内部控制-信息设备和软件管理制度

第一章IT资产管理制度

第一节总则

第一条为进一步加强公司IT设备资产和软件资产的管理，保证其正常使用，特制定本规定。

第二条IT设备在本办法中指PC机、笔记本电脑、PC服务器、工作站、小型机、存储设备、防火墙、终端、打印机、扫描仪、UPS不间断电源、网络产品等

用电子化资金购置的计算机设备（以下简称“设备”）。软件资产包括作为公

司无形资产公司购买的成熟外购软件和由公司自行或联合软件公司开发的

软件。

第三条本制度适用于总部及各分公司信息技术单位对IT设备资产和软件资产的管理。本制度中如有与公司资产管理制度冲突的内容，以公司资产管理制度为

准。

第二节到货验收

第四条设备和软件到货后，设备管理员和供货方根据合同规定当场拆箱验货；有条件的，应加电检查设备是否有损坏，备品、部件、资料、软件等是否齐全。

到货验收合格，由设备管理员签收到货单，并复印存档。若到货验收不合格，

设备管理员拒绝签收。设备签收后，设备管理员应及时进行验收登记，认真

填写验收记录。

第五条设备的系统软件的安装应由设备供应商操作、系统管理员验收：

1 、安装系统软件的过程中，根据已制定的系统安全管理要求设置新安装的

系统软件，确保与整体安全要求的一致性；

2 、确定系统软件的安装步骤，并根据各安装步骤的预期结果制定安装手

册；在系统软件安装过程中作详细记录，并根据安装手册保存操作结果；

3 、比较安装过程中的操作结果和安装手册的要求，确保系统安装是按照安

装要求进行；

第三节入库

第六条设备和软件正式入库时，设备管理员应填写《入库单》并在设备管理系统中登记。入库设备和软件由设备管理员负责保管，设备管理员同时应将该设备

的名称、型号、序列号、基本配置、购机日期等相关信息在《设备档案》卡

片及设备管理系统上进行登记。对于软件，需填写软件的版本情况。

第四节出库（设备和软件的领用）

第七条有关人员领用设备和软件时，必须办理设备和软件的领用手续。设备管理员根据相关领导签批的申请来通知有关人员领取设备和软件，设备管理员在填

写《出库单》和《领用单》后进行设备和软件介质的发放，并在设备管理系

统中进行登记。

第八条领用设备的部门和个人应由其部门领导和个人在接收设备时在《领用单》上签字。

第九条员工在离司或退休时，需将其所领用的设备退还信息技术部，同时由设备管理员更新《设备档案》卡片并在设备管理系统中进行登记。

第十条总部范围内调动的员工，其领用的设备可随人搬移，同时更改设备管理卡片。

第五节出库（设备借用）

第十一条有关人员借用设备时，必须办理设备借用手续。设备管理员根据相关领导签批的申请来通知有关人员领取借用设备，填写《出库单》和《借用单》，并

在设备管理系统中进行登记。

第十二条借用设备的部门或个人应由其部门领导或个人在接收设备时在《借用单》上签字。

第六节设备和软件的初验

第十三条设备投入使用后，由设备管理员负责组织设备领用部门对设备进行初验，初验的项目和过程按照设备购买合同的约定进行。对于进口设备，必须在索赔

有效期内验收，以防止索赔逾期给公司造成损失。初验通过后，设备管理员

应详细记录初验过程，并由其与使用部门双方共同在《初验报告》上签字。

软件投入使用后，由设备管理员负责组织软件使用部门进行初验，初验过程

包括软件的安装调试等，由供应商组织完成。初验过程必须按照购买合同的

约定进行。初验通过后，设备管理员应详细记录初验过程，并由其与使用部

门双方共同在《初验报告》上签字。《初验报告》一式三份，供应商、设备

管理员、设备领用部门各留存一份。（总公司组织集中采购的设备和软件要

求提交初验报告到总公司设备管理员，，非总公司集中采购的分公司设备管

理员留存即可）。

第七节设备和软件的终验

第十四条设备和软件初验通过并投入正常运行到合同约定期限后，由设备管理员负责组织设备和软件领用部门对设备进行终验，终验的项目和过程按照购买合同

的约定进行。终验通过后，领用部门应详细记录终验过程，并在《终验报告》

上签字，《终验报告》一式三份，供应商、设备管理员、设备领用部门各留

存一份。（总公司组织集中采购的设备和软件要求提交初验报告到总公司设

备管理员，非总公司集中采购的分公司设备管理员留存即可）。

第八节设备使用

第十五条未经信息技术部许可，设备不得随意调换、拆动、借出。

第十六条设备的正常运行应采取“预防为主，维修为辅”的方针，设备维护部门应建立切实可行的设备使用、维护保养及检查制度，充分发挥设备的整体功能。第十七条设备发生故障后由维护部门负责报修，应该有设备使用方领导的审批，同时

应在故障排除后将故障现象、原因、维修结果记录告知设备管理员，再由设

备管理员在《设备档案》卡片及设备管理系统中进行登记。

第九节设备调配

第十八条由于计算机设备更新换代较快，为充分发挥计算机的功能，保护计算机投资，信息技术部有权统一调配总部范围内的所有计算机及其辅助设备。

第十九条总部与分公司之间的设备调配，须由财务部填写《固定资产调拨单》，在履行完相关财务手续后方能调配。

第二十条设备调配时设备管理员应及时做好登记工作，修改相应的《设备档案》卡片及设备管理系统记录。

第十节系统和文档管理

第二十一条《设备档案》卡片是设备管理工作的重要组成部分，应当由专人负责。

第二十二条设备信息发生的任何变化，都要在《设备档案》卡片及设备管理系统中及时进行登记。

第十一节设备丢失、损坏的处理

第二十三条因工作失职造成计算机设备损坏者，视其情节和使用年限确定赔偿比例；造成计算机设备丢失的，由财务部门估计设备现值，视情节予以赔偿。责任人

应填写《设备丢失、损坏处理登记表》。

第十二节赠与设备与软件的处理

第二十四条对于外公司合同中赠与的计算机设备和软件，按照正常设备和软件进行入库和出库操作，并按照合同明细进行设备验收工作。这部分设备和软件也一并

按照相关财务制度处置