行政前台工作内容细则

行政前台工作内容细则

一、日常接待

1. 接待来访者：接待不明目的的来访者，先问清对方来访原因，根据原因来看来者是否是无关人员，还是需要找公司相关人员再进行接待。

2. 接待客户来访会议，若有客户来访，应及时请示安排相关工作人员接待会议。

3. 接听转接电话：前台是总机电话，一般电话拨入后都需转接其他分机，根据通讯录的分机号码，准确的进行电话转接；接听咨询电话，若在前台接到咨询电话，如对方不明确自己的咨询是谁，直接将电话信息留下反馈至相关部门处。

4. 接待推销人员：上班时间若有其他公司的推销人员上门推销，应婉转拒绝，告知上班时间在公司推销，会影响他人工作，若有员工需要他们的服务，告知相关部门员工直接与其对接。

5. 面试人员：请面试人员在前台处填写面试人员资料表，并带领其前往会议室等待，通知人事主管或相关部门领导进行面试。

6. 接待频繁往来的相关人员：a) 快递，公司内部不论发件或者寄件，均以电话通知相关员工至前台处进行处理，不能让快递员直接进入公司内部。b) 物业公司，公司内部的水电维修、物业规定的各项活动的联系工作。若周六、周日公司要开重要会议或者加班提前与物业处联系，按照物业管理标准计算相关设备费用c) 送水公司，关注公司各处饮水机水量情况，及时联系送水，填写请款单提交走流程，向财务申请费用支付。同时关注公司饮水机是否正常，如有异常及时通知饮水公司进行维修。

二、办公用品管理

盘库，购买，领用，结算

1.盘库：每月对库存的办公用品进行全面盘点，制作“办公用品库存统计表”提交办公室主任审查。若有用品数量不足或已领用完，即时上报，进行补充；

2.购买：每月通知公司各部门提交下月所需的办公用品清单，统计出“购买清单”后报部门主管审批。

3. 领用：员工领用所需办公用品时，让其填写“办公用品领用表”并签字，然后给予发放；

4. 结算：每月底联系办公用品供应商提供本月未结货款清单及发票，确认无误后，填写支出单，报财务人员审批后通知供应商前往领款。

2.三、日常事务

1. 保证行政电子设备的正常使用，包括：扫描仪、传真机、复印机等，若机器出现故障，及时联系供应商解决问题；

2. 每月定期统计公司所有人员通讯信息，更新员工通讯录，公司若有新进或离职员工，都应及时更新

3. 名片的申请与制作：当公司部门有印制名片需求时，需要其填写“名片申请单”，并提供名片相关信息。确认名片信息后，将信息发送给供应商，通知其排版印刷，电子版确认无误后印刷，后交于名片申请人；

4. 公司有人员招聘时，协助人事部门电话通知应聘人员各项事宜；

5. 收发传真，协助各部门员工收发业务传真；

6. 协助办公室主任组织协调公司内部活动，如员工生日会、公司集体活动、拓展等业务的联系、通知、协调事宜。

7. 积极配合公司的市场宣传活动，做好后勤保障工作。

四、接待工作

1. 接待前准备工作a) 来客人数确认：会议前向相关负责人确认来客人数，为布置会议室及订餐做准备；b) 会议室桌椅布置：在开会前将会议室的桌面收拾整洁，会议椅归位；（大会议室:6瓶矿水，一台电话，一盒纸巾一个计算机，一些办公文具；小会议室：3瓶矿水，一个计算机，一包纸巾c) 茶水及点心：

会议前准备好茶、热水及杯子，等来客就位后逐个送茶；接待贵客时，应提前准备必要的水果及点心供开会人员食用；d) 订餐：向会议负责人确认是否需要订餐，如需订餐应确认就餐人数后，电话联系餐厅预订包房；e) 预订酒店：如需为来客预订酒店，确认主客姓名后，电话联系XXX酒店预订房间，预订成功后向办公室主任汇报确认。

2. 会议中服务工作

a) 为开会人员添加茶水；（约15分钟一次）

b) 按照领导要求提供会议支持；

3. 会议后完善工作：会议后的清理工作：将剩余茶水及茶杯清理干净，未食用的点心整理归入茶点处，以备公司员工食用；