会议组织与策划(PPT37页)
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如何组织召开会议(PPT31页)
（2）方便与会者到场
系 列
（3）场地位置、面积及设施满足会议要求
之
会 议 篇
GLM管理文化
处处观察皆管理，事事留心皆精益
------
管
理 者 素
3、参加人员
质 培
（1）对实现会议目标有潜在贡献的人
训 系 列
（2）培养目的为“列席”
之
的人
会 议 篇
GLM管理文化
处处观察皆管理，事事留心皆精益
三、拟定并发放会议通知
如何组织召开会议(PPT31页)培训课 件培训 讲义培 训ppt教 程管理 课件教 程ppt
管 理 者 素 质 培 训 系 列 之 会 议 篇
处处观察皆管理，事事留心皆精益
七、会后工作
1、整理并发放会议纪要 2、对会议结果的执行情况进行监督
和检查 3、存档
------
如何组织召开会议(PPT31页)培训课 件培训 讲义培 训ppt教 程管理 课件教 程ppt
处处观察皆管理，事事留心皆精益
2、会议目标必须切合实 际
（1）经过努力，目标有被实现的可能 （2）目标要有一定的挑战性 （3）会议目标也可为事宜通报等
------
如何组织召开会议(PPT31页)培训课 件培训 讲义培 训ppt教 程管理 课件教 程ppt
GLM管理文化
如何组织召开会议(PPT31页)培训课 件培训 讲义培 训ppt教 程管理 课件教 程ppt
质 培
（1）绝大多数与会人员方便的时间
训 系
（不会因为参加会议而影响自己的
列 之
正常工作）
（2）大家易集中精力的时间
会
（3）必须确定会议起止时间
议
篇
（4）满足会议目标的要求
酒店会议宴会设计与策划方案(ppt31张)
一、策划书名称 写清策划书名称，简单明了，如“××活动策划 书”，“××”为活动内容或活动主题。 二、活动预期目标 活动预期目标突出该活动的核心构成或策划的 独到之处。 三、活动时间与地点 活动时间与地点要考虑周密，充分顾到各种客 观情况，比如场地因素、天气状况等等。 四、活动开展形式 注明所开展活动的形式，比如文艺演出、文体 竞赛、影视欣赏、知识宣传、展览、调查、讲座等。
现场布置
思考问题： 1.会议策划前期准备工作中应注意哪些问题？ 2.谈谈会议策划前培训的重要性。
三、会中策划
《关注网络时代· 关注孩子未来》专题讲座 全国大型巡讲会议现场布置 主持人上台前：播放轻音乐、宣传片。 主持人致辞：（高昂、大气、幽默、激情）时长5分钟。 推荐专家：由4名（统一西装）的年轻男子将专家迎接上台： （步伐坚定、气势雄伟）并配以激情的音乐。 情绪调动：由6名（统一西装）的年轻男子在前台面对观众 带领全场大力豉掌（动作夸张、气势雄伟）。 专家讲座：讲稿要求诙谐、幽默、搞笑、案例经典、可操 作性强。顾客代表不时在人群中发起阵阵掌声。（讲座时长1： 08分）。 主持人串词：观众休息，主持人引导先向左边的家长握手
五、活动内容
活动内容为活动举办的关键部分。
六、活动开展 作为策划的主体部分，表述方面要力求详尽， 不仅仅局限于用文字表述，也可适当加入统计图表、 数据等，便于统筹。活动开展应包括活动流程安排
（二）激励策略和应急策略的具体内容
（三）会议宴会的销售问题
在会议营销整个操作流程中，销售沟通的技巧和 策略是整个会议营销销售成功的关键，也是整个会议 营销的核心和灵魂所在，其具体内容（见图8-3）。
实训目标： 加深对酒店婚宴策划步骤的理解，培养团队合 作意识和创新意识。 实训内容与要求： 根据调查天津的一家大酒店的结果，四人为一 小组参与完成一次酒店会议宴会的策划活动，其中 包括所组织的宴会会场布置、环境布局、餐台台型 等的设计（请用图表形式进行设计），最终形成活 动策划书，并以演讲的方式进行展示。
会议的组织与策划
会议的组织与策划
序号
会议组织、策划
1
明确会议的主题、目标和内容，确保所有相关人员都理解会议的意请函或通知，确认其出席意愿和时间安排
3
选择合适的时间和地点，考虑参与人员的日程安排和交通便利性
4
设计详细的会议议程，包括会议流程、演讲主题、讨论环节和活动安排
5
制定会议预算，包括场地租赁费用、餐饮费用、材料费用等，并进行费用控制和预算分配
6
确定会议所需的设备、材料和人力资源，如投影仪、会场布置、文稿准备等
7
组建会务团队，确定各个岗位职责，包括主持人、接待人员、技术支持人员
8
制定会议宣传方案，包括邀请函、会议海报、网络宣传等，吸引更多与会人员的参与
9
安排与会人员的食宿安排，包括餐饮预订和住宿安排
10
会后跟进工作，包括会议总结报告、感谢函发送、参会人员反馈收集等
序号
会议组织、策划
1
明确会议的主题、目标和内容，确保所有相关人员都理解会议的意请函或通知，确认其出席意愿和时间安排
3
选择合适的时间和地点，考虑参与人员的日程安排和交通便利性
4
设计详细的会议议程，包括会议流程、演讲主题、讨论环节和活动安排
5
制定会议预算，包括场地租赁费用、餐饮费用、材料费用等，并进行费用控制和预算分配
6
确定会议所需的设备、材料和人力资源，如投影仪、会场布置、文稿准备等
7
组建会务团队，确定各个岗位职责，包括主持人、接待人员、技术支持人员
8
制定会议宣传方案，包括邀请函、会议海报、网络宣传等，吸引更多与会人员的参与
9
安排与会人员的食宿安排，包括餐饮预订和住宿安排
10
会后跟进工作，包括会议总结报告、感谢函发送、参会人员反馈收集等
会议策划方案ppt模板
会议策划方案ppt模板篇一：会议策划方案模板XXX年度工作总结暨表彰大会第二小组XX-11-101 / 8公司会务策划书目录前言一、会议主题???????????3 二、会议目的???????????3 三、会议时间???????????5 四、会议地点???????????5 五、会议组织???????????5 六、邀请嘉宾???????????5 七、参会人员???????????5 八、会议内容???????????5 九、日程与议程??????????5 十、会场布置???????????5 十一、组织与分工?????????5 十二、筹备程序??????????5 十三、费用预算??????????5 十四、注意事项??????????10 十五、附录????????????102 / 8********会议策划方案前言(自拟：注意组织语言和措辞)7月28日是鑫源公司的厂庆日，每年的这一天鑫源公司都将开展一系列的活动。
去年7月28日，鑫源公司隆重推出了鑫源等离子摩托车，在摩托车市场上刮起了一股鑫源等离子旋风，引起了摩托车行业不小的震动。
一年来，鑫源等离子摩托虽然在市场上产生了一定的影响，但等离子摩托的销量却不甚理想。
特别是XX年1—3月，等离子摩托的销量持续下降，到3月份达到最低的909辆。
虽然4月份以后，公司采取了一些奖励政策，加之常规车型停产，等离子摩托的销量开始逐月回升，但仍未恢复到去年的最好水平，更无法达到支撑公司销量的水平。
除了行业的大环境外，经销环节推等离子摩托的积极性不高，是重要原因。
加之今年公司广宣政策的调整，上半年公司没有组织全国性的等离子摩托的推广活动，而各片区开展的活动也参差不齐，也是原因之一。
当然产品线的问题、产品质量的问题也影响了等离子摩托销量的提升。
为此，公司决定在下半年打出一系列组合拳，助推等离子摩托销量的提升。
在产品上将进一步扩大等离子摩托的产品线，并开展等离子摩托的全面质量整顿，使等离子摩托的质量得到全面的提升，产生一个质的飞跃；在政策上将针对代理商和零售商出台一系列奖励政策；在推广上将组织开展1—2次全国性的等离子摩托的促销活动以及持续开展区域性的促销活动。
《会议策划与组织》PPT课件
任务二 会议活动的基本要素
二、会议名称
• 要求概括并显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、
地点、范围和规模等。
必须用确切、规范的文字表达
• 如：“水城新津”杯四川饭店技能大赛 可口可乐（中国） 饮料有限公司2004年销售会议
任务二 会议活动的基本要素
三、会议议题 • 据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题，是会议必备的要素。
一、会议的种类
5、按会议的目的划分 • 说明会议 • 研究会议 • 解决问题会议 • 沟通协调会议 • 创意会议
任务三 会议的种类与工作原则
一、会议的种类
6、按会议的形式划分 • 圆桌会议、公开讨论会议、代表人会议、演讲型讨论、小组讨论、议会型讨论、头脑
风暴会议、远程电信会议 7、按会议的职级划分 • 股东会议、董事会、高级管理人员会议、中层管理人员会议、职工会议、部门会议
六、会议的方式 • 为了提高会议的效率，实现会议目标而采取的各种形式或手段，如现场办公会、座谈
会、观摩会、报告会、调查会、电话会等。
七、会议结果 • 会议结束时实现目标的情况。 • 实用范例：哈啤雪中送炭
• 欢迎来成都 参加《财富》论坛 • 2013年，成都将举办《财富》全球论坛这样高规格的国际会议，重点向国内外友人宣
2、实训要求
• （1）分小组讨论：造成会议出现这种结果的原因是什么？
• （2）班级讨论如何避免上述情况的出现？
任务三 会议的种类与工作原则
一、会议的种类
1、按会议的规模划分 • 小型会议 • 中型会议 • 大型会议 • 特大型会议
2、按会议内容划分 • 综合性会议 • 专题性会议
任务三 会议的种类与秋国庆双节出行 各地高速堵车大观” 2、实训要求 • （1）将班级分成多个小组，选取一名会议主持人。让每组的学生分别不同社会角色（如
《会议策划与组织》课程教学课件 16会场布置·视听设备(37P)
会议室类型—中小型会议
圆桌型
如果会议内容以小组讨论为主， 那么圆桌型会场将是最佳选择。
每个圆桌的最佳人数是5-7人。
如果会议在小组讨论的同时，还 要兼顾聆听会议主持者的演讲，那 么与会者就只能在面朝主持者的那 一半落座。
圆桌型的桌子布置也多用于有关 酒会等与饮食结合在一起的会议。
在中间可以放上鲜花或其他展示 物。
尽量选择能够提供符合人体工程学座 椅的会场。
避免座椅靠得太紧。
可以将座位的摆放做适当调整，让座 椅与墙面成V字型，以提供给与会者更 好的视线。
会议室类型--大型会议
教室式
可针对房间面积和观众人数在安排布 置上有一定的灵活性。
需要在每一位与会者的座位前增加一 个小台板，以方便书写和小组交流，这 种类型的会场布置只适用于普通规模的 会议。如果与会人数很多，又需要将会 场布置成教室型，那就只有将会议分到 两处或是多处进行了。
11到12平方英尺（1.0到1.1平方米）
超过300人
10到11平方英尺（0.93到1.0平方米）
记住一条，两排椅子之间至少相隔两英尺。如果少于两英尺就会显得太拥 挤，令人无法接受。
人数 少于100人 100到300人 超过300人
教室式布局
人均空间 22到23平方英尺（2.0到2.1平方米） 20到21平方英尺（1.9到1.95平方米） 17到18平方英尺（1.6到1.7平方米）
会议室布置优缺点分析：
日常工作会议的会场布置形式多为圆型、椭圆型、 长方型、正方型、一字型、T型、马蹄型，体现民 主与团结的气氛。
座谈会、讨论会的会场布置成半圆型、马蹄型、 六角型、八角型、回字型，使人有轻松、亲切之 感。
中型会议的会场布置成而字型、M字型、扇面型， 使人有正规、严肃之感；大型茶话会、团拜会的 会场布置成星点式、众星拱月式为好。
会议筹备 PPT课件
会议专题组织
目录
一、 会前筹备 1·会议准备资料 2·会议通知 3·会议议程安排 4·会场布置 5·现场安排 二、会中进行和管理 1·会议记录 2·会议服务 3·会议控制 4·其他 三、会后整理
会议的组织和管理
会前准备 - 成立TEAM组
组织落实，成立工作团队组
TEAM 组 总指挥
副总指挥
宣传策划组
（4）应考虑有无停车场。
（5）场地租借的成本必须合理。
六 会场检查
答案
1、会议准备是否充分：会期？规模？与会人 员名额？
2、会议期间能否排除各种干扰：手机？ 3、环境条件与用品准备 4、文件材料准备 5、会场布置情况 6、会议安保工作（设备线路、消防、防盗设 施、入场人员身份等）
7、其他
见会议检查表（EXCEL）
会议台形的布置－中小形会议座次
根据会议的类型，安排选择会议的台形：
会议台形选择－较大型会场
大、小方型台型适合：大型代表会 议、纪念性会议、布置工作会议
1、会议组织人员应准备好各项会议记录工具，如 相机、摄像机、录音笔等，以便于在会后做好会 议总结工作。 2、除非是较长的会议(超过一个半小时的会议)， 否则尽量不要提供茶点，以防与会者分心。 3、会（徽）标：（必须要体现出本次会议的内 容）。 4、横幅（会议的题目、大小、大约提前3-5天制 作）。 5、讲师的行李包（或笔记本包）注意要放在椅 子或其他上面，应避免直接放置在地上，这能反 映出服务细节的水平。
谢谢！
2、安排会议议程时应考虑到会议时间，尽量 将会议时段安排在正常工作时段内，如9：0011:00或者15:00-17:00，如果是跨天的会议或 者占用中晚餐时间的会议需要考虑是否安排餐 宿问题。
（四）会场布置
目录
一、 会前筹备 1·会议准备资料 2·会议通知 3·会议议程安排 4·会场布置 5·现场安排 二、会中进行和管理 1·会议记录 2·会议服务 3·会议控制 4·其他 三、会后整理
会议的组织和管理
会前准备 - 成立TEAM组
组织落实，成立工作团队组
TEAM 组 总指挥
副总指挥
宣传策划组
（4）应考虑有无停车场。
（5）场地租借的成本必须合理。
六 会场检查
答案
1、会议准备是否充分：会期？规模？与会人 员名额？
2、会议期间能否排除各种干扰：手机？ 3、环境条件与用品准备 4、文件材料准备 5、会场布置情况 6、会议安保工作（设备线路、消防、防盗设 施、入场人员身份等）
7、其他
见会议检查表（EXCEL）
会议台形的布置－中小形会议座次
根据会议的类型，安排选择会议的台形：
会议台形选择－较大型会场
大、小方型台型适合：大型代表会 议、纪念性会议、布置工作会议
1、会议组织人员应准备好各项会议记录工具，如 相机、摄像机、录音笔等，以便于在会后做好会 议总结工作。 2、除非是较长的会议(超过一个半小时的会议)， 否则尽量不要提供茶点，以防与会者分心。 3、会（徽）标：（必须要体现出本次会议的内 容）。 4、横幅（会议的题目、大小、大约提前3-5天制 作）。 5、讲师的行李包（或笔记本包）注意要放在椅 子或其他上面，应避免直接放置在地上，这能反 映出服务细节的水平。
谢谢！
2、安排会议议程时应考虑到会议时间，尽量 将会议时段安排在正常工作时段内，如9：0011:00或者15:00-17:00，如果是跨天的会议或 者占用中晚餐时间的会议需要考虑是否安排餐 宿问题。
（四）会场布置
会议组织与策划课件(ppt版)
⑥ -优点？问题？原因？改善？
第十四页，共三十八页。
二、会议组织(zǔzhī)的本卷须知
6
VIP安排
5 第三方沟通
1 场地
(chǎngdì)
选择
2 会议(huìyì)通知
本卷须知
4
进程控制
3
会场布置
第十五页，共三十八页。
1、场地 选择 (chǎngdì)
根据5W2H明确会议的场地要求 城市、区域、会场级别、场地大小、场型、设备、周边环境…… 根据场地要求和预算列出备选方案 场地、联系人、根本信息、价格、优劣势分析、推荐 了解周边环境 如：客户(kè hù)距离，交通环境，娱乐条件
how much —— 会议预算
第九页，共三十八页。
制定会议(huìyì)方案
会议议程方案： 主题、主持人、议题、发言人、时间 会议准备(zhǔnbèi)方案： 事项、要求、负责人、完成时间
第十页，共三十八页。
提出(tí chū)预防措施
人 预防：迟到、缺席 财 预防：缺乏(quēfá)，丧失 物 预防：缺乏、丧失、损坏
原因 时间 地点
具体表现举例 会议时间过长，没有休息，会议疲劳。 场地空间小，隔音效果差，导致与会者分心
参与者选择 必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的人
主持人
会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑， 无法达到会议意图。
参会者 参与者迟到，不能准时开始，并经常被打断
资料 资料数据不准确，内容不详细，资料不够用
第七页，共三十八页。
1、会前准备(zhǔnbèi)
①
确认会议的根本信息(xìnxī)
②
制定会议方案
③
会场布置
④
第十四页，共三十八页。
二、会议组织(zǔzhī)的本卷须知
6
VIP安排
5 第三方沟通
1 场地
(chǎngdì)
选择
2 会议(huìyì)通知
本卷须知
4
进程控制
3
会场布置
第十五页，共三十八页。
1、场地 选择 (chǎngdì)
根据5W2H明确会议的场地要求 城市、区域、会场级别、场地大小、场型、设备、周边环境…… 根据场地要求和预算列出备选方案 场地、联系人、根本信息、价格、优劣势分析、推荐 了解周边环境 如：客户(kè hù)距离，交通环境，娱乐条件
how much —— 会议预算
第九页，共三十八页。
制定会议(huìyì)方案
会议议程方案： 主题、主持人、议题、发言人、时间 会议准备(zhǔnbèi)方案： 事项、要求、负责人、完成时间
第十页，共三十八页。
提出(tí chū)预防措施
人 预防：迟到、缺席 财 预防：缺乏(quēfá)，丧失 物 预防：缺乏、丧失、损坏
原因 时间 地点
具体表现举例 会议时间过长，没有休息，会议疲劳。 场地空间小，隔音效果差，导致与会者分心
参与者选择 必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的人
主持人
会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑， 无法达到会议意图。
参会者 参与者迟到，不能准时开始，并经常被打断
资料 资料数据不准确，内容不详细，资料不够用
第七页，共三十八页。
1、会前准备(zhǔnbèi)
①
确认会议的根本信息(xìnxī)
②
制定会议方案
③
会场布置
④
如何组织召开会议(PPT 31张)
GLM管理文化
处处观察皆管理，事事留心皆精益
管 理 者 素 质 培 训 系 列 之 -----会 议 篇
１、会场座席及主席台布 置
按照会议性质，布置主席台及
座席。如：讨论会，可布置成 圆桌式；培训会，可 布置成教室式等。
GLM管理文化
处处观察皆管理，事事留心皆精益
２、突出会议主题的装饰
管 理 者 素 质 培 训 系 列 之 -----会 议 篇
管 理 者 素 质 培 训 系 列 之 -----会 议 篇
2、会议目标必须切合实 际
（1）经过努力，目标有被实现的可能 （2）目标要有一定的挑战性 （3）会议目标也可为事宜通报等
GLM管理文化
处处观察皆管理，事事留心皆精益
管 理 者 素 质 培 训 系 列 之 -----会 议 篇
3、会议目标必须具体且 可以衡量
处处观察皆管理，事事留心皆精益
管 理 者 素 质 培 训 系 列 之 -----会 议 篇
（3）必须确定会议起止时间
不确定起止时间，有两个缺陷
A、与会者无法对会后的工作做安排 B、会议效率降低，本来一个小时可以结束的会可能拖 到三个小时
另外，最好不要超过一个半小时
GLM管理文化
处处观察皆管理，事事留心皆精益
GLM管理文化
处处观察皆管理，事事留心皆精益
会议准备工作
管 理 者 素 质 培 训 系 列 之 -----会 议 篇
一、明确会议目标 二、确定会议召开时间、地点及参加人员 三、拟定并发放会议通知 四、准备所需物品 五、布置会场 六、会前确认 七、会后工作
GLM管理文化
处处观察皆管理，事事留心皆精益
一、明确会议目标
管 理 者 素 质 培 训 系 列 之 -----会 议 篇
会议筹备PPT幻灯片
会务组 秘书组
负责人
职
责
整个活动的总负责、总协调
协助总指挥，负责常务工作
会议形式、发奖形式、布展、AV、奖品礼品定 制、条幅内容、制作、娱乐活动策划……
负责参会代表的吃、住、行、接送站等，以及相 关物资、资料的准备，费用的预算、决算等
会议内容的策划、发言稿的跟踪、PPT 制作、 会议资料的整理、汇编
16
二、会议中
（一）会议记录 1、安排好专职的会议记录员，对参会
人员的发言进行记录（特别是讨论性质 的会议），记录内容会后留底。
2、安排专人摄影（摄像、录音），会 后留底。
17
（二）会议服务
1、安排专人（会议组织人员或物业人员）负 责茶水服务。 2、举办大型会议或视频会议时，安排专人负 责操作麦克风、调音台、投影仪、视频设备等。 3、着装（因为除讲话人之外，服务人员是唯 一走动的人，唯一关注的人，所以一定要注意 着装）如：女性的皮鞋，走动时注意不能发出 声响；动作要轻、慢、柔、避免快、重！ 4、主持人也要避免少走动，如有特急的事情， 可以通过写纸条的形式来传递。
10
主席台座次的要求
关于会议主席台座次的安排 （1）主席台必须排座次、放名签，以便领导同 志对号入座，避免上台之后互相谦让。 （2）主席台座次排列，领导为单数时，主要领 导居中， 2 号领导在 1 号领导左手位置， 3 号领 导在 1 号领导右手位置；领导为偶数时， 1 、 2 号领导同时居中， 2 号领导依然在 1 号领导左手 位置， 3 号领导依然在 1 号领导右手位置。
15
（五）现场安排（人员入场）
1、会议开始前在会场入口处设立接待处，准备好签到 表，对参会人员签到；在入口处安排服务人员，明确、 清楚的告诉每位进场的人员如何坐？坐到什么地方？ 例如：竞岗的人坐在那里？旁听的人坐那里？ 2、会议资料较少时可在参会人员签到时分发给参会人 员。 3、讲演稿（不做保密的可以为与会代表每人一份） 4、会议日程安排表 5、铅笔和纸（或是其他本笔，这些可以和礼物等一同 给与会代表） 6、空调的温度问题，如果在高楼层，因为温度会往上 走，导致原空调失效，这些必须在会议前进行安排， 可以提前进行降温或升温！ 7、出入口的门窗注意关闭，安排人员全程负责
负责人
职
责
整个活动的总负责、总协调
协助总指挥，负责常务工作
会议形式、发奖形式、布展、AV、奖品礼品定 制、条幅内容、制作、娱乐活动策划……
负责参会代表的吃、住、行、接送站等，以及相 关物资、资料的准备，费用的预算、决算等
会议内容的策划、发言稿的跟踪、PPT 制作、 会议资料的整理、汇编
16
二、会议中
（一）会议记录 1、安排好专职的会议记录员，对参会
人员的发言进行记录（特别是讨论性质 的会议），记录内容会后留底。
2、安排专人摄影（摄像、录音），会 后留底。
17
（二）会议服务
1、安排专人（会议组织人员或物业人员）负 责茶水服务。 2、举办大型会议或视频会议时，安排专人负 责操作麦克风、调音台、投影仪、视频设备等。 3、着装（因为除讲话人之外，服务人员是唯 一走动的人，唯一关注的人，所以一定要注意 着装）如：女性的皮鞋，走动时注意不能发出 声响；动作要轻、慢、柔、避免快、重！ 4、主持人也要避免少走动，如有特急的事情， 可以通过写纸条的形式来传递。
10
主席台座次的要求
关于会议主席台座次的安排 （1）主席台必须排座次、放名签，以便领导同 志对号入座，避免上台之后互相谦让。 （2）主席台座次排列，领导为单数时，主要领 导居中， 2 号领导在 1 号领导左手位置， 3 号领 导在 1 号领导右手位置；领导为偶数时， 1 、 2 号领导同时居中， 2 号领导依然在 1 号领导左手 位置， 3 号领导依然在 1 号领导右手位置。
15
（五）现场安排（人员入场）
1、会议开始前在会场入口处设立接待处，准备好签到 表，对参会人员签到；在入口处安排服务人员，明确、 清楚的告诉每位进场的人员如何坐？坐到什么地方？ 例如：竞岗的人坐在那里？旁听的人坐那里？ 2、会议资料较少时可在参会人员签到时分发给参会人 员。 3、讲演稿（不做保密的可以为与会代表每人一份） 4、会议日程安排表 5、铅笔和纸（或是其他本笔，这些可以和礼物等一同 给与会代表） 6、空调的温度问题，如果在高楼层，因为温度会往上 走，导致原空调失效，这些必须在会议前进行安排， 可以提前进行降温或升温！ 7、出入口的门窗注意关闭，安排人员全程负责
会议组织与管理培训课件(PPT 81张)
5、 确定会议所需用品和设备 （1）．必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。 （2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。
6、建立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。 7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。
12、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。 13、安排食住行 ⑴会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约”的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作. ⑵会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。 ⑶安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。
二、文书工作 1、会议文书的起草； 2、会议文书编写； 3、会议文书印发及管理。 三、生活管理工作 1、与会人员的食宿管理； 2、会议的财务管理； 3、会议的交通保障； 4、会议的文化活动； 5、与会人员的医疗保健。 四、安全保卫工作 1、会议的保密工作； 2、会议的警卫工作； 3、会场内外的安全保卫工作。
② 中型会议室。 “而”字型、半圆型、课堂型。 ③ 大型会议室。 礼堂型、众星拱月型。 （3）会场的布置 ① 主席台 主席台的布置一是对称；二是要简化。 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。 ② 场内其他人员的座次安排 横排法。竖排法。左右排列法。
2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。 3、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否 能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。
6、建立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。 7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。
12、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。 13、安排食住行 ⑴会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约”的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作. ⑵会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。 ⑶安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。
二、文书工作 1、会议文书的起草； 2、会议文书编写； 3、会议文书印发及管理。 三、生活管理工作 1、与会人员的食宿管理； 2、会议的财务管理； 3、会议的交通保障； 4、会议的文化活动； 5、与会人员的医疗保健。 四、安全保卫工作 1、会议的保密工作； 2、会议的警卫工作； 3、会场内外的安全保卫工作。
② 中型会议室。 “而”字型、半圆型、课堂型。 ③ 大型会议室。 礼堂型、众星拱月型。 （3）会场的布置 ① 主席台 主席台的布置一是对称；二是要简化。 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。 ② 场内其他人员的座次安排 横排法。竖排法。左右排列法。
2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。 3、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否 能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。
如何制作会议方案PPT(共 33张)
13
新建演示文稿中默认包含一张“标题幻灯片”版式的幻灯片，要完成图效果， 可以更改幻灯片的版式为“仅标题”的版式。方法是：切换到【开始】选项卡， 在【幻灯片】选项组中单击【版式】按钮 ，选择“仅标题”版式。 （1）添加文本、设置文本格式 ① 添加文本 在“标题”占位符中单击鼠标，输入“会议的策划与管理”。然后在绘图工具 中单击 按钮，出现【横排文本框】 按钮。在幻灯片区通过鼠标左键拖动，输 入“会议的基本流程”。 ② 设置字体格式 标题“会议的策划与管理”的格式：宋体、40磅、加粗、红色。 小标题“会议的基本流程”的格式：宋体、32磅字。 选定要设置格式的文本，单击【字体】选项组下的启动按钮，弹出【字体】对 话框，切换到【字体】选项卡，设置字体、字体样式、大小、字体颜色等。单 击【确定】按钮。
8
2．认识PowerPoint的工作环境 PowerPoint 2007像Word 2007一样，将所有的操作
命令都集中到相应的选项卡下，简化了用户对操作命令的 查找过程，提高了工作效率。PowerPoint 2007的工作界 面如图所示：
9
单击“Office按钮 ”，在弹出的下拉菜单中选择【 新建】，弹出如图所示的【新建演示文稿】的对话框。
学习情境12 制作会议方案演示文 稿
在实际工作中，常常在会议、报告、演讲等场合需 要将所讲的内容展示给观众。PowerPoint不仅可以制作出 图文并茂的演示文稿，还可以为演示文稿设置各种播放动 作，进行人工或自动播放。比如公司经常会为某一主题召 开会议，从会议的筹备到会后的管理与落实，都需要考虑 周到细致，这样才能将一场会议安排好。将会议的策划制 作成演示文稿的形式，每一页或几页幻灯片都会说明一个 内容，这样安排会议的目的会更加明确。下面通过具体的 会议筹备与组织的案例来介绍PowerPoint演示文稿的制作 方法。
新建演示文稿中默认包含一张“标题幻灯片”版式的幻灯片，要完成图效果， 可以更改幻灯片的版式为“仅标题”的版式。方法是：切换到【开始】选项卡， 在【幻灯片】选项组中单击【版式】按钮 ，选择“仅标题”版式。 （1）添加文本、设置文本格式 ① 添加文本 在“标题”占位符中单击鼠标，输入“会议的策划与管理”。然后在绘图工具 中单击 按钮，出现【横排文本框】 按钮。在幻灯片区通过鼠标左键拖动，输 入“会议的基本流程”。 ② 设置字体格式 标题“会议的策划与管理”的格式：宋体、40磅、加粗、红色。 小标题“会议的基本流程”的格式：宋体、32磅字。 选定要设置格式的文本，单击【字体】选项组下的启动按钮，弹出【字体】对 话框，切换到【字体】选项卡，设置字体、字体样式、大小、字体颜色等。单 击【确定】按钮。
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2．认识PowerPoint的工作环境 PowerPoint 2007像Word 2007一样，将所有的操作
命令都集中到相应的选项卡下，简化了用户对操作命令的 查找过程，提高了工作效率。PowerPoint 2007的工作界 面如图所示：
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单击“Office按钮 ”，在弹出的下拉菜单中选择【 新建】，弹出如图所示的【新建演示文稿】的对话框。
学习情境12 制作会议方案演示文 稿
在实际工作中，常常在会议、报告、演讲等场合需 要将所讲的内容展示给观众。PowerPoint不仅可以制作出 图文并茂的演示文稿，还可以为演示文稿设置各种播放动 作，进行人工或自动播放。比如公司经常会为某一主题召 开会议，从会议的筹备到会后的管理与落实，都需要考虑 周到细致，这样才能将一场会议安排好。将会议的策划制 作成演示文稿的形式，每一页或几页幻灯片都会说明一个 内容，这样安排会议的目的会更加明确。下面通过具体的 会议筹备与组织的案例来介绍PowerPoint演示文稿的制作 方法。
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安全在于心细，事故出在麻痹。21.2.1021.2.1013:20:2213:20:22Februar y 10, 2021
加强自身建设，增强个人的休养。2021年2月 10日下 午1时20分21.2.1021.2.10
扩展市场，开发未来，实现现在。2021年2月 10日星 期三下 午1时20分22秒13:20:2221.2.10
2 会议通知
注意事项
4 进程控
制
3 会场布置
1、场地选择
根据5W2H明确会议的场地要求
城市、区域、会场级别、场地大小、场型、设备、周边环境……
根据场地要求和预算列出备选方案
场地、联系人、基本信息、价格、优劣势分析、推荐
了解周边环境
如：客户距离，交通环境，娱乐条件
2、会议通知
通知的基本内容：5W2H 表明后勤的关联信息：
一、会议的基本流程
会前
会中
会后
准备
执行
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ总结/跟进
1、会前准备
“有备无患！！”
会前准备工作是会议管理的第一步，对会议做出事先安 排与充分准备，是实现会议目的的重要条件。
无论会议大小，如会前准备充分，就能事半功倍。
确认会议的基本信息 “5W2H”
What
—— 会议主题
When —— 会议时间
Where —— 会议地点
① 安排参会者相互交流的场所和机会 ② 了解参会者的意见和建议（内容/组织） ③ 及时编辑会议资料整理后下发至相关人员手中（
如会议纪要、会议简报） ④ 根进会议决议的根进执行结果 ⑤ 反省会议组织中的收获与不足
-优点？问题？原因？改善？
二、会议组织的注意事项
6 VIP安排
5 第三方沟通
1 场地选
择
物品随检： 麦克、纸笔、茶水…
关于参会者反应 对内容、对环境（如空调冷热）
6、VIP安排
会议要求确认
鲜花 茶点
喜好确认
饮食要求、饮水偏好、是否抽烟、是否午休、航班要求…
日程安排
车辆接送、晚餐陪同、出行陪同…
房间确认
是否安静、视野如何、有无异味、设备是否正常…
三、会议组织的基本原则
感情上的亲密，发展友谊；钱财上的 亲密， 破坏友 谊。21.2.102021年2月 10日星 期三1时20分22秒21.2.10
谢谢大家！
打印文件、PPT等
设备的准备和确认
投影、相机、音频线、麦克、白板、笔…
其他物品的准备和确认
横幅、X展架等宣传品、鲜花、茶歇
几种常见的场型
A.鱼骨型
B．课桌式
□ C．U字形
会议的准备和确认
XX会议 工作准备单
负责人： 酒店联系人： 时间：
地点：
会场准备
课桌
课桌
4、第三方沟通
对象 酒店 印刷公司 培训公司 航空公司 …
Who
—— 参会人员
Why
—— 会议目标
How-how to do —— 会议形式
how much —— 会议预算
1、会前准备
① 确认会议的基本信息 ② 制定会议计划 ③ 会场布置 ④ 提出预防措施
制定会议计划
会议议程计划：
主题、主持人、地点、发言人、时间、嘉宾
会议准备计划：
事项、要求、负责人、完成时间
会议组织与策划
问题：
1、我们平时主要组织哪些会议？ 2、我们组织会议的目的是什么？
会议中，谁最重要？
主持人
发言人
组织者
参与人
目标
从会议组织者的角度了解会议的基本流程 明确会议组织中的注意事项和基本原则 分享以往会议组织中的得与失
“为更好的组织会议做好准备！！”
Contents
1 会议的基本流程 2 会议组织的注意事项 3 会议组织的基本原则 4 突发事件预防与处理
每天都是美好的一天，新的一天开启 。21.2.1021.2.1013:2013:20:2213:20:22Feb- 21
人生不是自发的自我发展，而是一长 串机缘 。事件 和决定 ，这些 机缘、 事件和 决定在 它们实 现的当 时是取 决于我 们的意 志的。2021年2月10日 星期三 1时20分22秒 Wednes day, February 10, 2021
关键点：
物品准备的重复确认 关键信息重复确认：时间、地点
5、备份
备不足、备意外 人
如：第二个紧急联系人
财
留出足够的备用金
物
留余量，以备人员增加，物品丢失及损坏
四、突发事件预防与处理
你曾经遇到过哪些突发事件
突发事件举例
主持人迟到 电脑损坏 资料缺失 突发疾病或意外 停电 ……
天生我材必有用，千金散尽还复来。13:20:2213:20:2213:202/10/2021 1:20:22 PM
安全象只弓，不拉它就松，要想保安 全，常 把弓弦 绷。21.2.1013:20:2213:20Feb-2110- Feb-21
得道多助失道寡助，掌控人心方位上 。13:20:2213:20:2213:20Wednesday, February 10, 2021
做专业的企业，做专业的事情，让自 己专业 起来。2021年2月下午 1时20分21.2.1013:20Februar y 10, 2021
时间是人类发展的空间。2021年2月10日星期 三1时20分22秒13:20:2210 February 2021
科学，你是国力的灵魂；同时又是社 会发展 的标志 。下午1时20分 22秒下 午1时20分13:20:2221.2.10
突发事件处理的注意事项
充分做好会前准备，避免突发意外事件 如发生意外，首先要做的是：镇定！ 不要抱怨要立即行动 利用现有资源 就近寻求支持 超权限及时请示
总结
基本流程
注意事项
“细节决定成败!”
基本原则
突发事件
谢谢大家！
每一次的加油，每一次的努力都是为 了下一 次更好 的自己 。21.2.1021.2.10Wednesday, February 10, 2021
关键点 明确要求 准确传达信息 确认信息到达 确认做到 确认对口人 确认关键时点
充分合作
酒店能提供哪些免费服务？
到店的资料发放 叫醒服务 资料店内的搬运 桌牌制作？ 场地布置
5、进程控制
纪律： 设定违规的规则
时间提醒： 发言时间、休息时间、返回时间
午餐确认： 留位确认、时间确认
责任到人
备份
烂笔头
复查
提前
1、责任到人
明确分工，专人专岗 人人负责就是人人都不负责
2、“烂笔头”原则
“好记性不如烂笔头！！”
3、提前
确认时间、人数，留出提前量 宁可先预定再取消 提前做好预案
关键点：
资料准备、酒店预定、借款、设备调试、车辆安排…
4、复查
自己重复确认 换人重复确认
提出预防措施
人
预防：迟到、缺席
财
预防：不足，丢失
物
预防：不足、丢失、损坏
2、会中执行
① 根据会议计划完成分配的职责； ② 了解会议需求及时提供方便； ③ 观察参会者情绪和反馈，弥补不足之处； ④ 认真记录会议内容，以备执行； ⑤ 相互协助、配合解决突发事件。
会议中可能出现的问题
3、会后总结跟进
食宿安排、交通、后勤联系人
与会者需要做哪些准备工作： 会前再提醒
准备工作、日程等
2、会议通知
通知的形式：
邮件 电话 短信 Outlook
通知的常见附件
会议资料 日程表、交通图、参与人名单通讯录 分房信息、航班及接送机安排、周边活动地点联系方式
3、会场布置
场型的确认 资料的准备和确认