文件管理制度82577

文件管理制度

1.目的

为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，结合公司实际工作情况，特制定本制度。

2.范围

本制度适用浙江依目了然服饰有限公司。

3.相关职责

3.1人事行政部

3.1.1 负责建立、健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改。

3.1.2 负责公司文件的下发及管理。

3.1.3 负责本制度的宣导与实施。

3.2 其它各部门

3.2.1负责制订与本部门工作职责相关的文件制度及流程

3.2.2负责按本制度规定执行

4.定义

公司文件是指：在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关工作活动的重要依据或工具。

5．参考资料

无

6．程序

6.1公司文件的种类及范围

6.1.1公司的文件种类主要有：公告、通知、通报、制度。

6.2.1各类公司文件使用范围：

6.2.1.1 公告：主要运用于公司的各类人事变动，如：任命、岗位变动等。

6.2.1.2通知：适用于发布临时事件和措施；传达公司高层有关指示；要求下级部门

办理或者需要知晓的事项等，例如：放假通知等。

6.2.1.3通报：适用于公司采取重大或强制性措施、或人事嘉奖与惩罚，例如：部门内部不适当的决定或规定；对做出突出贡献优秀员工的奖励或对于严重违反公司规章制度员工的处罚等。

6.2.1.4制度：主要运用于公司各项政策的实施细则及各项工作流程的解释、补充和完善。

6.2公司文件的处理

6.2.1公司文件处理的管理口径

公司文件管理归口于人事行政部，人事行政部负责所有公司文件的下发管理，负责建立健全公司文件管理制度，加强公司文件的统一协调与管理，按期进行汇总统计，保证公司文件处理工作高效运转。公司人事行政部指定专人负责公司文件管理工作。公司文件管理人员应忠于职守、廉洁正派、保密观念强。

6.2.2公司文件处理的定义及原则

6.2.2.1公司文件处理指公司文件的编号、下发、宣贯、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

6.2.2.2公司文件处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、规范。公司文件由人事行政部统一收发、传递、立卷、归档和销毁。

6.2.2.3公司各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。明确文件的有效性并通过受控的方式管理公司文件，是防止各部门出现执行无效文件的主要措施。

6.2.2.4对于公司以文本打印的形式下发的文件，只有盖有受控章的文件在受控范围内，签收人不得复印，如因复印导致的执行非受控有效文件，造成的问题由执行人负责。

6.2.3公司公文的分类及操作

6.2.3.1公司文件按机密程度，可分为：绝秘、秘密、一般；

6.2.3.2公司文件按紧急程度，可分为：特急、紧急、一般；

6.2.3.3公司文件按发文部门，可分为：公司文件、各部门文件。

6.2.3.4公司文件按内容分类，可分为：公告、通知、通报、制度。

6.2.4公司文件的机密等级划分的规定与操作

6.2.4.1根据文件涉及的业务秘密程度划分为“绝密”、“秘密”及“一般”。即使是“一般”文件因为也同时是业务文件、所以不允许无限制地向公司外部宣传。

6.2.4.2公司使用文件的机密等级的具体划分：

a)公司使用文件中，大部分属于“秘密”及“一般”。

b)对于公司绝密及秘密文件，还应当标明份数序号。

c)公司文件是否设定为绝秘或秘密文件由拟稿部门和总经理根据文件内容共同

确认。

d)文件的秘密等级不是按所示的文件种类进行划分的，而按其内容来判断。下述

为一般分类规则：

e)公司经营计划、发展规划、研发项目资料等属于“绝密”文件。

f)技术文件、质量文件、商务文件、项目清单、业绩考核标准、佣金计算标准、

产品价格、公司经营管理政策以及相应的培训课件等属于“秘密”。

g)管理制度、业务通知、临时销售政策、工作标准、培训关于工作流程方面的资料等通常属于“一般”文件。但其内容若与公司的经营管理有联系、含有特殊技术信息及管理思想等时，属于“秘密”。

6.2.4.1对文件的处理权限的规定：

a)对于被列为公司“绝密”类文件，下发对向为总监级以上人员，及相关关键责任工作人员。其它需了解相关内容方能开展工作的人员，需在总监的主导下对于工作相关内容予以学习了解。

b)对于被列为公司“秘密”类文件，下发对向为部门经理级以上人员及部门文件管理员，其它人员需在部门经理或培训人员的主导下对于工作相关的内容予以学习了解。

6.2.5公司紧急文件的规定与操作

6.2.6公司文件的眉头及编号规则

6.2.6.1为保证公司各级管理制度在制定、发布、实施和

流通过程的有效性，统一

设置公司制度文档文号的眉头和编号规则：

a)眉头如下：

b）编号规则：

YMLR:公司范围内文件

GS：编制部门（相关代号见下表）

GM：文件性质

001：文件流水编号

c)相关编号标准如下：

d）版次规则：文件第1次修订发文基本定版为“A”依次类推第2次为“B”…

那么依次顺延，进行修订、修改可用数字进行后缀。例如：A版某文

件修订一次那么该文件版次为“A/1”，如果修订、修改2次则为“A/2”

以此

类推。

e）页码规则：页码显示格式为“1/X”前数字代表该页在本文件中的页数，后

数字代表该文件的总页数，例如：某文件一共5页那么该文件的第1页的页

码反应应该为“1/5”。

f）保密等级、紧急程度：根据文件在公司的保密程度以及使用的紧急情况按

照前文规定标注于文件页面（加盖相应墨章）。

6.2.6.2发文部门：按公司文件分类标准编制，发文部门按拟

文部门，即若管理总部拟订

“管理”；若营销中心各部门拟订“营销”；若生产中心拟订“生

产”。

6.2.6.3内容分类：按照文件内容的归属种类，即通知、公告、制度等。

6.2.6.4文件编号：按发文部门编号，即若管理总部第一次发文，即编号为“01”；若管理总部第二次发文“02”；若生产中心第一次发文即编号为“01”等。

6.2.6.5文件年份及流水号：即按当年发文的第X次发文编

号，不分发文部门，依次编号。

6.2.7联合发文

6.2.

7.1联合发文的定义是指：下发文件涉及到两个或两个以上的部门，需跨部门联合确定内容方可执行的文件。如“技术部”发文，但文件相关内容涉及到“计划部”或其它部门的配合支持方能执行，视为联合发文。

6.2.

7.2需要联合发文的部门，需由拟文部门确认文件内容，交由拟联合部门审核确认后，逐级审批到总经理后方可发文，否则不得发文。

6.2.8文件下发

6.2.8.1公司所有文件的下发，不分机密等级及紧急程度，均需填写《发文

申请审核表》附件一并逐级审批同意后，方可发文。