基层法院档案管理工作存在的问题及对策

基层法院档案管理工作存在的问题及对策［业务］
马兴国 约3688字
人民法院档案是审判工作和其他各项工作的记录，又是进行这些活动的重要依据和必要条件。法院档案的拥有量和使用量日益增多，对档案管理工作也提出了更高要求。
一、基层法院档案管理的特点
法院档案有两部分，一是围绕机关的行政管理和组织领导方面的活动形成的行政文书档案；二是在审判活动中形成的诉讼文书档案。其中诉讼文书档案数量更多，这部分档案专业性强，从文件种类到立卷方法，从档案的收集整理到利用，都有自己的特点。
1．诉讼档案是记录和反映法院工作活动的珍贵资料，大部分只有一份，是手抄本，因此是孤本，一旦丢失损毁，将造成无法补救的损失。
2．诉讼档案专业性强，使用频繁，特别是国家公安、安全机关在打击犯罪、维护社会治安和国家安全的工作中，需要经常查阅有关的刑事诉讼档案。
3．保管期限长、数量多。随着法制建设的不断推进，法院诉讼档案数量不断增多，根据《人民法院档案管理办法》规定，诉讼卷宗大多保存期限为长期或永久。
4．纸质档案与电子档案并存。随着全国法院审判信息管理系统的启用，各地基层法院不同程度地将案件信息(1～5年不等)录入电脑，事实上形成了电子档案与纸质档案并存的局面。
二、存在的问题及原因
1．档案数量过大
随着经济的飞速发展和人民群众法律意识的不断提高，人们面对日益增多的社会矛盾，越来越多地采取法律手段维护自己的权益，人民法院受理的案件逐年上升，直接导致诉讼档案数量急速增长。不断增加的档案与基层法院有限的设施和人员之间的矛盾突出。
2．人员配备不足且频繁更换
目前，基层法院一般都配备专职档案员1～2人，有的则采取办公室财会人员兼会计档案的管理员、文秘兼行政档案的管理员方式进行管理，人员极不稳定。但《人民法院档案管理办法》第六条规定：“保管档案—万卷(件)，设专职档案干部一人为基数，超过部分每超过—万五千卷再增配一人”，这对人员紧张的基层法院来讲根本无法实现，档案员工作量过大直接导致管理水平下降。
3．对电子档案管理不够重视
随着各级人民法院对物质装备的不断投入，档案室基本配备了电脑，并基本实现了省内联网，但受经费、人员素质的限制，“硬件硬、软件软”现象突出，对库存纸质档案数字化处理工作刚刚开始，仅将1～5年不等的档案录入案件管理系统，有的基层法院则根本没有进行录入工作，基本没有形成完整的电

子档案。法院综合信息管理系统的启用，使在审案件虽然基本同步实现了电子档案，但实际工作中，各基层法院往往不同程度地存在着重视纸质档案轻视电子档案的倾向，甚至根本没有意识到录入的内容是电子档案，仅仅将录入工作作为审判监督管理的一种方式，既不备份也不存档，一旦电脑出现故障、网络出现问题，很容易损毁、丢失。
4．声像档案管理混乱
法院在审判及各类活动中形成了大量的声像资料，但绝大多数基层法院对声像档案往往存在两种错误认识：一是部分人根本就不知道什么是声像档案，误以为只有上级来文、红头文件才是档案，认为在公务活动中形成的照片、录音、录像带等不需要归档保存；二是误以为谁拍的照片就归谁，送往报社、电台的用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。这种思想的存在，使珍贵的资料没有能及时归档管理，或是损毁，或是散落在各部门和个人手中。
5．管理规定滞后
《人民法院档案管理办法》是最高人民法院于1991制定的。随着社会经济的迅速发展，该管理办法与审判工作实际不相适应。如《办法》规定“经济合同纠纷案件诉讼标的在十五万元以上的，保管期限为永久，诉讼标的在五万元以上十五万元以下的，保管期限为长期。”但实际工作中，诉讼标的数十万元甚至百万元的案件大量出现，各地基层法院可以受理标的标准不断提高；若仍旧以十五万元的标的作为永久保存的标准，必将导致档案库存量过大。再如《办法》规定档案应在结案后三个月内归档，但在实际工作中，由于上诉、再审、执行等多种因素的存在，三个月根本无法归档，一般基层法院就也都一个年度归档一次。
6．档案价值没有的得到充分发挥
诉讼档案能够反映出诉讼参与人在整个诉讼活动过程中的诉求与答辩、举证和认证及依法裁判的真实情况。通过考察诉讼档案，可以全面认识一个国家各个历史时期在社会经济、政治和文化诸方面的情况，特别是在民主和法制建设等各方面的情况。但遗憾的是许多基层法院对档案实行“静态”管理，归档时原封不动，归档后束之高阁。由于保密、人手不足等多种原因，利用渠道单一，一般只开展借阅档案一项业务，而整理、统计、开发、编研等工作几乎为空白。
三、解决问题的对策
1．全面普查案卷“去粗取精”
一是要根据基层法院审判的实际工作情况和案件流程管理的需要，制定新的档案管理办法，重新规定卷宗保存期限，实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。二是要对库存档案进行全面清理，建立起

专门档案价值评估机构，制定档案销毁标准。由评估机构统一审查，统一销毁。三是保留销毁档案的信息价值。利用现代信息设备，设置专门档案信息程序，将销毁案件的当事人基本情况、案件情况、主要证据等信息储存起来，保存案件档案信息，以备后查。
2．提高管理人员素质
基层法院一是要保持档案员的相对稳定，条件允许的法院应聘请专业人员专门负责档案管理，条件不允许的也要不断提高档案工作的福利待遇，提高职业吸引力，使档案工作人员安心工作。二是要对专职档案人员进行定期的业务培训，提高他们的事业心和责任感，邀请上级档案局的有关领导具体指导，主动向先进单位学习，通过学习开阔眼界、拓宽思路、寻找差距、取长补短。三是要同时加强对各部门书记员、内勤、特别是法院综合信息网络管理员的业务指导。
3．加快纸质档案数字化进程
一是要提高对原始纸质档案的录入速度，将档案信息输入计算机，制作成现代化软件档案，实现其信息与载体的有机分离，将很重要的卷宗材料作为原始凭证以备查证、核对，保证档案原始性的公正与权威，使其具有高效、实用、快捷、方便的特点，大大地节省时间和空间。二是要实现档案管理设施的升级，包括：档案库房、档案橱(柜、架)、吸尘器、空调、去湿机、杀毒灭菌机、计算机、防火、防盗系统装置等设施的升级，对档案库房及档案管理设施进行定期检修和更新换代，科学地管理好新型档案材料。三是要规范电子档案的归档管理。电子档案不同于纸质的档案，在收集、归档、储存的方法上都是不同的，例如，电子文书档案一般应以一个年度为限，将电子文件的最终版本刻录到光盘等存储载体上；对网络环境下生成的大量的业务电子文件，宜采用备份的方法，在网上进行，但不宜将备份文件和原电子文件存放在同一台服务器上；为确保电子文件的真实性，便于保管和利用，一般以保存两套同版本的电子文件为宜，一套由档案管理部门统一保管，另一套由相关业务部门异地保管。在硬件管理上，也需要特殊的保管设施和环境。为此，人民法院应根据审判工作特点尽快出台人民法院电子诉讼档案管理办法，全面提升档案管理水平，才能适应新形势下审判工作的需要。
4．加强制度建设、规范档案管理
一要规范工作规程，依据《档案法》、《人民法院诉讼档案管理办法》等要求，严格制定归档、保管、鉴定、借阅等各项操作规范和工作规程；二要实行报结案审查制度，报结案的同时应将案卷材料整理装订后送审判监督庭或审判管理办公

室审查；三要确定归档限期制度，严格办理诉讼案卷移交手续，编制归档目录，做到归档及时、归档文件材料齐全、完整、规范；四是要严格实行借卷登记审批制度，制定一些借阅、查阅档案规定，严格诉讼档案的管理，对所借档案由专人负责及时将借档人姓名、单位、时间、内容、件数等信息进行登记；五要规范通报制度，不定期地对各部门归档数量、质量情况以及超期未还或未办理相关手续等情况在局域网上通报。
5．提高编研、开发档案信息资源的能力
一是要编制较为详细的检索工具，改变单纯以案号为唯一检索方式的工作方法，归档时在案号、案由、原被告等信息的基础上辅以关键词，以方便各种信息的检索、查询，提高档案利用效率。二是要组织人员坚持编写登记台账、全宗介绍、组织沿革、大事记、发文汇编或专题汇编等，提高档案管理水平。三是要加强统计分析工作，对既往的诉讼案件进行认真的调查研究，为立法、司法监督等工作提供第一手资料。四是要组织审判人员和调研、审监部门通过查阅既往的诉讼档案从中总结审判经验教训，改进审判方式，编写审判案例，提高审判能力和水平。
6．制定切合实际的办法规范管理音像档案
对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，以确保声像档案归档质量。