数字档案馆建设指南---资源建设部分详解解析

数字档案馆宣贯提纲

一、资源建设的意义

数字档案资源建设是数字档案馆建设的重要组成部分,没有一定规模的数字档案资源, 就不能说是真正建成了数字档案馆。数字档案馆建设的目的是为社会查阅利用档案信息提供更加方便快捷的服务, 如果说系统平台建设为服务社会创造了条件的话, 那么数字档案资源建设就是数字档案馆服务社会的内在要求。没有资源数字档案馆建设就失去意义。资源建设也是衡量数字档案馆建设水平的重要指标指标之一, 资源规模越大、质量越高, 数字档案馆的地位、服务能力和社会影响力就越高。

二、电子文件接收

1、接收机制:

电子文件接收数字档案馆资源建设的主要任务之一。为了保证各单位所形成电子文件能依法按照规定的时间和标准移交到数字档案馆, 并保证电子文件的真实性、完整性、可用性, 首先需要建立起科学、通畅的接收机制。档案行政管理部门应与电子文件形成单位建立法定或者固定的移交、接收关系, 从有利于国家、有利于形成单位、有利于社会大众的目标出发, 为形成单位的电子文件确定归属与流向。如同传统档案需经过形成单位档案人员整理归档后才能接收进馆一样,电子文件也应经过形成单位档案人员整理、鉴定、归档,然后系统地向数字档案馆移交, 这样一种接收机制是我国档案工作的优势, 也是我国数字档案馆建设的特殊环境。

2、接收范围

数字档案馆接收电子文件的范围与传统档案应基本一致。从单位范围看, 凡是党政机关、人民团体、国有企事业单位及其他组织机构形成和保存的对国家和社会有价值的档案, 都可列入接收范围。由于数字档案所占用空间狭小, 所以接收范围可以更大一些。从档案范围看, 接收电子文件也不仅仅限于电子公文。数字档案馆建设要充分考虑电子文件的多样性, 将各种形式、各种类型的有保存价值的电子

文件尽量依法接收进馆,包括文本文件、图形文件、图像文件、音频文件、视频文件、数据库文件和网页文件等, 今后还可能出现新的文件类型。每一种类型的文件都有其特殊的利用价值,数字档案馆应广泛收集各种有价值的电子文件, 丰富自己的数字馆藏。

3、接收时限

电子文件接收时限可分为实时接收和定期接收两种。实时接收是指各单位电子文件生成和办理完毕后,随时向数字档案馆(电子文件中心移交的过程。实时接收可以充分保证电

子文件的时效性, 便于及时向社会提供电子文件利用服务, 但是实时接收对于电子文件形成机制、档案管理体制和计算机网络要求较高。实时接收一般可以用于接收统一的电子政务办公系统系统生成的电子文件,以免各单位已归档电子文件出现丢失。

定期接收是指各单位将整理归档完毕后的电子文件在本单位保管一定时间后集中向数字档案馆 (电子文件中心移交的过程。定期接收的优点是移交的电子文件均经过系统整理,可以保证电子文件的有机联系和系统性、完整性。缺点是实时性较差。鉴于电子文件对管理和存储条件要求较高,接收时限应比纸质档案短,以一年为宜,最高不超过五年。 4、接收途径

电子文件接收途径可以分为在线接收和离线接收。在线接收是指数字档案馆(电子文件中心通过计算机网络接收形成单位移交的电子文件。离线接收是指通过适当的介质, 将形成单位产生的电子文件接收或拷贝到数字档案馆中。两种接收途径各有长处, 不论何种接收方式,都应以安全、高效、准确为原则。从目前来看,受网络环境限制以及在线办理接收程序不够完备的限制, 可以离线接收为主; 随着网络环境的发展以及认证程序的完善, 应以在线接收为主要形式。

5、接收标准

电子文件应经过整理达到标准才能接收。为此每个数字档案馆, 都应有一套电子文件整理、鉴定、归档、管理规范,形成单位应将各种电子文件经过整理加工后再向数字档案馆移交。电子文件接收标准涉及的内容很多, 有些与传统档案基本一致, 如保管期限、档号编制、目录编制等。有些则是电子文件所独有的或者应特别强调的,如文件格式、元数据、真实性等。

(1 文件格式电子文件格式通常有两方面的含义,一是指电子文件的页面版式,

如红头、发文字号、正文、落款、发文日期、印章等。二是指电子文件的制作格式,如 EXE 格式、 PDF 格式、 CEB 格式、 TIFF 格式、 JPEG 格式、 mp3格式等。从方便管理和利用的角度讲, 一个地区或者同一数字档案馆接收的同一类电子文件应采用统一格式。统一格式有两种模式:一种是在各单位形成电子文件时就统一格式, 这需要档案部门和电子政务主管部门强力推行; 另一种方式是电子文件接收后, 由

电子文件中心或数字档案馆统一转换某种电子文件格式。各单位形成电子文件时就统一格式应是首选, 但由于各地起点不一样, 强力推动形成单位采用统一格式有

一定难度, 在客观条件不具备的情况下, 数字档案馆也不必非要统一格式才实施接收,只要是通用的或可以读取的格式,都可以接收。

(2元数据电子文件元数据是指描述电子文件内容、背景和结构信息及整个管理流程的数据。国家档案局已经发布电子文件元数据方案, 建设新的电子文件管理系统, 接收电子文件,应采用元数据方案的规定。从实际情况看,除了档案管理必备

的元数据外,也可以

逐步规范,不一定从一开始就要求完美无缺。

(3真实性、完整性、可用性保证电子文件真实性、完整性、可用性,是电子文件管理的重要目标。真实性、完整性、可用性是相对的不是绝对的,受技术和管理两方面的因素制约,应是一个逐步发展和完善过程。在管理上,要建立科学有效地形成、传输、归档、保存机制; 在技术上, 可采取电子签名、封装等手段, 尽量保证

其真实性、完整性、可用性。 6、组织与管理

为了保证电子文件接收的完整齐全和质量, 档案行政管理部门应加强电子文件的前端控制,对电子文件形成后的整理、归档、移交进行必要的监督指导,包括确定归档范围、推行整理规范、进行质量检查、开展技术服务等。鉴于我国目前暂时实施“双轨制” ,即电子文件和纸质文件同时保存, 电子文件归档范围和纸质文件归档范围基本一致, 所以对电子文件和纸质文件实施同步整理、同步归档较为有利。条件成熟后可逐步取消“双轨制” ,有些文件仅归档电子文件,而有些文件仍采用“双轨制” ,甚至有些只归档纸质文件,例如特殊载体和特殊形式的文件等。需要特别说明的是,电子文件只是档案的一种形式, 《档案法》和有关档案法规同样适用于电子文件管理。

三、传统档案数字化

1、数字化的意义:

档案数字化是通过各种设备将不同载体形式的档案转换成数字档案的过程。传统档案馆馆藏档案数字化是数字档案馆建设的重要任务, 也是现阶段数字档案馆资源建设的主要手段和途径。通过实施传统档案数字化, 既可以满足数字环境下社会各方面高效便捷查阅档案得要求,也是现阶段档案抢救和保护的必要手段。

2、数字化内容选择:

将馆藏全部档案资料都进行数字化加工,既不现实,也不必要。无论从社会需求还是数字化成本考虑,都应该有选择的实施档案数字化。选择应考虑以下因素:

价值性:优先选择价值较高的、珍贵的档案进行数字化;

实用性:优先选择社会需求面广、利用率较高的档案进行数字化;

开放性:优先选择开放度较大的档案进行数字化;

特色性:优先选择有特色的档案资源进行数字化。