IT-WPS Office办公软件应用技巧培训

WPS Office软件应用技巧培训
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培训内容
一．培训目标
二．WPS Office简介
1. 与MS Office的版本对比 2. 文件的格式及建立方式
三．WPS实用功能与技巧
1. WPS文字、表格、演示插入图片的方式对比 2. WPS表格生成图表功能 3. WPS表格函数（统计及数据对比） 4. WPS文字“邮件合并工具”功能 5. WPS演示模板套用 6. WPS应用小技巧
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三、WPS实用功能与技巧
1. WPS文字、表格、演示插入图片的方式对比
标准正确操方式 • 打开表格文件 • 点击“插入”菜 单下“图片”子 菜单中的“来自 文件”
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• 弹出“插入图片”对话 框 • 选择需要插入的图片 • 点击“打开”，完成插 入图片
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非标准操作方式 • 敲击键盘PrScrn建 或使用截图软件 Ctrl+Alt+A进行获 取图片 • 打开演示文件 • 按Ctrl+C粘贴图片， 完成图片插入
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• 出现的“图表选项” 对话框 • 可以在“标题”选项 卡中输入 “图表标题” “分类轴” “数值轴” • 可以马上看到预览效 果如图
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• 点选“坐标轴”选项 卡 • 对“主坐标轴”进行 调整
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• 点选“网格线”选项 卡 • 对“分类(X)轴”、 “数值(Y)轴”选择是 否增加主、次要网格 线
文字
演示
WPS演示文件*.dps WPS演示模板文件*.dpt
PowerPoint演示文件*.ppt PowerPoint演示模板文件*.pot
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三种建立方式： 1. 模板建立 2. 建立空白 3. 右键菜单建立 建立方式一： • 点选“开始”菜单“WPS Office个人版”中相应 WPS软件，开启软件
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WPS设定用户信息
• 开启WPS软件 • 点选“工具” 菜单中的“选 项”功能 WPS表格、文 件、演示的 “选项”都在 “工具”菜单 下
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• 选择WPS表格 “选项”的 “常规与保存” 选项卡 • 输入“用户名” • 点击“确定” 完成
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• 选择WPS文字 “选项”的 “用户信息” 选项卡 • 输入“用户信 息” • 点击“确定” 完成
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• 如图产生一条次 坐标轴 • 在次坐标轴上点 右键 • 选择“坐标轴格 式”
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• 弹出“次数值轴 格式”对话框
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• 选中“数字”选项卡 • 选择“分类”中的 “百分比”格式 (因为“完成率”是以 百分比来显示的，所 以要选择百分比格式）
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• 完成图表结 果如图所示
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3.WPS表格函数（统计及数据对比）
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• 转换出结果如 图所示
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WPS文件转PDF档案
• 用WPS开启要 转换文件 • 点选“文件”菜 单中得“输出为 PDF格式”
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• 弹出“输出 Adobe PDF 文件”对话框 • 选择“保存到” 路径 • 选择“输出范 围” • 点选“确定”
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• 点击“关闭”完 成输出
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• 转换完成的 PDF档案打开 如图效果
58Βιβλιοθήκη • 将光标设定到 需要插入数据 的位置 • 点选“插入合 并域”按钮
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• 弹出“插入域” 对话框 • 选择“域”中 “姓名” • 点击“插入” • 插入完成后， 点选“取消”
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• 插入数据后如 图
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• 合并到新文档 将数据与文件合并后 生成一个文件， 适合打印工资条 等应用
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• 合并到不同新 文档 将数据按记录条 数合成成记录 数个文件，适 合应用生成人 事资料等
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• 出现“邮件合并 工具栏” • 点选“打开数据 源”
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• 弹出“选取数据 源”对话框 • 选择数据文件， 点“打开”
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• 弹出“选择表格” • 选择相应数据表 单如：Sheet1$ • 点“确定”
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• 点“收件人”按 钮
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• 在弹出“邮 件合并收件 人”中选择 相应数据记 录 • 点“确定”
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• 如图，可选择 在线模板或本 地模板 建立方式二： • 同上，也可以 选择新建空白 文件
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建立方式三：不推荐 • 点击右键 • 弹出右键菜单 中”“新建”菜单 中选中需要新建 WPS文件类型，如 “WPS表格 工作簿”
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• 修改文件名称 • 双击文件即可进入编辑 注意：方法三生成的档案 是WPS专用格式，会造 成其他公司电脑无法打 开
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• 弹出“函数参 数”对话框 • 点选“区域选 择按钮”
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• 鼠标框选非空 数据区域 • 再点“区域选 择按钮”返回 函数参数设定 画面
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• 输入“条件” • 点击“确定”按 钮完成函数参数 设定
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• 结果如图
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数据对比函数：VLOOKUP(查找值，数据表，列序数，匹配条件) 作用：在匹配条件为假时，返回查找值在数据表中对应的列序数中 的数据 • 实例为，表2中人员工资 数据取来自表1中的对应 数据
统计函数：COUNTIF(区域，条件) 作用：用于统计区域内满足条件的记录个数
如图所示
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• 先点选单元格 • 再点击“插入” 菜单中“函数” 功能
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• 弹出“插入函数”对 话框
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• 选中“全部函数”选 项卡 • 点选“或选择类别” 中得“统计”，将所 有统计函数列出来
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• 选择“COUNTIF”函 数 • 点“确定”按钮
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问题&讨论
IT小教室与您分享! IT小教室鼓励大家互相交流学习! 欢迎各位同事提供日常业务应用软件的小技巧! 请将问题及小技巧email给huangji@,谢谢!
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• 标准操作与非标准操作的显示效果完全一致
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非标准操作 开启速度 占用空间、电脑资源 慢 大
标准操作 快 少
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2.WPS表格生成图表功能
• 开启表格文件 • 选中需要制表的 内容
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• 点击“插入” 菜单下“图标”
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• 弹出“图表类型” 向导对话框 • 选择你所需要图 表类型，能看到 简单的图表预览 预览 • 双击其图标
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• 点选“图表”选项卡 • 设定是否“显示图例” • 设定图例在图表中的 “位置”
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• 点选“数据标志”选 项卡 • 设定“数据标签包括” 的内容
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• 点选“数据表”选项 卡 • 勾选“显示数据表” • 点击“完成”按钮
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• 生成图表如图 所示 • 出现“图表” 工具条 • 选中图表调整 其到合适大小
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• 在“图表”工 具条中选择 “系列 完成率”
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• 再选择图表类 型为“折线图” • 这样在同一图 表中便可包含 两种不同的图 表类型
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• 选择“完成率” 的折线单击鼠 标右键 • 右键菜单中选 择“数据系列 格式”
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• 弹出“系列 完 成率 格式”对 话框
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• 选择“坐标轴”选项 卡 • 在“系列绘制在”中 选“次坐标轴” • 点选“确定”按钮
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• 出现“文件转换” 对话框 • 能看到“预览” 信件内容 • 确认无误后点击 “确定”
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• 弹出 “Outlook Express”发送 确定框 • 点“发送”就 将合并好的邮 件发送出去
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• 如图，完 成批量发 送邮件
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5. WPS演示模板套用
• 开启“WPS演 示” • 可以选择“在 线模板” • 可以选择“我 的模板” • 也可以“切换 到本地模板资 源” • 选择模板类型 • 如：选择“报 告总结” • 再双击“年终 总结”
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4.WPS文字“邮件合并工具”功能
“邮件合并工具”功能应用：
–批量打印：打印邀请函、打印工资条 –批量生成文件：制作人事文档 –批量发邮件：发邀请邮件
“邮件合并工具”功能应用条件：
–WPS文字文件（相当是模板文件） –数据文件（数据源）
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• 开启WPS文字文 件 • 点选“工具”菜 单下“邮件合并 工具栏”
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• 点击“插入函数” 按钮 • 弹出“插入函数” 对话框 • 选择“查找与引 用”类别
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• 选择VLOOKUP 函数 • 点击“确定”
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• • • • • •
输入 查找值 数据表 序列数 匹配条件 按“确定”按 钮完成
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• 将表格G19一 拖拽，公式便 应用到下面的 表格中
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• 结果如图
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• 合并到打印机 将合并后的数据进 行输出作业， 适合打印工资 条等应用
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• 合并到电子邮 件 合并后作为电子邮 件按指定邮件 地址进行发送， 适合发送邀请 函应用
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• 点击“合并到电 子邮件” • 弹出““合并到 电子邮件”对话 框 • 在“邮件选 项”“收件人” 中选数据的邮件 （地址）项 • 输入“主题行” • 点“确定”
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• 选择WPS演示 “选项”的 “常规与保存” 选项卡 • 输入“用户信 息” • 点击“确定” 完成
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WPS方便的人民币格式
• 开启表格文件 • 框选要转换格式 的数字区域
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• 框选区域上点 鼠标右键 • 弹出右键菜单 中选择“设置 单元格格式”
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• 在“数字”选项卡中， 选中“特殊”分类 • 再选中“人民币大写” • 点“确定”完成
幻灯片
WPS演示
PowerPoint
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2.文件的格式及建立方式
软件格式 功能
WPS Office文件格式
MS Office文件格式