全宗卷管理办法

江苏省电信有限公司文件
江苏电信有限〔2004〕812 号
关于印发《江苏省电信公司单位 全宗卷管理办法》的通知
各市分公司，省公司各直属单位： 为进一步规范档案业务管理，根据国家档案局有关规定，结 合公司实际，现将《江苏省电信有限公司单位全宗卷管理办法》 印发各单位，请遵照执行。 附件：全宗卷工具表格
二○○四年十一月十七日
－１－

全宗卷管理办法
一、目的 为实现全宗卷的标准化、规范化和科学化管理，特制定本管 理办法。 二、适用范围 本办法适用于江苏电信有限公司及所属单位全宗卷的管理。 三、引用标准 《全宗卷规范》（DA/T12-94） 四、定义 全宗卷是指档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能 够说明该全宗历史和现状的有关文件材料所组成的专门案卷。 五、管理职责 档案馆（室）负责按年度编制全宗卷。 六、归档要求和归档范围 (一)归档要求 全宗卷的各种文件材料，应按其固有的特点，保持文件材料 间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于利用和保管。 (二)归档范围 1.档案收集：档案资料交接文据，移交目录、档案资料接收 登记表(见 DA01-01)等。
－２－

2.档案整理：整理工作方案，档案分类方案，每年整理档案 说明（见 DA02-01）等。 3.档案鉴定：档案保管期限表，鉴定小组成员名单，销毁档 案的请示与批复，销毁档案的目录（见 DA03-01 至 DA03-07） 等。 4.档案保管：档案保管检查记录（见 DA02-02）、报告，重 点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况等。 5.档案统计：档案移交数量统计表（见 DA09-01）、档案接 收 数 量 统 计 表 （ 见 DA01-02 ） 、 档 案 归 档 数 量 统 计 表 （ 见 DA02-03）、档案利用数量统计表（见 DA04-01）、档案销毁数 量统计表（见 DA03-08）等。 6.档案利用：全宗指南（全宗介绍），立档单位大事记，档 案开放利用和控制使用范围说明，档案汇编一览表（见 DA02-04），档案产生社会效益或经济效益事例（见 DA04-02）。 7.档案管理新技术的应用：计算机管理档案情况说明等。 七、管理 (一)全宗卷内文件材料是不断补充的，因此全宗卷不必装 订， 采取单项内容独立成册的方式装入硬卷盒。 文件材料过多时， 可分装数盒。 (二)整理 1.全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的， 必须平时注意积累。 全宗管理中产生的文件材料于次年 1 月底前
－３－

整理完毕。 2.全宗卷文件材料按问题排列，排列顺序：以归档内容分 7 类并分别装入 7 个硬卷盒。 每个硬卷盒内装有全宗卷内文件材料 目录(见 DA02-05 至 DA02-11)。 3.编制卷内目录。卷内文件材料逐件加封面、封底、编件号， 装订后装入卷盒。封面著录全宗号、件号（年度-内容类别-顺序 号，如 2003-（一）-1）、全宗名称、文件题名、时间、责任者 （见 DA05-01）。 4.卷盒外形尺寸为 310mm×220mm，其高度可根据需要分别 设置 30mm、40mm 的规格。卷盒面（见 DA05-02）、脊（见 DA06-01）标“全宗卷”三字，并著录全宗号、全宗名称和编制日 期。 (三)归档时间 每年 1 月份归档。 (四)编目 全宗卷排列按顺序流水编号 (五)保管期限 全宗卷的保管期限为永久保存。 八、工具表格 1.全宗卷文件封面 DA05-01 2.全宗卷盒封面 DA05-02 3.全宗卷脊背 DA06-01
－４－

4.卷内文件目录（一）·档案收集 DA02-05 卷内文件目录（二）·档案整理 DA02-06 卷内文件目录（三）·档案鉴定 DA02-07 卷内文件目录（四）·档案保管 DA02-08 卷内文件目录（五）·档案统计 DA02-09 卷内文件目录（六）·档案利用 DA02-10 卷内文件目录（七）·档案管理新技术的应用 DA02-11 5.档案资料接收登记表 DA01-01 6.档案整理说明（小结）DA02-01 ※7.档案销毁目录（管理文件）DA03-01 ※8.档案销毁目录（合同文件）DA03-02 ※9.档案销毁目录（科技文件）DA03-03 ※10.档案销毁目录（资料）DA03-04 ※11.档案销毁目录（会计凭证、短期）DA03-05 ※12.档案销毁目录（会计帐簿、短期）DA03-06 ※13.档案销毁目录（会计其它、短期）DA03-07 14.档案保管检查记录 DA02-02 ※15.档案移交数量统计表 DA09-01 ※16.档案接收数量统计表 DA01-02 ※17.档案归档数量统计表 DA02-03 ※18.档案利用数量统计表（实体、电子）DA04-01 ※19.档案销毁数量统计表（实体、电子）DA03-08
－５－

20.档案汇编一览表 DA02-04 ※21.档案资料利用效果登记簿 DA04-02 注：※标记表格在档案系统中直接打印。
－６－

主题词：档案
管理 办法 通知
抄送：中国电信股份有限公司。 江苏省电信实业集团有限责任公司。 拟文部门：档案馆。 江苏省电信有限公司综合办公室 2004 年 11 月 17 日印发
－７－