订单作业规范1.2

作业流程

文件名称：订单作业规范

文件编号：销管-3-Q-004

文件版本：1.2

制定单位：销售管理处

机密等级：一般

发行日期：

目录

1.目的 (3)

2.适用范围 (4)

3.权责单位 (4)

3.1.文件制订、修订、解释、作废单位 (4)

3.2.会签单位：总部相关职能单位 (4)

4.定义 (4)

5.作业内容 (4)

5.1批发客户订单 (4)

5.2现代渠道系统客户订单 (5)

5.3相关部门管控要求 (6)

5.4订单留存要求 (7)

6.相关文件 (7)

7.流程图 (8)

7.1流程一：批发客户网络订单作业流程 (8)

7.2流程二：现代渠道客户订单作业流程 (9)

8.表单 (10)

9.附件 (10)

版本历史

审核记录

1.目的

为使客户订货作业更加规范，避免人为因素而造成的客户拒收，特制订此作业。

2.适用范围

适用于集团大陆地区营销体系。

3.权责单位

3.1.文件制订、修订、解释、作废单位

3.1.1.由销售管理处与总部相关行销单位共同制定，但由销售管理处统一撰写、

收集、整理成文档。

3.1.2.本规章制度由营运总处销售管理处结合相关作业的变化统一修订或作废，

与相关行销单位共同解释。

3.1.3.本规章制度由销售管理处销售流程岗位对口人负责管理。

3.2.会签单位：总部相关职能单位

3.2.1.会签单位应明了本规章制度之相关内容涉及本单位的相关作业，注意其内容

所造成的作业影响，提出相关建议与修正要求。

4.定义

4.1.订单：指由我司设计印刷用来记录客户对我司产品需求的一种单据。

4.2.客户开单计划确认表：指可销品项根据客户目标、历史销量、库存、管控天数等指标

核算出客户安全出货量的表单。

4.3.计划内订单：指客户对我司产品的需求，已拟定在《客户开单计划确认表》中，依此

作为客户订货开单的依据。

4.4.计划外订单：指《客户开单计划确认表》之外的客户对公司产品的订货需求，由客户

在经销商网站上下单，上网客户必须通过网络下单，不接受纸本订单。

4.5.控货量：指为避免客户异常过量出货，限定其最大开单量。

5.作业内容

5.1批发客户订单

5.1.1计划内订单

●销管直接依据各事业部下发的《客户开单计划确认表》进行开单。

5.1.2计划外订单

●网络订单

➢针对计划外订单，开通经销商网站之客户亦可登陆网站，提交网络订单，销管登陆经销商平台，审核客户网络订单并提交SAP系统生成系统单据；

●纸本订单

➢未开通网络订单之客户依《订单》格式填写需求品项、需求量、现有库存量，签字、盖章后交业务，由所长或相关专员签字后将合格订单交至销管，

销管依此在系统中开立销售订单。

5.1.3销管审核、开立要求：

●开单销管依合格有效的《客户开单计划确认表》、《经销商网站订单》、《纸

本订单》、在系统中正确开立客户信息（客户名称、送货地址、分销渠道）、

产品信息（品项、规格、单价）、政策信息、返利信息生成订货单，将系统

中自动生成之订单号标注在文档订单中，交开单组组长进行核准。

●已开通经销商网站之批发客户，针对《客户开单计划确认表》以外的订货

量，如客户有需求，必须通过经销商网站提交网络订单进行订货，除销售

管理处认定的全国性网络、系统故障及新开客户未开通经销商网站账号原

因外，不得接受纸本订单；

●若是纸本订单，审核订单是否填写完整、准确、清晰，业务主管是否签核

完整，客户是否签字盖章，客户订单政策执行是否正确，是否符合渠道要

求，如有异常及时与相关人员确认后方可开单；

●订单上如有客户提出的特殊货龄需求，需专员和总监签核后方可执行，并

按要求在系统中开单时进行备注；

●审核客户订单信息（数量、品项、单价），对超控货量的品项，需有相关事

业部签核后的签呈为依据方可调整开单量，客户订货是否符合渠道出货要

求；

●审核客户订单品项分公司是否有货，审核客户帐户是否有账款，如果有货、

有账款则按客户订单进行审核后提交，如缺货或无账款则进行“关单”处

理并及时通知相关业务知悉；

●审核无误后提交抛转至SAP系统，生成系统单据；

●开单组组长对系统中订单进行审核，核对客户名称、送货地址、品项、规

格、单价、对应政策、返利是否正确开立，审核无误后将系统中单据核准

至“20”状态；

●针对未满足客户订货量开单的网络订单需打印留存，并在该月进行补开单，

不得出现跨月开单（若为政策性的订货量，才允许跨月补货）。

5.2现代渠道系统客户订单

5.2.1开单销管需严格依据合同内约定的订货方式接收客户订单，订货方式仅限：网

络订单与传真订单，除此之外不接受任何形式的订单（如未约定，由现代渠道

专员以签呈形式提报，由现代渠道发展事业部核准后方为有效）。

5.2.2网络订单作业要求：

●现代渠道专员以书面签字形式将具有网络订单系统的客户账号及密码提供

给开单销管，若有更新需及时以书面签字形式告知开单销管；

●销管直接下载客户网络订单，呈专员签字确认后开立，针对订单中无法辨

别的客户订货数量、单价以及品项等，要求相关业务人员到开单销管处进

行现场初审，并将相关品项、数量、单价转换后填写订单空白处，交现代

渠道专员签核；

●如遇客户网络问题无法生成网络订单时，处理方案如下：

➢分公司业务反馈异常至总部客户经理，由其判断情况是否属实、是否可以接受纸本或传真订单，若情况属实可以接受其它形式订单，需以邮件形式

通知分公司销管；

➢销管接到邮件后方可接收客户纸本或传真订单，需检核订单是否有客户采购和现代渠道专员签字，若无签字则不予办理；

➢在此纸本或传真订单开单次日，销管需登录客户网站查看是否挂出相应订单，如未挂出，或挂出内容与纸本订单内容不一致（包括送货地址），需将

异常提报至总监及总部客户经理。

5.2.3传真订单作业要求：

●由现代渠道专员将分公司所有传真订单客户的传真号码定期梳理后以书面

签字形式提供开单销管，若有更新需及时以书面签字形式告知开单销管；