送客户样品管理制度

送客户样品管理制度

一、目的

确保为客户提供符合要求的样品，清晰划分样品发放流程及相关部门责任义务，进行样品取样标准化作业，特制定本制度。

二、适用范围

适用于本公司所有原材料送样（500ml以下）的管理。

三、相关规定

1.有库存产品：是指报价目录表中常规产品，有库存的样品采集。

2.无库存产品：是指报价目录表中常规产品，无库存的样品采集。

3.外协采集样品：是指客户提供或未提供小样品的，报价目录中无标示的产品，须从其它供应商渠道采集给客户。

四、权责

1.业务对接人

1.1以《内部联络单》形式提交客户需求原材料样品信息给客服部文员。

1.2接到客服部发出的原材料样品领取信息后，于第二个工作日内取走。

1.3将客户提供的原材料样品取回后，上交给质检部。

1.4送出原材料样品后，于7天内须将客户反馈信息内容填写在《客户送样反馈表》上。

2客服文员

2.1接到业务对接人原材料样品需求信息后，须在当天下班前反馈给质检部。2.2通知业务对接人领取样品后，须于7天内要求业务对接人填写《客户送样反馈表》。

2.3当业务对接人反映所送原材料样品不符合客户要求时，须把客户对样品具体数据要求向采购部提出外协采集原材料样品。

3.质检部

3.1获得客服文员样品需求的信息后，进行取样存档，将原材料样品提交给仓库打单文员。

3.2样品的取样确认、测试分析、参数档案的建立并保存管理。

3.3建立送样产品的编号、检验报告、供应商编码等，使用统一的样品标签，填好《送客户样品资料清单》内容。

3.4取样源头须在槽罐车上抽取，如库存产品与客户提供的产品标准不符时，当天内通知客服部文员。

4.采购部

4.1负责向供应商获取原材料样品。

3.2负责向质检部提交原材料样品、检测报告以及相关样品资料信息。

4.3收到客服文员须外协采集原材料样品，须在5天内取回样品。

五、考核管理

1.部门负责人负责监督本部门人员的执行情况，如有异常按本规定及时上报积分系统；

2.如遇到本人权限内无法处理的问题须及时上报部门负责人，否则扣减B分20分/次；

3.每周完成工作无误的，奖励责任人B分100分/周，奖励部门负责人B分30分/周；

4.违反上述任何一条的扣减责任人B分10分/条，扣减部门负责人B分2分/条；

5.相同的错误当月违反第二次的，双倍扣分，以此类推；

6.如造成经济损失，按损失金额的10%扣减当事人相应A分与B分，按损失金额的5%扣减部门负责人相应A分与B分。

六、相关表单

《送客户样品资料清单》

《内部联络单》

《客户送样反馈表》

送客户样品登记表.

xls

客户退货操流程图