全宗卷整理规范
请简要回答全宗卷的整理过程。
请简要回答全宗卷的整理过程。
1、文件材料装订。
文件材料以件为单位进行装订。
2、文件材料分类。
属于同一全宗卷的文件材料，按全宗（馆藏)介绍类、档案收集类、档案整理类、档案鉴定类、档案保管类、档案统计类、档案利用类、新技术应用类进行分类。
3、文件材料排序。
文件材料分人不同类目后，按形成时间顺序排列。
新增文件材料插人相关类目，向后接续排列。
4、文件材料编号。
在文件材料首页上方的空白处进行编号。
文件材料的编号由全宗号一类号一件号三部分组成。
全宗号填写文件材料所属全宗的编号。
综合全宗卷的全宗号，填写档案馆 (室）编号或档案属类代号。
类号填写各类的序号。
件号填写文件材料在相关类目中的流水排列序号。
5、序编制文件目录。
新增文件材料在相关类目中接续编制目录。
当相同材料出现新旧几种版本时，应在目录备注栏中，注明新版本文件替代旧版本文件的名称和时间。
6、装不下时，可按分类编号顺序装人数盒。
装有文件材料的全宗卷应填写卷盒封面和脊背。
7、编制全宗卷盒号。
全宗卷卷盒区分全宗，按卷盒排列顺序编制流水号。
综合全宗卷单独编制盒号。
全宗卷整理规范
全宗卷规范1范围本标准规定了全宗卷的编制原则、内容构成、整理方法和基本格式。
本标准适用于各级各类档案馆和档案室。
2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 9705—88 文书档案案卷格式GB/T 12967—92 全宗单GB/T 12968—92 档案交接文据格式DA/T 14—94 全宗指南编制规范DA/T 18—1999 档案著录规则DA/T 1—2000 档案工作基本术语DA/T 22—2000 归档文件整理规则3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1全宗卷 fonds descriptive file由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。
3.2综合全宗卷synthesize fonds descriptive file由记录和说明多个全宗立档单位及档案历史和现状的综合性文件材料组成的专门案卷，是管理馆（室）藏档案的重要工具。
3.3全宗属类fonds category馆藏量较大的档案馆，根据馆藏全宗的历史时期、机构性质、机构级别等特征，对全宗进行的属性分类。
档案馆通常对全宗属类赋予特定的标识，作为全宗编号的属性代码。
4全宗卷编制原则4.1 档案馆（室）应以全宗为单位编制全宗卷，收集、保管在档案管理过程中以单个全宗为对象形成的相关文件材料。
4.2 全宗卷中收集的文件材料应做到齐全、完整、真实，力求全面反映全宗及其管理的历史面貌。
4.3 全宗卷的整理应做到分类合理、方法科学、格式规范。
4.4 综合全宗卷可以按馆（室）藏、全宗属类、全宗群或联合全宗进行编制，收集、保管在档案管理过程中以馆（室）藏、全宗属类、全宗群或联合全宗等多个全宗为对象形成的相关文件材料。
全宗卷整理规范
杨 军
全宗卷整理规范
全宗卷定义：是机关档案室，在管理本 单位全宗过程中形成的，能够说明该全宗历 史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。 既管理档案中形成的档案。它也是我们检查 一个单位档案管理工作水平的最好材料。
全宗卷整理规范
一、全宗卷的主要内容（共九项） 1.全宗指南； ２.大事记； ３.档案收集工作的材料； ４.档案整理工作的材料； ５.档案鉴定工作的材料； ６.档案保管工作的材料； ７.档案统计工作的材料； ８.档案利用工作的材料； ９.档案管理新技术运用工作的材料。
全宗卷整理规范
（2）全宗内档案情况的介绍：主要介绍档案的数 量及保管期限、档案的完整程度、档案的利用价值及 鉴定情况、检索工具的配套情况、档案的整理情况。 （3）全宗内档案内容与成分介绍：一般使用文章 述方式、按全宗内档案的实际分类体系结合问题将全 宗内档案内容与成分综合概括出来。 备注部分：本全宗指南的编制情况；有关全宗内 档案的补充说明；全宗指南中需要加以解释的名词、 事件及问题；全宗指南编制后，全宗内档案增加、调 整、遗失、销毁等说明。 要求： 一般5年续编一次。
100%。
从利用档案资料的目的来看，较单一，其中：修志54人次，69 卷（件）次，一般工作查考56人次，56卷（件）次。 从利用目的的发展趋势来看，工作查考占档案利用的主流，其 它方面的利用率不高，有的甚至为零。 通过2013年度档案利用情况分析，充分体现了档案利用的重要 性。要继续做好档案利用工作，我局应积极调整归档范围并按范围 收集整理档案，进一步加大档案宣传力度，在利用的主动性、编研 资料的整理上下功夫，加快档案信息化建设的进程，提高工作质量 与效率，进一步整体提升档案管理水平，充分发挥档案的作用，为 我局及社会各项工作提供更优质的服务。
全宗卷规范
机遇：随着档案信息化的推进，全宗卷将有更广阔的应用场景，如数字档案馆、电子政务等。
挑战：全宗卷的管理需要更加规范和标准，以适应信息化发展的需要，同时还需要加强档案工 作人员的培训和管理。
机遇：全宗卷的数字化将提高档案的利用效率和保存质量，同时还可以通过数据挖掘等技术手 段，为档案的利用提供更多的可能性。
记录和保存档案信息 促进档案信息利用
保障档案信息安全 辅助档案管理工作
按内容分类：综合类、组织机构类、个人类、公务类、专门类 按载体分类：纸质、电子、声像、实物 按保管期限分类：永久、长期、短期
按全宗分类：国家综合全宗卷、党务全宗卷、政务全宗卷、司法全宗卷、军事全宗卷
单击添加标题
全宗卷的组成：全宗卷是档案馆（室）按全宗管理的档案分类排列的结果， 是档案馆（室）管理档案的基础。
全宗卷的组成：全宗介绍、大事记、组织沿革、文件汇集 全宗卷的编制：按照档案形成规律和特点进行整理、分类和编目 全宗卷的作用：记录档案形成、管理和利用的情况，为档案鉴定、评估和利用提供依据 全宗卷的管理：由专门的档案管理人员负责，定期进行整理、检查和更新
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全宗卷的组成：全宗卷是 档案馆（室）按全宗管理 的档案文件分类整理后的 综合体，包括该全宗的历 史沿革、组织机构、人员 编制、职能范围、重大活 动、重要事件、重要业务
准确、全面的信息。
单击添加标题
全宗卷的管理：全宗卷的 管理应遵循档案管理的原 则和方法，确保全宗卷的 安全、保密和长期保存。 同时，全宗卷的管理应与 该全宗的实际情况相结合， 根据具体情况制定相应的
管理措施。
内容：全宗卷的电子数据包括元数据、目录数据、文件数据等
作用：元数据描述全宗卷的内容和属性，目录数据提供全宗卷的组织结构， 文件数据则是全宗卷的具体内容
(最新整理)全宗卷规范
2.整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件 材料的完整程度及其保存价值，对于有重 要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除
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3.卷内文件按形成时间进行系统排列，为便于保 管，卷内文件材料中的每一件文件需加装封面、 封底装订，并在封面上逐件编制件号，编制卷内 文件目录（可通用归档文件目录）后装入卷盒 （即每盒必有卷内文件目录）。
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三、全宗卷的主要内容
1.综合管理类 2.档案收集类 3.档案检索类 4.档案整理类 5.档案鉴定类 6.档案保管类
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7.档案统计类 8.档案编研类 9.档案利用类 10.档案管理信息化建设类
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四、全宗卷的整理
1.全宗卷内的文件材料，是随着全宗管理 的延续而逐渐增加的，平时必须要注意积 累，把全宗管理中产生的文件材料，先归 入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数 量时，及时进行整理组卷，数量较多的装 数盒可形成若干卷；
件号章规格按《新疆维吾尔自治区档案馆（室） 档号编制规定》（新档发[1997]55号文件）规 定（下图）
注意：全宗卷无目录号。案卷号即每一个全宗卷 盒的顺序编号。件号即盒内每一份材料的顺序编 号。
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件号章格式
全宗号 卷号（盒号） 件号
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4.全宗卷一盒为一卷。案卷排列顺序为： 全宗介绍、立档单位大事记和有关档案收 集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现 代化管理等方面的文件材料。
注意：全宗卷案卷的排列不是绝对的。一 般初次排列用这种顺序，以后随着文件材 料的形成顺序排列即可，即先形成的先排。
2021/7/26ຫໍສະໝຸດ 11五、全宗卷的管理
全宗卷规范
全宗卷规范全宗卷是一种档案形式，也可以称为档案密集体，它是一种以档案卷宗为单位构成的以及按全宗分类存档的存档系统。
档案卷宗包括档案文件和贴图卷宗，具有卷宗编号、档案文件名和贴图等，与档案文件编号、档案文件名称、贴图等有关。
全宗卷是以档案卷宗为单位构成的以及按全宗分类存档的存档系统。
一般来说，全宗卷是按照一定的准则和规则进行编排和整理的某种档案集合。
编排全宗卷的基本原则是，按照档案的功能性、主题性进行整理，以保证档案的完整性优先考虑档案的功能，按照档案出现的顺序，分类编排档案文件，遵循档案分类与存档的基本原则和档案存档的顺序。
全宗卷的编排和整理首先要明确档案的来源、性质、范围及主题，其次要把档案按照中心思想和档案文件功能性进行分类编排。
全宗卷的编排，既要把握历史背景和档案材料特征，也要充分考虑档案的功能性和主题性，把档案材料整理到实际需要的卷宗中，使档案具有可读性和可查询性。
全宗卷的整理，应当把握历史背景和档案材料特点，以更好的组织档案，使档案文件具有一致性，便于查找和使用。
要有效地实施全宗卷规范，首先要制定准确的规范，明确档案的来源、性质、范围和主题，确定完整的档案存档系统，以及档案文件的编排、档案文件编号、档案文件名称等，还要确保档案可读性和可查询性。
其次，要严格按照档案存档系统进行存档，规范档案编目和分类编排档案文件，为使档案便于查询和使用，定期检查档案文件，避免形成遗漏或重复。
此外，还要加强档案工作的组织、管理，用专门负责档案工作的人员来负责档案，保障档案的安全。
全宗卷规范是档案管理工作的基本规范，是档案管理机构为了更好地管理档案、保障档案安全，制定的规则和标准。
它对档案管理工作具有十分重要的意义，能够保证档案的完整性、可读性和可查询性，并且能够有效地检索档案，有助于更好的维护档案的安全。
全宗卷规范
目录
二、全宗卷定义、作用
由记录和说明全宗立档单位及档案历 史和现状的有关文件材料组成的专门案卷， 是管理全宗档案的重要工具。
目录
三、全宗卷编制原则
1、平时注意收集、保管在档案管理过 程中形成的相关文件材料； 2、收集的文件材料应做到齐全、完整、 真实，力求全面反映全宗及其管理的历史面 貌； 3、全宗卷的整理应做到分类合理、方 法科学、格式规范。
大事记
三、选事记录范围
1、本机关召开的各种重要会议 2、本机关作出的重要决定、决议、规划、部署以及发布的重要文件 3、本机关成立、撤销、合并以及内部机构设置、变化情况 4、本机关隶属关系和职能范围的变化情况 5、本机关党政领导人的任免、奖惩及其重要活动 6、本机关发生的重大事件、开展的重大活动、完成的重大任务、取得的重大科研 成果 7、本机关参加上级机关和其他机关召开的重要会议情况 8、上级机关对本机关的重要指示、批示、表彰、批评及来本机关检查指导工作的 情况 9、本机关所辖范围内发生的重大灾情和事故 10、本机关开展的重要外事活动 11、也可将人员入党、退休、考录、职称的评定、内部科室及下属单位负责人等录 入大事记。
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大事记
一、定义 ： 大事记是按照时间顺序简要记载各机关在一定时 期内发生的涉及范围较大，在事后仍有一定参考意 义的大事、要事的一种编研资料。 二、编写原则 大事记的编写内容要真实、文字简明、扼要，做 到大事突出，要事不漏，一般一条一事、每条大事 涉及的时间、地点、人物、数据、发展过程，因果 关系等均应揭示出来。按月记述、或按年度记述。
全宗卷（六） 本单位历年来的销毁清册。
目录
五、全宗卷的整理
1、文件材料以件为单位进行装订；
2、编制文件材料目录，设置件号、责任者、
全宗卷整理验收
全宗卷整理验收全宗卷是档案管理工作中的重要组成部分，其整理和验收对于保证档案的完整性、规范性和安全性具有重要意义。
本文将从以下几个方面对全宗卷整理验收进行探讨：1.档案收集完整1.1档案齐全：全宗卷的收集必须确保各类档案的完整性，包括行政管理、人事管理、业务管理等方面的档案。
1.2类别清晰：全宗卷的档案应按照不同的类别进行分类和整理，如文书档案、科技档案、人事档案等，以便于后续的查阅和使用。
1.3时间连续：全宗卷的档案应按照时间顺序进行排列和整理，确保档案的历史性和连续性。
2.档案整理规范2.1分类明确：全宗卷的整理应以档案的分类为基础，建立科学的分类体系，以便于后续的查找和使用。
2.2命名得当：全宗卷的命名应简明扼要，能够准确反映档案的内容和性质，以便于后续的识别和使用。
2.3编目科学：全宗卷的编目应建立科学的目录体系，能够清晰地反映档案的内容和结构，以便于后续的查阅和使用。
3.档案保护得当3.1存储环境：全宗卷的存储环境应满足温度、湿度、光照等环境条件，以保护档案的安全和完整性。
3.2修复措施：对于损坏的档案，应采取适当的修复措施进行修复，以确保档案的完整性和可读性。
3.3备份安全：对于重要的档案，应进行安全可靠的备份，以防止档案的丢失或损坏。
4.档案利用合理4.1查阅制度完善：应建立完善的查阅制度，规定查阅权限、查阅流程、查阅记录等方面的内容，以确保档案的安全和保密性。
4.2借阅程序规范：应制定规范的借阅程序，规定借阅流程、借阅期限、借阅责任等方面的内容，以确保档案的正常流通和使用。
4.3信息利用充分：应充分利用信息化手段，开展数字化、网络化等形式的档案管理，提高档案的利用效率和价值。
5.档案保管设施完善5.1库房设施齐备：应具备符合规定的库房和设施，包括防火、防盗、防水、防潮、防虫等设施，以确保档案的安全和完整性。
5.2设备运行良好：库房内的设备应保持良好的运行状态，定期进行检查和维护，以确保设备的正常运转。
全宗卷编制及整理规范
机关档案室全宗卷整理方法为规范机关档案室全宗卷的整理，按照国家档案局制发的《全宗卷规范》（DA/T12_1994、1995_6_12），结合工作实际，制定全宗卷整理方法：一、关于全宗卷全宗卷不同于一般的档案案卷，全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，可以说明该全宗历史情况的有关文献材料所组成的专门案卷。
它具体和全面地记载了立档单位和全宗历史变化情况，在整个档案中起着龙头作用，是管理全宗档案的“档案”对于档案馆、室的业务工作具有重要意义。
二、全宗卷的重要内容卷一：档案管理综合材料，重要涉及：1全宗指南（全宗介绍）；2档案管理制度汇编；3档案管理体系网络图；4归档范围和保管期限表；5档案机构设立和调整文献；6档案工作人员任免文献；7机关档案工作年检、评估等材料；8档案培训材料；9档案工作计划、总结等。
（1、2、3、4项为必要项）卷二：档案收集，重要涉及：1文书、会计、专业、基建、照片、声像、实物等不同门类或载体的档案交接受据；2档案移交目录等。
（1、2为必要项）卷三：档案整理，重要涉及：1档案分类方案；2档案整理情况说明等。
卷四：档案鉴定，重要涉及：1档案工作鉴定小组成员名单；2鉴定档案分析报告；3销毁档案的请示与批复；4销毁档案清册等。
（如有销毁档案工作1、3、4为必要项）卷五：档案保管，重要涉及：1库房安全检查记录；2档案安全检查报告；3档案库房温湿度记录等（3项为必要项）。
卷六：档案记录，重要涉及：1各类档案收进、移出记录台账；2档案记录年报等。
（1、2项为必要项）卷七：档案运用，重要涉及：1大事记；2组织沿革；3档案借阅登记；4档案运用事例汇编；5运用档案资料出版的书籍、汇编等。
（1、2、3项为必要项）卷八：档案管理新技术的应用，重要涉及：1办公自动化开发应用情况；2计算机辅助管理的文字说明材料（含计算机软件安装及使用说明情况）3档案数字化方案；4档案数字化成果说明；5档案管理软件安装盘等。
全 宗 卷 规 范 中华人民共和国行业标准DAT 12-94
全宗卷规范中华人民共和国行业标准DAT 12-94全宗卷规范中华人民共和国行业标准DA/T 12-941 主题内容与适用范围1．1 全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。
1．2 本规范规定了全宗卷的编制原则、主要内容和整理、管理方法。
1．3 本规范适用于各级各类档案馆和各机关、团体、企事业单位档案机构（以下统称档案室）。
2 引用标准DA/T 1--92 档案工作基本术语GB 9705--88 文书档案案卷格式3 全宗卷编制原则3．1 档案馆（室）对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。
3．2 全宗卷的各种文件材料，包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范。
3．3 全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点，保持文件材料间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。
4 全宗卷的主要内容4．1 档案收集：档案交接文据、移交目录，接收、征集记录、档案来源和价值说明等。
4．2 档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、档案整理工作小结等。
4．3 档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。
4．4 档案保管：档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等。
4．5 档案统计：档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表等。
4．6档案利用：全宗指南（全宗介绍），开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。
4．7 档案管理新技术的应用：缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。
5 全宗卷的整理5．1全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷，数量较多的可设分卷。
照片档案整理及全宗卷整理规范
照片的收集
1.收集照片的方式： （1）随时归档 （2）阶段性工作结束后及时归档 （3）年底归档 2.照片归档要求： （1）照片、文字说明缺一不可。 （2）文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六 要素。 3.注意： （1）因数码照片使用方便，从生成到归档可能跨越很多科室，特 别需要实施前端控制，防止数码照片丢失。 （2）拍摄完成后，应及时将数码照片转存、整理、归类、编号， 避免信息遗忘、丢失。 （3）数码照片的存储采用只读光盘存储，以保证信息不被修改， 禁止使用硬盘等闪存设备。
①
①代表是第一组照片；时间、地点、人物、主要内 容、本组照片的起止照片号及数量。
拟制照片说明
2、以每张照片为单位拟写小说明 编写要求 文字说明六要素齐全。背景、事件、时间、地点、人物 （主要人物表明位置）、摄影者。 文字简洁，语言通顺，一般不超过200字，用阿拉伯数字表 示时间，即1999.10.25或者19991025。 位置：在照片的右侧、左侧或正下方 一张照片编一个说明。
主题不鲜明，可不归档
构图重复，可选其一
影像不清晰，不归档
照片分类
（1）按“保管期限—年度—问题”进行分类，在同一年度内按照片 的形成时间排列。 注意：归档的照片保管年限为长期以上，一般为永久。 （2）一组照片不可以排在两册中。跨年度的照片以结束年度归到相 应年度照片册中。 注意：跨年度且不可分的照片，例如科学发展观活动，跨越时间长， 可以单独设一个专题，单独存放归档，不用按年度归档，最后活动结 束后归档最后年度。 （3）照片档案在分类方案的最低一级类目内，按时间、重要程度等 进行排列，照片组的排列按时间来，照片组内的照片按重要程度排列。
并不是所有的照片都必须在文字说明中体现六要素。 如拟写了一组照片的说明后，本组照片可以简化说明。
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2. 大事记
a. 即按照时间顺序，用简明的文字记载一定历史时期发生的重大事件的一种参 考资料。一般有机关大事记（反映一个机关的重大事件）、区域大事记（反 映一个地区的重大事件）、专题大事记（如党建大事记等）
b. 一般要求每年进行拟写。
c.大事记一般由题名、前言、目录、正文、附录五部分组成。
2）全宗管理机构和全宗档案数量；
3）全宗档案收集、征集、接收、移交、寄存数量。
※个人全宗来源简况，登记其个人姓名、别名、生卒年月日、籍贯、 职务、职称和个人主要经历、业绩、荣誉称号、家族简况以及全宗档 案收集、征集、接收、移交、寄存数量。
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c. 档案内容与成份介绍 (共9个方面）
全宗卷 整理规范
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一、相关概念
• 全宗 • 全宗卷 • 全宗号 • 全宗管理机构 • 全宗构成者
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·全宗 fonds
一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。即 一个机关（单位）的全部档案。
·全宗卷 fonds descriptive file
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三、全宗卷的主要内容(共九项）
• 全宗介绍类 • 档案收集类 • 档案整理类 • 档案鉴定类 • 档案保管类 • 档案统计类 • 档案利用类 • 新技术应用类 • 综合全宗卷
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（一）全宗介绍类
全宗指南（全宗介绍）、大事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料。
．以组织机构分类的档案全宗，分别简介机构基本职能和主要活动的内容，并列举文种 名称。 ．以问题分类的档案全宗，分别简介问题涉及的全宗构成者基本职能和主要活动的内容， 并列举文种名称。 ．以其它体系分类的档案全宗，应根据该全宗分类的特点结合问题简介全宗构成者基本 职能和主要活动的内容，并列举文种名称。
全宗卷整理规则
▪ 3、全宗卷内的文件材料，应按照其固有 的特点，保持稳健间的有机联系，反映 全宗管理的历史面貌，以便于保管和利 用。
▪ 四、全宗卷的主要内容
▪ 1、档案收集：收发文登记本、档案交接文据、 移交目录、接收、征集记录、档案来源和价值 说明等；
全宗卷卷内目录
序号 目录号
文 件 题名
全宗号
保管期限 年度 备注
▪ 全宗卷盒格式
▪ 卷盒面脊印“全宗卷”字样，并分别著录全宗号、全宗 名称、案卷题名、编制日期。
再见
▪ (3)、盖章与编号。排列完毕后，应在每份文件首页的右 上角加盖档号章。文件以盒为单位，按照排列顺序逐件 编号，并将编号结果填写在档号章内。以件为单位逐页 编写页号。
▪ (4)、抄写全宗卷卷内目录。以件为单位，将其内容与 成分登记在卷内目录上。要求每个盒子内必须有目录， 格式如图。
▪ 全宗卷卷内目录和备考表一并装入全宗卷盒内。后续材 料形成后,应及时归入有关全宗卷中，并按以上四个步 骤进行整理。
▪ 2、档案整理：整理工作方案及小结，分类方案、 案卷目录说明；
▪ 3、档案鉴定：鉴定领导小组名单、档案保管期 限表、鉴定报告、销毁档案请示与批复、销毁 清册
▪ 4、档案保管：档案安全检查记录、档案库房温 湿度记录、重点档案采取的特殊保护措施、档 案抢救与修复情况报告；
▪ 5、档案统计：档案移进、移出登记、统计台帐、 档案基本情况统计；
▪ (1)、按件装订。一般情况下，一份文件材料、一本登 记簿为一件，如一个分类方案、一个全宗介绍、一次销 毁手续与清册均可视为一件，每年形成的交接文据可作 为一件装订在一起。
▪ (2)、排列。有些全宗刚建立全宗卷时，形成的材料只 有二、三份，可将其归入一盒中，并按文件形成时间的 先后顺序排列。当全宗卷内的文件数量积累到一定程度， 可按类别分盒存放。每盒内按文件形成时间的先后顺序 排列。
全宗卷规范
全宗卷规范一、主要内容与适用范围定义:是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件所组成的专门案卷。
全宗卷规范适用于在座各位在整理各单位全宗卷时，都是要按照此规范的要求去做。
二、编制原则档案馆（室）对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。
全宗卷的各种文件材料，包括凭据（各类交接文据）、清册（各门类的销毁清册）、报表（各种反映档案情况），应做到准确、齐全、规范。
全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点、保持文件材料间的有机联系，问题相对集中（检索工具、各种规章制度、统计报表等）相对不是绝对。
以便于保管和利用。
三、全宗卷的主要内容所有与档案有关，但不应立卷归档的东西放入全宗卷内㈠档案的收集。
1、收发文登记本（一般只存15 年，可作文件销毁清册）；2、档案交接文据；3、移交目录：⑴文书档案：归档文件目录[ 永久、长期（30年）3套，短期（10年）1套];⑵会计档案：财务报告类案卷目录、全引目录3套，会计帐簿类、会计凭证类案卷目录1套；⑶专业档案：案卷目录和全引目录根据行业部门的要求而订; ⑷科技档案：总、分类目录; ⑸声像档案：永久、长期的案卷目录和全引目录3套，短期的案卷目录和全引目录 1 套；⑹ 资料目录。
㈡档案的整理1、分类方案或分类大纲，要科学、实用；（图表、文字说明都行，最好图表）2、目录对照表；（欠帐单位若以“件”整理的需要说明）3、整理档案工作小结。
（心得、经验）㈢档案鉴定1、鉴定领导小组名单；（若有文件汇编可放入汇编中，领导变更，名单也要变更）2、档案保管期限表；（各门类、载体，有制度的跟制度走）3、鉴定报告，销毁档案清册与批复。
（写清是什么门类、载体的档案，哪一年的，多少卷，应该保存多少年，已保存了多少年）㈣档案保管1、档案库房温湿度记录；（放入全宗卷内编号后再拿出来，每天上下午两次）2、档案安全检查记录；（检查、温湿度是否超标；消防器材是否要更换；线路、火警是否失灵；）3、档案抢救与修复情况（定期对档案进行抽样检查，是否生虫、变脆、发黄）；4、重点档案的特殊保护措施。
全 宗 卷 规 范
全宗卷规范一、主要内容与适用范围定义:是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件所组成的专门案卷。
全宗卷规范适用于在座各位在整理各单位全宗卷时，都是要按照此规范的要求去做。
二、编制原则档案馆（室）对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。
全宗卷的各种文件材料，包括凭据（各类交接文据）、清册（各门类的销毁清册）、报表（各种反映档案情况），应做到准确、齐全、规范。
全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点、保持文件材料间的有机联系，问题相对集中（检索工具、各种规章制度、统计报表等）相对不是绝对。
以便于保管和利用。
三、全宗卷的主要内容所有与档案有关，但不应立卷归档的东西放入全宗卷内㈠档案的收集。
1、收发文登记本（一般只存15年，可作文件销毁清册）；2、档案交接文据；3、移交目录：⑴文书档案：归档文件目录[永久、长期（30年）3套，短期（10年）1套]；⑵会计档案：财务报告类案卷目录、全引目录3套，会计帐簿类、会计凭证类案卷目录1套；⑶专业档案：案卷目录和全引目录根据行业部门的要求而订；⑷科技档案：总、分类目录；⑸声像档案：永久、长期的案卷目录和全引目录3套，短期的案卷目录和全引目录1套；⑹资料目录。
㈡档案的整理1、分类方案或分类大纲，要科学、实用；（图表、文字说明都行，最好图表）2、目录对照表；（欠帐单位若以“件”整理的需要说明）3、整理档案工作小结。
（心得、经验）㈢档案鉴定1、鉴定领导小组名单；（若有文件汇编可放入汇编中，领导变更，名单也要变更）2、档案保管期限表；（各门类、载体，有制度的跟制度走）3、鉴定报告，销毁档案清册与批复。
（写清是什么门类、载体的档案，哪一年的，多少卷，应该保存多少年，已保存了多少年）㈣档案保管1、档案库房温湿度记录；（放入全宗卷内编号后再拿出来，每天上下午两次）2、档案安全检查记录；（检查、温湿度是否超标；消防器材是否要更换；线路、火警是否失灵；）3、档案抢救与修复情况（定期对档案进行抽样检查，是否生虫、变脆、发黄）；4、重点档案的特殊保护措施。
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管理馆藏、全宗属类、全宗群或联合全宗的综合性业务工作规范和管 理制度，(前面八类中）涉及多个全宗的文件材料。
全宗卷整理规范
• 四、全宗卷的整理
• （一）整理前的准备工作：
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全宗卷的文件资料，是随全宗卷管理的延续而逐渐增加的，平时必须 注意积累。整理前，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及保存 价值，对于有重要遗缺的应予以补齐，对于无保存价值的应予以剔除。
1）档案内容与成分介绍一般应使用综合概括的方法介绍。介绍内容包括：
．反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案。 ．反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案。 ．具有重要历史价值和地方特色的档案。 . 涉及具有全国和国际意义知名人物的档案。 ．馆藏年代久远和特殊载体的档案。
2）档案内容与成分介绍一般应按全宗内档案的实际分类体系，文字叙述全宗 构成者基本职能和主要活动的内容，并列举文种名称。
2）全宗管理机构和全宗档案数量；
3）全宗档案收集、征集、接收、移交、寄存数量。 ※个人全宗来源简况，登记其个人姓名、别名、生卒年月日、籍贯、 职务、职称和个人主要经历、业绩、荣誉称号、家族简况以及全宗档 案收集、征集、接收、移交、寄存数量。
全宗卷整理规范
c. 档案内容与成份介绍 (共9个方面）
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(二) 全宗卷整理流程
1. 文件材料装订
文件材料以件为单位进行装订。
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2. 文件材料分类
属于同一全宗卷的文件材料，按照全宗介绍类、档案收集类、档案整理类、
档案鉴定类、档案保管类、档案统计类、档案利用类、新技术应用类 等类别顺序依次排序。
3. 文件材料排序
文件材料分入不同类目后，按形成时间顺序排列。新增文件材料插入相关类 目，向后接续排列。
全宗卷整理规范
2. 大事记
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a. 即按照时间顺序，用简明的文字记载一定历史时期发生的重大事件的一种 参考资料。一般有机关大事记（反映一个机关的重大事件）、区域大事记 （反映一个地区的重大事件）、专题大事记（如党建大事记等） b. 一般要求每年进行拟写。 c.大事记一般由题名、前言、目录、正文、附录五部分组成。 d.正文：大事时间+大事记述。其中，大事时间按时间自然顺序排列；大事记 述要简明扼要，地点、任务、数据、过程和结果应当完整揭示。 e.大事记范围：国家、省、市领导或者上级主管部门单位领导对本单位或区 县部门调研、本单位人员领导、人员变化情况、本单位获得奖励表彰等情况。
1、全宗指南
是介绍全宗构成者及所形成的档案情况的一种资料，也是一种检索工具 由全宗指南名称、全宗来源简况、档案内容与成份介绍、检索查阅注意 事项四部分组成。 a. 全宗指南名称：由全宗号、全宗构成者的名称(全称或通用简称)、 “全 宗指南”、起止时间构成，并列成分之间用空格位分开。 例： 1）J211 北京市计划委员会 全宗指南 1949～1990年 2）R322 钟南山 全宗指南 1936～2000年
全宗卷整理规范
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· 全宗号 fonds number 管理全宗的代码，由具备全宗管理权限的档案馆按全宗排架或收藏时 间顺序流水编制。 · 全宗管理机构 fonds manager 具备全宗管理权限的档案馆或档案室。
· 全宗构成者 fonds constituting unit 形成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。也称作立档单位。 ※ 综合全宗卷 synthesize fonds descriptive file 由记录和说明多个全宗立档单位及档案历史和现状的综合性文件材料 组成的专门案卷，是管理馆（室）藏档案的重要工具。
全宗卷整理规范
三、全宗卷的主要内容(共九项）
• • • • • • • • • 全宗介绍类 档案收集类 档案整理类 档案鉴定类 档案保管类 档案统计类 档案利用类 新技术应用类 综合全宗卷
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（一）全宗介绍类
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全宗指南（全宗介绍）、大事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料。
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图1 全宗卷盒图示
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图2 全宗卷盒立体图
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图3 全宗卷目录
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谢谢大家！
档案利用制度，检索工具编制情况，档案开放与控制情况，档案编研 与出版情况，档案展览与公布情况，珍贵档案介绍，档案利用效果典 型事例等。
（八）新技术应用类
应用现代技术管理档案的情况记录、工作报告及说明材料，档案信息 化和数字化工作情况，电子档案（文件）创建和应用环境（硬件和软 件）及数据格式说明等。
（九）综合全宗卷
·
全宗卷整理规范
b. 全宗来源简况：
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列表登记下列依时间变化，记录和反映全宗来源背景的内容。顺序为： 1）全宗构成者形成和职能：包括全宗构成者成立、合并、改组、更名、 名称增加、撤销时间；内部机构设置及部门调整、增设、合并、 更名 、撤销等时间；其他反映全宗构成者重要活动的时间。职能方面主要 包括特征性质、职能范围和主要工作任务。全宗构成者所有曾用名称 按时间顺序书写。
（五）档案保管类
档案保管工作制度，档案安全检查、档案破损情况调查与修复（抢 救）、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明 材料，档案保管状况分析和工作总结、报告等。
（六）档案统计类
档案基础统计台账，档案工作基本情况统计报表，档案工作统计分析 材料等。
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(七）档案利用类
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• 编号举例： SZ1—１—２（中共湖北省委全宗，全宗介绍类，第２件）
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5. 编制文件材料目录
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全宗卷中的文件材料，分类别，以件为单位，按照排列顺序编制文件目录。 “目录”内容包括为：件号、责任者、题名、日期、备注。 新增文件材料在相关类目中接续编制目录。当相同材料出现新旧几种版本时， 应在目录备注栏中，注明新版本文件替代旧版本文件的名称和时间。
全宗卷整理规范
3）需要专门说明的档案按下列方法介绍： ．指明该档案文件的名称、责任者和文件形成的时间。 ．列出该档案文件的检索要素。 ．对其档案文件内容单独介绍。
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4） 一般性文件介绍不使用引用原文的方式，特殊性文件介绍如需使用引 用原文应符合下列条件和原则：
．引用原文有助于阐述文件的内容实质。 ．引用原文时不详细转述文件中叙述的事实和事件。
全宗卷整理规范
4. 文件材料编号
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在文件材料首页上方的空白处进行编号。文件材料的编号由全宗号—类号— 件号三部分组成。
a. 全宗号：填写文件材料所属全宗的编号。综合全宗卷的全宗号，填写档案 馆（室）编号或档案属类代号。
b. 类号：填写5.1—5.8条的序号。
c. 件号：填写文件材料在相关类目中的流水排列序号。
5）与全宗构成者基本职能和活动没有直接关系的上级文件不做介绍，必要时 只做简要交代。
全宗卷整理规范
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6）人物全宗应按全宗构成者的活动特点，结合全宗内档案材料的实际情 况介绍，内容包括： ．个人手稿、著作、作品、题词、日记、回忆录的名称和特点。 ．履历、自传、证书、来往信件以及公务活动与社会活动中形成的文件名称 和特点。 ．财产状况与经济活动材料的名称和特点。 ．家庭亲属与主要社会关系材料的名称和特点。 ．图片、照片、录音、录像材料的名称和特点。 7）未开放的档案，注明档案数量和使用范围。 8）涉密档案，注明档案数量，不做任何内容和成分介绍。 9）非纸质档案应简介其种类、特色和数量。
全宗卷整理规范
六、卷盒及目录格式
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（一）全宗卷装具采用无酸纸制作的翻盖式卷盒。封面与脊背分别设 置“全宗号”、“全宗名称”、“盒号”等填写项目，卷盒的外形尺 寸为310mm×220mm(长×宽)，盒脊厚度为30mm、40mm两种规格。卷盒 式样见图1、图2。
（二）全宗卷文件目录采用A4（长×宽为297mm×210mm）纸张、表格 形式，设置“类目名称”、“件号”、“责任者”、“题名”、“日 期”、“备注”等项目。目录式样见图3。
．以组织机构分类的档案全宗，分别简介机构基本职能和主要活动的内容，并列举文种 名称。 ．以问题分类的档案全宗，分别简介问题涉及的全宗构成者基本职能和主要活动的内容， 并列举文种名称。 ．以其它体系分类的档案全宗，应根据该全宗分类的特点结合问题简介全宗构成者基本 职能和主要活动的内容，并列举文种名称。
6. 文件材料装盒
全宗卷文件材料按照分类编号顺序装盒。文件材料较多，一盒装不下时，可 按分类编号顺序装入数盒。装有文件材料的全宗卷应填写卷盒封面和脊背。
7. 编制全宗卷盒号
全宗卷卷盒区分全宗，按卷盒排列顺序编制流水号。综合全宗卷单独编制盒号。
全宗卷整理规范
五、全宗卷的管理
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（一）档案馆和保管全宗较多的档案室，宜将全部馆（室）藏档案的 全宗卷集中保管，按照全宗编号顺序组织排列。 （二）保管单一全宗的档案室，全宗卷宜与档案一并保管，将全宗卷 置于该全宗档案的卷首。也可以将全宗卷与书本式检索工具放在一起 管理。 （三）档案室建立全宗卷，宜采用双套制。档案室向档案馆移交档案 时，应同时移交与该批移交档案相关的全宗卷文件材料。
全宗卷整理规范
（二）档集工作的办法、标准，档案（资料）交接文 据及相关目录，档案来源和档案历史转移过程说明材料等。 （三）档案整理类 文件材料分类、保管期限和归档范围的规定，档案整理工 作方案、整理工作说明和小结等。