大宗材料采购管理办法
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大宗材料采购管理办法
第一章总则
第一条、目的
为了更好地规范公司大宗材料、设备的采购行为,满足工程施工需要,确保采购物资的质量、降低采购成本,加强对采购工作的管理,特制定本办法。
第二条、原则
一、该办法实施时务必使所有流程包括询价、比价、议价、谈判情况对所有相关参与人员公开透明。
二、材料议价及谈判必须遵循群策群力的原则,相关人员集体参与。
第三条、适用范围
一、本办法所指大宗材料是指单批单次采购总金额在5万(包括5万)以上的
材料,
二、有下列情况之一的,即使满足第一款条件,可不参照本办法:
1、以设备销售为主要目的材料采购;
2、钢材、铜材等原材料的采购;
3、业主指定品牌。
第四条、材料的分类
根据材料的特性,将材料分为常用材料和非常用材料:
一、常用材料:是指在工程中经常使用的材料,如风口风阀、保温材料、电线电缆、线槽配件、开关面板插座、灯具、保温软管、墙地砖、地毯、轻钢龙骨及石膏板、
吊顶材料、各类板材、油漆、乳胶漆、玻璃及工程所需零星辅助材料及配件。
二、非常用材料:除上述以外的材料。
第五条、适用程序
一、材料、设备单次单批总价在5万以上20万以下及20万以上但不适合公开招投标的,将采用议价程序。
二、材料、设备总价在20万以上,采用公开招投标程序。
第六条、供应商选择
一、在公司材料供应商名录中认定为合格及以上的。
二、由招标小组成员集体推荐的。
三、从其它渠道收集到的供应商。
第二章大宗材料议价程序
第_条:组织机构
一、材料、设备单次单批总价在5万以上10万以下,由工程部经理、成本控制科主管、项目经理、采购管理科主管' 项目采购员组成议价小组(以下简称小组)。由
工程部经理任组长,议价结果报请公司总经理批准。
二、材料、设备总价在10万以上20万以下或20万以上不适合公开招投标的材料
除上述人员外,公司总经理参与,由公司总经理任组长,工程部经理任副组长。第二条、职责
一、相关采购经办职责:负责收集采购资料,进行议价准备。
二、采购管理科主管职责:组织整个材料议价、谈判过程。
三、成本控制科主管职责:参与和供应商的谈判,结合项目目标成本,对采购价格进行控制。
四、项目经理职责:参与材料价格的谈判,并结合项目的实际施工环境提出材料的质量、规格型号的要求。
五、小组组长职责:
1、监督整个采购过程;
2、综合小组各成员意见,确定供应商;
3、及时把整个采购过程及确认结果报告权限主管。
第三条、程序
一、议价准备
1、根据材料申购单,确认需采购材料、设备的规格、型号、数量及相关技术参数,如项目部尚未成立,可根据投标时设备、材料型号,但务必确保准确无误。
2、向相关供应商发出询价单,及时跟踪报价情况,对供应商在报价时提出的问题,经和相关技术员或项目经理沟通后,进行及时答复。
3、收集报价资料,并对各供应商的报价进行初步分析,对供应商报价中明显重大失误要求供应商更正后重新报价。
4、根据供应商的报价进行的初步压价,根据初步谈判结果填写大宗材料采购比价单。
5、由成本控制科对所需要采购的材料结合标单价及目标成本,确认目标成交价。
二、和供应商的谈判
1、材料、设备单次单批总价在5万以上10万以下的材料由采购管理科主管、成本控制科主管和项目经理共同和供应商就材料、设备的质量、价格、付款方式等条款进行首轮
谈判,谈判结束后,由工程部经理进行谈判和最终确认。
2、材料、设备总价在10万以上20万以下或20万以上不适合公开招投标的材料由采购管理科主管、成本控制科主管和项目经理、工程部经理共同和供应商结合成本控制科制
定的目标成交价进行首轮谈判,谈判结束后,由公司总经理进行谈判和最终确认。
3、谈判结束后,由采购经办填写大宗材料议价情况一览表---------------- ,由相关成员进行签字确认,并报请权限主管签字确认后作为和供应商签订合同的依据。
三、签订合同
谈判结束后,采购经办人和供应商就合同的其它细节进行磋商,并根据采购管理制度启动采购会签、采购合同会签,通过后和供应商签订合同。
第四条、相关说明
1、和供应商谈判时,小组成员因故不能参加的,必须向小组组长请假,并且小组成员必须有2人或以上和供应商进行谈判,谈判方为有效。
2、根据实际情况,供应商数量可选择1至3家。
相关表单:大宗材料采购比价单 ------
第三章大宗材料公开招投标程序
第一节常规材料
第一条、组织机构
由公司总经理、工程部经理、成本控制科主管、项目经理、采购管理科主管、项目采购员组成公司招投标小组,由公司总经理任组长。
第二条、职责
一、采购管理科主管职责:负责组织整个招投标过程,负责编制招标文件、评标办法
二、项目经理职责:对招标材料的规格、型号、数量进行确认
三、招投标小组组长职责:监督整个招投标过程综合招投标小组各成员意见,确定予中标供应商及中标供应商,及时把整个招投标过程及招投标结果报告公司总经理。
第三条、程序
一、招标准备:由采购科主管进行以下投标准备
(一)资料收集:对所需采购物资的规格、型号、数量,现场需满足的技术条件, 供货周期' 付款方式等资料进行收集。
(-)供应商选择:必须准备3家以上供应商资料以备选择。
(三)招标文件的制定
制定招标文件时,必须套用公司制定的招标文件模板(常规材料)。
(四)评标办法的制定
制定评分须知:在制订评标办法的同时,必须套用公司制定的-------------- 评标办法模板(常规材料)对每一评分项目评分方法作出规定。--------------- (五)由成本控制部制定拦标价,以供评分时使用。
相关标单:招标文件模板(常规材料)
评标办法模板(常规材料)
二、发放招标文件
给予供应商发放招标通知书及招标文件。
三、评标
根据供应商递交的投标文件,招标小组成员召开评标会议,填写评分表,评分时必须参照评分需知,根据评分结果及各成员意见,选定一至二家予中标供应商。
四、议价
选定予中标供应商后,由招标小组组织和该供应商就合同重要条款进行进一步的
谈判,谈判结束后,由招标小组组长确认中标供应商,并向上一级权限主管汇报。
五、发放中标通知书
确定中标供应商后,向该单位发放中标通知书。
相关表单:招标通知书-----------
中标通知书 ----------
六、合约签订