资金管理的内部制度设计

资金管理

货币资金包括库存现金、银行存款和其他货币资金。货币资金是公司资产的重要组成部分是公司流动性最强的一种资产,也是惟一能够转换为其他任何类型资产的资产。所以,货币资金是涉及面最广、应用最广泛,并且极容易发生丢失、短缺和被盗窃等现象,最容易被挤占和挪用,甚至产生舞弊行为。因此,公司必须加强对货币资金管理,规范货币资金的使用,完善货币资金的内部控制制度,实行不相容的职务相互分离制度,建立收入和支出环节的内部控制制度,强化货币资金的保管和控制,实行统—财务管理,防范资金风险,避免现金不足和过剩所产生的不良现象,不能因为对货币资金的管理不善而导致公司的正常运转和经营效益。货币资金实行垂直管理,在董事长、财务总监的直接领导下,会计组(含财务主管及会计)、出纳组(含资金主管、出纳及收款员)等均在各自的职权范围内开展工作。公司董事长和财务总监负责审议资金管理制度,全面负责公司的资金运作。出纳组在财务总监的领导下负责日常资金的业务经办、资金调配等,接受会计组的监督。会计细负责制定、修改、解释资金管理制度报董事长及财务总监审批,负责监督资金的日常管理工作。

一、建立货币资金的预算制度

实行货币资金的预算制度,对于完善公司货币资金的管理,有着举足轻重的作用。货币资金预算提供了控制公司日常货币资金流动的主要依据,也是评价各部闸、各单位对货币资金管理成绩的考核标准和重要手段。货币资金的预算制度,增加了资金运行的透明度,可充分利用资金,从制度上、管理上防止挤占和挪用的现象产生。

编制货币资金预算,首先要根据本单位的事业发展规划、业务规模、生产状况等单位的发展经营计划因素,由专业人员、销售人员、采购人员和直接参与资金支付业务的人员根据业务需要,从单位最基层开始编制资金预算,逐级上报审查。经过单位内部各有关部门的认真研究、反复协商、综合平衡修订后,会计主管部门审核,最后由单位的最高管理层批准后执行。实行货币资金预算,可以避兔货币资金不足和过剩的现象发生,有利于提高单位资金的使用效率,防范金融风险和提高公司适应市场经济的应变能力。

二、完善货币资金的内部控制制度

完善货币资金的内部控制制度,规范会计行为,要依据国家有关法律法规的规定和要求,完善公司内部货币资金控制制度,健全监督制约机制。公司的主要负责人要对本公司的内部会计控制的有效实施负总责,并明确各级管理部门、公司内部各职能部门在预算安排、计划管理、实物资产、对外投资、项目招标、工程采购、经济担保等经济活动中的管理权限,依法制定严格的批准制度,明确审批权限、方式、方法、程序、责任和相关的内部控制制度。

1、对货币资金的支出控制

货币资金支出控制的范围包括支付货款、有关费用和对内支付工资等有关劳务费用。

(1)、明确现金收支的界限。

首先东华科技园要在国家规定的现金管理范围内收支现金，依法办理。其次就是为了保证现金收支的安全，不要超过相应的安全界限，例如：企业的职工个人借款的金额不要超过其当月应付工资总额，职工的差旅费按级别、部门划分其

限额等。

(2)、对现金支付量较多的部门建立备用金制度，实行备用金管理。

A、设置批准制度。对哪些部门、哪些业务实施备用金管理，建立一个规

范的申请、批准制度，例如确定差旅费备用金、工资备用金等等。

B、定额管理制度对批准使用备用金的部门，根据需要事先核定一个合理的备用金定额。由使用部门按核定的金额填制借款单，一次从财会部门领出现金，实际使用后凭审核后的原始作证向财会部门报销，再由财会部门用现金补足

其定额。

C、审查入账制度。对备用金使用部门报销的所有票据，财会部门都要像

对其他原始凭证一样，进行严格的审核后填制付款凭证。

(3)、所有的付款业务都要有合格的原始凭证，并且要经业务人员签字证明、主管领导批准，经会计部门审核后，出纳部门才能根据审核后的付款凭证付款。

(4)、明确报销手续。

规定各种报销凭证的报销手续和传递程序，确定各种现金支付业务的报销要求，对于超出现金开支界限的或者没有按规定填制单据办理的各种手续的支出，

按其具体情况改为转账结算或者待其补齐手续后办理报销。

(5)、现金支出的审批权限。

根据企业其经营规模的大小和内部职责分工的情况，确定不同额度的现金支出时相应的审批权限。例如：凡是现金开支在200元以下的行政费用支出，由会计人员审查批准；凡现金开支在200元以上，1000元以下的行政费用开支，由财务主管审查批准；凡涉及到物资采购业务，同时应有采购主管签字同意；凡涉及到销售费用，同时应有销售主管签字同意；凡金额在1000元以上（含1000元）的支出，必须由单位主要负责人审查批准，对于未经过有关部门审核批准或

者某些人员超权审批的，出纳员不可以受理。

(6)、支付每一笔款项时，都要做到以下几点：审核资金支付申请，看申请是否有理有据；审核资金支付审批，看审批程序、权限是否正确，审批手续是否齐全；审核资金支付复核，看复核工作是否认真负责；审核资金支付办理，看是否按审批意见和规定程序、途径办理，是否及时登记现金和银行存款日记账。对货币资金的支付实行严格的授权审批制度，重点控制大笔金额货币资金支付。

(7)、款项支付后，出纳必须及时在付款凭证上加盖“现金付讫”或“银行付讫”图章，以防止重复支付或者漏付。

(8)、增加结算起点金额，建立与通货膨胀率挂钩的现金结算起点的调整机制，如可将原结算起点1000元放宽到1000—5000元。

2、对货币资金的收入控制

货币资金收入控制的范围包括各种收入及欠款回收。

(1)、严格控制货币资金的收款日期和收款金额，保证应得的收款及时收取、不缺不漏并及时送存银行。

(2)、所有的收款收据和发票都必须连续编号，并建立一套严格详细的领用和回收制度。

(3)、对已取得的货币资金收入必须及时入账，严禁收入不入账，如果现金收入不入账则可利用发票、收据编号的连续性，核对收到的货币资金与发票、收据金额是否一致，以确保收到的货币资金全部入账。

(4)、对于发票、收据必须加强其购买、领用、保存的管理，设计一个岗位，

负责存根联与记账联定期或不定期抽查核对工作，及时发现其中的错弊。

(5)、建立往来账核对控制。通过定期与对方核对往来账余额,及时发现挪用、贪污企业货币资金等违法行为，以评价清欠货币资金是否及时入账或货币资金还欠是否真实。特别应注意对于已作坏账处理的应收账款，了解其是否有收回

款项不入账的情况。

(6)、建立催收制度和欠款预警系统等手段来加速资金流动、缩短企业应收账款周转天数。企业对到期的应收账款，应当及时提醒客户依约付款；对逾期的应收账款，应当采取多种方式进行催收；对重大的逾期应收账款，可以通过诉讼

方式解决。同时还要建立客户资信制度，来降低客户违约拖欠的风险；

(7)、建立应收账款与业务员业绩挂钩的内控制度，及时收回企业的应收账款。企业应落实内部催收账款的责任，将应收账款的回收与内部各业务部门的绩效考核及其奖惩挂钩，要求其对自己经办的每一笔业务进行事后监督，直到收回资金为止。对于造成逾期应收款项的业务部门和相关人员，企业应当在内部以恰当方式予以警示，接受员工的监督。对于造成坏账损失的业务部门和责任人员，

企业应当按照内部管理制度扣减其奖励工资。

3、对银行开户点的控制

多头开户也好,公款私存也罢,干个人、单位、国家,危害都十分严重。特别是只管开户,不管检查和清理,导致自己认为早已废弃的账户实际上还在被某些个人和单位使用,由此引发的潜在风险巨大。开户的混乱必然导致管理的混乱,而管理的混乱必然留下管理的漏洞,从此埋下隐患。因此,严格按照《支付结算办法》等有关规定开立银行账户并及时、定期清理或检查,势在必行。

4、对现金盘存点的控制

财政部发布的《内部会计控制规范——货币资金(试行)》规定:“单位应当定期和不定期地进行现金盘点,确保现金账面余额与实际库存相符。发现不符,及时查明原因,作出处理。”在现阶段,公司的日常现金盘点基本上都是由现金经办人员自行完成的,这项制度需要改进,至少应增加其他第三者参与盘点或者进行监盘的内容,保证现金管理不出纰漏。

该企业应该强化盘点制度，建立定期或不定期存货盘点制度，至少在会计报