企业技术档案管理制度

《企业技术档案管理制度》

为规档案管理工作并保证档案的完整性及性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

第一章企业技术档案及立卷

1、档案资料是公司行政办公、商务活动、技术管理中不可缺少的要素。凡公司总部及各分公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向档案管理人员提交备份，从而保证档案资料的完整性、延续性、真实性。

企业技术档案是指咨询单位从接受委托、调研、取证、编审、合议、复核、审批到出具报告书全过程中形成的具有查考和保存价值的文件和材料。

2、档案管理人员负责公司及分公司档案管理、文书立卷等工作，并对各分公司档案管理工作进行监督、指导。各分公司负责人应重视业务往来中文件资料的管理和文书立卷工作，配合档案负责人员进行文件的归档工作。

3、档案立卷管理实行谁咨询谁立卷责任制。

各分公司项目经理在咨询服务过程中负责收集、整理和分类归档材料，咨询终结后按照它们在形成过程中的联系和规律立卷。项目经理对项目档案的完整性、真实性、系统性和规性负责。

第二章管理的原则

1、遵循工程造价咨询文件材料的形成规律，保持卷文件材料的系统联系；

2、正确分析和鉴别文件材料的保存价值；

3、按委托项目分别立卷（即“一个项目一卷”）；

4、卷文件材料应真实、完整，审批和签章手续完备；

5、卷文件材料的制作和书写必须规、清淅，益于长期保存和利用。

第三章归档围

1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料，如：公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等，均属归档围。

2、商务档案包括公司进行的商务活动、制度变更、资质变更、升级等资料文件。

3、企业技术档案的容。

工程造价技术档案可分为过程文件和成果文件两类。

过程文件应按照造价咨询项目的类别各自制定文件目录。主要包括：委托服务合同，工程施工合同或协议书，补充合同或补充协议书，中标通知书，投标文件及其附件，招标文件及招标补遗文件，竣工验收报告及完整的竣工验收资料，工程结算书及完整的结算资料，图纸会审记录，工程的洽商、变更、会议纪要等

书面协议或文件，施工过程中甲方确定的材料、设备价款、甲供材料、设备清单、承包人的营业执照及资质等级证书等。

成果文件包括：投资估算、工程概算、工程预算、工程量清单、招标控制价、工程计量支付文件、工程索赔处理报告、工程结算等。

工程档案需要填写表格包括：《造价咨询项目成果征询意见表》、《造价咨询项目成果文件盖章申请表》、《造价咨询项目基本情况表》、《委托方提供资料清单》、《项目操作人员配置一览表》、《报告签发单》、《签收单》、《归还给委托方的文件资料签收单》、《委托单位评价表》。

4、法律事务档案（公司签订的各种合同）。

5、企业技术档案归档要求。

主要由咨询成果报告、咨询依据文件、其他文件三部分组成。

1）、咨询成果报告主要容

（1）咨询报告书正本（需加盖公司公章、公司资质章、造价师注册章以及委托方公章）；

（2）咨询项目各阶段的成果文件底稿文件及审核意见；

（3）技术文件，包括各类分析计算书、统计汇总表、工程造价审定单、工作底稿等；

2）、咨询依据文件主要容

（1）委托方提供的主要文件：

a)《委托方提供资料清单》；

b)工程承包合同；

c)工程预（结）算书；

d)设计变更单（或清单）；

e)施工签证（或清单）；

f)甲供料明细单等。

（2）咨询过程中形成的主要文件：

a)各种调查材料；

b)采集数据；

c)取证资料；

d)会议纪要；

e)往来文函。

3）、其他有关文件主要容：

（1）工程造价咨询合同、司法鉴定委托书；

（2）咨询单位作业计划书；

（3）《工程造价咨询任务单》原件；

（4）《价格信息》；

4）、工程施工图和竣工图一般不纳入归档围。

如设计变更单和施工签证较多，可用清单形式归档，原件由委托方保存。

第四章案卷的编目和立卷要求

1、案卷封面的编制

（1）立卷咨询部门全称。

（2）咨询业务类别：指建设项目可行性研究编制、投资估算编制（审核）、设计概算编制（审核）、工程量清单编制、工程标底编制；施工图预算编制；工程报价编制；工程结算编制（审核）；司法鉴定、项目投资控制等。

（3）案卷标题：指咨询项目的全称。

（4）时间：指卷文件材料所属的起止年月。

（5）保管期限：分为短期（3年）、长期（5年）、永久三类。企业技术档案一般定为短期。有特殊要求的可定为长期或永久。

(6) 页数：页数”指卷文件材料的总页数。

(7) 归档号：按档案立卷年份＋分类代码＋流水号组合成归档号。

（8）立卷人：由立卷者签名。

2、卷文件目录

（1）序号：以卷文件排列先后顺次填写序号。

（2）文件名称：即文件的标题。文件没有标题或标题不能说明文件容的，可自拟标题，但需外加“〈〉”号。

（3）作者：文件编制人。

（4）日期：文件形成的年、月、日。

（5）备注：留待对卷文件变化时作说明之用。

3、归档文件材料收集齐全、完整、核对准确，按上述五种分类进行立卷，使案卷便于保管和利用。

4、归档的文件材料一般一式一份。重要或利用频繁的，可酌情增加归档份数。

5、凡归档的文件材料，其制作材料必须利于长期保存，同时要保证图样清晰，字迹工整耐久，签署完备。禁止用铅笔、圆珠笔和复写纸制作文件。

6、归档案卷要按一定次序系统排列，按照不同门类、载体和不同保管期限分别进行编号，并编制案卷目录，填写案卷目录号。