XX公文智能交换管理系统

XX公文智能交换管理系统

一、建设背景

当前，在国家信息化体系建设中，政府信息化已成为整个信息化建设中的关键。推动电子政务的发展，是一种世界性潮流，也是电子信息技术应用到政府管理的必然趋势。

随着计算机和网络技术在政府办公中的广泛应用，很多信息可通过电子信息通道传递。但对于大量存在的机要文件和物件，由于其机要保密和凭证特性等要求，有很多无法通过网络直接传输，而必须以实物的方式进行传递、处理和保存。长期以来，各级党、政、军、企事业单位的纸质文件收发、流转工作主要是靠手工签收、手工登记（录入）完成的。手工管理方式受人为因素影响大，效率低，容易出错，不易分清责任，对不可避免的错误或者漏洞难以追踪和纠正，甚至还会出现失泄密等重大事故。且由于文件的收发流转信息一般在登记本上，查询统计很不方便，信息资源难以共享，无法适应由于信息量的快速膨胀，管理部门对大量信息处理提出的快速、准确的要求。

另一方面，在传统的办公自动化系统中，需要分发交换的文件和文件相对应的电子信息是脱节的，经常出现文件的电子信息已经发到领导的电脑上而纸质文件还没有到达，或者领导已经在纸质文件上进行了批阅，秘书还要重新录入电子信息的情况，使纸质公文与电子公

文形成“两层皮”现象。因此，实现以数字化技术为基础的政府机关机要文件流转作业的全面信息化管理已成为政府机关政务信息化建设工作的一个重要领域。XX软件电子政务事业部公文智能交换管理系统即是针对上述问题提供的完整解决方案。

二、系统描述

公文智能交换管理系统将条码自动识别技术引入到公文流转过

程中，将公文、信件的基本信息生成条码，通过带有条码识读装置的专用设备“智能交换箱”来记录文件的全部流转信息，从而实现了传统办公自动化系统无法做到的纸质文件数据的自动载入。

“智能交换箱”投件口带有条码扫描装置，可高速准确地识读各类条码标签，动态显示箱内投件存量、各户发件量、误操作、运行状态等信息。交换箱箱体可根据用户要求改型设计。在系统中，参与交换流转的各个单位（部门）都设有“智能交换箱”，发件、取件均通过交换箱进行。系统会准确自动地记录文件交接细节，包括文件号、执行人、时间、收发件单位、密级、紧急程度等信息，自动打印交接清单，不必进行人工面对面的手工登记签收。

利用条码自动识别技术，系统将纸质文件和电子文件建立起对应关系，解决了信息流与物流的信息连接，从而实现了对纸质文件和电子文件的一体化管理。这一系统的建立，解决了以往公文流转过程中手工登记签收责任不清、劳动强度大、数据不准确、查询统计难等历史难题。系统能够生成含有文件信息的条码，把条码贴附在文件上，在文件的流转过程中通过“智能交换箱”自动采集条码上的信息，

这样纸质的文件和文件的信息是完全同步的，避免了文件实物流与电子信息流“两层皮”现象。

XX软件公文智能交换管理系统利用自动识别技术、公文智能交换箱及相关信息化技术，实现公文流转过程的信息化管理，并遵从我国政务信息化所要求的业务过程规范化、数据模型标准化和信息资源共享的原则，在统一部署、统一规划、统一设计、统一标准的基础上，确保各级政府部门使用统一的条码识别和系统应用标准，在各单位内部以及各单位纵横向用户间，形成机要文件流转全程畅通的信息化管理渠道。

三、应用效果

∙➢传统的OA系统物流（文件、信件）和信息流（计算机信息）是脱节的，因此文件处理的信息化实际上没有真正实现。XX软件公文智能交换管理系统解决了信息流与物流的信息连接，可对每一文件进行计算机自动追踪，真正实现了文件信件处理的自动化管理。

∙➢文件流转信息登记的准确性大大提高。原有的文件流转登记依靠手工完成，容易出现登记错误的情况，而条码录入的出错率仅为百万分之一，二维条码的出错率在千万分之一。

∙➢文件处理的安全可靠性大大提高。由于每件文件都有了唯一条码编号，收发在智能交换箱上自动进行，自动准确记录交接，系统会自动提示处理是否正确，将人为因素可能造成的错误降至

最低，如果万一出现人为错误，也可通过自动追踪系统快速找出出错地方，立即纠正。

四、系统主要功能

（1）软件功能模块

（2）软件功能模块分项说明:

1) 智能采控平台

箱组数据采集：提供实时采集信件和文件数据功能；

箱组状态监视：显示箱子的运行状态（正常、已取、未取、故障），显示箱内信件数量，对于急件或限时件系统进行特殊

标注；

箱组设备控制：在监控台对交换箱发令，进行开箱，开关已取灯，开关急件灯，核对箱存显示等操作；

箱组监控日志：对每一次交换箱组的操作，系统自动形成日志；

箱存信息浏览：本功能模块可以对智能交换箱中的信件信息进行浏览，包括信件的数量、收件单位、发件单位等信息。

纠错处理：对误投的信件进行纠正的管理。

2) 业务管理平台

发信管理：将已装封后的信件登记，并通过各个发送渠道发往外部单位的管理；

收信管理：将从各收发渠道外来的信件登记后发往各个相关部门的管理；

发文管理: 对发文的各个环节进行管理,包括发文登记、装封发文、信封条码标签自动打印、发文去向管理、清单打印、

二维条码制作等；

收文管理：对收文的过程进行管理，包括来文拆封管理、办文管理、阅文管理、办结登记、督办、催办管理、条码生成

等；

清单打印：打印收发件清单，做核对和存档用。格式按照要求标准制订；

异形处理：参加收发室交换有大量的异形件，如光盘，录像带，包裹等，如果不能通过远光公文智能交换箱扫描登记，

那么我们可以通过机要流转系统的登记界面，通过扫描

枪扫描进行异形件的登记工作，然后放入交换箱中；

纠错管理：对于针对信件登记、投递、交换中出现错误的问题和外部单位退回的信件处理，系统提供进行纠错的功能；退信管理：针对下属单位退回的信件处理和外部单位退回的信件处理；

统计查询：文件查询与统计提供对收发文件的详细信息进行查统计的功能。查询信息包括发件单位，收件单位、紧急程

度、投箱时间等，并可将查询到的结果打印出来。对于

统计可以按时间、紧急程度等统计文件数量。可生成时

段统计图形报表、类别统计图形报表。查询条件可以任

意组合；