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全宗卷整理规范
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杨 军
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全宗卷定义：是机关档案室，在管理本 单位全宗过程中形成的，能够说明该全宗历 史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。 既管理档案中形成的档案。它也是我们检查 一个单位档案管理工作水平的最好材料。
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一、全宗卷的主要内容（共九项） 1.全宗指南； ２.大事记； ３.档案收集工作的材料； ４.档案整理工作的材料； ５.档案鉴定工作的材料； ６.档案保管工作的材料； ７.档案统计工作的材料； ８.档案利用工作的材料； ９.档案管理新技术运用工作的材料。
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（2）全宗内档案情况的介绍：主要介绍档案的数 量及保管期限、档案的完整程度、档案的利用价值及 鉴定情况、检索工具的配套情况、档案的整理情况。 （3）全宗内档案内容与成分介绍：一般使用文章 述方式、按全宗内档案的实际分类体系结合问题将全 宗内档案内容与成分综合概括出来。 备注部分：本全宗指南的编制情况；有关全宗内 档案的补充说明；全宗指南中需要加以解释的名词、 事件及问题；全宗指南编制后，全宗内档案增加、调 整、遗失、销毁等说明。 要求： 一般5年续编一次。
100%。
从利用档案资料的目的来看，较单一，其中：修志54人次，69 卷（件）次，一般工作查考56人次，56卷（件）次。 从利用目的的发展趋势来看，工作查考占档案利用的主流，其 它方面的利用率不高，有的甚至为零。 通过2013年度档案利用情况分析，充分体现了档案利用的重要 性。要继续做好档案利用工作，我局应积极调整归档范围并按范围 收集整理档案，进一步加大档案宣传力度，在利用的主动性、编研 资料的整理上下功夫，加快档案信息化建设的进程，提高工作质量 与效率，进一步整体提升档案管理水平，充分发挥档案的作用，为 我局及社会各项工作提供更优质的服务。
杨 军
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全宗卷定义：是机关档案室，在管理本 单位全宗过程中形成的，能够说明该全宗历 史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。 既管理档案中形成的档案。它也是我们检查 一个单位档案管理工作水平的最好材料。
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一、全宗卷的主要内容（共九项） 1.全宗指南； ２.大事记； ３.档案收集工作的材料； ４.档案整理工作的材料； ５.档案鉴定工作的材料； ６.档案保管工作的材料； ７.档案统计工作的材料； ８.档案利用工作的材料； ９.档案管理新技术运用工作的材料。
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（2）全宗内档案情况的介绍：主要介绍档案的数 量及保管期限、档案的完整程度、档案的利用价值及 鉴定情况、检索工具的配套情况、档案的整理情况。 （3）全宗内档案内容与成分介绍：一般使用文章 述方式、按全宗内档案的实际分类体系结合问题将全 宗内档案内容与成分综合概括出来。 备注部分：本全宗指南的编制情况；有关全宗内 档案的补充说明；全宗指南中需要加以解释的名词、 事件及问题；全宗指南编制后，全宗内档案增加、调 整、遗失、销毁等说明。 要求： 一般5年续编一次。
100%。
从利用档案资料的目的来看，较单一，其中：修志54人次，69 卷（件）次，一般工作查考56人次，56卷（件）次。 从利用目的的发展趋势来看，工作查考占档案利用的主流，其 它方面的利用率不高，有的甚至为零。 通过2013年度档案利用情况分析，充分体现了档案利用的重要 性。要继续做好档案利用工作，我局应积极调整归档范围并按范围 收集整理档案，进一步加大档案宣传力度，在利用的主动性、编研 资料的整理上下功夫，加快档案信息化建设的进程，提高工作质量 与效率，进一步整体提升档案管理水平，充分发挥档案的作用，为 我局及社会各项工作提供更优质的服务。
最新全宗卷整理规范PPT课件
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谢谢大家！
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新技术应用：应用现代技术管理档案的情况记录、 工作报告及说明材料，档案信息化和数字化工作情况， 电子档案（文件）创建和应用环境（硬件和软件）及 数据格式说明等。
档案印证材料：档案工作相关的简报信息，分类 大岗，网络图，目录号使用情况表，领导分工文件， 单位年度工作等。
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档案保管：档案保管工作制度，档案安全检查、档案 破损情况调查与修复（抢救）、重点档案保护、珍贵档案 仿真复制件制作等工作的记录和说明材料，档案保管状况 分析和工作总结、报告等。
档案统计：档案基础统计台账，档案工作基本情况统 计报表，档案工作统计分析材料等。
档案利用：档案利用制度，检索工具编制情况，档案 开放与控制情况，档案编研与出版情况，档案展览与公布 情况，珍贵档案介绍，档案利用效果典型事例、定期分析 材料、专题概要、基础数据汇编等。
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全宗构成者时间：包括全宗构成者成立、合并、 改组、更名、名称增加、撤销时间；内部机构设置及 部门调整、增设、合并、更名、撤销时间；上级主管 单位变更时间；其他反映全宗构成者重要活动的时间。
全宗构成者的主要职能：特征性质、职能范围和 主要工作任务；
全宗构成者的主要领导名录：党政正副职姓名、 职务、任职时间；
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全宗卷的整理
文件材料按问题--时间进行系统排列， 即：全宗指南（全宗介绍）、立档单 位大事记（一年一编）和有关档案收 集、整理、鉴定、保管、统计、利用、 现代化管理等方面的文件材料，在此 基础上编制卷内目录。
全宗卷的整理
盒内文件材料逐件加封面、封底、 编件号，装订后装入卷盒。其封面、 封底尺寸长×宽为260 mm×185 mm。 封面著录全宗号、件号、全宗名称、 文件题名、时间、责任者。
档案保管
5.档案保管：档案安全检查记录和报 告，重点档案采取的特殊保护措施， 档案的抢救与修复情况报告等。
档案统计
6.档案统计：档案收进、移出登记，
案卷基本情况统计、重要的利用统 计、档案目录（案卷级和文件级） 录入及重要档案扫描（数字化）情 况的统计表等。
档利用
7.档案利用：档案利用的制度、阅 档保密制度，开放利用和控制使用 范围说明，档案编研资料的情况， 档案产生社会效益或经济效益的典 型事例等。
全宗卷是什么
全宗卷是档案馆（室）在管理某一全 宗过程中形成的，能够说明该全宗历史 情况的有关文件材料所组成的专门案卷。 它详细和全面地记载了立档单位和全宗 历史变化情况，在整个档案中起着龙头 作用，是管理全宗档案的“档案”。
全宗卷是什么
它集中了每个全宗在管理过程中所形成的一系列 重要的原始记录性的文字材料，每个全宗卷的具 体记录，反映了每个全宗的基本情况和管理情况， 对于档案馆、室的业务工作具有重要意义。
全宗卷的具体内容
1.全宗情况：⑴全宗指南（全宗介绍）；⑵ 立档单位大事记；⑶组织机构沿革；⑷成 立综合档案室的通知；⑸成立档案工作领 导小组文件材料；⑹档案工作机构工作人 员任免文件；⑺档案员岗位职责及各项工 作制度；⑻历年来档案人员名册；(9)档案 管理组织示意图；(10)档案管理体系网络 图。
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2.整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件 材料的完整程度及其保存价值，对于有重 要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除
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3.卷内文件按形成时间进行系统排列，为便于保 管，卷内文件材料中的每一件文件需加装封面、 封底装订，并在封面上逐件编制件号，编制卷内 文件目录（可通用归档文件目录）后装入卷盒 （即每盒必有卷内文件目录）。
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三、全宗卷的主要内容
1.综合管理类 2.档案收集类 3.档案检索类 4.档案整理类 5.档案鉴定类 6.档案保管类
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7.档案统计类 8.档案编研类 9.档案利用类 10.档案管理信息化建设类
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四、全宗卷的整理
1.全宗卷内的文件材料，是随着全宗管理 的延续而逐渐增加的，平时必须要注意积 累，把全宗管理中产生的文件材料，先归 入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数 量时，及时进行整理组卷，数量较多的装 数盒可形成若干卷；
件号章规格按《新疆维吾尔自治区档案馆（室） 档号编制规定》（新档发[1997]55号文件）规 定（下图）
注意：全宗卷无目录号。案卷号即每一个全宗卷 盒的顺序编号。件号即盒内每一份材料的顺序编 号。
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件号章格式
全宗号 卷号（盒号） 件号
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4.全宗卷一盒为一卷。案卷排列顺序为： 全宗介绍、立档单位大事记和有关档案收 集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现 代化管理等方面的文件材料。
注意：全宗卷案卷的排列不是绝对的。一 般初次排列用这种顺序，以后随着文件材 料的形成顺序排列即可，即先形成的先排。
2021/7/26ຫໍສະໝຸດ 11五、全宗卷的管理
全宗卷规范xx
• 全宗内档案情况简介: (a)档案的数量及保管期限：一般先介绍室藏档案的总数（包 括卷/件数和排架长度），再分别介绍各类档案的数量， 最后介绍保管期限的划分情况。 (b)档案的完整程度：主要是说明库存的各类档案中，有无断 年、缺项、少页等现象。 (c)档案的利用价值及鉴定情况：一般先介绍各类档案的利用 情况（含人次、卷次、取得明显效益的突出事例等），再 介绍档案的鉴定销毁情况（包括鉴定时间、方法、结果、 销毁档案的种类和数量等）。 (d)检索工具的配置情况：主要介绍室藏档案检索工具的种类、 数量等。 (e)档案的整理情况：主要介绍室藏档案的分类及各类档案整 理的基本方法。如果每一类档案先后采用了不同的整理方 法，也要一并交待（如，从何年开始实行文书档案立卷改 革，以单份文件为单位归档；从2007年开始所有档案的保 管期限由原来分为永久、长期、短期等改为永久、30年、 10年等）。
档案工作的制度建设
• 《档案法》第十三条规定：“各级各类档案馆、机关、团 体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学 的管理制度……”各单位要依据档案法律、法规、规章以 及行政规范性文件，结合实际情况，建立、健全档案工作 制度。 • 为了促进档案工作规章制度的落实，各单位对于一些需要 全体工作人员周知并贯彻执行的制度，应将其内容以公告 形式或展板形式张挂上墙。 • 档案工作管理网络图 • 档案人员岗位职责 • 档案借阅制度 • 档案保管制度 • 档案保密制度
(d)隶属关系：主要写全宗构成者与其上级主管机关和与其重 要的直属下级机关的组织关系、业务关系。 (e)全宗构成者负责人名录：包括正、副职负责人姓名、职务、 任职时间。 (f)内部机构设置及其各历史阶段演变情况：主要介绍内设机 构的名称及其变化情况。 (g)其它对全宗构成者有重大影响的事件或活动。
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最新全宗卷整理规范
36、“不可能”这个字(法语是一个字 )，只 在愚人 的字典 中找得 到。--拿 破仑。 37、不要生气要争气，不要看破要突 破，不 要嫉妒 要欣赏 ，不要 托延要 积极， 不要心 动要行 动。 38、勤奋，机会，乐观是成功的三要 素。(注 意：传 统观念 认为勤 奋和机 会是成 功的要 素，但 是经过 统计学 和成功 人士的 分析得 出，乐 观是成 功的第 三要素 。
39、没有有没有深切认识 的人， 决不会 坚韧勤 勉。
1、最灵繁的人也看不见自己的背脊。——非洲 2、最困难的事情就是认识自己。——希腊 3、有勇气承担命运这才是英雄好汉。——黑塞 4、与肝胆人共事，无字句处读书。——周恩来 5、阅读使人充实，会谈使人敏捷，写作使人精确。——培根
36、“不可能”这个字(法语是一个字 )，只 在愚人 的字典 中找得 到。--拿 破仑。 37、不要生气要争气，不要看破要突 破，不 要嫉妒 要欣赏 ，不要 托延要 积极， 不要心 动要行 动。 38、勤奋，机会，乐观是成功的三要 素。(注 意：传 统观念 认为勤 奋和机 会是成 功的要 素，但 是经过 统计学 和成功 人士的 分析得 出，乐 观是成 功的第 三要素 。
39、没有有没有深切认识 的人， 决不会 坚韧勤 勉。
1、最灵繁的人也看不见自己的背脊。——非洲 2、最困难的事情就是认识自己。——希腊 3、有勇气承担命运这才是英雄好汉。——黑塞 4、与肝胆人共事，无字句处读书。——周恩来 5、阅读使人充实，会谈使人敏捷，写作使人精确。——培根
全宗卷整理规则
(1)、按件装订。一般情况下，一份文件材料、一本登 记簿为一件，如一个分类方案、一个全宗介绍、一次销 毁手续与清册均可视为一件，每年形成的交接文据可作 为一件装订在一起。
(2)、排列。有些全宗刚建立全宗卷时，形成的材料只 有二、三份，可将其归入一盒中，并按文件形成时间的 先后顺序排列。当全宗卷内的文件数量积累到一定程度， 可按类别分盒存放。每盒内按文件形成时间的先后顺序，应在每份文件首页的右 上角加盖档号章。文件以盒为单位，按照排列顺序逐件 编号，并将编号结果填写在档号章内。以件为单位逐页 编写页号。
(4)、抄写全宗卷卷内目录。以件为单位，将其内容与 成分登记在卷内目录上。要求每个盒子内必须有目录， 格式如图。
全宗卷卷内目录和备考表一并装入全宗卷盒内。后续材 料形成后,应及时归入有关全宗卷中，并按以上四个步 骤进行整理。
2、档案整理：整理工作方案及小结，分类方案、 案卷目录说明；
3、档案鉴定：鉴定领导小组名单、档案保管期 限表、鉴定报告、销毁档案请示与批复、销毁 清册
4、档案保管：档案安全检查记录、档案库房温 湿度记录、重点档案采取的特殊保护措施、档 案抢救与修复情况报告；
5、档案统计：档案移进、移出登记、统计台帐、 档案基本情况统计；
全宗卷卷内目录
序号 目录号
文 件 题名
全宗号
保管期限 年度 备注
全宗卷盒格式
卷盒面脊印“全宗卷”字样，并分别著录全宗号、全宗 名称、案卷题名、编制日期。
再见
6、档案利用：全宗指南（全宗介绍）、档案利 用效果登记、档案产生社会效益和经济效益典 型事例等；
7、档案管理新技术的应用：缩微复制和计算机 辅助管理等情况的说明材料等。
五、全宗卷的整理
(2)、排列。有些全宗刚建立全宗卷时，形成的材料只 有二、三份，可将其归入一盒中，并按文件形成时间的 先后顺序排列。当全宗卷内的文件数量积累到一定程度， 可按类别分盒存放。每盒内按文件形成时间的先后顺序，应在每份文件首页的右 上角加盖档号章。文件以盒为单位，按照排列顺序逐件 编号，并将编号结果填写在档号章内。以件为单位逐页 编写页号。
(4)、抄写全宗卷卷内目录。以件为单位，将其内容与 成分登记在卷内目录上。要求每个盒子内必须有目录， 格式如图。
全宗卷卷内目录和备考表一并装入全宗卷盒内。后续材 料形成后,应及时归入有关全宗卷中，并按以上四个步 骤进行整理。
2、档案整理：整理工作方案及小结，分类方案、 案卷目录说明；
3、档案鉴定：鉴定领导小组名单、档案保管期 限表、鉴定报告、销毁档案请示与批复、销毁 清册
4、档案保管：档案安全检查记录、档案库房温 湿度记录、重点档案采取的特殊保护措施、档 案抢救与修复情况报告；
5、档案统计：档案移进、移出登记、统计台帐、 档案基本情况统计；
全宗卷卷内目录
序号 目录号
文 件 题名
全宗号
保管期限 年度 备注
全宗卷盒格式
卷盒面脊印“全宗卷”字样，并分别著录全宗号、全宗 名称、案卷题名、编制日期。
再见
6、档案利用：全宗指南（全宗介绍）、档案利 用效果登记、档案产生社会效益和经济效益典 型事例等；
7、档案管理新技术的应用：缩微复制和计算机 辅助管理等情况的说明材料等。
五、全宗卷的整理
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2. 大事记
a. 即按照时间顺序，用简明的文字记载一定历史时期发生的重大事件的一种参 考资料。一般有机关大事记（反映一个机关的重大事件）、区域大事记（反 映一个地区的重大事件）、专题大事记（如党建大事记等）
b. 一般要求每年进行拟写。
c.大事记一般由题名、前言、目录、正文、附录五部分组成。
2）全宗管理机构和全宗档案数量；
3）全宗档案收集、征集、接收、移交、寄存数量。
※个人全宗来源简况，登记其个人姓名、别名、生卒年月日、籍贯、 职务、职称和个人主要经历、业绩、荣誉称号、家族简况以及全宗档 案收集、征集、接收、移交、寄存数量。
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c. 档案内容与成份介绍 (共9个方面）
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一、相关概念
• 全宗 • 全宗卷 • 全宗号 • 全宗管理机构 • 全宗构成者
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·全宗 fonds
一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。即 一个机关（单位）的全部档案。
·全宗卷 fonds descriptive file
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三、全宗卷的主要内容(共九项）
• 全宗介绍类 • 档案收集类 • 档案整理类 • 档案鉴定类 • 档案保管类 • 档案统计类 • 档案利用类 • 新技术应用类 • 综合全宗卷
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（一）全宗介绍类
全宗指南（全宗介绍）、大事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料。
．以组织机构分类的档案全宗，分别简介机构基本职能和主要活动的内容，并列举文种 名称。 ．以问题分类的档案全宗，分别简介问题涉及的全宗构成者基本职能和主要活动的内容， 并列举文种名称。 ．以其它体系分类的档案全宗，应根据该全宗分类的特点结合问题简介全宗构成者基本 职能和主要活动的内容，并列举文种名称。
全宗卷主要内容及整理要求
全宗卷主要内容及整理要求
全宗卷主要内容：
1．档案综合管理方面的材料：全宗指南（全宗介绍）；立档单位大事记；组织机构沿革；档案工作机构设置和调整文件；档案工作人员任免文件；档案工作大事记；档案工作规章制度。
2．档案收集方面的材料：档案交接文据（包括各种门类如文书、业务、会计、基建、设备、照片档案的移交表单）；档案移交目录；接收档案记录；征集档案记录；档案的来源和价值说明等。
3．档案整理方面的材料：档案分类方案、案卷目录说明（案卷序言或者归档文件说明：概况、现有机构及归档情况、几件大事等）、整理工作小结等。
4．档案鉴定方面的材料：成立和调整鉴定小组成员的文件、文件材料归档范围和档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案清册等。
5．档案保管方面的材料：库房安全记录、档案安全检查记录或报告、档案库房温湿度记录。
6．档案统计方面的材料：全宗内档案基本情况统计；档案分类统计；档案收进、移出登记；档案利用统计等。
7．档案利用方面的材料：档案借阅登记簿、档案利用效果登记簿，档案编研材料如年鉴、专题介绍、基础数字汇集、各类文件汇编等。
8．档案管理新技术的应用方面材料：办公自动化开发应用情况；计算机辅助管理等情况的文字说明材料（含计算机软件安装及使用说明情况）、档案数字化方案、档案数字化成果说明、档案信息管理软件系统盘。
整理要求：
全宗卷文件材料按内容分为八类，每一类按形成时间顺序逐件编号，并编制目录，每一件文件加封面。
一类文件过多时分盒装，件号延续。
总之，凡是在档案管理活动中形成的对全宗状况及全宗历史有原始记录意义的文字、图表等材料应均入全宗卷。
《全宗卷》的建立与规范
《全宗卷》的建立与规范——2012年市府楼内机关档案工作推进会集中辅导一、全宗的概念：（一）全宗的定义：全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体，即一个机关的全部档案。
（二）全宗的基本含义：它包括了三个方面。
1、全宗是一个有机整体；2、全宗是在一定的历史活动中形成的；3、全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。
（三）全宗的类型：主要包括以下几种。
1、按形成全宗的单位和全宗内容的性质，分为机关组织全宗和人物全宗。
2、按全宗的范围和构成方式，分为独立全宗、联合全宗、全宗汇集和档案汇集。
后三种也被称为全宗的补充形式。
（四）构成全宗的条件：具备下列条件的应当成为立档单位，它所形成的档案应当构成全宗。
1、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；2、设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；3、设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。
二、全宗卷的定义：全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。
它详细和全面地记载了立档单位和全宗历史变化情况，在整个档案中起着龙头作用，是管理全宗档案的“档案”。
它集中了每个全宗在管理过程中所形成的一系列重要的原始记录性的文字材料，每个全宗卷的具体记录，反映了每个全宗的基本情况和管理情况，对于档案馆、室的业务工作具有重要意义。
三、全宗卷的特点和作用：1、全宗卷不是该全宗内文件的组成部分，而是档案馆和现行机关档案室在本身的工作活动中形成的一种档案。
但是全宗卷与其全宗有密切的联系，所以它不固定保存在形成全宗的档案馆(室)，而是随同全宗的流动相应地保存在全宗档案所在的档案馆和档案室。
掌握了全宗卷成分的不定型性和保存单位的流动性，有利于全宗卷的管理和发挥它的作用。
2、全宗卷是档案馆(室)管理全宗的一种工具，为管理人员提供了方便。
由于全宗卷存储了记述和反映全宗档案及发展变化的原始凭证和有关资料，可以为全宗的整理、鉴定、统计、利用服务，并且为进一步收集该全宗范围内的档案，提供了重要的依据。
如何整理全宗卷
如何整理全宗卷？全宗卷整理规范一、全宗和全宗卷的概述（一）全宗的定义：全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体，即一个机关的全部档案。
（二）全宗的基本含义：它包括了三个方面。
1、全宗是一个有机整体；2、全宗是在一定的历史活动中形成的；3、全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。
（三）全宗的类型：主要包括以下几种。
1、按形成全宗的单位和全宗内容的性质，分为机关组织全宗和人物全宗。
2、按全宗的范围和构成方式，分为独立全宗、联合全宗、全宗汇集和档案汇集。
后三种也被称为全宗的补充形式。
（四）构成全宗的条件：具备下列条件的应当成为立档单位，它所形成的档案应当构成全宗。
1、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；2、设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；3、设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。
（五）全宗卷全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。
它详细和全面地记载了立档单位和全宗历史变化情况，在整个档案中起着龙头作用，是管理全宗档案的“档案”。
它集中了每个全宗在管理过程中所形成的一系列重要的原始记录性的文字材料，每个全宗卷的具体记录，反映了每个全宗的基本情况和管理情况，对于档案馆、室的业务工作具有重要意义。
二、全宗卷编制原则1、档案馆（室）对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。
2、全宗卷的各种文件材料，包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范。
3、全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点，保持文件间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。
三、全宗卷的主要内容1、档案收集：档案交接文据、移交目录、接收、征集记录、档案来源和价值说明等。
2、档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。
3、档案鉴定：鉴定小组成员名单，档案保管期限表，鉴定档案分析报告，销毁档案的请示与批复，销毁档案的清册等。
档案全宗卷的整理35页PPT
档案全宗卷的整理
56、死去何所道，托体同山阿。 57、春秋多佳日，登高赋新诗。 58、种豆南山下，草盛豆苗稀。晨兴 理荒秽 ，带月 荷锄归 。道狭 草木长 ，夕露 沾我衣 。衣沾 不足惜 ，但使 愿无违 。 59、相见无杂言，但道桑麻长。 60、迢迢新秋夕，亭亭月将圆。
6、最大的骄傲于最大的自卑都表示心灵的最软弱无力。——斯宾诺莎 7、自知之明是最难得的知识。——西班牙 8、勇气通往天堂，怯懦通往地狱。——塞内加 9、有时候读书是一种巧妙地避开思考的方法。——赫尔普斯 10、阅读一切好书如同和过去最杰出的人谈话。——笛卡儿
Thank you
ห้องสมุดไป่ตู้
56、死去何所道，托体同山阿。 57、春秋多佳日，登高赋新诗。 58、种豆南山下，草盛豆苗稀。晨兴 理荒秽 ，带月 荷锄归 。道狭 草木长 ，夕露 沾我衣 。衣沾 不足惜 ，但使 愿无违 。 59、相见无杂言，但道桑麻长。 60、迢迢新秋夕，亭亭月将圆。
6、最大的骄傲于最大的自卑都表示心灵的最软弱无力。——斯宾诺莎 7、自知之明是最难得的知识。——西班牙 8、勇气通往天堂，怯懦通往地狱。——塞内加 9、有时候读书是一种巧妙地避开思考的方法。——赫尔普斯 10、阅读一切好书如同和过去最杰出的人谈话。——笛卡儿
Thank you
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全宗卷全宗介绍整理规范要求
二、全宗介绍的作用
2、为各级领导和相关人员检索档案提供 基本线索。各级领导哥相关人员可以直 接判断自己所需档案的准确存放地点， 避免无效劳动；也可以明确查找目标， 减少盲目检索，提高查全、查准率；还 可以解答咨询问题，有效地扩大档案利 用者的范围，满足广大利用者的社会需 求。
二、全宗介绍的作用
3、为编写档案室介绍积累资料创造 条件。随着档案室信息资源的不断 开发，全宗介绍编写的完成，可以 为提高档案室介绍的编写质量提供 重要保证。
事件、执行的特殊任务、主要人员姓名 及其变化情况等。
三、全宗介绍结构内容
全宗历史概况。 1、档案的来源、数量、整理分类原
则，起止日期，保管完好程度，是 否原件， 2、进档案室后保管整理与鉴定销毁 情况，
三、全宗介绍的结构
3、档案被利用情况，档案编目情况， 检索工具，计算机管理系统软件情 况及其他需要说明的问题等。
❖ 2、卷二：档案收集：档案交接文据、移交目 录，接收、征集记录，档案来源和价值说明 等主要包括:１文书、会计、专业、基建、照 片、声像、实物等不同门类或载体的档案交 接收据；２档案移交目录等。（1、2为必要 项）
全宗卷的主要内容包括
❖ 3、卷三：档案整理：主要包括：１档案分类方案； ２档案整理情况说明等。整理工作方案、分类方案、 案卷目录说明、整理工作小结等。
❖
谢 谢！
三、全宗介绍的结构
❖ 全宗内档案情况简介 ❖ 1、档案的数量及保管期限； ❖ 2、档案的完整程度； ❖ 3、档案的利用价值及鉴定情况； ❖ 4、检索工具的配置情况； ❖ 5、档案的整理情况。
（三）档案内容和成分介绍。档案的内 容包括：
1、需要说明的重要案卷，文件的作者， 反映的问题，涉及的人物、事件以及 相关联系的历史事实等；
档案馆(室)全宗卷的规范讲稿
谢谢大家
欢迎大家的批评指导
4.
5.
卷内文件材料逐件编件号，件 号的位置在每份文件首页的右 上角，在此基础上编制卷内目 录和备考表，装入卷盒。 卷盒外形尺寸长*宽为 310MM*220MM，其厚度可根 据需要分别设置30MM、 40MM的规格，卷盒面脊印 “全宗卷”字样，并分别著录 全宗号，全宗名称、案卷题名、 编制日期。
全宗卷的管理
档案馆（室） 全宗卷规范
主题内容与适用范围
全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗 过程中形成的，能够说明该全宗历史情 况的有关文件所组成的专门案卷。 本规范规定了全疆范围内全宗的编制原 则，主要内容和整理、管理办法。 本规范适用于各级档案馆和各机关、团 体、企事业单位档案机构的档案室。
全宗卷编制原则
5. 6.
7.
档案统计：档案移进、移出登 记、档案基本情况统计。 档案利用：全宗指南（全宗介 绍），开放利用和控制使用档 案的范围、档案汇编和分布出 版情况、档案利用效果登记、 档案产生社会效益和经济效益 典型事例等。 档案管理新技术的应用：缩微 复制和计算机辅助管理等情况 的说明材料。
全宗卷的整理
档案馆（室）对其所管的每一个全宗都 应以全宗为单位编制全宗卷。 全宗卷的各种文件材料，包括凭证、清 册、报表应做到准确、齐全、完整。 全宗卷内的文件材料，应按照其固有的 特点、保持文件材料之间的有机联系， 反映全宗管理的历史面貌，以便于保管 和利用。全宗卷的Leabharlann 要内容1.2. 3.
4.
档案收集：收、发文登记本、档案移交文 据、移交目录、接收、征集记录、档案来 源和价值说明等。 档案整理：整理工作方案分类方案、案卷 目录说明、整理工作小结等。 档案鉴定：领导小组名单、档案保管期限 表、鉴定报告、销毁档案请示与批复、销 毁清册。 档案保管：档案安全检查记录、档案库房 温湿度记录、重点档案的特殊保护措施、 档案抢救与修复情况报告等。
档案全宗卷课件
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（2）按全宗整理，能够紧密的保持文件之间的历 史联系。因为按全宗整理，首先保持了文件在来源 方面的联系，然后在分类、立卷、排列等各项整理 工作中再保持内容、时间或形式方面的联系。 （3）按全宗整理，便于系统和历史地研究档案内 容，发挥档案的凭证作用。 （4）按全宗整理，便于档案进馆后的各项业务工 作的进行。全宗是档案馆管理档案的基本单位，收 集、鉴定、保管、统计都必须以全宗为单位。 总之，按全宗整理，是整理档案的科学方法。 任何档案都必须按全宗整理，这称为全宗原则。
因为全宗卷反映了档案管理中收集整理因为全宗卷反映了档案管理中收集整理鉴定保管统计利用编研目标管理鉴定保管统计利用编研目标管理等所有管理环节的所有重要信息包含了档等所有管理环节的所有重要信息包含了档案管理人员前期大量的劳动案管理人员前期大量的劳动2828形成了丰富的二次文献因此它就必然成为科学形成了丰富的二次文献因此它就必然成为科学管理馆室藏档案和开发利用档案信息资源的重管理馆室藏档案和开发利用档案信息资源的重要工具充分利用它们可使档案信息开发利用工作要工具充分利用它们可使档案信息开发利用工作起到事半功倍的效果
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8、档案管理新技术的应用
• 机关办公自动化开发情况；计算机辅 助管理的文字说明材料（含计算机软 件安装及使用说明情况）；计算机管 理软件系统盘等。
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三、全宗卷的整理
• 全宗卷内文件材料，是随全宗管理的 延续而逐渐增加的，要平时必须注意 积累，把全宗管理中产生的文件材料， 归入相应类别(8大类)的全宗卷盒中， 文件材料积累到一定数量时，及时进 行归档整理（即编号、打印目录)
全宗卷规范
2011年7月
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一、全宗卷概述
全宗是什么 全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活 动中形成的档案整体。立档单位的全部档案可以构 成一个全宗。 立档单位必须是具有法人地位的机关、社会组 织、企事业单位和某些著名人物。构成立档单位的 条件是一个机关、社会组织、企事业单位必须在行 政上、财务上和组织人事上具有一定的独立性。可 以独立行使职权或进行管理，并能以自己的名义对 外行文;是一个预算会计单位或是独立的经济核算单 位，可以编造预算或财务计划;设有管理人事的机构 和人员，并有一定的人事任免权。以第一条为主 2
（2）按全宗整理，能够紧密的保持文件之间的历 史联系。因为按全宗整理，首先保持了文件在来源 方面的联系，然后在分类、立卷、排列等各项整理 工作中再保持内容、时间或形式方面的联系。 （3）按全宗整理，便于系统和历史地研究档案内 容，发挥档案的凭证作用。 （4）按全宗整理，便于档案进馆后的各项业务工 作的进行。全宗是档案馆管理档案的基本单位，收 集、鉴定、保管、统计都必须以全宗为单位。 总之，按全宗整理，是整理档案的科学方法。 任何档案都必须按全宗整理，这称为全宗原则。
因为全宗卷反映了档案管理中收集整理因为全宗卷反映了档案管理中收集整理鉴定保管统计利用编研目标管理鉴定保管统计利用编研目标管理等所有管理环节的所有重要信息包含了档等所有管理环节的所有重要信息包含了档案管理人员前期大量的劳动案管理人员前期大量的劳动2828形成了丰富的二次文献因此它就必然成为科学形成了丰富的二次文献因此它就必然成为科学管理馆室藏档案和开发利用档案信息资源的重管理馆室藏档案和开发利用档案信息资源的重要工具充分利用它们可使档案信息开发利用工作要工具充分利用它们可使档案信息开发利用工作起到事半功倍的效果
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8、档案管理新技术的应用
• 机关办公自动化开发情况；计算机辅 助管理的文字说明材料（含计算机软 件安装及使用说明情况）；计算机管 理软件系统盘等。
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三、全宗卷的整理
• 全宗卷内文件材料，是随全宗管理的 延续而逐渐增加的，要平时必须注意 积累，把全宗管理中产生的文件材料， 归入相应类别(8大类)的全宗卷盒中， 文件材料积累到一定数量时，及时进 行归档整理（即编号、打印目录)
全宗卷规范
2011年7月
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一、全宗卷概述
全宗是什么 全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活 动中形成的档案整体。立档单位的全部档案可以构 成一个全宗。 立档单位必须是具有法人地位的机关、社会组 织、企事业单位和某些著名人物。构成立档单位的 条件是一个机关、社会组织、企事业单位必须在行 政上、财务上和组织人事上具有一定的独立性。可 以独立行使职权或进行管理，并能以自己的名义对 外行文;是一个预算会计单位或是独立的经济核算单 位，可以编造预算或财务计划;设有管理人事的机构 和人员，并有一定的人事任免权。以第一条为主 2
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3）需要专门说明的档案按下列方法介绍：
．指明该档案文件的名称、责任者和文件形成的时间。 ．列出该档案文件的检索要素。 ．对其档案文件内容单独介绍。
4） 一般性文件介绍不使用引用原文的方式，特殊性文件介绍如需使用引 用原文应符合下列条件和原则：
．引用原文有助于阐述文件的内容实质。 ．引用原文时不详细转述文件中叙述的事实和事件。
（二）保管单一全宗的档案室，全宗卷宜与档案一并保管，将全宗卷 置于该全宗档案的卷首。也可以将全宗卷与书本式检索工具放在一起 管理。
（三）档案室建立全宗卷，宜采用双套制。档案室向档案馆移交档案 时，应同时移交与该批移交档案相关的全宗卷文件材料。
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六、卷盒及目录格式
（一）全宗卷装具采用无酸纸制作的翻盖式卷盒。封面与脊背分别设 置“全宗号”、“全宗名称”、“盒号”等填写项目，卷盒的外形尺 寸为310mm×220mm(长×宽)，盒脊厚度为30mm、40mm两种规 格。卷盒式样见图1、图2。
1）档案内容与成分介绍一般应使用综合概括的方介绍。介绍内容包括：
．反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案。 ．反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案。 ．具有重要历史价值和地方特色的档案。 . 涉及具有全国和国际意义知名人物的档案。 ．馆藏年代久远和特殊载体的档案。
2）档案内容与成分介绍一般应按全宗内档案的实际分类体系，文字叙述全宗 构成者基本职能和主要活动的内容，并列举文种名称。
全宗卷文件材料按照分类编号顺序装盒。文件材料较多，一盒装不下时，可 按分类编号顺序装入数盒。装有文件材料的全宗卷应填写卷盒封面和脊背。
7. 编制全宗卷盒号
全宗卷卷盒区分全宗，按卷盒排列顺序编制流水号。综合全宗卷单独编制盒号。
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五、全宗卷的管理
（一）档案馆和保管全宗较多的档案室，宜将全部馆（室）藏档案的 全宗卷集中保管，按照全宗编号顺序组织排列。
（二）全宗卷文件目录采用A4（长×宽为297mm×210mm）纸张、 表格形式，设置“类目名称”、“件号”、“责任者”、“题名”、 “日期”、“备注”等项目。目录式样见图3。
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图1 全宗卷盒图示
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图2 全宗卷盒立体图
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图3 全宗卷目录
档案利用制度，检索工具编制情况，档案开放与控制情况，档案编研 与出版情况，档案展览与公布情况，珍贵档案介绍，档案利用效果典 型事例等。
（八）新技术应用类
应用现代技术管理档案的情况记录、工作报告及说明材料，档案信息 化和数字化工作情况，电子档案（文件）创建和应用环境（硬件和软 件）及数据格式说明等。
（九）综合全宗卷
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一、相关概念
• 全宗 • 全宗卷 • 全宗号 • 全宗管理机构 • 全宗构成者
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·全宗 fonds
一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。即 一个机关（单位）的全部档案。
·全宗卷 fonds descriptive file
（二）全宗卷中收集的文件材料,包括凭据、清册、报表，应做到齐全、 完整、真实，力求全面反映全宗及其管理的历史面貌。
（三）全宗卷的整理应做到分类合理、方法科学、格式规范。
（四）综合全宗卷可以按馆（室）藏、全宗属类、全宗群或联合全宗进 行编制，收集、保管在档案管理过程中以馆（室）藏、全宗属类、全 宗群或联合全宗等多个全宗为对象形成的相关文件材料。
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4. 文件材料编号
在文件材料首页上方的空白处进行编号。文件材料的编号由全宗号—类号—件 号三部分组成。
a. 全宗号：填写文件材料所属全宗的编号。综合全宗卷的全宗号，填写档案馆 （室）编号或档案属类代号。
b. 类号：填写5.1—5.8条的序号。 c. 件号：填写文件材料在相关类目中的流水排列序号。 • 编号举例： SZ1—１—２（中共湖北省委全宗，全宗介绍类，第２件）
．以组织机构分类的档案全宗，分别简介机构基本职能和主要活动的内容，并列举文种 名称。 ．以问题分类的档案全宗，分别简介问题涉及的全宗构成者基本职能和主要活动的内容， 并列举文种名称。 ．以其它体系分类的档案全宗，应根据该全宗分类的特点结合问题简介全宗构成者基本 职能和主要活动的内容，并列举文种名称。
1、全宗指南
是介绍全宗构成者及所形成的档案情况的一种资料，也是一种检索工具 由全宗指南名称、全宗来源简况、档案内容与成份介绍、检索查阅注意 事项四部分组成。
a. 全宗指南名称：由全宗号、全宗构成者的名称(全称或通用简称)、 “全 宗指南”、起止时间构成，并列成分之间用空格位分开。
例： 1）J211 北京市计划委员会 全宗指南 1949～1990年 2）R322 钟南山 全宗指南 1936～2000年
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(二) 全宗卷整理流程
1. 文件材料装订
文件材料以件为单位进行装订。
2. 文件材料分类
属于同一全宗卷的文件材料，按照全宗介绍类、档案收集类、档案整理类、
档案鉴定类、档案保管类、档案统计类、档案利用类、新技术应用类 等类别顺序依次排序。
3. 文件材料排序
文件材料分入不同类目后，按形成时间顺序排列。新增文件材料插入相关类 目，向后接续排列。
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2. 大事记
a. 即按照时间顺序，用简明的文字记载一定历史时期发生的重大事件的一种参 考资料。一般有机关大事记（反映一个机关的重大事件）、区域大事记（反 映一个地区的重大事件）、专题大事记（如党建大事记等）
b. 一般要求每年进行拟写。
c.大事记一般由题名、前言、目录、正文、附录五部分组成。
※ 综合全宗卷 synthesize fonds descriptive file 由记录和说明多个全宗立档单位及档案历史和现状的综合性文件材料 组成的专门案卷，是管理馆（室）藏档案的重要工具。
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二、全宗卷编制原则
（一）档案馆（室）应以全宗为单位编制全宗卷，收集、保管在档案管 理过程中以单个全宗为对象形成的相关文件材料。
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b. 全宗来源简况：
列表登记下列依时间变化，记录和反映全宗来源背景的内容。顺序为： 1）全宗构成者形成和职能：包括全宗构成者成立、合并、改组、更名、
名称增加、撤销时间；内部机构设置及部门调整、增设、合并、 更名 、撤销等时间；其他反映全宗构成者重要活动的时间。职能方面主要 包括特征性质、职能范围和主要工作任务。全宗构成者所有曾用名称 按时间顺序书写。
7）未开放的档案，注明档案数量和使用范围。
8）涉密档案，注明档案数量，不做任何内容和成分介绍。
9）非纸质档案应简介其种类、特色和数量。
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d. 检索查阅注意事项
1) 检索注意事项
. 可使用的检索工具和已编制的参考资料的名称； . 机读目录、手工检索工具条目的数量； . 纸质档案数字化副本的画幅数量以及占全宗档案总数比例的情况； . 纸质档案缩微副本的数量以及占全宗档案总数比例的情况； . 非纸质档案副本的形式、数量以及占全宗档案总数比例的情况。
d.正文：大事时间+大事记述。其中，大事时间按时间自然顺序排列；大事记
述要简明扼要，地点、任务、数据、过程和结果应当完整揭示。
e.大事记范围：国家、省、市领导或者上级主管部门单位领导对本单位或区县 部门调研、本单位人员领导、人员变化情况、本单位获得奖励表彰等情况。
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（二）档案收集类
档案接收和征集工作的办法、标准，档案（资料）交接文 据及相关目录，档案来源和档案历史转移过程说明材料等。
（三）档案整理类
文件材料分类、保管期限和归档范围的规定，档案整理工 作方案、整理工作说明和小结等。
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（四）档案鉴定类
档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、 珍贵档案考证鉴定等鉴定工作的制度、组织、方案和标准，鉴定工作 形成的报告、请示及批复，鉴定及销毁处置档案的目录（清册）等。
管理馆藏、全宗属类、全宗群或联合全宗的综合性业务工作规范和管 理制度，(前面八类中）涉及多个全宗的文件材料。
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• 四、全宗卷的整理
• （一）整理前的准备工作：
全宗卷的文件资料，是随全宗卷管理的延续而逐渐增加的，平时必须 注意积累。整理前，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及保存 价值，对于有重要遗缺的应予以补齐，对于无保存价值的应予以剔除。
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谢谢大家！
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·全宗号 fonds number 管理全宗的代码，由具备全宗管理权限的档案馆按全宗排架或收藏时 间顺序流水编制。
·全宗管理机构 fonds manager 具备全宗管理权限的档案馆或档案室。
·全宗构成者 fonds constituting unit 形成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。也称作立档单位。
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5. 编制文件材料目录
全宗卷中的文件材料，分类别，以件为单位，按照排列顺序编制文件目录。
“目录”内容包括为：件号、责任者、题名、日期、备注。
新增文件材料在相关类目中接续编制目录。当相同材料出现新旧几种版本时， 应在目录备注栏中，注明新版本文件替代旧版本文件的名称和时间。
6. 文件材料装盒
2）全宗管理机构和全宗档案数量；
3）全宗档案收集、征集、接收、移交、寄存数量。
※个人全宗来源简况，登记其个人姓名、别名、生卒年月日、籍贯、 职务、职称和个人主要经历、业绩、荣誉称号、家族简况以及全宗档 案收集、征集、接收、移交、寄存数量。