一周预订。
预订时需支付预订押金，押金在入住时抵扣房费。
3. 更改和取消预订预订成功后，如需更改或取消预订，请提前三天告知民宿。
如未提前告知，民宿将收取第一晚房费作为违约金。
特殊节假日期间，更改或取消预订需提前一周，否则将收取全额房费作为违约金。
4. 预订押金预订时需支付预订押金，金额为房费的50%。
入住时支付余款，离店时如无损坏，押金全额退还。
二、入住规则1. 入住时间民宿入住时间为下午2点至晚上10点。
特殊情况下，如需提前入住或延后退房，请提前告知民宿，协商解决。
2. 身份验证入住时需出示有效身份证件，进行身份验证。
一人一证，不得使用他人身份证件。
3. 房间分配民宿将根据预订信息安排房间。
如遇特殊情况，需调整房型，请提前告知。
房型调整可能导致房价变动，需补差价。
4. 宠物政策民宿允许携带宠物入住，但需提前告知。
宠物需遵守民宿宠物管理规定，不得扰民、损坏设施。
如有违反，需承担相应责任。
三、退房规则1. 退房时间民宿退房时间为上午10点至下午2点。
特殊情况下，如需延后退房，请提前告知民宿，协商解决。
2. 房间检查退房前，请配合民宿工作人员进行房间检查。
如有损坏或遗失物品，需照价赔偿。
3. 押金退还如无损坏或违约行为，押金在退房后三个工作日内退还。
如有损坏或违约行为，押金将用于赔偿。
四、其他规定1. 禁止赌博、吸毒、卖淫嫖娼等违法行为。
如有违反，立即报警处理。
2. 禁止携带易燃、易爆、有毒、有害物品入住。
3. 爱护公共设施，如有损坏，需承担相应责任。
4. 保持房间卫生，退房时请将床上用品整理好，如有污渍，需支付清洗费用。
5. 民宿有权拒绝接待有以下症状的人员：传染病患者、醉酒者、精神病患者。
酒店前台预订操作规程
酒店前台预订操作规程默认分类2008-02-24 00:18:04 阅读1670 评论3 字号：大中小订阅前厅部预订处操作规程一、早班（08:00—17:00）1、按酒店规定，检查自己仪容仪表，提前5分钟到岗签到。
2、认真阅读交班内容，阅后签名，及时跟办交班本上的事情，并将跟办结果在交班本上注明。
3、到前台领取复印室钥匙，做好存数登记及其他部门复印登记工作。
4、通过电脑查看当天及近期的房间情况，房间紧张时，不得擅自接受订房。
5、通过夜报表了解前一天总收入、开房率及平均房价等情况。
6、熟悉当天到店的VIP客人身份、房号及抵、离店时间，检查相关资料是否完整，做好跟办事项。
7、整理前一天的资料：（1）将客人入住登记表白联分别按国内、港澳台、国外分类装订好存档，黄联交管家部。
（2）将赠品单、转房单、加床单、免费房单、折扣单等存于相应的格中。
（3）将取消或客人已抵店的订房单整理好存档。
（4）通过NO-SHOW的预订单登记好，再存入NO-SHOW夹中。
8、并将订房单按照旅行社散客、营销部订房、旅行团体、商务团体、取消订房、缺现订房等分类统计，将结果输入到预订统计表上。
9、进行卫生清洁。
10、根据NO-SHOW的订房单联系订房人，确认客人是否为延期或取消订房，并将跟办结果填写到NO-SHOW LIST上，如为销售部下的单，须通知销售部跟办。
11、检查第二天的预订，与订房人确认客人的订房情况及具体到达时间。
12、检查第二天的团队，并与销售部核进行确认与核对，如团队资料不完整，须及时跟催。
13、完成当天的预订工作，未能及时完成的，做好交班，由下一班完成。
二、中班（13：00—22：00）1、按酒店规定，检查自己仪容仪表，提前5分钟到岗签到。
2、认真阅读交班内容，阅后在交班本上签名，及时跟办交班本上的事情，并将跟办结果在交班本上注明。
3、通过电脑查看当天及近期的房间情况，房间紧张时，不得擅自接受订房。
4、通过夜报表了解前一天的总收入、开房率及平均房价等情况。
酒店预定管理制度
酒店预定管理制度为了及时、准确地向客人提供预定服务，满足客人需求，规范预定服务管理流程，特制定本制。
一、预定流程:1、预定人员接收来自各种形式的预定，包括到店预定、电话预定、信函预定等.2、预定人员认真记录客人预定内容及要求，并查看酒店预定表,确定能否接受预定,是否能够满足客人要求的条件。
3、若是能够接受客人预定,预定员应及时向客人反馈信息，并与客人核实预定内容后写清楚预定单。
4、预定单填写完毕，检查无误后保存,并及时汇总预定信息，上报预定处领班，同时根据客人到店时间情况提前发送相关部门做好接待准备。
5、若是到店预定，预定完毕，预定人员应将客人的证件复印件附在预定单上，妥善保管。
二、取消预定1、预定人员接到客人要求取消预定的要求，应认真审阅取消预定的函电，确保信息准确.2、如果是口头或电话取消预定,预定人员一定要记录取消预定人姓名、联系电话和单位地址,最好请对方提供书面证明.3、预定人员找出原始预定单,在预定单上注明“取消”字样.4、拟写回复函电稿,确认对方取消预定，由前厅部经理审阅签发。
5、预定人员在确认取消预定后，更改房间流量控制表。
6、团队预定的更改与取消由营销部结合酒店自身实际与客人协商处理，前厅接到营销部通知后将新预定单存入资料柜,旧预定单存档备查.7、分别复印客人取消预定函电和原始预定单,交总台收银处，按协议退还订金和预付房费，或取消预定费。
8、查核取消预定的客人是否有订票、订餐等业务，并及时通知有关部门。
三、特殊预定管理1、客人指定房间预定人员接到此类预定，首先通过电脑尽快查明客人要求的居住时间内指定的房间是否可以出租。
如果可以则接受客人的预定，并把该房在电脑中保留,在预定单上注明房号。
其他程序与散客预定相同.四、预定定金的收取当客人要求保证其预定时，为避免因客人未到造成经济损失，应请客人预付定金，并引领客人到前台收银处办理交付定金手续,定金收据给客人一份保存。
预定单上应注明定金的金额，然后在电脑输入时注明，以保证客人的预定，同时向客人讲明如若取消定金预定，应在抵达日前24小时办理取消手续，否则定金不予退还。
酒店预订管理制度
酒店预订管理制度目标本文档旨在制定一套酒店预订管理制度，以确保酒店预订工作的规范化和高效化，提升客户满意度和酒店运营效率。
范围本制度适用于所有酒店预订工作，包括电话预订、在线预订和团队预订。
流程1. 客户预订需求确认：- 接听预订电话或在线预订申请。
- 确认客户需求，包括入住日期、离店日期、房间类型和数量。
- 核实客户联系方式和个人信息。
2. 房间可用性检查：- 查询系统或联系前台部门，核实所需房间的可用性。
- 如无可用房间，提供其他可选方案或推荐相应酒店。
3. 预订确认：- 根据客户要求，提供预订确认函或发送预订成功短信。
- 确认预订的入住日期、离店日期、房间类型和数量。
- 提醒客户及时办理入住手续。
4. 预订变更或取消：- 接收客户的预订变更或取消请求。
- 根据客户要求进行相应操作，并及时通知客户变更结果。
5. 记录和报告：- 记录每笔预订的详细信息，包括客户姓名、预订日期、入住日期、离店日期、房间类型和数量。
- 定期生成和分析预订报告，以了解预订情况和趋势。
职责分工- 预订部门：负责接收和处理客户的预订请求，确保客户需求得到满足。
- 前台部门：负责提供房间可用性信息，协助客户办理入住手续。
- 客户服务部门：负责处理客户的预订变更或取消请求，提供满意的解决方案。
监督和改进- 定期对预订管理制度进行评估和改进，提高工作效率和客户满意度。
- 收集客户反馈，及时解决问题并提供优质的服务。
附则- 酒店预订管理制度应按照相关法律法规执行，并提醒客户遵守酒店规章制度。
- 本制度自发布之日起生效，并按需要进行修订和补充。
酒店预定管理制度
酒店预定管理制度为了及时、准确地向客人提供预定服务，满足客人需求，规范预定服务管理流程，特制定本制。
一、预定流程:1、预定人员接收来自各种形式的预定，包括到店预定、电话预定、信函预定等。
2、预定人员认真记录客人预定内容及要求，并查看酒店预定表，确定能否接受预定，是否能够满足客人要求的条件。
3、若是能够接受客人预定，预定员应及时向客人反馈信息，并与客人核实预定内容后写清楚预定单。
4、预定单填写完毕，检查无误后保存，并及时汇总预定信息，上报预定处领班，同时根据客人到店时间情况提前发送相关部门做好接待准备。
5、若是到店预定，预定完毕，预定人员应将客人的证件复印件附在预定单上，妥善保管。
二、取消预定1、预定人员接到客人要求取消预定的要求，应认真审阅取消预定的函电，确保信息准确。
2、如果是口头或电话取消预定，预定人员一定要记录取消预定人姓名、联系电话和单位地址，最好请对方提供书面证明。
3、预定人员找出原始预定单，在预定单上注明“取消”字样。
4、拟写回复函电稿，确认对方取消预定，由前厅部经理审阅签发。
5、预定人员在确认取消预定后，更改房间流量控制表。
6、团队预定的更改与取消由营销部结合酒店自身实际与客人协商处理，前厅接到营销部通知后将新预定单存入资料柜，旧预定单存档备查。
7、分别复印客人取消预定函电和原始预定单，交总台收银处，按协议退还订金和预付房费，或取消预定费。
8、查核取消预定的客人是否有订票、订餐等业务，并及时通知有关部门。
三、特殊预定管理1、客人指定房间预定人员接到此类预定，首先通过电脑尽快查明客人要求的居住时间内指定的房间是否可以出租。
如果可以则接受客人的预定，并把该房在电脑中保留，在预定单上注明房号。
其他程序与散客预定相同。
四、预定定金的收取当客人要求保证其预定时，为避免因客人未到造成经济损失，应请客人预付定金，并引领客人到前台收银处办理交付定金手续，定金收据给客人一份保存。
预定单上应注明定金的金额，然后在电脑输入时注明，以保证客人的预定，同时向客人讲明如若取消定金预定，应在抵达日前24小时办理取消手续，否则定金不予退还。
酒店管理制度酒店电传传真信函订房制度
酒店管理制度：酒店电传传真信函订房制度简介酒店电传传真信函订房制度是为了有效管理酒店房间订购流程、提高工作效率而制定的规范性文件。
本制度旨在明确酒店的订房流程以及涉及订房的各方责任与义务，确保订房过程的顺利进行。
1. 适用范围该制度适用于酒店的所有订房预订工作，包括酒店工作人员与顾客之间的电传传真信函沟通。
2. 定义2.1 酒店电传传真信函酒店电传传真信函是指通过传真机发送的酒店订房相关文件的书面信函。
3. 订房流程3.1 顾客预订3.1.1 顾客通过电话或在线渠道向酒店提出预订需求，提供订房信息。
3.1.2 酒店工作人员在电话或在线渠道上确认顾客的订房需求，并记录相关信息。
3.2 电传传真信函订房3.2.1 酒店工作人员根据顾客提供的订房信息，编写电传传真信函。
3.2.2 电传传真信函内容应包括： - 顾客姓名、联系方式；- 预订日期、入住人数、房间类型与数量； - 入住日期、退房日期； - 价格及支付方式。
3.3 电传传真信函发送3.3.1 完成电传传真信函的编写后，酒店工作人员按照指定格式发送给顾客。
3.3.2 发送后应核对是否成功传真给顾客，并保留传真发送记录。
3.4 顾客确认3.4.1 顾客收到电传传真信函后，核对订房信息的准确性。
3.4.2 若订房信息正确，顾客应及时回复电传传真信函，并告知酒店确认预订。
3.4.3 若订房信息有误，顾客应联系酒店工作人员进行修改。
3.5 酒店回复3.5.1 酒店收到顾客的订房确认后，应及时回复顾客确认订单。
3.5.2 酒店回复的确认订单应包括： - 预订信息的核对；- 支付方式的说明； - 其他需要顾客知晓的重要事项。
3.6 订房记录3.6.1 酒店工作人员应将电传传真信函的发送记录、顾客的订房确认记录及时归档。
3.6.2 订房记录应包括： - 顾客信息； - 订房日期； -预订信息； - 顾客确认日期； - 酒店回复日期。
4. 操作规范4.1 信息准确性酒店工作人员在编写电传传真信函时应保证信息的准确性，核对无误后再发送。
酒店预订工作程序及标准
程 序
标 准
１、通知预订代理人酒店的有关规定。
在交易会期间或特别旺季，要求所有的预订须预付订金，否则房间只能保留至下午六时。
２、要求预付订金及担保的落实
１、订金担保：客人通过银行转帐有效的公司支票、电汇或直接到前台收银处预付一晚的房租总额（包括附加费用）作为房间担保。
２、信用卡担保：Ａ）引领客人到前台收银处印下客人的信用卡号码、有效日期及请客人签名确认担保；Ｂ）客人通过传真、电传或信件写上信用卡号码、有效日期、持卡人姓名以及被担保人的姓名、入住日期、房间种类、数量等作为担保。
２、输入预订资料
１、若原客人记录有需要更改之处，须转换至“客人历史记录”状态栏作相应的更改，保持电脑内客人资料的准确性。
２、若客人曾有投诉记录，须开“ＣＯＭＭＥＮＴ”栏提醒接待处同事注意，如投诉涉及其它部门的，需开“ＦＬＡＧ”提醒该部门同事注意，以免发生类似事件。
３、如有涉及多个部门或不同日期来作出安排的事项，需分别开不同的“ＦＬＡＧ”，注明各项明确的工作指示。
３、询问客人是否需要做下一阶段的预订。
＊ 在电脑内选择“更改预订”栏，并输入客人姓名以找出该订房。在订房单上的“更改”一栏打“／”号，并写明更改内容。在确认新日期、房间种类之前，先要查询客房出租情况，在有空房的情况下可以为客人更改预订。如果该预订的更改涉及到其它部门的安排，尤其是发生在当天的更改，请在更改单上做好记录，并通知其它部门以便跟办。如果已收订房按金的，则要复印一份预订更改单给收银处，以便把订金转到该订房，并在更改单上注明“抄送财务部”。经由旅行社订房的客人，如果客人强烈要求我店为其联系旅行社的，我们应尽可能发传真或致电该旅行社为客人联系，但原则上由客人自行联络。
２、ＶＩＰ预订的处理
客房预订工作程序及规范标准
工作程序与标准一、预订部（一）电话预订第二部分工作程序与标准一、预订部（一）电话预订编号：FO-B-001程序流程图：↓↓主管岗位：预订部（二）传真预订编号：FO-B-002 主管岗位：预订部（三）团队预订编号：FO-B-003来自销售部的订单1．在接订单时，首先要看清订单，确认订房期间是否有空房。
2．在有房情况下，首先检查订单填写内容是否符合要求：1)要清楚地写明团队名称2)订房单位名称3)人数4)房间数5)房间种类6)国籍7)到店／离店时间8)准确的到店时间9)房价10)付款方式11)是否含有早餐及早餐类型12)是否有特殊要求或是VIP1．如果已填写清楚，可签字接收。
4．如房间紧张，可先在订单上打上时间，作为等候单，报本店营销总监处5．输入电脑1)输入时根据不同市场订房划入不同总帐号划分为：上门客公司部委会议长住旅行社团队旅行社散客特别包价2)要认真输入订单上每一项要求，锁住房数。
3)每星期五，把下一星期所有含早餐或订早餐的团名、人数到店离店日期,通知宴会预订，请他们安排好用餐地点。
4)在团队到店前一天，与销售经理再次确认，并将房卡做好以便前台在团队到达时交给客人。
5)在给前台单子前，我们要先给团队每个房间建立小帐号后仔细检查一遍，确认无错时，再把订单送到前台。
6．确认1)检查第二天到店客人的订单输入是否正确。
2)确认第二天到店的散客。
3)将第二天到店的订单送到前台。
4)确认前一天未抵达客人的记录，并存档上报。
5)接到更改，取消单时，马上在电脑中更改、删除。
6)出租率高时向第二天预离客人发离店信息。
7。
)确认第二天团队离店时间。
8)确认第二天进店VIP客人身份，及特殊要求。
7．制表1)制作VIP到店表，抄送总经理及销售总监、管家部、前厅部、餐饮部。
2)每周星期五出下周的预定报告，团队到店表。
3)团队早餐预报表(二)电话预订1．电话必须在铃响三声内接起，并问候客人，报“预订部”。
2．仔细聆听客人的预订要求：1)将客人的抵离店时间与电脑对照。
酒店电话订房管理制度
酒店电话订房管理制度一、前言随着旅游业的快速发展，酒店行业作为旅游服务的重要组成部分，扮演着至关重要的角色。
酒店的订房管理是酒店运营中至关重要的一环，对于提供优质的服务体验和提高顾客满意度起着重要作用。
本文旨在介绍酒店电话订房管理制度，以便确保整个订房流程的规范性和高效性。
二、订房流程1. 电话接听酒店前台接待人员应保持礼貌和专业的态度，秉承“顾客至上”的原则。
接听电话时，应主动问候顾客并听取他们的需求。
2. 信息确认酒店前台接待人员应准确记录顾客的入住日期、离店日期、房间类型和其他特殊要求。
同时，还需核实顾客的个人信息，确保信息准确无误。
3. 客房安排基于客户需求和酒店实际情况，酒店前台应合理安排客房。
在订房确认后，酒店前台接待人员应及时将客房情况通知给顾客，并记录在案。
4. 价格确认在对客房安排完毕后，酒店前台需要与顾客确认房价，并明确告知顾客入住时需要支付的费用与支付方式。
5. 订单确认在完成所有预订步骤后，酒店前台接待人员需向顾客确认订单信息，并告知顾客预订的取消政策和退订规定。
同时，应提醒顾客及时办理入住手续。
三、电话订房管理要点1. 培训与素质酒店应对接订房电话的前台接待人员进行专业的培训，包括电话接待礼仪、沟通技巧和信息录入等方面。
提高前台接待人员的服务水平和工作素质，以提供更加细致入微的服务体验。
2. 快捷信息录入系统酒店应配备高效的信息录入系统，确保顾客的信息记录准确无误。
通过简化订房流程，降低出错率，并提高前台工作效率。
3. 优先权对于会员和重要客户，酒店应给予相应的优先权，确保他们得到更好的服务和房间安排。
在系统中设立相应的标识，以提高会员和重要客户的满意度，并增强他们的忠诚度。
4. 电话流程监控酒店应建立电话订房的质量监控机制，定期对前台接待人员接听电话的服务质量进行评估。
发现问题及时进行纠正，并提供相应的培训和辅导。
四、重要事项说明1. 取消和变更政策酒店需要明确订房的取消和变更政策，并向顾客进行详细的说明。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
传真、书信来往和签订合同制度
1．传真
（1）接传真后了解其内容，向领导汇导，请求处理的具体方式；
（2）回复传真时，要注意检查电文，特别是报价传真，一定要审核价格是否准确，以防止出现错漏。
（3）回复传真后，凡要求订房并需经领导确认的，要复印一份交预订部订房后存档。
2、书信
（1）接到书信后，要了解其内容，针对具体的情况，向领导汇报；
（2）复信写好后，要认真检查交领导审阅，上级领导认可后盖上本部门的印章，复印一份留档，把原稿寄出。
3、合同
（1）制订合同前，先要了解该年度的团体房价、餐价，司防房价、餐价及散客价、回扣率；
（2）做好合同后，先呈领导批阅，批复后送打字室打印。
（3）合同取回后，要认真审核，确保准确无误后，盖上本部印章，呈领导签署；签好后复印一份存档，把签好的合同寄发（或让对方旅行社到酒店签署）；
（4）收到签复合同后，在登记册上分类登记，复印一式三份，交预订部门一份，财务部门两份。