ERP操作手册-应付账款

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应付岗位操作手册

手册名称：应付业务应用操作手册适用部门：财务部门、采购部门编写人员：版本号编写日期2006年7月18日对

口

支

持

业务

采购部门业务问题、操作问题

多媒体业务问题、操作问题

财务部门业务问题

技术财务部软件问题、错误提示

计算机网络、硬件、系统故障

目录

一、部门职责： (2)

二、部门岗位划分： (2)

三、系统业务处理流程： (3)

四、部门日常业务系统处理： (3)

1、日常业务类型的界定： (3)

2、普通应付业务日常处理： (3)

3、月末结账： (12)

一、部门职责：

采购部门的日常工作在ERP系统处理中主要工作有：

1、根据供应商约定的付款条件和日期，索要相关的采购发票。

2、根据财务的应付账款政策和资金情况支付供应商。

3、协助财务部门进行对账。

财务部门工作：

1、进行采购发票的审核工作。

2、根据约定付款政策进行付款。

3、进行其他应付往来业务处理。

4、进行收款核销业务处理。

5、进行其他的往来款项的转账处理。

6、原始单据制单。

二、部门岗位划分：

采购助理：

➢系统内供应商分类、供应商档案的维护管理；

➢采购订单录入、采购到货单、采购发票的录入工作。

财务应付往来会计：

➢复核采购部门已录入的采购发票、运费发票，确保单据的正确性；

➢根据付款条件和资金情况进行付款。

➢进行核销供应商往来款，核对往来款项；

➢原始单据制单。

财务出纳人员：

根据采购部门的请款单经相关经理审批同意后，进行实际付款，统计现金日记账等，划出后通知往来会计和供应商。

三、系统业务处理流程：

1、货物收到后，采购助理根据约定的付款条件和财务部门协议后，向供应商索要采购发

票。

2、财务往来会计根据手工实际收到得发票，对采购助理在采购管理模块中录入的采购发

票进行审核，检查票据的合法性，在应付账款模块中对采购发票进行审核，并进行现付处理，挂应付账款往来或支付款项。

3、采购人员进行付款申请，经手工的审批程序进行付款时，将付款申请交财务部门。

4、财务出纳人员进行付款处理，往来会计作账物处理，核销供应商欠款或预付账款处理。

5、往来会计进行预付冲应付、应付冲应付、红票对冲等转账业务处理。

6、往来会计对当月业务进行制单传递到总账系统。

7、处理其他应付账款业务。

四、部门日常业务系统处理：

1、日常业务类型的界定：

✧采购业务分为：外币采购、国内采购

✧结算方式划分：

现金：

按照开户银行划分结算方式：

2、普通应付业务日常处理：

✧初始设置：

⏹基本科目设置：【应付账款】—【设置】—【初始设置】---基本科目设置

应付科目设置

应交增值税科目设置

采购退回科目

预付科目

⏹产品科目：【应付账款】—【设置】—【初始设置】---基本科目设置

✧日常核算处理：

⏹应付单据录入：【应付账款】—【日常业务】—【应付单据处理】---应付单据录入

其他非主销售业务形成的应付账款（如对外临时借款等情况）：

点击【应付单据审核】时，在单据过滤条件中点击〖确认〗按钮，即可进入单据处理主界面。在单据处理主界面，点击〖增加〗按钮，系统弹出“单据类别”选择框，用户需要输入要新增单据的单据类别。

单据名称：包括在初始设置设定的单据，用下拉框进行选择。

单据类型：包括发票和应付单。单击右方下拉框，选择要录入单据的类型。

单据方向：包括正向和负向，根据需要用下拉框进行选择。若输入的单据为红字单据，则可选择方向为负向。

选择完单据的类型、名称和方向后，点击〖确认〗按钮，屏幕即会出现该类型单据新增单据界面，可以输入有关栏目。点击〖取消〗按钮，系统会取消刚才的操作。

参照栏目说明，进行单据录入。录入完成后，按〖保存〗按钮，即可保存当前新增单据。

如果当前正处于增加状态，则新增加的单据的单据类型、单据名称和单据方向同上一张单据。

若新增加的单据名称、类型或方向与上一张不同，则需要退出单据录入功能，返回单据处理主界面，点击〖增加〗按钮，重新选择单据类别进行单据录入。

⏹应付单审核/弃审：【应付账款】—【日常业务】—【应付单据处理】---应付单据审

核/弃审

➢自动批审

用鼠标点击【日常处理】下的【应付单据处理】下的【应付单据审核】，系统显示一查询条件框。输入查询条件后，用户可以点击〖批审〗按钮，系统根据当前的过滤条件将符合条

件的未审核单据全部进行后台的一次性审核处理。批审完成后，系统提交单据批审报告，自动批审报告显示成功的张数以及明细审核单据。

用户可点击按钮，即可显示成功审核的明细单据。

➢手工批审

可在输入过滤条件后，进入单据列表界面，进行选择。在选择标志一栏里，双击鼠标或者打对勾，然后点击工具栏中的审核按钮，则表示要将该张单据审核。可以〖全选〗图标将所有的单据全部选中；点击〖全消〗图标取消所做的选择。

选择单据后，单击〖审核〗图标将当前选中的单据全部审核。

批审完成后，系统提交单据批审报告，显示成功的张数以及未成功单据的张数。

用户可点击按钮，即可显示明细单据。

➢批量弃审

用户也可在输入弃审单据的过滤条件后，点击〖确认〗按钮。进入已审核单据列表界面，通