电子文档的类型与保管-PPT课件

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技术保存是指为了延续技术过时的电 子文件的可存取性保存处理电子文件的计 算术包括读取电子文件所需的软件和硬件 在需要时提供利用。 • 这种方法要求电子文件的各种设备必须保 存齐全、良好，还必须保持操作这些过时 技术的技能。
问题：何为电子文档？有哪些类 型？如何保管？ 组长 袁勇威（ppt） 宣讲 奚依沁、张慧 组员 唐文彬、黄衣宸、吴胜男 杜一凡、宫晨阳、蔡梦洋、 祝雪 霓、次央、宗吉、尼克塔、翟艺 伟
办公室行政管理实务 —第十组宣讲
一、何为电子文档
简介：电子文档是指人们在社会
活动中形成的，以计算机盘片、固 体硬盘、磁盘和光盘等化学磁性物 理材料为载体的文字和图片材料。 如电子文书、电子信件、电子报表、 电子图纸、纸质文本文档的电子版 本等等。
按照信息表达方式划分（图、文、声、像…）
一、按文件功能划分
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1. 主文件
—— 记录信息内容，传达作者意图，行使行
政职能的文件。
• 2. 支持文件
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—— 生成和运行主文件必须的文件。
两者的关系：
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鱼
水
树
土
二、按文件构成特点划分
•1 简单文件
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——仅由一种格式组成的文件
•2 复合文件 • ——由多种媒体形式和文件格式合成的文件 •3 复杂文件 • ——逻辑结构复杂，并由多个服务器操作的文件 • 典型：超文本文件（Hyper text); • 超媒体文件（Hyper media)
三、按信息存储载体划分
1. 磁盘文件
软盘
硬盘
•2. 磁带文件
3. 光盘文件
四、按存在目的划分
•1. 利用文件
•——为利用而制作、流传的文件
•2. 保存文件 •——脱离流转过程，作为母板保存的文件 •3. 备份文件 •——作为保存文件的复本而备存的文件
五、按来源途径划分
•1. 原生电子文件
• ——直接生成于数字环境中的电子文件
• 图形（矢量图）文件：
以数学方法描述的一种由几何元素
最著名的矢量图处理软件有 Corel DRAW、Illustrator、 Freehand等
组成的图形。
一般直接在计算机上采用矢量图处 理软件绘制而成
所占的磁盘空间较位图小很多
缩放后图形、图像的分辨率不发生 任何变化
不需要像位图一样记录图像 中每一个像素的信息数据
三、电子文档如何保管
电子文档如何保管
载体的 物理保 存
信息的 安全维 护
一方面，电子文件是依赖于计算机 技术环境的。 另一方面，计算机技术迅猛发展，新 技术层出不穷。
• 尽管数据的丢失与存储载体的变质有很大 关系， • 但主要问题仍是软件与硬件技术的迅速更 新、过时。
• 因此，在电子文件的保存管理工作中，采 取有效的技术策略就显得很重要
•2. 数字化的电子文件 • —— 由传统文件通过数字化而形成的电子文件
六、按信息表达方式划分
•（一）图像文件 •（二）图形文件
•（三）文本文件
•（四）音频文件 •（五）视频文件 •（六）数据文件 •（七）程序文件
（一）图像文件
•图像文件： •
• —— 以图像为表达方式的电子文件
（二）图形文件
（三）文本文件
TXT格式
DOC格式
WPS格式 UOF格式 XML格式等
文本文件的类型
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文本文件可以根据其表达形式、记录目的之不同 而分为： • • 百度文库• • 纯文本格式 仅记录文本内容，不记录其格式。 常见的有：TXT文件 格式化文本格式 同时记录文件的文本内容及其格式信息。 常见的有：DOC文件、WPS文件、RTF文件。
二、电子文档的类型
电子文件的分类
按照文件功能划分（主文件、支持文件） 按照文件构成特点划分（简单文件、复合文件、复杂文件） 按照信息存储载体划分（磁盘文件、磁带文件、光盘文件） 按照存在目的划分（利用文件、保存文件、备份文件）


按照文件来源途径划分（原生电子文件、数字化电子文件）