电子文件归档与档案管理课件
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档案管理--电子文件归档与管理(ppt 71页)
三、电子文件收集的时间与方法
电子文件一般应在电子文件形成或任务完成 后及时收集。对于跨年度完成的任务和项目，要 分阶段收集。
电子文件的收集，有的用计算机网络系统进 行；有的采取脱机的载体传递；还可建立电子文 件的收集数据库，或在电子文件数据库中对在收 集范围内的电子文件进行标识。无论采用哪种方 式收集，收集的电子文件应集中保管，不得由个 人分散保存。由于电子文件收集是个系统工程， 因此，应在档案管理部门指导下，先制定收集方 案，然后按步骤进行，以便有条不紊地开展收集 工作。
（ 1）按载体形式分的归档范围 A．磁带 B．磁盘 C．光盘 D、 优盘
（ 2）按文件内容分的归档范围（电子文件 归档的变化）
A、本单位的发文。主要指本单位有文号的正 式发文（磁盘、光盘等），本单位形成的 无文号的材料（磁盘、光盘等），本单位 用电子计算机辅助设计（ＣＡＤ）、辅助 制造（ＣＡＭ）的各种电子文件材料。
6、电子文件的格式必须统一。
文本文件：通用格式为： XML 、 RTF 、 TXT ， 并注明文字处理工具，如 WORD 等。
扫描型电子文件：通用格式为： JPEG 、 TIFF ， 如为非通用格式，应转换为通用格式；当无法转 换时，应收集其相关软件。
视频、多媒体、超媒体文件：通用格式为： MPEG 、 AVI ，如为非通用格式，应收集其压缩 算法和相关软件。
二、电子文件的分类
• 一是文本文件（ text,字或表处理文件）。
是指用文字处理软件生成的，由字、词、 数字或符号表达的文件。
• 二是数据文件(date，数据库电子文件)。以
数据库形式存在的具有文件属性的记录。 数据库、记录、字段是其三个层次。
• 三是图形文件（graphic）指根据一定算法
《电子档案管理》PPT课件
管理课件
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3、以“不同属性”为划分标准，数据库文件又有 FOXBASE(动态数据基地)数据库、FOXPRO(“京通” 软件应用的)数据库、ACCESS(通路)数据库、 ORCAL(“灵通”软件应用的)数据库等。而 无论数据 库文件还是非数据库文件，又有文本文件、超文本文 件和纯文本文件之分。文本文 件带有一定的格式。超 文本文件是集文、像、声于一体的多媒体文件。纯文 本文件是不带格 式的文本文件。 以“数据的表现形式”为划分标准，它有字符文件、 表格文件、图文混排文件、数据库文件 、图形文件、 动态影像文件与声音文件之分。
的文件。
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1.2电子文件分类
1、“载体的异同”划分标准，可以把电子文 件分为光盘文件、硬盘文件、软盘文件和磁带 文件。光盘文件要通过光盘驱动器识读，硬盘 文件要通过硬盘驱动器识读，软盘文件要通过 软 盘驱动器识读，磁带文件要通过磁带机识 读。为适应不同的主、客观需求，人们可以通 过一 定的设备和技术，将这一载体上的文件 移植到那一载体上去。
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2电子档案的管理
2.1 电子文件的管理原则包括 1、 完整性原则 2、 可读性原则 3、可靠性原则
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2.2电子档案的管理体系
1、 集中统一管理电子档案的问题 2、 纸质文件和电子文件双套归档问题 3、 文书档案管理一体化问题
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3电子档案归档
3.1机读文件的归档范围 机读文件的归档范围原则上与纸质文件的归档范围相同，凡
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2、以“文件的不同用途”分，又可以把光盘文件、 硬盘文件、软盘文件、磁带文件分为程序文件和数据 文件两大类。程序文件是管理设备、生成数据文件的 文件，数据文件是供人们利用 加工的数据信息的集合。 而程序文件又有系统软件和应用软件之分。以“文件 内数据的组合 形态”为划分标准，数据据文件又有数 据库文件与非数据库文件之分。数据库文件内的数据 关联性强，非数据库文件内的数据关联性弱。
《电子文归档与管理》PPT课件
电子文件归档与管理
档案载体的演变
1、甲骨档案 甲骨档案是以龟甲和兽骨 为载体的原始记录，主要 产生于商代后期（约公元 前14～前11世纪）的占卜 活动中。
档案载体的演变
2、金石档案 金石档案，指的是以金石为载体， 以文字和图画书史纪事的，并且 在历史研究中能起到档案的凭证 和参考作用的金文、刻石，碑刻、 墓志、经幢等。
通常分辨率（像素）与文件大小成正比， 不同格式的图像文件不能任意交换使用， 不同格式的图像文件可以转换。
图形文件
根据一定的算法规则绘制的图表、曲线 图等。
常见的图形文件dwg、dgn、gif、tiff、 png、dxb、dxf、eps等。
各行业所使用的图形文件格式存在各自 的专业性。
影像文件
用数字视频捕获设备录入数字影像或用 动画软件生成的二维、三维动画等动态 画面。
常见的程序文件有EXE文件等。
机构开发（自主开发、委托开发、购买） 应用软件必须归档。
数据文件
以数据表格和数据库形式存在的具有文 件属性的记录。 常见的数据文件有DAT文件等。
数据库也是一种常见的电子文件的形式。
电子文件的管理原则
电子文件的管理核心 ——必须确保真实、完整、有效和安全。
真实性 完整性 有效性 安全性
——实际上是权限的交接，归档后文件位置保持不变。
档案形成部门 档案管理系统
档案部门
形成部门 档案部门
1
2
3
4
赋予文件以 归档标识
将归档信息提 示给档案部门
给归档文件加上 档案管理信息并
存入数据库
《归档电子文 件登记表》 签字并保存
电子文件的归档方式和过程
物理归档：把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独 立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 ——表现为文件保存位置的改变和集中，可以实现载体的集中管理，
档案载体的演变
1、甲骨档案 甲骨档案是以龟甲和兽骨 为载体的原始记录，主要 产生于商代后期（约公元 前14～前11世纪）的占卜 活动中。
档案载体的演变
2、金石档案 金石档案，指的是以金石为载体， 以文字和图画书史纪事的，并且 在历史研究中能起到档案的凭证 和参考作用的金文、刻石，碑刻、 墓志、经幢等。
通常分辨率（像素）与文件大小成正比， 不同格式的图像文件不能任意交换使用， 不同格式的图像文件可以转换。
图形文件
根据一定的算法规则绘制的图表、曲线 图等。
常见的图形文件dwg、dgn、gif、tiff、 png、dxb、dxf、eps等。
各行业所使用的图形文件格式存在各自 的专业性。
影像文件
用数字视频捕获设备录入数字影像或用 动画软件生成的二维、三维动画等动态 画面。
常见的程序文件有EXE文件等。
机构开发（自主开发、委托开发、购买） 应用软件必须归档。
数据文件
以数据表格和数据库形式存在的具有文 件属性的记录。 常见的数据文件有DAT文件等。
数据库也是一种常见的电子文件的形式。
电子文件的管理原则
电子文件的管理核心 ——必须确保真实、完整、有效和安全。
真实性 完整性 有效性 安全性
——实际上是权限的交接，归档后文件位置保持不变。
档案形成部门 档案管理系统
档案部门
形成部门 档案部门
1
2
3
4
赋予文件以 归档标识
将归档信息提 示给档案部门
给归档文件加上 档案管理信息并
存入数据库
《归档电子文 件登记表》 签字并保存
电子文件的归档方式和过程
物理归档：把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独 立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 ——表现为文件保存位置的改变和集中，可以实现载体的集中管理，
《建设电子文件与电子档案管理规范》讲解课件(CJJ T 117-2007)
二
术语
1、电子文件类 、
建设电子文件 建设系统业务管理电子文件 建设工程电子文件
2、档案类
建设电子档案 在线式归档 离线式归档
二
真实性 有效性
术语
完整性 元数据
3、电子文件品质类 、 4、方法、技术类 、方法、
固化 迁移与转换 建设电子文件归档与管理系统
三
基本规定
1、对整体工作的要求 2、各有关单位的职责
时代背景
建设行业电子政务的发展 信息技术在城市规划、建设领域的渗透 信息技术在城市规划、 数字城建档案馆的建设 实践单位的普遍呼声和迫切需求
编 制 过 程
任务来源 编制准备阶段 调研阶段 编制与修改阶段 全国征求意见阶段 标准送审阶段 标准的发布 标准的宣传学习、 标准的宣传学习、贯彻实施
编 制 过 程
建设系统业务管理电子文件形成单位的档案部 门 工程建设单位 勘察、设计、施工、监理及测量等单位 城建档案管理机构
三
基本规定
3、电子文件——纸质文件或缩微品 电子文件——纸质文件或缩微品 —— 4、建立建设电子文件归档与管理系统 保证真实性、完整性、 5、保证真实性、完整性、有效性和安全性 的措施规定 前端控制， 6、前端控制，全过程管理与监控 7、及时提出建设电子文件归档的技术性指 导意见
整理、 六 整理、鉴定与归档
1、整理 、
谁做 什么时间 原则 方法与依据
2、鉴定
全过程 内容 鉴定者 依据
整理、 六 整理、鉴定与归档
3、归档 、
时间 方式 要求
4、检验 、 5、汇总 、
单位——形成单位、 单位——形成单位、接收单位 ——形成单位 检查内容
七
验收与移交
档案管理电子文件归档与管理课件
总结词
该大型企业通过制定电子文件归档与管理制度、建立 专门的组织机构、采用专业的技术手段等措施，实现 了电子文件的全面、及时归档与高效管理。
详细描述
该企业在电子文件归档与管理工作中，注重制度建设， 结合企业实际情况制定了切实可行的归档与管理制度， 明确了归档范围、归档流程和保管要求等；同时，建立 了一支专门的归档与管理工作队伍，负责电子文件的日 常收集、整理、鉴定、保管和利用等工作；在技术手段 方面，采用了先进的电子文件管理系统，实现了电子文 件的全面数字化存储、检索和利用等功能，提高了管理 效率。
电子文件利用与开发
电子文件检索与利用
检索方式
01
检索技术
02
检索服务
03
电子文件数字化转换
数字化意 件信息挖掘与知识发现
信息挖掘
1
知识发现
2
应用场景
3
电子文件共享与协同编辑
共享平台 协同编辑 安全控制
CHAPTER
案例研究与实践经验分享
案例一：某大型企业电子文件归档与管理实践
案例二：某政府机构电子文件安全管理探索
总结词
该政府机构通过强化安全意识、建立完善的安全管理制度、采用先进的安全技术手段等措施，保障了电子文件的 安全性和完整性。
详细描述
该政府机构在电子文件安全管理方面，注重加强工作人员的安全意识教育，提高安全防范意识；同时，建立了完 善的电子文件安全管理制度，明确安全管理职责和流程，加强了对电子文件的保密和安全管理；在技术手段方面， 采用了多种安全措施，如加密技术、权限控制等，保障了电子文件的安全性和完整性。
档案管理电子文件归 档与管理课件
目 录
• 电子文件归档概述 • 电子文件归档流程 • 电子文件管理策略 • 电子文件安全管理 • 电子文件利用与开发 • 案例研究与实践经验分享
档案管理电子文件归档与管理
档案管理电子文件归档与管理引言在数字化时代，档案管理的方式也随之发生了变化。
电子文件的产生和增长使得传统的纸质档案管理无法满足需求，电子文件归档与管理成为组织管理中的重要一环。
本文将深入探讨电子文件归档与管理的概念、原则、方法和最佳实践。
电子文件归档的概念电子文件归档是将电子文件按照一定规则保存并加以管理的过程。
与传统档案管理相比，电子文件归档更具有灵活性、高效性和便捷性。
电子文件归档的概念包括但不限于以下几个方面：1.电子文件的定义：电子文件是以电子形式存储在计算机或其他数字设备中的信息载体，可以包括文档、表格、图片、音频等多种形式。
2.档案管理的必要性：电子文件归档是为了保证文件的完整性、可访问性、安全性和合规性而进行的管理活动。
3.电子文件归档的目的：通过合理的电子文件归档管理，实现对电子文件的检索、备份、共享和保护，提高工作效率和信息管理水平。
电子文件归档的原则电子文件归档的原则是指在实施电子文件归档管理过程中应遵循的准则和规范。
遵循正确的原则可以确保电子文件管理的顺利进行，并最大程度地发挥其效益。
电子文件归档的原则主要包括以下几个方面：1.法律合规原则：电子文件归档需符合相关法律法规的规定，保证档案管理活动合法合规。
2.完整性原则：电子文件归档需保证文件完整性，防止文件被篡改或丢失。
3.可追溯性原则：电子文件应具有清晰的追溯路径，能够追踪文件的来源、变更记录和使用情况。
4.数据安全原则：电子文件归档应加强数据安全保护，防止文件泄露和损坏。
5.永久保存原则：长期保存有价值的电子文件，确保信息的连续性和历史可追溯性。
电子文件归档的方法电子文件归档的方法是指实现电子文件归档管理的具体操作步骤和技术手段。
选择合适的电子文件归档方法可以提高管理效率，提升信息管理水平。
电子文件归档的方法主要包括以下几个方面：1.文件分类整理：对电子文件进行分类整理，建立合理的文件目录结构和命名规则。
2.文件格式规范：选择适合的文件格式保存电子文件，避免文件格式不兼容导致文件损坏或无法打开。
《电子文归档与管理》课件
特点
电子文件具有易复制、易传输、易修改、易删除等 特性，同时也面临着易损坏、易丢失等风险。
电子文件归档与管理的必要性
保存数字记忆
随着数字化时代的到来，大量的信息 以电子形式存在，电子文件的归档与 管理对于保存和传承数字记忆具有重 要意义。
保障信息安全
提高工作效率
电子文件的归档与管理能够实现文件 的快速检索、传输和使用，提高工作 效率。
案例分析
该大学图书馆电子文件归档与管理的成功之处在于采用了 规范的管理流程和技术手段，实现了文献资源的集中管理 和高效利用。
案例总结
图书馆电子文件归档与管理需要遵循规范的管理流程和技 术标准，提高图书馆服务水平和文献保护效果。
THANKS
感谢观看
技术更新与文件兼容性
标准化
制定统一的电子文件管 理标准，确保不同系统 、软件之间的兼容性和 互操作性。
技术更新
及时跟进新技术发展， 更新电子文件管理系统 ，以适应不断变化的技 术环境。
格式管理
选择稳定的文件格式， 确保电子文件在长期保 存过程中的完整性和可 读性。
法规遵从与标准化
1 2
法规遵从
深入研究相关法律法规，确保电子文件管理符合 法律要求和规范。
04
电子文件归档与管理的挑战与 解决方案
Chapter
数据安全与隐私保护
数据加密
采用高级加密技术对电子文件进行加密，确保数据在传输和存储过 程中的安全性。
访问控制
实施严格的访问控制策略，限制对电子文件的访问权限，防止未经 授权的访问和泄露。
隐私保护
在收集、处理和利用电子文件时，要充分考虑隐私保护，避免个人信 息泄露。
转换标准
遵循统一的电子文件格式标准，确保不同系统之 间的互操作性和长期保存性。
企业电子文件归档档案管理PPT模板
用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。
用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖 性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
电子文件的收集与积累
07 08 09 2、收集积累要求 10 11
企业电子文件归档的必要性及其意义
企业电子文件归档的必要性及其意义
互联网、大数据的发展趋势
l 21世纪，是互联网的时代，电子文件上面所记载的信息价值越来越高，影响 也越来越大。
l 未来的时代将不是IT时代，而是DT的时代，企业组织利用相关数据和分析可 以帮助它们降低成本、提高效率、开发新产品、做出更明智的业务决策。
01
02
03
2、收集积累要求
04
05
06
记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如 果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电 子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的 标识关系。 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电 子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价 值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。
用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。
用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。
由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意 参数准确、数据完整。
用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。
用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖 性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
电子文件的收集与积累
07 08 09 2、收集积累要求 10 11
企业电子文件归档的必要性及其意义
企业电子文件归档的必要性及其意义
互联网、大数据的发展趋势
l 21世纪，是互联网的时代，电子文件上面所记载的信息价值越来越高，影响 也越来越大。
l 未来的时代将不是IT时代，而是DT的时代，企业组织利用相关数据和分析可 以帮助它们降低成本、提高效率、开发新产品、做出更明智的业务决策。
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2、收集积累要求
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记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如 果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电 子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的 标识关系。 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电 子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价 值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。
用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。
用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。
由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意 参数准确、数据完整。
《建设电子文件与电子档案管理规范》讲解课件(CJJ T 117-2007)
强制性国家标准的代号为“GB”。
GB
XXXXX——XXXX
标准发布年号 标准顺序号
例： GB 50437-2007 《城镇老年人设施规划规范》
推荐性国家标准的代号为“GB/T XXXXX——XXXX” 例： GB/T 50323—2001 《城市建设档案著录规范》
基本知识
标准的代号：
强制性行业标准：行业不同代号不同 城镇建设工程行业标准：CJJ XX——XXXX 建筑工程行业标准：JGJ XX — XXXX 例： JGJ 25-2000 《档案馆建筑设计规范》（唯一） 推荐性行业标准：行业标准代号后加“T” 城镇建设工程行业标准：CJJ/T XX — XXXX 例： CJJ/T 117-2007 《建设电子文件与电子档案管理规范》 建筑工程行业标准：JGJ/T XX — XXXX 档案行业标准：DA/T 1—2000 例： DA/T 1-2000 《档案工作基本术语》 地方标准 DBXX / XXX — XXXX 例： DBJ01—51 -2003《建筑工程资料管理规程》
一
总则
3、应执行的有关标准、规范
《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部 分：电子文件归档与档案管理》（GB/T 17678.1-1999） （我国第一部电子文件管理国家标准） 《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002 ） 《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328-2001） 《城建档案著录规范》（GB/T 50323-2001） 《城建档案分类大纲》（1984年印发，1993修订 ） 《城建档案密级与保管期限表》 （1988年）
基 本 知 识
标准的分级、种类：
《中华人民共和国标准化法》规定： 我国的标准分为国家标准、行业标准、地方标 准和企业标准四级。 按约束力分，国家标准、行业标准可分为：强 制性标准、推荐性标准和指导性技术文件三种 （档案标准大多是推荐性的）。
GB
XXXXX——XXXX
标准发布年号 标准顺序号
例： GB 50437-2007 《城镇老年人设施规划规范》
推荐性国家标准的代号为“GB/T XXXXX——XXXX” 例： GB/T 50323—2001 《城市建设档案著录规范》
基本知识
标准的代号：
强制性行业标准：行业不同代号不同 城镇建设工程行业标准：CJJ XX——XXXX 建筑工程行业标准：JGJ XX — XXXX 例： JGJ 25-2000 《档案馆建筑设计规范》（唯一） 推荐性行业标准：行业标准代号后加“T” 城镇建设工程行业标准：CJJ/T XX — XXXX 例： CJJ/T 117-2007 《建设电子文件与电子档案管理规范》 建筑工程行业标准：JGJ/T XX — XXXX 档案行业标准：DA/T 1—2000 例： DA/T 1-2000 《档案工作基本术语》 地方标准 DBXX / XXX — XXXX 例： DBJ01—51 -2003《建筑工程资料管理规程》
一
总则
3、应执行的有关标准、规范
《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部 分：电子文件归档与档案管理》（GB/T 17678.1-1999） （我国第一部电子文件管理国家标准） 《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002 ） 《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328-2001） 《城建档案著录规范》（GB/T 50323-2001） 《城建档案分类大纲》（1984年印发，1993修订 ） 《城建档案密级与保管期限表》 （1988年）
基 本 知 识
标准的分级、种类：
《中华人民共和国标准化法》规定： 我国的标准分为国家标准、行业标准、地方标 准和企业标准四级。 按约束力分，国家标准、行业标准可分为：强 制性标准、推荐性标准和指导性技术文件三种 （档案标准大多是推荐性的）。
2课件《建设电子文件与电子档案管理规范》CJJ T117
15）电子签章：利用图像处理技术将电子签名操作转化为与纸质文 件盖章操作相同的可视效果，是电子签名的一种表现形式。 16）城建档案信息管理系统：城建档案管理机构用于接收、存储、 管理城建档案信息，并提供检索和利用的信息系统。 17）检测：按照一定的标准对电子文件和电子档案的准确性、完整 性、可用性和安全性进行测试、核验的过程。
登记是电子文件管理系统根据既定规则分配给文件唯一标识 符的过程，登记意味着电子文件正式成为电子文件管理系统的管 理对象。登记是捕获的一个动作，捕获包含登记。
9）处置：根据鉴定结果，按照电子文件处置规范或其他工具， 对电子文件实施留存、销毁或移交的一系列过程。 10）移交：建设系统各行业、专业管理部门和建设工程档案形 成单位按规定将电子档案送城建档案管理机构保存的过程。 11）接收：城建档案管理机构按规定收存有关单位移交的电子 档案的过程。
1.0.2 本规范适用于建设电子文件的形成、归档，以及 建设电子档案的移交、接收、保管、利用等全过程管理。 (说明：凡从事城乡规划、建设及其管理活动，产生、保管、利
用建设电子文件和电子档案的单位都应执行本规范，并按本规
范的规定对建设电子文件和电子档案进行全程管理。)
第2章 术语(CJJ117新增术语)
(2) 为电子文件的安全传输提供了保障
在电子文件交换过程中，文件接收方必须确认 两个问题: 第一，所接收的文件在传输过程中无篡 改; 第二，电子文件确由指定的发送方发出，未被 伪造，且无法抵赖。电子签名常常应用在交换、传 输、捕获、归档、移交等交互性环节。
(3) 有助于提升信息时代电子文件子文件真实性、完整性、可用性、安 全性的前提下，将文件从一个系统转移到另一个系统，或从一 个存储媒体转换到另一种存储媒体的过程。 13）格式转换：将电子文件从一种格式转换为另一种格式，或 由专用格式转换为相对稳定的通用格式或版式格式的过程。 14）电子签名：数据电文中以电子形式所含、所附，用于识 别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。
电子档案归档与管理培训课件12
第一局部 数码照片归档管理 三、整理和著录
3.3 排列
文件夹命名： △每个文件夹赋予一个文件名 △文件夹名必须具有惟一性 △以年度或工程代号作为文件夹名
第一局部 数码照片归档管理 三、整理和著录
3.4 说明
3.4.1数码照片档案总说明 在文件夹内添加“文本文档〞，在
“文本文档〞内填写照片档案总说明， 该文本文档的命名为：全宗号-目录号光盘号.txt。
1.3 数码照片的优势
数码照片与传统照片相比，具有许多的优势： 1〕成像快、处理快、编辑快、查阅快、连
接快； 2〕应用广泛。数码照片可以在数码相机和
计算机上显示、浏览、处理，还可以与打印机、 刻录机、投影仪、电视机等多种输出设备连接 传输，更能在局域网中多台电脑或各个网站之 间传输，通过网上发布，从而扩展了其应用范 围。(故而造成了数码照片的独特性)
再次，如果是主题拍摄，那么可以把与主题 无关的照片剔除，如果是两个或多个主题同时拍 摄，可以将他们分开整理，方便日后搜索。
第一局部 数码照片归档管理 三、整理和著录
3.2 分类
数码照片以件为单位整理。 同一全宗内的数码照片，采用年度分类法， 即将数码照片按其形成年度分类，即年度— 保管期限分类方式。 不同年度的数码照片应分别整理; 在同年度下同一主题活动的照片分类在一 起; 如本单位形成的数码照片数量较多，可以 根据需要按照活动或问题进行分类，设置二 级类目,即按年度-保管期限-机构〔问题〕进 行分类。
2.2.1逻辑归档 指在计算机网络上进行，不改变原存
储方式和位置而实现的将数码照片的管理 权限向档案部门移交的过程。 2.2.2物理归档
指把数码照片集中下载到可脱机保存 的载体上，向档案部门移交的过程。
第一局部 数码照片归档管理 二、收集和归档
3.3 排列
文件夹命名： △每个文件夹赋予一个文件名 △文件夹名必须具有惟一性 △以年度或工程代号作为文件夹名
第一局部 数码照片归档管理 三、整理和著录
3.4 说明
3.4.1数码照片档案总说明 在文件夹内添加“文本文档〞，在
“文本文档〞内填写照片档案总说明， 该文本文档的命名为：全宗号-目录号光盘号.txt。
1.3 数码照片的优势
数码照片与传统照片相比，具有许多的优势： 1〕成像快、处理快、编辑快、查阅快、连
接快； 2〕应用广泛。数码照片可以在数码相机和
计算机上显示、浏览、处理，还可以与打印机、 刻录机、投影仪、电视机等多种输出设备连接 传输，更能在局域网中多台电脑或各个网站之 间传输，通过网上发布，从而扩展了其应用范 围。(故而造成了数码照片的独特性)
再次，如果是主题拍摄，那么可以把与主题 无关的照片剔除，如果是两个或多个主题同时拍 摄，可以将他们分开整理，方便日后搜索。
第一局部 数码照片归档管理 三、整理和著录
3.2 分类
数码照片以件为单位整理。 同一全宗内的数码照片，采用年度分类法， 即将数码照片按其形成年度分类，即年度— 保管期限分类方式。 不同年度的数码照片应分别整理; 在同年度下同一主题活动的照片分类在一 起; 如本单位形成的数码照片数量较多，可以 根据需要按照活动或问题进行分类，设置二 级类目,即按年度-保管期限-机构〔问题〕进 行分类。
2.2.1逻辑归档 指在计算机网络上进行，不改变原存
储方式和位置而实现的将数码照片的管理 权限向档案部门移交的过程。 2.2.2物理归档
指把数码照片集中下载到可脱机保存 的载体上，向档案部门移交的过程。
第一局部 数码照片归档管理 二、收集和归档
档案管理学(全套课件559P)ppt课件
档案管理学发展历程及现状
发展历程
档案管理学的发展经历了传统档案管理阶段、近代档案管理阶 段和现代档案管理阶段。随着社会的进步和科技的发展，档案 管理学的理论和方法不断得到丰富和完善。
现状
目前，档案管理学已经成为一门独立的学科，拥有完善的理论 体系和实践方法。同时，随着信息化时代的到来，电子档案的 管理和利用逐渐成为档案管理学研究的热点和难点。
06 电子文件与数字 档案馆建设
电子文件概念、特点及分类方法
电子文件概念
指在数字设备及环境中生成，以 数码形式存储于磁带、磁盘、光 盘等载体，依赖计算机等设备阅 读、处理，并可在通信网络上传
送的文件。
电子文件特点
包括信息的非人工识读性、对系 统的依赖性、信息与载体之间的 可分离性、信息的易变性、信息
档案管理定义
档案管理亦称档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理 并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。
档案管理学研究对象与内容
研究对象
档案管理学的研究对象是档案及档案管理现象。
研究内容
档案管理学的研究内容主要包括档案的定义、本质、种类、作用，档案工作的性质、 任务、原则、制度，档案工作的历史发展，档案工作的组织和管理，档案的收集、 整理、鉴定、保管、统计和利用等。
行专门的档案材料 收集。
追踪收集
对于某些重要或易散失的 档案材料，采取追踪方式 进行收集，确保其完整归 档。
档案整理流程与规范
分类
根据档案内容、形式等特征，将档案 划分为不同的类别。
组卷
将同一类别的档案材料组合成卷宗，并 编写卷宗目录。
档案整理流程与规范
排列
档案管理学(全套课件 559P)ppt课件
电子文件归档与管理 ppt课件
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序号：2010001
随县档案局
随 县
2010年度电子档案
档
案
局
年
度 电 子
全宗号： 类别：办公室、业务科、史志科
档
保管期限：永久、30年、10年
案
存入日期：
2010
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（3）归档载体应作防写处理。避免擦、 划、触摸记录涂层。
（4）单片载体应装盒，竖立存放，且避 免挤压。
（5）应放在防潮、防火、防尘、防腐蚀 和远离磁场源、远离热源、安全可靠的地
年度-保管期限-机构(问题)或保管期限-年度机构(问题)等分类方案进行分类。
2、电子文件的归档可分两步进行。对实时 进行的文件先做逻辑归档，然后定期完成 物理归档。归档时，应充分考虑电子文件 的技术环境、相关软件、版本、数据类型、 格式、被操作数据、检测数据等技术因素。
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（二）逻辑归档方法：
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物理归档与逻辑归档的区别：
物理归档安全性高，是以定期方式把 电子文件及其储存载体一起移交归档； 逻辑归档操作方便快捷，可以实现在 线归档，但安全性较低。
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（三）归档时间与范围
1、归档时间
逻辑归档可在加工完结生成正式的电子文 件时即收集归档。物理归档应按照纸质文 件的规定定期完成。
方。有条件的可放在恒温、恒湿的介质库
房中。长期不用的磁盘、磁带，应在盒外 加装塑料袋密封，防止灰尘和湿气的影响。
（6）环境温度选定范围： 15℃－25℃ ； 相对湿度选定范围： 35％－45％ 。
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（7）归档电子档案的份数实行三套制。
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•
文档一体化的全过程管理
•
保障电子文件真实、完整、有效性
电子文件归档与档案管理
13
电子文件管理原则
• 文档一体化
• 是从文书和档案工作全局出发，实现从文件生成制发到归档管理 的全过程控制。
• 包括：
•
文档实体生成一体化
•
文档管理一体化
•
文档信息利用一体化
•
文档规范一体化
电子文件归档与档案管理
14
电子文件管理原则
电子文件归档与档案管理
21
电子文件的收集与积累的要求
• （4）对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件的存储格 式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件 以xml、rtf、txt为通用格式
电子文件归档与档案管理
22
电子文件的收集与积累的要求
• （5）对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集 时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型 电子文件以jpeg，tiff格式为通用格式
电子文件归档与档案管理
电子文件归档与档案管理
1
课程综述
• 一、电子文件管理 • 二、文书档案机读目录格式 • 三、纸质档案数字化规范 • 四、机关档案数字化规程
电子文件归档与档案管理
2
一、电子文件管理基础
电子文件归档与档案管理
3
电子文件的产生
• 1、信息技术的革命给各行各业带来的深刻的影响 • 2、办公自动化产生的电子文件 • 3、生产领域产生的电子文件 • 4、电子商务产生的电子文件
• 文档一体化的意义： • 使档案收集完整、系统、便捷、准确、安全 • 文档超前控制 • 提高信息检索效率 • 有助于科学决策 • 提高行政效率 • 有利与人、财、物的合理利用
电子文件归档与档案管理
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电子文件的技术鉴定
• 电子文件的真实性、完整性、有效性 • 真实性：电子文件的内容、结构和背景信息与形成时的原始状况
电子文件归档与档案管理
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电子文件的收集与积累的要求
• （6）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注 明其软硬件环境和相关数据
电子文件归档与档案管理
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电子文件的收集与积累的要求
• （7）对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件， 应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以 mpeg、avi为通用格式
电子文件归档与档案管理
4
电子文件的概念
• 电子文件包括数字、图形及文本的信息。它可以记录在计算机能 够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。
•
美国
电子文件归档与档案管理
5
电子文件的概念
• 电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输和处理的文件。
•
国际档案理事会
电子文件归档与档案管理
6
电子文件的概念
•。
p177
电子文件归档与档案管理
19
电子文件的收集与积累的要求
• （2）当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采用严格的安全措 施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储 于能够脱机保存的载体上
电子文件归档与档案管理
20
电子文件的收集与积累的要求
• （3）对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件， 应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防 散失
一致 • 完整性：电子文件的内容、结构、背景信息和元数据无缺损 • 有效性：电子文件的可理解性和可被利用性
p171
电子文件归档与档案管理
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电子文件工作的原则
• 准确完整 • 高效易用 • 安全保障
•
p76
电子文件归档与档案管理
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电子文件工作管理体制
• 电子文件工作管理体制的基本原则：
• 集中统一
• 二、辅助性电子文件，即纸质文件为正本，电子文件为副本
• 三、电子文件阶段，即电子文件为正本，纸质文件为副本
• 四、无纸阶段
p39
电子文件归档与档案管理
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电子文件管理原则
• （一）档案管理的一般原则对电子文件的管理仍具有宏观指导作 用
• （二）电子文件的“电子”特点使电子文件工作须注意的两方面内 容：
电子文件归档与档案管理
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(二)电子文件自身的技术特点
• 编码形式上
• 二进制编码带来以下特性 • 非人工识读性 • 对计算机系统的依赖性 • 信息的易更改性
• 载体特性上
• 载体与信息的可分离性 • 信息存储的高密度性 • 载体的不稳定性
电子文件归档与档案管理
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电子文件发展的四个阶段
• 一、电子文件是形成纸质文件过程的产物，即“草稿性电子文件”
• 以数字代码形态存在，通过电子计算机系统进行信息记录、传输、 存储和利用的文件。
•
本书给出的概念
电子文件归档与档案管理
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电子文件的概念
指在计算机及网络中生成 的社会活动记录，即以数码形式 记录于磁带、磁盘、光盘等载体， 依赖计算机系统阅读、处理，并 可在通信网络上传送的文件。
----------国家档案局制定的《电子文件 归档与管理规范》（修改稿）的定义 p43
电子文件归档与档案管理
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电子文件的特点
• （一）电子文件具备文件的基本特征 • （二）电子文件自身的技术特点
电子文件归档与档案管理
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（一)电子文件具备文件的基本特征
• 1、电子文件也要求由法定作者制发 • 2、具有法定的权威性和现行效用 • 3、具有规范的体式和特定的处理程序
• 电子信息中，只有具有凭证作用和上述特点的，才能视为电子文 件。
电子文件归档与档案管理
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电子文件的收集与积累的要求
• （8）对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通 用格式的相关软件。音频电子文件以wav、mp3为通用格式
电子文件归档与档案管理
• （1）国家所有的电子文件与电子档案也应按档案规定分别由各级、各类档 案保管机构集中管理
• （2）全国电子文件工作在各级人民政府的领导下，由各级档案行政管理机 构统一、分级、分专业管理
• （3）对党政电子文件工作实行统一管理
•
p79
电子文的要求
• （1）记录了重要文件的主要修改过程和办理情况、有查考价值的电子文件 及其电子版本的定稿均应保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进 行向计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保 留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留