关于下发商业版块超市生鲜自采商品采购操作流程

家乐园自营事业部文件

自营经字﹝2017﹞11号

关于下发《商业版块超市生鲜自采商品采购操作流程》的

通知

各事业部及下属各门店：

为规范超市生鲜自采商品采购操作流程，使采购作业有章可循，特制定《商业版块超市生鲜自采商品采购操作流程》。现正式下发，请遵照执行。

商业版块超市生鲜自采商品采购操作流程

一、目的

规范采购操作流程，使采购作业有章可循。

二、适用范围

各事业部下属超市门店

三、各级职责

（一）自营事业部超市业务部

1.负责该管理制度的修订;

2.负责商品的采购;

3.负责商品的报账及差旅费的报销;

4.负责商品的验收工作。

（二）自营事业部配送中心

1.负责各门店订单汇总；

2.负责商品的验收工作；

3.负责商品的配送。

（三）各超市门店

负责商品订单作业。

三、操作流程

（一）蔬菜采购订单流程

1.各门店课长每天依据天气变化、畅销商品、促销商品实际销售情况在17:00前制定商品补货单，由门店生鲜部经理审核。

2.门店生鲜部经理将审核完毕后商品补货订单发于配送中心，配送中心订单处理部接到订单后，在17:30前将商品订单汇

总。

3.配送中心生鲜部经理审核后将汇总商品补货订单以微信形式发于蔬菜采购人员，如门店在订货完毕后，需要将个别商品增加或减少订量时，门店以电话或微信的形式通知相关采购人员及配送中心生鲜部经理；夜间如遇到突发天气变化，采购人员可根据门店实际情况适当向门店增加配货量。

4.采购人员审核无误后，在19:00前到将汇总好的商品补货订单进行打印。

（二）当地蔬菜市场采购

1.采购员及时了解大型蔬菜批发市场价格，由采购在市场内分时间段（晚上22:00市调1次、00:00市调一次）对整个蔬菜市场价格进行不低于2次比价，对商户报价进行核实，确认商户有无虚抬进价现象，如在同等品质的情况下供商供价持平或高于市场零售价，该供货商必须及时将供价降低，如该商户出现此类现象累计3次，终止与此商户合作关系。

2.送货方式：由采购人员从价格低的商户处按商品质量要求提出采购商品需求，并将所采购的商品于晚间23:00-3:00陆续送至配送中心。由供商依据实际上货数量出具原始单据一式两联，填写（品名、数量、单价、金额、汇总金额、联系电话），供商采购双方签字认可，配送中心一联、采购一联。

3.如果有未按订单数量到货且数量差异较大时，供商第一时间电话通知相关采购人员，由采购人员通知配送收货人员与订单

数量的差异，以便配送人员按修订后的实际采货量进行分拣。

4.货到达配送中心，采购将供商原始单据交予配送中心收货人员，采购与收货人员共同进行商品验收作业，配送收货人员验收商品质量和数量，依据采购员提供的原始单据及配送仓管提供的商品收货汇总单，由配送中心订单处理部进行单价核算及系统录入，确认无误后由采购员、配送中心订单处理部、配送中心库存管理部三方在配送入库商品单价核算表中签字认可，生成商品验收单。对因质量问题拒收的商品由采购与供商沟通，填写退货情况说明，由配送收货人员、采购双方签字认可，拒收商品不入库存（为节省称重环节，配送人员可直接进行分货，减少配送再与门店分货中商品的损耗）。

5.向各门店配货完毕做单减库存后，体现在配送中心账面库存的数量及金额为蔬菜采购环节的损耗，配送中心依据账面库存金额核算损耗率，在不超过公司标准的基础上由配送中心经理签字批准进行系统内损溢处理操作。超出部分由采购员自行承担,超出金额采购员需在2个工作日内交至睿州财务。

8.夜班采购将商品验收单与供商原始单核对是否正确，无误后由采购签字认可。供商原始单和配送验收单作为报账的依据。

9.配送中心每天入库完毕后，将当日损耗数量差异进行汇总，次日上午12:00前以电子版形式发至生鲜蔬果部部门经理内Q，生鲜蔬果部针对异常的差异进行跟踪、管控。

（三）水果采购订单流程

1.各门店课长每天依据天气变化、畅销商品、促销商品实际销售情况在当日17:00前制定隔天商品补货单，由门店生鲜部经理审核。

2.门店生鲜部经理将审核完毕后商品补货订单发于配送中心，配送中心订单处理部接到订单后，在17:30前将商品订单汇总，配送中心生鲜部经理审核。

3.配送中心生鲜部经理审核后将商品补货订单以内Q形式发于水果采购员。如门店在订货完毕后，需要将个别商品增加或减少订量时，门店以电话或短信的形式通知相关采购人员；如遇到突发天气变化，采购人员可根据分店实际情况适当向门店增加配货量。

4.采购人员审核无误后，在19:00前将汇总好的商品补货订单进行打印。部分鲜货商品如（香蕉、草莓、葡萄）等由于存放原因不能运至配送的，于第二天上午由采购直配到各门店。

（四）当地水果采购

1.采购人员及时了解大型水果批发市场价格，由采购在市场内分时间段（早上6:00市调1次、7:00市调一次）对整个水果市场价格进行不低于2次比价，对商户报价进行核实，确认商户有无虚抬进价现象，如在同等品质的情况下供商供价持平或高于市场零售价，该供货商必须及时将供价降低，如该商户出现此类现象累计3次，终止与此商户合作关系。

2.水果商品由配送中心统一配送。依据门店的汇总订单按商

品质量要求从市调价格低的商户采购商品，将采购的水果装车运至配送中心（水果配送收货流程同蔬菜）。

3.配送中心订单处理部将当天商品的进价以Q形式传至各门店。

4.门店仓管进行商品验收作业，称重、检查商品品质数量在正负3%的情况下，依据睿洲的配送单正常收货，仓管进行审核。

（五）基地外采蔬果流程

1.采购员根据门店蔬果类商品销量较大的品种及应季的品种联系各个蔬果基地，了解基地价格、品质及时与总部采购员联系了解当地价格、品质进行对比后实施采购，业务管理部督导对相互询价进行跟进。

2.在外采过程中所发生的差旅费、运费、采购商品附加费分三部分来划分。

3.差旅费：由采购根据在进货时所发生的住宿、餐费、公交费，火车费按照公司差旅费标准正常走OA报销流程，采购品类经理/助理提报——部门经理审核——归口部门审核——财务管理中心审批。

4.填写报销签批单传财务管理中心会计进行报销。

5.采购员从基地外采的商品，由供商填写原始单据及所产生的费用明细：运输及附加费 (如代办费、纸箱费、胶带费、转运费、人工费、装车费、卸车费等)，由供商出示收据一式两联双方签字认可（要求所有收据必须正规，填写明细供商姓名、地址、