某公司档案管理办法

某某有限公司档案管理办法

第一章总则

第一条为了加强公司档案工作，促进档案工作为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)和有关法律、法规，制定本办法。

第二条本办法所称的档案，是指公司在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的各种形式的文件材料。

第三条公司负责档案工作的部门为总经办，管理档案人员为专职档案管理员。

第四条要严格按照《档案法》的要求管理公司档案，确保档案完整、准确和安全。

第二章档案管理及使用

第五条总经办及专职档案管理员履行下列职责：

(一)贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定公司文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关制度；

(二)统筹规划并负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；

(三)指导本公司各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作。

第六条档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的

档案专业知识和业务能力。

第七条档案工作人员应认真做好对国家、社会、本公司有保存价值的档案的登记工作，并编制好归档文件目录，根据有关规定，确定档案保管期限，划定档案密级。

第八条公司各相关部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交公司总经办集中管理，任何人不得拒绝归档。立卷部门必须在每年三月底前移交上一年度的文书档案；科技档案在工程项目完工验收后三个月内移交；会计档案由会计人员负责整理立卷和装订成册后，隔年移交。

公司档案的种类有：文书档案、科技档案、会计档案。

文书档案是公司各项工作中形成的应当归档保存的文件材料，包括上级部门与公司有关的文件和公司内部形成的文件。上级文件包括：上级发文，领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词等。公司文件包括：公司印发的各种文件以及签发稿、修改稿；公司章程、公司股东会、董事会决议以及形成的各种会议材料；党政联席会、总经理办公会、党委会等会议记录和会议纪要；公司的各项规章制度；公司领导因公务活动形成的重要文件、传真；公司组织简介、人员编制文件；公司法律事务中形成的文件材料；公司的历史沿革、大事记；其他需要归档的材料。

科技档案是公司从事生产、基建过程中形成的文件，生产过程中形成的资料包括工程竣工验收资料及其他需要保存的资料；基建工作中形成的材料包括：批准文件、可行性研究报告、评估报告、

合同、设计施工监理过程中形成的资料、工程预决算、竣工验收资料。

会计档案包括公司财务凭证、预算表、决算表、财务报表以及其他会计资料。

第九条归档的文件材料应完整、准确、系统，文件书写和载体材料应能耐久保存，文件材料整理要符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

第十条总经办应采取有效措施对档案进行安全保管，并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。

第十一条定期对保管期限已满的档案进行鉴定。对确无保存价值的档案登记造册，由档案部门和相关业务部门共同组成鉴定小组进行鉴定工作，经总经理批准后进行监销，并填写《档案销毁清册》，总经理及鉴定人员签字予以确认。

第十二条档案现代化与企业信息化建设同步发展，不断提高档案管理水平。

第十三条总经办应积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源，为公司的发展提供及时、有效的服务。

第十四条档案管理人员要自觉执行党和国家保密制度，严格履行档案借阅审批手续，严防失密、泄密事故发生。

第十五条借阅档案人员要严格履行借阅手续，对保密性的文件借阅应审批，要保守秘密，严格管理。未经批准不得复印，使用完毕及时交回档案室。借阅文书档案一般不超过一周；借阅科技档

案一般不得超过30天；需要长时间借阅时，需办理续借手续。会计档案只允许查阅，不得借阅，并要办理查阅手续。外单位借阅档案必须持单位介绍信，经有关领导同意后方可借阅，但不能将档案带离档案室。

第十六条公司产权发生变动，属国有企业资产的档案，应按《国有企业资产与产权变动档案处置办法》的有关规定做好档案的处置工作。

第十七条建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依法进行处理。

第三章附则

第十八条本办法由总经办负责解释。

第十九条本办法自发布之日起施行。