秘书文书档案管理
秘书如何做好文书处理和档案管理
秘书如何做好文书处理和档案管理在一个组织或单位中，秘书往往承担着文书处理和档案管理的重要职责。
这两项工作看似平凡，实则对组织的运转和发展起着至关重要的作用。
能否高效、准确地处理文书和管理档案，直接影响到信息的流通、决策的制定以及工作的连续性。
那么，秘书究竟如何才能做好这两项关键工作呢？文书处理是秘书工作的重要组成部分。
首先，秘书需要具备敏锐的信息捕捉能力，能够快速准确地理解来文的主旨和要求。
这就要求秘书在收到文书时，认真阅读每一个细节，不放过任何关键信息。
对于一些重要或紧急的文书，更要做到第一时间处理，确保信息的及时性和有效性。
在文书的登记环节，秘书要做到条理清晰、分类准确。
可以根据文书的来源、性质、紧急程度等因素进行分类，建立详细的登记台账。
这样不仅便于后续的查找和管理，也能为工作的有序进行提供保障。
文书的拟办是一项需要深思熟虑的工作。
秘书要根据领导的职责分工和工作重点，提出合理的拟办意见。
这就需要秘书对单位的工作流程和领导的工作习惯有深入的了解，能够准确判断文书的重要性和紧急程度，为领导提供有价值的参考。
在文书的传阅和催办过程中，秘书要严格遵守工作流程和保密制度。
确保文书按照规定的顺序传阅，避免遗漏和延误。
对于需要办理的文书，要及时催办，掌握办理进度，确保工作按时完成。
接下来谈谈档案管理工作。
档案是组织的重要历史记录，具有不可替代的价值。
秘书在档案管理中，首先要重视档案的收集工作。
要确保各种门类和载体的档案应归尽归，不遗漏任何有价值的信息。
档案的整理是一项繁琐但重要的工作。
秘书需要按照一定的分类标准，对收集来的档案进行系统的整理。
可以按照年度、组织机构、问题等分类方法进行分类，使档案条理清晰、易于查找。
档案的保管也是至关重要的。
秘书要确保档案存放的环境安全、适宜。
要做好防火、防潮、防虫等工作，保证档案的完整性和安全性。
同时，要建立严格的档案借阅制度，明确借阅的流程和要求，防止档案的丢失和泄密。
秘书人员与文书档案的关系
提升秘书人员的职业素养
熟悉文书档案： 了解档案的种类、 格式和保存方法
提高工作效率： 通过查阅档案， 快速获取所需信 息
增强沟通能力： 与档案管理人员 进行有效沟通， 提高工作效率
培养严谨态度： 对档案进行严谨 的处理和保存， 确保档案的完整 性和准确性
人工智能：利用AI技术进行 文书档案的自动分类、整理
和翻译，提高工作效率
感谢您耐心观看
需文件。
保存、保护：对文件 进行妥善保存，防止 损坏、丢失或泄露。
销毁、处理：对过期、 无用的文件进行销毁 或处理，确保文件的
安全性和合规性。
秘书人员与文书档案 的关系
文书档案工作的重要性
文书档案工作是秘书人员的 重要职责，关系到组织的正 常运行和决策的科学性。
文书档案工作可以提高工作 效率，减少重复劳动，降低
保管原则：安全、保密、方便查阅 保管方法：分类、编号、归档、备份 利用方式：查阅、借阅、复制、电子化 利用效果：提高工作效率，促进信息共享，保障企业利益
文书档案的保密与销毁
保密原则：确保文书档案 的安全性和保密性
保密措施：设置密码、权 限管理、物理隔离等
销毁程序：按照规定程序 进行销毁，确保不留痕迹
工作成本。
秘书人员是文书档案工作的 主要承担者，负责文件的收 集、整理、归档和利用。
文书档案工作可以保护组织 的知识产权和商业秘密，维
护组织的合法权益。
秘书人员与文书档案工作的关系
秘书人员负责文书档案的收集、 整理、归档和利用
文书档案是秘书人员工作的重 要依据和参考
秘书人员需要具备文书档案管 理的专业知识和技能
文书档案管理制度
文书档案管理制度文书档案管理制度「篇一」1、由秘书组明确专人负责本办文书档案管理工作。
2、建立收发文登记薄，对各种文件、资料及时做好登记、分发、归集。
坚持对密级文件和资料一月进行一次清理，严格借阅登记手续。
3、起草、印发各种文件、资料，必须符合办文程序和质量要求。
4、加强密级文件、资料的保管，不准随意带走、散发、遗失、出售密级文件、资料。
5、对本办在工作中形成的具有查考、利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件、磁性载体等原始记录，任何个人不得据为己有，丢失或者擅自销毁。
6、年终对所有文件、资料进行全面清收、整理立卷和归档。
7、档案人员要加强对档案库房的管理，保持整洁卫生，定期检查，做到防火、防盗、防潮、防虫、防高温等，对破损变质的档案材料要及时采取补救措施，确保档案的完整与安全。
8、建立健全档案借阅登记制度，档案人员要对档案的收进移出等情况进行统计，任何个人不得损毁、出卖、涂改、伪造档案。
9、档案人员在岗位发生变动时，应按规定办理档案交接手续。
文书档案管理制度「篇二」一、收文制度1、凡公司收到的文件、函、电报均由收发人员统一签收、拆封、编号、登记(函、电报直接分送有关部门)，及时送质管部主管领导签批后，分送有关领导阅批，部门阅办，并在文件传阅、处理单上签字。
文件阅后及时收回归档，送各部门的文件，由各部门指定专人保管，阅后及时送还。
2、公司领导及有关部门及时阅文，凡需收回的文件如数退回，不得积压、丢失。
3、外出参加会议带回的公文应交文书登记，个人不得保存任何文件。
二、发文制度1、凡以公司名义发出的公文，拟稿人必须用规定文稿纸撰稿，由部门领导签字，统一送秘书核稿，经领导审核签发(属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发)，由文书统一登记、统一印制。
凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）交两份给文书统一收集管理。
2、公司会签外单位文件，经相关部门和领导审核后会签。
秘书档案管理工作：档案工作错误案例及分析
秘书档案管理工作：档案工作错误案例及分析
2013秘书档案管理工作：档案工作错误案例及分析
1.案例情景
某公司实习秘书肖扬在整理公司文书准备归档，她把文书按照不同文种加以分类，在每类中按时间排列。
还把文件后的'附件一一分离出来，单独装订。
在每份文件上标上页号，文件左侧统一用订书机装订。
最后把这些文件按照时间顺序依次装入档案盒中，填好档案，然后移交给档案室。
结果档案室管理员陆言看了后直摇头。
2.任务要求
根据上述案例，请判断实习秘书肖扬在文书归档整理过程中有哪些不妥之处。
3.案例分析
(1) 无需对文书进行文种的区分，因为文件在排列时只考虑事由、时间和重要程度等因素。
(2) 文书整理中公文附件一般不单独成件，而是和公文正文一起成一件。
(3) 取消立卷以后，文件归档不需要再编页号。
(4) 文件采用何种方式装订要考虑是否会破坏档案的原貌或能否长期保存，订书针对永久或长期保存的档案不太合适，因为容易锈蚀。
(5) 文件排列时，首先要考虑事由因素，同一事由的应排在一起，同一事由内部按时间顺序或重要程度排列，不同事由间按时间顺序或重要程度排列。
(6) 文件排列好后要加盖归档章。
(7) 文件装盒前要考虑档案的分类方案，不同保管期限的档案不能装入同一盒中。
【2013秘书档案管理工作：档案工作错误案例及分析】。
文书档案管理制度
文书档案管理制度文书档案治理制度11、文书立卷每年年初机关文书部门或业务部门首先要制订出当年可能形成文件的案卷类目，依据案卷类目做好平常的文件收集、分类工作。
在文件收集齐全的根底上，将文件按以下特征逐项分开。
①分年度。
将文件按其形成的年度分开。
②分级别。
将文件按其之间的关系分成上级、同级、下级。
对相互联系严密的文件，如上级的批复、下级的请示应放在一起。
③分机构。
将文件按其产生或承办部门分开。
④分问题。
将文件按其内容所反映的问题分开。
⑤分期限。
依据《文书档案保管期限的规定》，将文件按不同的保管期限分开。
在文书分类的根底上，依据实际状况，敏捷运用文件各特征（问题、、时间、地区、文件名称、文件往来机关），分别组合成若干个案卷。
拟写案卷标题，简明、准确地反映卷内文件的内容。
案卷正式确定下来后，依据卷内文件时间、重要程序、问题、、地区、文件名称、文书往来机关等详细状况系统排列。
编写卷内文件的页号；填写卷内文件名目和备考表；撤除档案文件上的金属物，装订案卷；填写案卷封面，包括案卷标题、卷内文件的起止年月、页数、件数、保管期限、案卷编号等。
2、档案治理将档案库房的档案柜、架科学排列编号。
保持库房内外清洁卫生。
学习和把握档案爱护技术。
库房要有防高温、防潮、防盗、防光、防尘等安全设施，避开灰尘、有害气体、微生物、虫、鼠等对档案的危害。
3、档案利用预备检索工具。
编制案卷名目、全引名目、专题文件名目、资料卡片、档案资料存放索引、汇编有关文件、参考资料等，并积极开展档案史料的编研工作。
查阅、借阅有关文件，需经秘书长批准；对摘抄、复制的档案资料进展审核、登记，然后在摘抄、复印件上注明出外、时间。
借阅档案，应仔细填写借阅登记薄《档案利用效果登记表》，以便存查。
对借出的档案资料要按时收回入库。
4、档案统计建立档案收进、移出登记簿。
精确编制档案工作状况统计年报，准时上报有关部门。
5、档案鉴定依据国家有关档案保管期限的规定，制定档案保管期限表，由档案部门和有关业务部门的人员组成鉴定小组，定期对档案进展鉴定。
秘书文书档案指导：文件归档具体步骤
（一）区分归档与不归档的档案盒（案卷）按照归档范围和不归档范围的规定，把不归档的、留存在本机关团体供工作参考的档案盒（案卷）与应归档的档案盒（案卷）区别开来，把应归档文件的档案盒（案卷）移交档案部门。
（二）编制移交目录编制移交目录，就是把归档文件目录或案卷目录复印成一式三份，移交部门一分，接收部门一份，以便双方核对、检查。
另一份留存在档案盒或案卷内。
在移交目录后还应附有《移交备考表》，内容包括：档案盒（案卷）总数、移交人、接收人、交接时间等项目。
（三）查验收归档档案盒（案卷）移交时，档案管理部门要对档案盒（案卷）进行严格检查。
检查包括两主面的内容： 1、检查档案盒（案卷）质量。
即检查装入归档文件的档案盒或立成的案卷是否符合归档文件整理、立卷的原则、要求，是否反映了盒（卷）内文件的特征，盒（卷）内文件是否有损坏，装订是否整齐等等。
对不符合要求的，档案部门可以要求移交部门重新整理。
2、检查档案盒（案卷）内文件的数量。
即检查档案盒内或案卷内文件的总数是否与移交目录相符；盒内文件件数或卷内文件页数是否与档案盒封面或案卷封面所填写的数目相符。
为避免返工、浪费时间和增加工作量，检查档案盒（案卷）内文件的数量和质量的工作应尽量提前到编制归档文件件号或案卷目录前进行。
这就要求档案部门加强对归档文件整理、立卷工作全过程的指导、监督，尽早派人到文书部门和业务部门检查、监督文件整理、立卷工作，及时发现、指出和纠正问题。
这一步工作做得越好，在移交检查时出现返工的概率就越小，工作效率就越高。
（四）办理移交手续归档文件的档案盒（案卷）检查完毕，对符合要求的档案盒（案卷）就可以办理具体移交手续。
具体移交时，交接双方各拿一份移交目录，按照目录的内容清点归档文件的件号、盒号或页号、卷号；核对无误后，双方均应在三份移交目录和移交备考表上签字；将三分清单分别交由交接双方：一份文书部门或业务部门留存备查；两份存档案部门。
对于文件数量少的机关团体，可由档案部门统一编制归档文件目录或案卷目录，移交时，由档案部门开据移交凭据，各部门可不必再单独编制移交目录。
秘书文书与档案管理
一、文书的稿本是文书的文本和文稿的总和。
文书在草拟、修改、审核、签发和印制的过程中，会产生不同的稿本。
（1）正本、副本与存本的主要区别在哪里？共同点：正本、副本、和存本三个外观一样。
不同：正本是根据定稿缮印、具有一定格式的送达主送机关的正式文本。
由收文机关根据文件的查考、保存价值、决定是否需要存档保存。
副本：是指公文正本的复印件或复份。
正本复份的内容和外形特征与正本基本相同，只存在送达对象和使用目的上的差别：正本送达主送机关，副本送达抄送机关或本机关留存备查、归档；正本具有正式公文的法定效用，作为复制件的公文副本（抄本、复印本），则因不能再现公文的全部特征，故不具备正式公文的法定效用，只作为参考、备查。
副本一般不需归档保存。
存本：指发文机关留底存档的文本。
存本是不对外发送的，一般可以不加盖印章或签署，起存档及正本核对查清的作用。
存本与定稿一起归档保存。
二、定稿与存本的区别？在于有没有领导签发的标志。
三、审核的重点《办法》第三十一条规定：收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。
审核的重点是：（1）是否应由本机关办理；（2）是否符合行文规则；（3）内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；（4）涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；（5）文种使用、公文格式是否规范。
四、签发《办法》第二十八条规定：（正签）以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发。
（代签）以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或由主要负责人授权的其他负责人签发。
五、文件与档案整理工作的原则（1）充分利用原有基础A充分尊重和沿用已有的整理基础。
不要轻易打破原有的规律，而因充分尊重和沿用原有的整理办法，从而使文件和档案整理工作保持延续性和稳定性。
B充分研究和利用原来整理的成果。
不轻易破坏以往整理和保存的历史状况。
（2）保持文件之间的历史联系A文件在来源方面地联系；B文件在实践方面的联系；C文件在内容方面的联系；D文件在形式方面的联系。
文秘档案管理规章制度范文
文秘档案管理规章制度范文一、目的与范围本规章制度的目的是为了规范文秘档案的管理工作，确保档案的完整性、安全性和准确性，为组织的日常运作提供有力的支持和保障。
本规章制度适用于所有从事文秘工作的人员。
二、档案管理的基本原则1. 称职负责：每个文秘人员都应当履行好档案管理的职责，保证档案的完整性和机密性。
2. 规范操作：文秘人员在处理档案时，应当按照规定的程序和要求进行操作，杜绝随意更改和丢失档案的行为。
3. 安全保密：文秘人员应当严格保守档案的机密性，禁止私自复制、泄露和传播档案内容。
4. 定期整理：定期对档案进行整理和归档，确保档案的有序性和可检索性。
5. 准确记录：文秘人员在处理档案时，应当准确记录档案的相关信息，确保档案的真实性和可靠性。
三、档案的分类与归档1. 根据档案的性质和用途，将档案进行分类，包括行政文书类档案、会议纪要类档案、合同协议类档案等。
2. 档案的分类原则是相同性质和用途的档案应当归为同一类别。
3. 将归档文件统一编号，并在封面上注明档案的名称、编号和存放位置。
4. 档案的归档应当按照时间顺序进行，先进先归档。
四、档案的管理与交接1. 档案管理工作由专人负责，负责管理档案的人员应当具备一定的档案管理知识和经验。
2. 档案管理人员应当制定档案管理计划，并严格按照计划执行，确保档案的及时整理和归档。
3. 档案管理人员在交接工作时，应当确保交接的档案信息准确无误，并确保档案的安全交接。
五、档案的保管和查阅1. 档案应当存放在专门的档案室内，确保档案的安全。
2. 档案室应当定期进行安全检查，确保档案的防火、防潮和防盗措施得到有效执行。
3. 未经许可，任何人不得私自进入档案室。
4. 档案室内的档案应当按照一定的分类和编号方式进行存放，并做好相应的标识和记录。
5. 对于需要查阅的档案，应当向档案管理人员申请，经批准后方可查阅，查阅后应当及时归还档案。
六、档案的保密和复制1. 档案管理人员应当保守档案的机密性，严禁私自复制、泄露和传播档案内容，必要时应当采取相应的安全措施，如加密、锁定等。
办公文秘人员如何做好档案管理工作
办公文秘人员如何做好档案管理工作档案是档案信息与档案客体的复合体，它具有个体意识和群体意识的功能。
提高档案工作的效率与质量，可以给我们的工作决策提供更多参考和值得借鉴的信息。
因此，档案管理工作人员务必认真做好档案收集、整理、管理、利用等各个环节的工作。
那么，如何做好档案管理工作呢?我作为开发区管委会办公室的一名文秘工作人员，同时兼任管委会文书档案管理，在实践中，我通过不断总结，寻找其中的规律，得到了一些粗浅的见解，愿与大家共同分享。
一、规范公文处理，把好公文形成关公文是档案的前身，当其处在传递、运转、承办和执行过程中，具有现行效用，不能称其为档案;档案一般是完成了文书处理程序，完成了传达和记述使命而备查的历史文件。
因此公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。
而公文拟制则是公文形成的关键环节。
不同单位的文件拟制部门各不同，有的单位的公文是由办公室统一拟制的，有的则是由相关职能部门起草然后交由办公室负责印发。
我区就属于后者，由于各职能部门写作人员的水平、素质各不相同，对公文起草工作相关要求的理解存在差异，导致起草的文件的质量也就大不一样。
我们单位在公文拟制过程中存在的问题集中反映在以下几个方面：1.文种使用不当。
主要有请示、报告不分;一文请示多件事情;生造文种或不规范使用红头文件等。
2.附件标识比较混乱。
有的公文注有附件，但既不在规定的`位置做出标识，也不在附件名称前标识出具体的序号，行文程序很混乱。
3.公文印制不规范，用纸有大有小，给后来的档案装订和管理带来很大不便。
4.公文主题词标注不准确，不利于检索查找。
5.数字使用不规范等等。
上述情况，严重影响了公文转化为档案的立卷和归档。
因此，一名专门负责公文拟制的你人员，平时有责任也有义务对各部门呈送的公文初稿进行规范处理，依照有关规定，全面审核，严格核稿，特别是对那些突出表达主题思想的关键的字、词、句等要严格把关，发现问题应尽快与提供初稿的职能部门进行衔接，共同磋商，尽量将各种问题都解决在核稿阶段，决不能将问题推给签发的领导定夺，以确保公文的高质量、高水平，以及档案的高质量、高水平。
文秘档案管理规章制度范本
文秘档案管理规章制度范本第一章总则第一条为规范文秘档案的管理，保障机关和单位文秘工作的有序进行，制定本规章制度。
第二条本规章制度适用于所有机关和单位的文秘工作人员。
第三条文秘档案的管理，应遵循依法、规范、高效和保密的原则。
第四条机关和单位应设立专门的文秘档案管理部门，负责制定、实施和监督文秘档案管理的具体措施。
第五条文秘档案的管理应建立科学、完整的档案管理制度，确保档案的有效利用和长期保存。
第二章文秘档案的归档和整理第六条文秘档案应按照类别和重要性进行归档。
第七条归档前，应对文秘档案进行整理，清除冗余文档和无用信息。
第八条归档时，应按照一定的分类标准进行文件夹的安排，并在文件夹上注明文档的基本信息。
第九条归档后，应将文件夹放置于专门的档案柜中，并做好标注和登记工作。
第三章文秘档案的借阅和查询第十条文秘档案的借阅和查询应遵循审批制度，借阅人应填写借阅申请并经主管人员批准。
第十一条文秘档案的借阅期限一般为七个工作日，如需延长，应提前向部门申请。
第十二条在借阅文秘档案期间，借阅人应注意保护档案的完整性和安全性，禁止涂改或撕毁文件。
第十三条文秘档案的查询应由专门的工作人员负责，查询结果应及时反馈给申请人。
第四章文秘档案的转移和销毁第十四条文秘档案的转移应按照内部文件和规定，由管理部门统一安排和实施。
第十五条转移档案时，应制定详细的转移计划，包括档案的数量、种类、接收方和时间等，严格按照计划执行转移工作。
第十六条文秘档案的销毁应严格遵守相关法律法规的规定，确保档案的合法、安全和环保销毁。
第十七条销毁过程中，应有专人监督和记录销毁的档案数量，销毁后应及时制作销毁证明。
第五章文秘档案的安全保密第十八条文秘档案应设立专门的保密柜来存放，确保档案的安全。
第十九条保密柜的使用应严格按照权限管理，每次开启保密柜都应记录，并确保保密柜的密封性。
第二十条文秘档案的借阅和查阅应遵循保密审批制度，禁止将档案外借、泄露和篡改。
公司文秘档案管理制度
公司文秘档案管理制度一、概述公司文秘档案是公司的重要资料，管理工作的规范化对于公司的发展具有极为重要的意义。
为了保证文秘档案的保密性、完整性、可追溯性，规范文秘档案的管理，制定本公司文秘档案管理制度。
二、适用范围本制度适用于公司的所有文秘档案管理工作，包括文秘档案的存放、查阅、借阅、销毁等。
三、管理机构公司设立文秘档案管理部门，具体负责公司文秘档案管理工作，并建立文秘档案管理制度。
四、档案分类文秘档案分为行政档案、财务档案、业务档案、会计档案等，具体分类由文秘档案管理部门审核决定。
五、档案管理1. 文秘档案的存放•文秘档案存放采用分级负责制，各部门成立相应的档案管理小组；•档案室采用密闭式管理，窗户、排气管等必须密封固定，以保证档案的安全性；•档案室内应设立温湿度、烟雾传感器等环境监测设备，对档案室内的环境进行实时监测。
2. 文秘档案的查阅与借阅•文秘档案管理部门负责对档案室的档案查阅和借阅进行统一管理；•档案室必须制定档案查阅和借阅的管理流程，严格监管借阅人员对档案的查阅和借阅；•借阅人员必须出示有效的证件，并在档案管理人员的监管下进行查阅和借阅。
3. 文秘档案的销毁•文秘档案的销毁必须严格按照销毁程序进行，销毁前应由专人出具销毁申请，经主管领导批准后方可进行销毁；•文秘档案销毁时必须密封、标识，并按规定存放于销毁库房，待定期销毁。
六、档案保管期限文秘档案管理部门负责制定各类档案的保管期限，应严格按照国家有关文件保管期限的规定执行。
七、档案管理制度的宣传和培训文秘档案管理部门应通过多种方式，如公司内刊、宣传栏、培训等，对公司档案管理制度进行宣传和普及，提高员工的档案管理意识和技能。
八、违反规定的处理对未经许可私自查阅、借阅、拷贝档案、未经批准销毁档案、对档案造假等违反本管理制度规定的行为，涉及员工应依照公司制度进行处理，情节严重者应依法追究其法律责任。
九、制度改进本制度的有效性需要不断地评估和改进。
秘书档案管理工作：档案的收集工作
1．含义档案的收集工作是档案工作的起点，是整个档案工作中极为重要的一个环节。
档案收集工作就是按照规定，通过例行的归档制度和专门征集的办法，将分散在个人和职能部门的具有保存和利用价值的文件，分别集中到相应的档案管理部门的一项工作。
归档是档案的主要来源。
企业文件归档是指企业内部的各职能机构和所属单位，将各项事务活动中形成的、具有保存价值的文件，按照归档制度移交给档案部门集中保管的工作。
归档和收集是一项完整工作的不同方面，是企业文件工作和档案工作的连接点，归档是企业文件工作的终点，接收归档文件(即档案收集)则是档案工作的起点。
在设有档案部门的企业中，秘书要严格按照相关的制度和规定负责做好文件的归档工作。
2．归档的步骤(1) 归档之前，秘书人员要根据归档制度确定归档范围。
(2) 档案部门要事先检查验收归档案卷的质量。
(3) 履行归档手续，进行案卷的移交，完成归档工作。
3．归档制度1) 归档范围归档范围是指办理完毕的文件材料应当归档及不应归档的范围。
文件材料归档与否主要取决于文件本身的保存价值。
凡是在本企业活动中直接形成的，在当前或一定时期内具有凭证作用和长远的历史查考作用的文件均属归档范围。
各单位应根据本单位的实际情况，制定归档文件的范围，对哪些文件应该归档、哪些文件不应该归档做出相应的规定，秘书人员应该熟悉这些规定。
如果公司现在还没有类似的规定，秘书应协助有关人员制定。
2) 归档时间归档时间是指文书(文件)处理部门或业务部门将需要归档的文件向档案室移交的时间。
当然，为了促进文档一体化管理的实现，事情办理完毕后，对相关文件进行价值判定和简单的排列、编号即可归档，改变原有的每年集中整理归档的习惯做法，使办理完毕的文件能够直接进入档案整理环节，“随办随归”。
尤其是某些小企业，工作人员数量少，文书(文件)处理集中，文书处理和档案工作由一人兼管，可不专门规定归档时间。
3) 归档文件的质量要求归档的文件材料应完整、准确、系统，文件书写和载体材料应能耐久保存，文件材料整理符合规范。
《文书与档案管理》实训课程标准
《文书与档案管理》实训课程标准0 课程基本信息0.1 适用专业文秘（行政助理方向）专业0.2 开课系部环境信息系0.3 课程负责人余铮0.4 学时与学分共64课时，4学分1 课程定位1.1 课程性质与作用课程的性质：《文书与档案管理》是文秘（行政助理方向）专业的专业核心课程，是针对高职文秘专业的人才培养要求，在整合文秘专业两门传统的课程——文书学、档案管理学有关内容的基础上，针对企事业单位文书工作、档案工作实际内容和工作过程而设计的一门理论与实践紧密结合型的文秘专业必修课，也是国家秘书职业资格考试的重要内容。
课程的作用：本课程主要向学生介绍文书与档案的基本理论，本课程以培养应用型和操作型秘书人才为目标，结合相关工作岗位的职业要求，使文秘等专业学生掌握文书收文发文处理、档案管理的业务知识，特别是要掌握熟练相关工作岗位的操作技能，不断提高实际应用能力，具备在基层企事业单位从事公文撰制与处理、档案信息管理的业务素质和工作能力。
本课程对学生文书处理能力的培养和档案管理技能的提高起到主要支撑作用。
1.2 相关课程本课程与应用写作、档案管理、现代办公应用软件相衔接，同后续的文秘综合实训等课程打下基础。
表1 与前导课程的关系表2 与后续课程的关系2 课程目标2.1 课程总体目标本课程总体目标，是根据社会对文秘专业学生的需要，通过系统传授文书学的基础知识、基本理论和训练基本技能，培养较为熟练地从事文书管理工作的实用型人才。
使学生能够运用所学知识分析和解决实践中的实际问题。
通过学习考核达到高等学校文秘专业专科课程的基本要求。
2.2 知识、能力与素质目标2.2.1 知识目标（1）掌握文秘岗位必需和够用的基本理论知识；（2）掌握和具备文秘岗位所需的专业技能；（3）掌握文书与档案管理工作的能力，以适应当今信息社会对文书与档案的管理和使用；（4）掌握文书与档案管理的一般方法与技术，按照文书与档案管理活动的专项内容顺序展开；（5）掌握具有普遍性的专门档案以及新型载体的档案资料及实物材料的管理方法与技术；2.2.2 能力目标（1）具有按照公文运转流程收发、处理各类文件，会对归档文件进行科学的分类和加工整理的能力；（2）具有运用计算机对室藏档案进行科学管理，准确检索并提供利用的能力；（3）具有独立完成人事档案、声像档案、科技档案等专门档案的分类、编目和日常管理的能力；（4）具有良好的职业道德思想。
文秘档案管理规章制度
文秘档案管理规章制度一、总则文秘档案管理是指对各类文秘档案资料进行的分类、整理、保存、利用和销毁工作。
旨在确保文秘档案的完整性、准确性和安全性，提高工作效率和信息资源利用率。
为了规范文秘档案管理工作，制定本规章制度。
二、档案管理职责1. 文秘档案管理部门是负责整个机构的文秘档案管理的主体，负责文件的收集、整理、归档和检索工作。
2. 各部门负责对其本部门的文秘档案进行整理和保存，并按时提供给文秘档案管理部门备案。
3. 全体员工都有文秘档案管理的责任，要妥善保管文秘档案，并按规定提供文秘档案借阅服务。
三、档案分类和整理1. 档案要按照文件的主体、性质、用途和来源等进行分类。
2. 文件要按照时间顺序进行整理，确保文件的连续性和可追溯性。
3. 不同文件要有明确的编号和标识，以便于查找和管理。
四、档案保存和利用1. 文秘档案要保存在指定的档案库中，保持干燥、通风和防潮，防火、防盗等措施要得到落实。
2. 档案要按照一定的时限进行归档，过期的档案要及时销毁。
3. 文秘档案要严格按照规定的程序和权限进行借阅，借阅者必须填写借阅申请，并保证档案的安全性和完整性。
五、档案销毁1. 档案销毁必须经过严格审核和批准，符合销毁条件的档案才能进行销毁。
2. 涉及机密信息的档案销毁必须采取特殊措施，确保信息的彻底销毁。
六、档案管理责任追究违反本规章制度的，应依据有关国家法律法规和规章制度进行追究责任，情节严重的将给予相应的纪律处分。
七、附则本规章制度自颁布之日起执行。
如有需要修改，应经相关部门审批并重新颁布。
八、常用术语解释1. 文秘档案：指各类文秘资料和文件的集合。
2. 档案管理部门：负责机构文秘档案管理的部门。
3. 归档：将文件按照一定的顺序放置在档案库中。
4. 销毁：将已经归档的档案进行销毁处理，以防止信息泄露。
5. 追究责任：对违反档案管理制度的人员进行相应的处理和追责。
以上为本机构文秘档案管理规章制度，各部门和员工必须严格遵守，不得有任何违反性行为。
秘书处档案管理制度
一、总则为加强秘书处档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家档案管理的有关法律法规，结合我处实际情况，特制定本制度。
二、档案管理范围1. 秘书处内部形成的文件、资料、图表、照片等纸质档案。
2. 秘书处电子文件、电子邮件、数据库等电子档案。
3. 秘书处与其他单位往来的文件、资料、信函等。
三、档案管理职责1. 秘书处档案管理员负责档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
2. 各部门负责人负责本部门档案的收集、整理和归档工作。
3. 全体员工应积极参与档案管理工作，严格遵守档案管理制度。
四、档案收集与整理1. 收集范围：按照档案管理范围，收集各类档案资料。
2. 整理要求：按照档案分类、编号、装订等要求，对收集到的档案资料进行整理。
3. 归档要求：档案资料整理完成后，及时归档。
五、档案保管与利用1. 保管要求：档案管理员应定期检查档案的保管状况，确保档案安全。
2. 查阅利用：档案查阅利用应遵循以下规定：（1）查阅档案需填写查阅申请，经批准后方可查阅。
（2）查阅档案应在档案室进行，不得擅自带出。
（3）查阅档案需遵守保密规定，不得泄露档案内容。
（4）查阅档案后，需及时归还。
六、档案销毁1. 档案销毁需经档案管理员鉴定，确定无保存价值后方可销毁。
2. 档案销毁应按照国家档案管理的有关规定进行，确保档案安全。
七、档案管理考核1. 档案管理员应定期对档案管理工作进行检查，确保档案管理制度的落实。
2. 对档案管理工作进行检查，发现问题的，应及时整改。
3. 对档案管理工作成绩突出的，给予表彰和奖励。
八、附则1. 本制度由秘书处负责解释。
2. 本制度自发布之日起施行。
通过实施本制度，秘书处将进一步加强档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，为秘书处工作提供有力保障。
文秘档案管理规章制度
文秘档案管理规章制度一、目的和范围：1.1 目的：为了规范文秘档案的管理，保障档案的安全、完整、可靠和便捷的使用，提高工作效率，制定本规章制度。
1.2 范围：适用于本单位内的所有文秘档案的管理工作。
二、档案管理的基本原则：2.1 法定性原则：按照国家有关档案管理的法律、法规、标准和规定进行管理。
2.2 统一性原则：按照一套统一的档案管理制度进行管理。
2.3 完整性原则：保证档案的完整保存，不得随意篡改、破坏或遗失文档。
2.4 保密性原则：严守档案的保密性，确保档案的机密性和安全性。
2.5 归档原则：按照档案的文件类别、时间顺序、主题内容等进行分类归档。
2.6 可检索性原则：确保档案的信息能够方便检索。
2.7 借阅制度：建立文秘档案的借阅制度，明确借阅条件和程序。
2.8 定期审查原则：按照一定的时间周期对档案进行定期检查和审核，确保档案的质量和完整性。
三、档案的管理职责：3.1 主管领导：负责档案管理工作的组织和指导，制定相应的管理办法。
3.2 档案管理员：负责具体的档案管理工作，包括档案的分类、整理、归档、借阅等工作。
3.3 档案使用人：按照规定的程序借阅、利用档案，保证档案的安全和完整性。
四、档案管理的具体措施：4.1 档案的收集与整理：对于单位内产生的各类文秘档案，及时进行收集和整理，确保档案的完整性和可靠性。
4.2 档案的归档：按照制定的归档原则，将档案进行分类归档，建立相应的档案目录。
4.3 档案的存储和保管：建立适当的存储环境和设备，确保档案的安全性和稳定性。
4.4 档案的借阅和利用：建立档案的借阅制度，明确借阅的条件和程序，提供便捷的借阅服务。
4.5 档案的销毁：对于已经过期或无需保留的档案，按照相关规定进行销毁处理。
五、档案管理的监督和评估：5.1 监督：建立档案管理的监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估，确保档案管理的规范和有效。
5.2 评估：按照一定的时间周期进行档案管理的评估工作，查找问题，推进档案管理的改进和提高。
秘书文档案管理教案
福州外语外贸学院教案院部外语学院姓名魏金山职称副研究员课程名称秘书文档管理编写日期2012年9月第一章文档与文档工作概述课时安排4课时二、教学目的要求1、知识要求：掌握文书、档案、文书工作、档案管理的具体内涵；2、能力要求：明确辨析文书与档案、文书和档案工作之间的关系；3、素质要求：具备清晰的思辨能力三、教学重点1、文书、公文、文件、档案、文书工作、档案管理等具体内涵的把握2、文书工作与档案管理的联系与区别四、教学难点1、文书与档案的界定2、文书与档案的区别五、教学内容第一节文书与文书工作一、秘书工作简述：（一）秘书定义：《现代汉语词典》：“秘书是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。
”（二）秘书工作文书档案管理：34.25%行政后勤管理：26%协助老板参与经营管理：18.27%组织协调公司会务：12.49%公关与政府关系：5.02%和老板出差跑来跑去3.97%结论：从秘书的定义和秘书工作的实际调查可以发现文书档案工作在秘书工作中的绝对位置。
二、文书与文书工作（一）文书、公文、文件、应用文概念辨析与关系（详见书本第2-3页)选择：文书、公文、文件、应用文的关系A 文书〉应用文〉公文〉文件B 应用文〉文书〉公文〉文件C 应用文〉文书〉＝公文〉文件D 应用文〉文书〉＝公文〉＝文件（二）文书工作1、文书的作用、种类和稿本（见书本第6、7页）作用：指导、规范、联系、记载凭证种类：按涉密分为：绝密、机密、秘密、内部限国内公开和对外公开等；按行文方向分为：上行文、平行文和下行文；还其他有不同的分类标准稿本：草稿；定稿；正本；副本；存本；试行本；修订本；各种文字文体2、文书工作的定义、任务和具体内容（见书本第7、8页）定义：机关等文书单位形成、处理和管理公文的各个环节及其中相衔接的各项程序和手续。
任务和内容：制作、处理、管理3、文书工作的组织与管理（见书本第8、9页）组织形式：集中、分散；（2）领导体制：中办、国办负总责，秘书长和办公厅（室）主任负责领导，上级领导机关办公厅（室）业务指导，机关档案室指导、监督和检查单位各部门具体文书立卷和归档工作；各部门秘书负责文书工作。
秘书文书档案工作实务：档案的保管和利用
具有价值的⽂件经过⽴卷归档、收集整理、移归档案室后，剩下的任务就是妥善保管，以便最终⽬的的充分利⽤。
要⼴泛、长久地发挥档案材料的作⽤，就必须维护档案材料的完整和安全，克服和限制档案损毁的各种因素，延长档案的寿命，不断提⾼档案管理⼯作的现代化⽔平。
a、档案材料损毁的防治 ⼀、档案材料损毁的原因 1）内因。
是指档案本⾝制成材料的质量。
如纸张、墨汁、油墨等材料的质量如何，将直接影响档案材料的保管。
2）外因。
主要有⾃然环境、保管条件和⼈为的因素等。
如不适宜的温度、湿度、各种有害⽣物、光线、灰尘、⽓体、⼈为的破坏，借阅⼈员不注意爱护⽽造成的揉折、撕裂、磨损、污染等等。
⼆、档案损毁的防治 针对档案损毁的原因，除在形成⽂件过程中，如在印制⽂件时选⽤质量较好的纸张（含纤维素较多、颜⾊较⽩、表⾯平细、拉⼒强的纸），墨⽔、墨汁、油墨外，还必须要有专门放置档案的处所和箱柜。
还应根据需要和可能，配置温、湿度计、防⾍剂、吸⽔剂、防尘和除湿器械。
档案库房应严格控制温、湿度（温度⼀般在14摄⽒度~18摄⽒度，湿度控制在50%~65%左右），要避光和密闭，防⽌并限度减少光线、有害⽓体、灰尘、微⽣物侵害档案材料；要注意防⾍和防霉；注意防⽕、防盗和防⿏。
b、档案的利⽤ 为公司的各项⼯作需要提供利⽤档案，是档案⼯作任务的中⼼环节；是档案⼯作的根本⽬的。
⼀、档案利⽤⼯作的基本要求 *必须熟悉⾃⼰的“家底”，即熟悉档案室（柜）内保存档案材料的情况，包括内容、范围、存放地点、完整情况和作⽤等。
*摸清公司利⽤档案的规律，了解上司和各部门需要利⽤内容和要求。
*有计划、有重点地编制必要的检索⼯具和参考资料。
*建⽴查阅制度，主要有查阅⼿续、摘抄、复印范围及清点、核对⼿续、查阅注意事项等。
⼆、提供利⽤的⽅式 *设⽴阅览室，开展阅览⼯作。
*将档案材料借出，供利⽤者暂时使⽤。
*将档案材料进⾏复制提供利⽤。
*根据档案内容编写综合资料提供利⽤。
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1、档案工作是为人类“保存记忆”的工作。
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2、“文书”一词最早出现于西汉司马迁的《史记》中。
P10
3、《李斯列传》同文书，这里所说的“文书”指的是“文字”。
4、《史记酷吏列传》和《论衡别通》中所说的“文书”指的是“档案”。
5、《汉书刑法志》中的“文书”是指“公文”。
6、文书、公文、狭义的文书、广义的文书按从大到小的排列顺序是：广义的文件>文书>公文>狭义的文件。
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7、档案的本质属性是原始记录性，一般属性是信息属性、知识属性。
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8、 1940 年美国档案学者菲利普布鲁克斯最早提出了“文件生命周期理论”。
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9、1950年8月召开了第一届国际档案大会，英国伦敦大学教授罗吉尔艾利斯提出了“三阶段论”，即文件的现行、休眠、永久保存三个阶段。
10、“三阶段论”也逐渐为“四阶段论”。
11、档案处于三阶段论或四阶段论的最后一个阶段，即“永久保存”或“非现行阶段”。
12、根据档案形成的历史时期，可将档案分为古代档案、近代档案、现代档案三类。
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13、各代档案的形成时间，古代档案(1840年以前) ；近代档案（1840--1949年）；现代档案是 1949年中华人民共和国成立以后。
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14、文书工作的中心机构是指社会组织的办公厅（室）。
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15、维护档案的完整与安全是档案工作的基本要求，也是各级档案部门的首要任务。
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16、便于社会各方面的利用是档案工作的根本目的。
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17、社会组织档案部门是全国档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构，是我国档案工作的基础。
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18、我国从周朝以下的各代都设置了档案馆性质的机构。
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19、各级各类档案馆（室）之间均无隶属关系，只有一定的协作关系。
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20、文书制作是文书和档案工作的第一步，是开展文档管理活动的前提和基础。
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21、结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
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22、公文用纸一般采用国际标准 A4型。
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23、公文正文用 3号仿宋体字。
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24、眉首部分的六个要素：公文份数序号、秘密等级和保密期限、发文机关标志、发文字号、签发人。
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25、凡未标明保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密 30年、机密20年、秘密10年认定。
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26、印章是最常见的公文生效标识。
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27、命令是国家行政机关发文的最高形式。
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28、我国各级党政机关的组织关系主要有：领导与被领导的关系（如国务院与各省自治区与人民政府）、业务指导与被指导的关系（如教育部与各省级教育直属组织）、平行关系（如教育部与卫生部）、不相隶属关系（教育部与省财政直属组织）。
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29、逐级行文是上行文和下行文最基本、最常用的行文方式。
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30、签收是收文办理的首要环节。
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31、拟办内容由拟办意见和签署两部分组成。
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32、文档管理工作的根本目的是为组织和社会工作提供利用，方便利用是文书管理的重要原则。
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33、文书归档是文书工作和档案工作的“分水岭”和“结合部”。
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34、“文化大革命”中一度出现“文件人人收，看后抽屉丢，年终不归档，你有我也有”的混乱局面。
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35、 1999 年开始启动《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的制定工作，最终于 2006年9月19 日由国家档案局审议通过，并于 2006年12月18日以“国家档案局令”的形式正式公布实行。
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36、凡涉及与人的权益有关的档案，绝大数调整为永久保存，体现了以人为本的思想。
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37、机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。
定期一般为30年、10年。
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38、案卷厚度要适中，一般以200页左右为宜。
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39、拟写案卷标题要用最简练的文字，字数占二三十字、不超过五十字为宜。
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40、卷内备考表包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。
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41、全宗最早起源于法国。
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42、库房建设的基本原则是适用、经济、美观，库房建设的基本要求是具有较好的保温和隔热性能。
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43、档案信息是档案检索存在的基础，更是检索系统的基本要素。
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44、《中国档案分类法》由 19 个基本分类组成。
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45、通常的公务文件一般都是文本文件。
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46、磁带是最早出现的磁存储介质。
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47、磁性载体的最佳保护温度为18摄氏度，相对湿度为40% 。
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48、企业内部机构变动或其他活动中形成的文件都应随时归档。
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49、 20世纪90年代已经提出企业生产经营要运用数字化、网络化技术，加快信息化步伐的要求。