(完整版)“通知”“报告”“请示”“函”写作要求及其注意事项

“通知”“报告”“请示”“函”

写作要求及其注意事项

（提纲）

一、通知的写作要求及其注意事项

（一）适用范围。《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）第二章第八条第八款规定，通知用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（二）主要特点。一是适用范围广；二是使用频率高。三是专项性强；通知多是专项的。

（三）类型。通知种类较多，按其内容和功能大体可分为指示性通知、批示性通知、周知性通知、部署性通知、一般性通知等。

（四）通知的结构

通知由标题、主送机关、导语、正文、落款。

1.标题

2.主送机关

3.导语

4.正文

5．落款

（五）通知的写作

正文的内容一般由三部分构成，即“为什么”、“做什么”、“怎么做”。

（1）“为什么”即发文缘由，它是通知正文的开头，一般由通知的目的、意义、原因、依据等部分或全部内容构成。

（2）“做什么”是点明行文宗旨，一般在写完“为什么”以后,自然过渡,直接引出“做什么”。

（3）“怎么做”是通知正文的主体，应写明告知或要求办理、执行的具体内容。“怎么做”是通知最重要的组成部分，写好通知的难度也在于此。

（五）通知写作时注意以下事项

1.标题要准确简要概括行文内容，准确表达作者所要表达的行文意图，不能产生歧义。

2.通知的缘由要简洁，侧重交代行文的依据、目的、意义，与此无关的不写。

3.不能缺少“做什么”。“做什么”是任何通知的必备要素，其他要素可以缺少，而“做什么”是不可或缺的。

4.通知中不能到处提要求。一份通知所提出的要求，最好集中在一部分里，这部分内容一般置于通知正文的最后。

二、报告的写作要求及其注意事项

（一）适应范围。《条例》第二章第八条第十款规定，报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询

问。

（二）主要特点。一是广泛性，适用范围广泛。二是陈述性，内容以陈述为主。三是单向性，下级机关向上级机关单向行文。四是事后性，“事前请示、事后报告”。

（三）类型。一是综合报告：工作报告、情况报告、调研报告；二是专题报告：答复报告、会议报告、检讨报告、督查报告等。

（四）报告的结构

1.标题

2.主送机关

3.正文

4.落款

（四）报告的写作

开头：依据什么，报告如下。

正文主要是讲什么事情，根据报告的类型不同有所区别：总结工作报告：做了哪些工作；方法；进度或程度，效果；经验、体会等。

反映情况的报告：什么问题；原因；后果；解决的方法途径；

答复询问的报告：调查处理的结果；态度；意见。

正文主体部分的写作以事例说明为主：

一是“干货”，做了之后，有具体收获，可以用数字和

具体事实表述的东西；只唯实，不唯书、不唯上。

二是“湿货”，做了之后，还没有可以体现出成果的事实，只有一些“体会”——认识上的收获（现实的和可能的。如：某项教育——开展党的群众路线教育实践活动，这种刚刚开展的教育活动的成果就是这种“湿货”）。

三是“干货”、“湿货”都有，既有事实又有体会。

（五）写作时注意事项

1.详细占有材料

平时留心单位的事情，尤其要注意收集留存各类文字材料；

2.理出事项和观点

理出几方面的主要事情或提炼出几个主要观点（看法）；

3.注意用事实说话

事实说明观点，观点统率材料。

4.语言简洁生动

注意引用群众语言

5.典型事例与概括相结合

例如：机关注重效能建设，100%的同志都坚持了上下班制度，没有迟到、早退现象。有三位同志住址离单位较远，每天这三位同志都是早早起床，倒三次车才能到单位。

6.用辩证的、全面的、发展的眼光看待问题。

7.避免报告标题出现叠床架屋、语义重复的毛病。

三、请示的写作要求及其注意事项

（一）适用范围。《条例》第二章第八条第十一款规定，请示用于向上级机关请求指示、批准。

（二）主要特点：

一是内容针对性、规定性。遇到以下情况，都可行文请示：（1）对党和国家的有关路线方针政策和法律法令不甚了解，有待上级明确批示的问题；（2）工作中发生了重大问题或原无有关规定，难以处理，希望上级机关给予指示的问题；（3）工作中遇到困难，需要上级机关帮助解决的问题；（4）困本地区、本系统、本单位情况特殊，难以执行统一规定，需要变通处理请求批准的问题；（5）本机关职权范围内不能决定或决定不了有待上级机关批准的问题；（6）本机关、本单位意见分歧，无法统一，要求上级裁决的问题；（7）建立机构、增加编制等需要向上级机关请求批准的问题；（8）其他按上级有关规定应当请示求的问题。

二是逐级请示，不得越级行文，特殊情况需越级请示（如遇到重大突发事件：含自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全事件等），要抄送被越过的有隶属关系的上级机关。

三是单一性，一事一请示。

四是呈批性，原则上主送一个主管的上级机关即有隶属关系的直接上级机关，无论同意与否，上级机关都要给答复。

五是请示者和受理者必须是一级机关或组织，并具有隶

属关系或业务指导关系。

六是事前性，必须是事前请示，不能先斩后奏。

（三）类型。按请示的内容性质可分为请求指示性请示、请求批准性请示、请求批转性请示等。

（四）请示的结构

1.标题

2.主送机关

3.正文

4.期复语

5.落款

（五）请示的写作

正文一般分为三个部分：

第一部分：缘由，即请示的理由，这是请示件写作的重点和关键，应当写得合情合理，充分周详，以突出请示的必要性和迫切性。

第二部分：事项，即请示的事项，事项要具体。

第三部分：意见，即请示事项的解决办法，意见要明确，切实可行，以增加获准的可能性。

结束语：一般为“以上请示，妥否，请审批”；“以上请示如无不妥，请批复”；“专此请示，请研复”。

写请示件时，有两种情况影响请示的质量：

一是对请示事项的理由即为什么要这么做说不清楚，缺