第四讲 工作分析与工作设计

第四讲工作分析与工作设计一、工作分析概述人力资源管理的核心：人与工作最佳配合，人尽其才，才适其用。

这需要了解工作的特性及员工的特性，需要人力资源部门为特定的工作选择能胜任工作需要的员工，即需要进行工作分析。

目的和用途分：对工作的分析（为人力资源管理提供信息）；对方法和时间研究（改进工作方法和制定劳动定额）。

工作分析（Job analysis）：又称职务分析。

是指对组织中各项职务的工作内容、规范、任务、任职资格、所需技能、责任、知识与目标进行描述和研究，并制定具体的工作说明书和工作规范的管理活动过程。

简单说：工作分析就是确定某一项工作的任务和性质是什么，以及哪些类型的人适合从事这一工作。

工作说明书主要指明工作的内容是什么。

工作规范则明确了使用什么样的人来从事这一工作。

（一）工作分析中的基本术语要素、任务、职责、职务、职业、职业群、职业生涯、职级、职等。

1、要素：工作要素。

指一项操作或者动作，是工作活动中不可再分解的最小单位。

2、任务：指在某一段时间内为了达到某一特定的目的所进行的一项活动。

如本星期五选课。

3、职责：是指个体在工作岗位上需要完成的一个或多个任务。

如办公室主任：上传下达。

收发信件、传真；会议的布置和安排、资料文档的管理等。

4、职位：岗位。

在一个特定的组织中，一个或多个任务落实到特定员工身上时出现的工作岗位。

职位的特征：职位的数量＝成员的数量。

5、职务=工作。

一系列职位的集合或统称。

工作－－教学、管理、科研。

6、职业：不同的工作。

工人、教师、农民、医生、企业家、军人。

7、职业生涯：指一个人在一生当中所经历过的或将要经历的职位。

讲师－－经理－－县长－－农民。

（二）工作分析的内容•工作分析：运用科学方法收集与工作有关的信息的过程。

分析的内容可以用“8w”来概括：1、who，谁来完成这些工作？2、what，这一职位具体的工作内容是什么？3、when，工作时间安排在什么时候？4、where，这些工作在哪里进行？5、why，从事这些工作的目的是什么？6、（for）who，这些工作的对象是谁？7、how，如何来完成这些工作？8、how much，所需支付的费用、报酬等。

（三）工作分析的结果工作分析的最终产出表现：职位说明书。

职位说明书＝工作描述＋工作规范。

（工作分析主要解决两个问题：某一职位是做什么事情的？什么人来做这些事情最合适？）（四）工作分析的作用1、是人力资源规划的基础。

是人力资源管理最重要的基础性工作。

2、为员工的招聘、选拔和任用提供依据。

工作任务、完成任务的方法、工作要求；招聘什么样的人员，具备什么样的知识、技能、资格、经验。

3、为人力资源的开发和培训提供信息。

不具备特殊的知识、技能或能力时进行培训。

4、为员工的绩效考评提供有效的标准。

根据工作分析所提供的任务和标准来判断员工工作完成的情况。

5、为薪酬体系的设计提供依据。

组织贡献、职责大小6、有助于把握员工和企业之间的劳动关系。

提升、调动、降职的标准。

7、对员工安全与健康很有价值。

工作分析与工作规范文件一般都反映工作环境与条件，是否有危险性。

为某些危险环境工作中的员工提供和采取安全设施和措施。

8、有助于人力资源研究。

工作分析的有关信息为管理者进行人力资源研究提供了依据。

二、工作分析的基本过程四个阶段：•准备阶段•调查阶段•分析阶段•完成阶段（一）准备阶段主要任务是了解情况，确定样本，建立关系，成立工作小组。

具体任务如下：1、明确工作分析的意义、目的、方法和步骤。

2、向有关人员宣传、解释，建立友好合作关系。

3、成立工作分析小组或委员会。

HR负责人、工作分析专家、职务分析顾问、岗位在职人员、上级主管4、对分析的工作进行初步了解。

明确大致流程及信息5、确定调查对象。

选择工作分析对象的样本，考虑样本的代表性、明确调查方法，设计调查方案。

6、对工作分析者进行培训。

掌握工作分析的内容、方法和注意事项。

（二）调查阶段主要任务：对整个工作流程、工作环境、工作内容和人员等方面作全面的调查。

1、广泛收集相关资料。

组织结构图、工作流程图、相关的职位描述。

2、工作活动所使用的机器设备、工具等。

3、把组织内各项工作分解成若干工作要素和环节，确定工作的基本难度。

4、找出原来的工作说明和工作规范文件中存在的问题5、编制各种调查问卷、面议提纲、现场观察提纲以及编制工作日志等。

（三）分析阶段主要任务：对有关的工作特征和员工特征的调查结果进行全面的分析与综合。

1、认真审核、整理已收集到的各种信息。

2、确定各种信息的用途，选择有用的信息。

3、创造性地分析、发现有关工作和员工的关键特征。

4、归纳、总结出工作分析的必需材料和要素。

（四）完成阶段主要任务：根据有关信息资料编写出工作说明和工作规范。

1、草拟工作说明书和工作规范。

2、将草拟的工作说明书和工作规范与实际工作对比。

3、根据对比结果决定是否需要进行再次调查研究。

4、修正工作说明书和工作规范。

5、对特别重要的职务可重复2、3、4的工作。

6、形成最终的工作说明书和工作规范。

7、工作说明书和工作规范应用、反馈和完善。

三、工作分析的主要方法（一）观察法分析者在工作场所运用感觉器官或其他工具，对被分析对象的实际工作进程，用文字、图表等形式记录其某一时期工作的内容、程序、形式、性质、特点、环境和方法等，然后进行分析与总结的一种方法。

•注意隐蔽性，多选择几个对象，在不同时间进行•避免机械记录，注意比较和提炼，注意结构化。

•适用于外显行为特征分析，不适于心理素质分析（二）座谈法分析者通过与分析对象面对面谈话来搜集信息资料的方法。

•注意不要消极记录，而应积极引导,使座谈结构化，准备好提问清单，保持友好、合作态度。

（三）工作日志法员工本人按时间顺序详细记录自己的工作内容、责任、任务、工作负荷等，然后归纳提炼的方法。

•适用于需大量收集信息的岗位分析因投入太大，不宜广泛采用。

（四）职务调查表法亦称记实法，对实际工作内容与过程按调查表如实记录。

•该方法信息完整，按时间顺序，易于操作。

•但起点低，后续工作多。

（五）主管人员分析法由主管人员通过日常管理记录和分析的方法，此法与员工自我记录法，结合会更有效。

•信息准确，水分少，但较易受主观局限性影响导致缺漏。

（六）关键事件记录法也称典型事例法。

成功、失败导致事件发生的原因和背景员工特别有效的行为或无效的行为关键行为的后果员工能否支配或控制上述后果优点：收集到的都是典型事例、关键事件，对于提高效率、防范事故、确定工作标准有着重要作用。

缺点：过于注重事件后果，忽视了分析的过程四、工作说明书和工作规范工作分析是人力资源管理活动的起点，工作分析的最终成果是工作说明书和工作规范。

•工作说明书指明了任职者实际在做什么、如何做以及在什么样的条件下来开展工作。

•工作规范指明了任职者为了圆满完成工作所必须具备的知识、技能、能力及经验等。

工作规范可以单独编写，也可以包含在工作说明书中一并编写。

（一）工作说明书和工作规范的内容1、工作说明书的内容工作说明书需要对工作的物质特点和环境特点加以说明。

主要解决以下问题：工作的内容与特征、工作责任与权力、工作目的与结果、工作标准与要求、工作时间与地点、工作岗位、工作流程等问题。

包括的内容：工作标识（工作名称、工作所在的部门等）；工作概要；工作目标与任务；工作职责与范围；工作环境（工作的条件）；工作与社会联系；工作绩效标准；工作规范。

2、工作规范书的内容工作规范书也称任职说明书，指担任某项职务必须具备生理要求和心理要求。

主要内容：一般要求（年龄、性别、学历、工作经验）；生理要求（健康状况、智力与体力、活动的灵活性、感觉器官的灵敏度）；心理要求（心理素质等）（二）工作说明书的编写没有固定格式，常包括以下几个方面：1、工作标识工作名称、工作地位、工作所属部门、工作地点、编写日期等。

2、工作概念包括工作摘要（工作内容、目的、要求、范围等作简短描述）和各种说明（工作规范号、特点、重点等）3、工作职责把每一种工作的详细职责列举出来，包括人、财、物等方面的职责等，并用1－2话加以描述。

4、任职资格是说明员工承担某项工作所需要的教育、经验和其他特征方面的最低要求。

年龄、性别、学历、专业、培训、经验、技术、证件、能力等。

5、体能要求工作姿态、所用身体器官、精力、体力。

近视、色盲6、工作环境条件场所、危险情况、噪音水平、温度、温度、危害条件7、工作联系与组织内外的什么人发生联系8、工作绩效员工在执行每一项工作时被期望达到的标准。

（三）工作说明书的编写要求1、清楚准确一岗一书。

避免千岗一面、一岗概全。

2、全面完整自我描述、主管领导审定、人力资源管理专家撰写主要职务、其他相关人员协助编写其他内容。

3、具有可操作性任职资格层次清晰、职责明确、便于培训和考核。

4、文件格式要统一工作说明书要注意整体的协调性和美观。

5、详略得当较低层次的职位任务比较具体，可简短、清楚描述。

较高层次的职位任务涉及面广，可概括、抽象描述。

6、应显示工作的真正差异工作说明书中要能真正体现工作的差异。

五、工作设计（一）概念、目的、原因工作设计（Job Design）是指组织为了提高工作效率和员工的工作满意程度，完善或重新整合修改工作描述和工作资格要求的行为或过程。

•什么情况下需要工作设计？第一，工作设置不合理第二，组织的管理变革第三，组织的工作效率下降•工作分析的目的：明确所要完成工作的任务及完成这些任务所必需的人的特点。

•工作设计的目的：明确工作的内容和方法，明确能够满足技术上、组织上的要求，以及员工的社会和个人要求。

（二）工作设计的形式1、工作轮换工作轮换（Job Rotation）让员工先后承担不同的但是在内容上很相似的工作。

其本意是不同的工作要求员工具有不同的技能，从而可以增强员工的内在报酬不，增强员工的满意度。

2、工作丰富化工作丰富化（Job Enrichment）赋于员工更多、更有意义的任务和责任，使员工得到工作本身的激励和成就感，以增加员工的自主性和责任，提高工作的价值。

3、工作扩大化工作扩大化（Job Enlargement）是指扩大工作的范围。

扩展一项工作的任务和职责，所扩展的这些工作与员工以前承担的工作内容非常相似，是一种工作内容在水平方向上的扩展，不需要员工具备新的技能。

4、以员工为中心的工作再设计以员工为中心的工作再设计（Employee-centered Work Redesign）是将组织的战略、使命与员工对工作的满意程度相结合的一种方法。

5、缩短工作周正常情况：5×8＝40（小时）。

缩短工作周典型做法：4×10 ＝40（小时）。

优点：每周工作次数减少，缺勤率和迟到率下降，有助于经济上的节约。

员工在路上的时间减少，工作的交易成本下降，工作的满足感提高。