财务档案管理制度

财务档案管理操作规范

总体要求：

一、财务档案的内容及分类

二、会计凭证的管理

三、账册的打印装订及存档

四、档案归档管理

五、电子档案的管理

六、档案室的管理

七、档案的保密制度

八、档案的借阅

九、档案的移交及销毁

档案管理应当遵循《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及地产《财务档案管理办法》。

为实现财务档案保管整理工作的规范化，便于档案的管理和利用，依据集团、总部对规范财务基础工作的相关规定，制定本操作规范。

一、财务档案的内容及分类

1、凭证类。主要有原始凭证、记账凭证、其他会计凭证；

2、账簿类。主要有总账、明细账、日记账、各类辅助账簿、其他会计账簿。

3、报告类。主要有月度、季度、年度会计报告、财务分析及管理报告、专题报告、其他报告；

4、银行资料；

5、税务资料；

6、各类合同；

7、财务人事档案；

8、公司制度文件；

9、其他类：主要有会计移交清册、会计档案保管、销毁清册、税务申报资料、各类证照、银行对账单、银行存款余额调节表、财务档案借阅登记簿、其他财务档案、其他日常核算和财务管理过程中形成的档案材料。

二、凭证的管理：

1、票据粘贴、填制、装订规范，详见财务操作指引。

2、附件标准、内容及粘贴顺序参照《报销付款操作规范》。

三、账册的打印装订及存档

1、会计账簿包括总账、科目余额表、日记账、明细账和其他辅助性账簿。

2、现金日记账和银行存款日记账不得用银行对账单或者其他方法代替。

3、会计账簿必须在年度终了后2个月内打印装订。

4、账簿打印一律用A4纸打印，按照账务设置的要求打印数量账、三栏账、多栏账、日记账，且必须打印到最明细级。应当按实际使用的账页顺序编定连续页号，不得缺号或重号

5、明细帐只打印末级科目。往来账有辅助核算的要打印客商辅助核算帐页。

6、账簿原则上按“资产、负债、所有者权益、收入、成本费用”分类装订，考虑的装订成本和装订厚度问题，可适当合并装订，每册内封后附账簿科目目录。

7、分档案类别进行按年度汇总装订，用蓝色皮纹纸做封皮，左侧装订，封皮打印上“公司名称、公司LOGO、报告名称、报告年度”。

8、会计账簿由封面、账页、封底三部分组成，装订应符合美观、牢固、易于保管的原则。每本厚度适中，以不超过3CM为宜。

四、档案归档管理

1、财务档案归档总体要求

1.1归档的会计档案应具有连续性、系统性、综合性和完整性，必须真实准确地反映财务活动的全过程和历史面目。

1.2归档分类及顺序，参照总部的《财务档案归档目录》，详见附件。

1.3归档时，各种会计档案都必须按规定装订成册，按统一规格，内容详细填写封面和端面，并将单位、年月、名称、卷号等全部写明，不得随意省略，填写时要用钢笔或签字笔，不得用圆珠笔，铅笔或红笔。

1.4会计档案的封面及档案文件盒侧封，详见附件，要求统一标准，严格执行。要求按照标准顺序进行摆放。

1.5财务人员在接收各类档案前必须进过严格审查，审查各档案要输是否填写完整，相关签字是否齐全，审查合格后与送达方当面共同签收。

1.6财务人员在接收到各类会计档案后，必须在当天进行登记归档。

2、各类档案的归档要求举例

2.1每类档案要求资料齐全、完整，以打开该档案资料不用翻阅其他资料为标准，以《纳税申报资料档案》为例，所需档案资料说明如下：1）封皮；

2）目录（若资料较多）；

3）纳税申报表；

4）各税种税款计算清单（若有）；

5）税票、完税证（若有）、拨款回单（若有）复印件；

6）付款审批单、纳税ＯＡ审批（若有）复印件。

2.2装订要求

2.2.1分档案类别按月或按次整理、按年装订。

2.2.2按月或按次整理时，每月或每次都要有用A4白纸打印的封皮，封皮

打印上公司LOGO。

2.2.3分档案类别进行按年度汇总装订，用蓝色皮纹纸做封皮，左侧装订，封皮打印上“公司名称、公司LOGO、档案名称、档案年度”。

2.2.4此类档案日常进行整理，归入档案盒，会计年度结束后统一进行装订。

2.2.5图片

3、各类档案的存档方式

根据财务档案的零散程度以及查阅频度，可采用不同的存档方式：

3.1订本式。零散度高、查阅频度低的文档，通常采用订本式存档，防止散失。适用类型通常有会计凭证、会计账簿、银行对账单、会计报表等。

3.2活页式.零散度高、查阅频度高的文档，通常采用活页式存档，装入、取出方便。适用类型通常有合同、公文、公司制度、台账等。

3.3盒装式。零散度低、查询频度低的文档，通常采用盒装式存档。适用类型通常有审计报告、验资报告、会计档案保管清册等。

3.4袋装式。零散度低、查询频度高的文档，通常采用袋装式存档，便于翻阅、查找、抽取。适用类型通常有税务登记证、开户许可证等证照类型的档案。

存放同类档案的档案袋应装入档案盒中存档。

4、经济合同档案管理

4.1 经济业务合同存档分类

4.2 合同接收前的审查

1）使用集团规定的文本，是否未经审批改动集团规范文本，不能使用集团规定文本的，是否经过相关审批；

2）审查公司法律顾问出具的书面意见。

3）经办人按合同审批意见完善合同文本，确保拟签文本同审批文本内容一

致；

4）合同文本（含附件）超过两页（含两页）的，必须“骑缝”盖章，确保每页均有印痕；

5）合同签章页必须含有正文内容，不得单独成页；

6）当事人主体名称与印章是否一致；

7）如有授权代理人，则需查验是否有授权文件；

8）合同内容是否完整；

9）附件是否完整；

10）签署时间是否填写等。

4.3 合同归档

4.3.1 财务部必须以合同原件归档；

4.3.2 按4.1合同类别分类归集、装订、保管合同档案，合同文本超过一个档案盒时，在档案的侧封上标注“一、二、三”进行分类；

4.3.3合同补充条款或补充文件，必须同主合同一起保管；

4.3.4直接委托审批资料附在合同后面，招投标合同仅把合同审批OA附后，其他招标资料单独存放。

4.4采购合同的档案要求

4.4.1符合制度的直接委托合同后附要件：

1）合同审批OA；

2）符合制度的直接委托审批表（原件）；

3）《询价函》（三方比价为所有供方反馈的《询价函》）（原件）；