全宗卷编制及整理规范
全宗卷整理规范
杨 军
全宗卷整理规范
全宗卷定义：是机关档案室，在管理本 单位全宗过程中形成的，能够说明该全宗历 史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。 既管理档案中形成的档案。它也是我们检查 一个单位档案管理工作水平的最好材料。
全宗卷整理规范
一、全宗卷的主要内容（共九项） 1.全宗指南； ２.大事记； ３.档案收集工作的材料； ４.档案整理工作的材料； ５.档案鉴定工作的材料； ６.档案保管工作的材料； ７.档案统计工作的材料； ８.档案利用工作的材料； ９.档案管理新技术运用工作的材料。
全宗卷整理规范
（2）全宗内档案情况的介绍：主要介绍档案的数 量及保管期限、档案的完整程度、档案的利用价值及 鉴定情况、检索工具的配套情况、档案的整理情况。 （3）全宗内档案内容与成分介绍：一般使用文章 述方式、按全宗内档案的实际分类体系结合问题将全 宗内档案内容与成分综合概括出来。 备注部分：本全宗指南的编制情况；有关全宗内 档案的补充说明；全宗指南中需要加以解释的名词、 事件及问题；全宗指南编制后，全宗内档案增加、调 整、遗失、销毁等说明。 要求： 一般5年续编一次。
100%。
从利用档案资料的目的来看，较单一，其中：修志54人次，69 卷（件）次，一般工作查考56人次，56卷（件）次。 从利用目的的发展趋势来看，工作查考占档案利用的主流，其 它方面的利用率不高，有的甚至为零。 通过2013年度档案利用情况分析，充分体现了档案利用的重要 性。要继续做好档案利用工作，我局应积极调整归档范围并按范围 收集整理档案，进一步加大档案宣传力度，在利用的主动性、编研 资料的整理上下功夫，加快档案信息化建设的进程，提高工作质量 与效率，进一步整体提升档案管理水平，充分发挥档案的作用，为 我局及社会各项工作提供更优质的服务。
全宗卷规范
机遇：随着档案信息化的推进，全宗卷将有更广阔的应用场景，如数字档案馆、电子政务等。
挑战：全宗卷的管理需要更加规范和标准，以适应信息化发展的需要，同时还需要加强档案工 作人员的培训和管理。
机遇：全宗卷的数字化将提高档案的利用效率和保存质量，同时还可以通过数据挖掘等技术手 段，为档案的利用提供更多的可能性。
记录和保存档案信息 促进档案信息利用
保障档案信息安全 辅助档案管理工作
按内容分类：综合类、组织机构类、个人类、公务类、专门类 按载体分类：纸质、电子、声像、实物 按保管期限分类：永久、长期、短期
按全宗分类：国家综合全宗卷、党务全宗卷、政务全宗卷、司法全宗卷、军事全宗卷
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全宗卷的组成：全宗卷是档案馆（室）按全宗管理的档案分类排列的结果， 是档案馆（室）管理档案的基础。
全宗卷的组成：全宗介绍、大事记、组织沿革、文件汇集 全宗卷的编制：按照档案形成规律和特点进行整理、分类和编目 全宗卷的作用：记录档案形成、管理和利用的情况，为档案鉴定、评估和利用提供依据 全宗卷的管理：由专门的档案管理人员负责，定期进行整理、检查和更新
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全宗卷的组成：全宗卷是 档案馆（室）按全宗管理 的档案文件分类整理后的 综合体，包括该全宗的历 史沿革、组织机构、人员 编制、职能范围、重大活 动、重要事件、重要业务
准确、全面的信息。
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全宗卷的管理：全宗卷的 管理应遵循档案管理的原 则和方法，确保全宗卷的 安全、保密和长期保存。 同时，全宗卷的管理应与 该全宗的实际情况相结合， 根据具体情况制定相应的
管理措施。
内容：全宗卷的电子数据包括元数据、目录数据、文件数据等
作用：元数据描述全宗卷的内容和属性，目录数据提供全宗卷的组织结构， 文件数据则是全宗卷的具体内容
(最新整理)全宗卷规范
2.整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件 材料的完整程度及其保存价值，对于有重 要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除
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3.卷内文件按形成时间进行系统排列，为便于保 管，卷内文件材料中的每一件文件需加装封面、 封底装订，并在封面上逐件编制件号，编制卷内 文件目录（可通用归档文件目录）后装入卷盒 （即每盒必有卷内文件目录）。
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三、全宗卷的主要内容
1.综合管理类 2.档案收集类 3.档案检索类 4.档案整理类 5.档案鉴定类 6.档案保管类
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7.档案统计类 8.档案编研类 9.档案利用类 10.档案管理信息化建设类
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四、全宗卷的整理
1.全宗卷内的文件材料，是随着全宗管理 的延续而逐渐增加的，平时必须要注意积 累，把全宗管理中产生的文件材料，先归 入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数 量时，及时进行整理组卷，数量较多的装 数盒可形成若干卷；
件号章规格按《新疆维吾尔自治区档案馆（室） 档号编制规定》（新档发[1997]55号文件）规 定（下图）
注意：全宗卷无目录号。案卷号即每一个全宗卷 盒的顺序编号。件号即盒内每一份材料的顺序编 号。
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件号章格式
全宗号 卷号（盒号） 件号
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4.全宗卷一盒为一卷。案卷排列顺序为： 全宗介绍、立档单位大事记和有关档案收 集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现 代化管理等方面的文件材料。
注意：全宗卷案卷的排列不是绝对的。一 般初次排列用这种顺序，以后随着文件材 料的形成顺序排列即可，即先形成的先排。
2021/7/26ຫໍສະໝຸດ 11五、全宗卷的管理
全宗卷整理讲义
全宗卷整理要点一、什么是全宗卷：由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。
二、全宗卷编制原则：档案室应以全宗为单位编制全宗卷，收集、保管在档案管理过程中以单个全宗为对象形成的相关文件材料。
全宗卷中收集的文件材料应做到齐全、完整、真实，力求全面反映全宗及其管理的历史面貌。
全宗卷的整理应做到分类合理、方法科学、格式规范。
三、全宗卷内容构成：1、全宗介绍类：全宗指南（全宗介绍）、大事记、机构沿革等说明全宗背景和档案状况的文件材料。
2、档案收集类：档案接收和征集工作的办法、标准，档案（资料）交接文据及相关目录，档案来源和档案历史转移过程说明材料等。
3、档案整理类：文件材料分类方案、保管期限和归档范围的规定，档案整理工作方案、整理工作说明和小结等。
4、档案鉴定类：档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等鉴定工作的制度、组织、方案和标准，鉴定工作形成的报告、请示及批复，鉴定及销毁处置档案的目录（清册）等。
5、档案保管类：档案保管工作制度，档案安全检查、档案破损情况调查与修复（抢救）、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料，档案保管状况分析和工作总结、报告等。
6、档案统计类：档案基础统计台账，档案工作基本情况统计报表，档案工作统计分析材料等。
7、档案利用类：档案利用制度，检索工具编制情况，档案开放与控制情况，档案编研与出版情况，档案展览与公布情况，珍贵档案介绍，档案利用效果典型事例等。
8、新技术应用类：应用现代技术管理档案的情况记录、工作报告及说明材料，档案信息化和数字化工作情况，电子档案（文件）创建和应用环境（硬件和软件）及数据格式说明等。
四、全宗卷的整理：1、文件材料装订。
文件材料以件为单位进行装订。
2、文件材料分类。
按“全宗卷内容构成”中1至8项进行分类。
3、文件材料排序。
文件材料分入不同类目后，按形成时间顺序排列。
全宗卷规范
全宗卷规范全宗卷是一种档案形式，也可以称为档案密集体，它是一种以档案卷宗为单位构成的以及按全宗分类存档的存档系统。
档案卷宗包括档案文件和贴图卷宗，具有卷宗编号、档案文件名和贴图等，与档案文件编号、档案文件名称、贴图等有关。
全宗卷是以档案卷宗为单位构成的以及按全宗分类存档的存档系统。
一般来说，全宗卷是按照一定的准则和规则进行编排和整理的某种档案集合。
编排全宗卷的基本原则是，按照档案的功能性、主题性进行整理，以保证档案的完整性优先考虑档案的功能，按照档案出现的顺序，分类编排档案文件，遵循档案分类与存档的基本原则和档案存档的顺序。
全宗卷的编排和整理首先要明确档案的来源、性质、范围及主题，其次要把档案按照中心思想和档案文件功能性进行分类编排。
全宗卷的编排，既要把握历史背景和档案材料特征，也要充分考虑档案的功能性和主题性，把档案材料整理到实际需要的卷宗中，使档案具有可读性和可查询性。
全宗卷的整理，应当把握历史背景和档案材料特点，以更好的组织档案，使档案文件具有一致性，便于查找和使用。
要有效地实施全宗卷规范，首先要制定准确的规范，明确档案的来源、性质、范围和主题，确定完整的档案存档系统，以及档案文件的编排、档案文件编号、档案文件名称等，还要确保档案可读性和可查询性。
其次，要严格按照档案存档系统进行存档，规范档案编目和分类编排档案文件，为使档案便于查询和使用，定期检查档案文件，避免形成遗漏或重复。
此外，还要加强档案工作的组织、管理，用专门负责档案工作的人员来负责档案，保障档案的安全。
全宗卷规范是档案管理工作的基本规范，是档案管理机构为了更好地管理档案、保障档案安全，制定的规则和标准。
它对档案管理工作具有十分重要的意义，能够保证档案的完整性、可读性和可查询性，并且能够有效地检索档案，有助于更好的维护档案的安全。
全宗卷规范
目录
二、全宗卷定义、作用
由记录和说明全宗立档单位及档案历 史和现状的有关文件材料组成的专门案卷， 是管理全宗档案的重要工具。
目录
三、全宗卷编制原则
1、平时注意收集、保管在档案管理过 程中形成的相关文件材料； 2、收集的文件材料应做到齐全、完整、 真实，力求全面反映全宗及其管理的历史面 貌； 3、全宗卷的整理应做到分类合理、方 法科学、格式规范。
大事记
三、选事记录范围
1、本机关召开的各种重要会议 2、本机关作出的重要决定、决议、规划、部署以及发布的重要文件 3、本机关成立、撤销、合并以及内部机构设置、变化情况 4、本机关隶属关系和职能范围的变化情况 5、本机关党政领导人的任免、奖惩及其重要活动 6、本机关发生的重大事件、开展的重大活动、完成的重大任务、取得的重大科研 成果 7、本机关参加上级机关和其他机关召开的重要会议情况 8、上级机关对本机关的重要指示、批示、表彰、批评及来本机关检查指导工作的 情况 9、本机关所辖范围内发生的重大灾情和事故 10、本机关开展的重要外事活动 11、也可将人员入党、退休、考录、职称的评定、内部科室及下属单位负责人等录 入大事记。
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大事记
一、定义 ： 大事记是按照时间顺序简要记载各机关在一定时 期内发生的涉及范围较大，在事后仍有一定参考意 义的大事、要事的一种编研资料。 二、编写原则 大事记的编写内容要真实、文字简明、扼要，做 到大事突出，要事不漏，一般一条一事、每条大事 涉及的时间、地点、人物、数据、发展过程，因果 关系等均应揭示出来。按月记述、或按年度记述。
全宗卷（六） 本单位历年来的销毁清册。
目录
五、全宗卷的整理
1、文件材料以件为单位进行装订；
2、编制文件材料目录，设置件号、责任者、
如何整理全宗卷 - 南京下关区档案局(馆)
备注
（1）本全宗指南的编制情况 （2）有关档案的补充说明 （3）全宗指南中需加解释的名词、事件及问
题 （4）全宗指南编制后，全宗内档案增加、调
整、遗失、销毁等情况的说明 （5）其它有关问题的说明
大事记编写方法
1、以日记事，按年月日顺序记载 2、当日发生的当日记 3、文字要简练、准确
大事记的记载范围
（四）、档案保管
1、档案安全检查记录、报告； 2、重点档案采取的特殊保护措施； 3、档案的抢救与修复情况报告等
（五）、档案统计
1、档案收进、移出登记；（收进、移出登记） 2、案卷基本情况统计和重要的利用统计表等
（每年的立卷说明）
（六）、档案利用
1、全宗指南（全宗介绍）； 2、开放利用和控制使用范围说明； 3、档案汇编和公布出版情况及报批文件； 4、档案产生社会效益或经济效益的典型事例
2、全宗指南的结构
（一）封页 （二）正文 （三）备注
封页
（1）全宗指南名称（立档单位的全称或通用 简称+“全宗指南”构成
（如：南京市下关区档案局全宗指南） （2）时间（全宗内档案文件的起止年代） （如：2001——2005） （3）全宗号（本全宗指南所对应的全宗的编
号） （如：409）
南京市下关区档案局全宗指南
内容大致包括本单位概况、机构名称改变、 地址迁移、成立、撤销或合并时间、隶属 关系、性质和任务、职权范围、领导人员 变动、编制扩大与缩小，以及内部机构设 置等方面变化情况。
组织机构沿革的编写方法
• 组织机构沿革可以采取文字叙述或图表的形式，
也可图文并茂。
• 其编写方法通常有两种：一种是以时期（年度或
1、大事、要事 2、本机关机构建制及变化（包括内部机构）、
全 宗 卷 规 范
全宗卷规范一、主要内容与适用范围定义:是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件所组成的专门案卷。
全宗卷规范适用于在座各位在整理各单位全宗卷时，都是要按照此规范的要求去做。
二、编制原则档案馆（室）对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。
全宗卷的各种文件材料，包括凭据（各类交接文据）、清册（各门类的销毁清册）、报表（各种反映档案情况），应做到准确、齐全、规范。
全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点、保持文件材料间的有机联系，问题相对集中（检索工具、各种规章制度、统计报表等）相对不是绝对。
以便于保管和利用。
三、全宗卷的主要内容所有与档案有关，但不应立卷归档的东西放入全宗卷内㈠档案的收集。
1、收发文登记本（一般只存15年，可作文件销毁清册）；2、档案交接文据；3、移交目录：⑴文书档案：归档文件目录[永久、长期（30年）3套，短期（10年）1套]；⑵会计档案：财务报告类案卷目录、全引目录3套，会计帐簿类、会计凭证类案卷目录1套；⑶专业档案：案卷目录和全引目录根据行业部门的要求而订；⑷科技档案：总、分类目录；⑸声像档案：永久、长期的案卷目录和全引目录3套，短期的案卷目录和全引目录1套；⑹资料目录。
㈡档案的整理1、分类方案或分类大纲，要科学、实用；（图表、文字说明都行，最好图表）2、目录对照表；（欠帐单位若以“件”整理的需要说明）3、整理档案工作小结。
（心得、经验）㈢档案鉴定1、鉴定领导小组名单；（若有文件汇编可放入汇编中，领导变更，名单也要变更）2、档案保管期限表；（各门类、载体，有制度的跟制度走）3、鉴定报告，销毁档案清册与批复。
（写清是什么门类、载体的档案，哪一年的，多少卷，应该保存多少年，已保存了多少年）㈣档案保管1、档案库房温湿度记录；（放入全宗卷内编号后再拿出来，每天上下午两次）2、档案安全检查记录；（检查、温湿度是否超标；消防器材是否要更换；线路、火警是否失灵；）3、档案抢救与修复情况（定期对档案进行抽样检查，是否生虫、变脆、发黄）；4、重点档案的特殊保护措施。
整理规范
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一、相关概念
·全宗 fonds 一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。即 一个机关（单位）的全部档案。
·全宗卷 fonds descriptive file 在管理全宗档案的过程中形成的能够说明全宗历史情况的各种文件 材料所集中组成的专门案卷。它是档案管理活动中形成的“档案”， 详细和全面记载了立档单位和全宗历史变化情况，集中了每个全宗在 管理过程中所形成的一系列重要的原始记录性文字材料，是管理全宗 的“档案”，是档案的“档案”。全宗卷管理情况，也是一个单位档 案管理水平的重要印证。
• （一）损毁、丢失属于国家所有的档案的； • （二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的； • （三）涂改、伪造档案的； • （四）违反本法第十六条、第十七条规定，擅自出卖或者转让档案的； • （五）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的； • （六）违反本法第十条、第十一条规定，不按规定归档或者不按期移
档案鉴定类、档案保管类、档案统计类、档案利用类、新技术应用类 等类别顺序依次排序。
3. 排序
文件材料分入不同类目后，按形成时间顺序排列。新增文件材料插入相关类 目，向后接续排列。
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4. 编号
在文件材料首页上方的空白处进行编号。文件材料的编号由全宗号—类号—件 号三部分组成。
a. 全宗号：填写文件材料所属全宗的编号。综合全宗卷的全宗号，填写档案馆 （室）编号或档案属类代号。
全宗卷的文件资料，是随全宗卷管理的延续而逐渐增加的，平时必须注 意积累。整理前，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及保存 价 值，对于有重要遗缺的应予以补齐，对于无保存价值的应予以剔除。
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（二） 全宗卷整理流程
全宗卷整理规则
(2)、排列。有些全宗刚建立全宗卷时，形成的材料只 有二、三份，可将其归入一盒中，并按文件形成时间的 先后顺序排列。当全宗卷内的文件数量积累到一定程度， 可按类别分盒存放。每盒内按文件形成时间的先后顺序，应在每份文件首页的右 上角加盖档号章。文件以盒为单位，按照排列顺序逐件 编号，并将编号结果填写在档号章内。以件为单位逐页 编写页号。
(4)、抄写全宗卷卷内目录。以件为单位，将其内容与 成分登记在卷内目录上。要求每个盒子内必须有目录， 格式如图。
全宗卷卷内目录和备考表一并装入全宗卷盒内。后续材 料形成后,应及时归入有关全宗卷中，并按以上四个步 骤进行整理。
2、档案整理：整理工作方案及小结，分类方案、 案卷目录说明；
3、档案鉴定：鉴定领导小组名单、档案保管期 限表、鉴定报告、销毁档案请示与批复、销毁 清册
4、档案保管：档案安全检查记录、档案库房温 湿度记录、重点档案采取的特殊保护措施、档 案抢救与修复情况报告；
5、档案统计：档案移进、移出登记、统计台帐、 档案基本情况统计；
全宗卷卷内目录
序号 目录号
文 件 题名
全宗号
保管期限 年度 备注
全宗卷盒格式
卷盒面脊印“全宗卷”字样，并分别著录全宗号、全宗 名称、案卷题名、编制日期。
再见
6、档案利用：全宗指南（全宗介绍）、档案利 用效果登记、档案产生社会效益和经济效益典 型事例等；
7、档案管理新技术的应用：缩微复制和计算机 辅助管理等情况的说明材料等。
五、全宗卷的整理
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全宗卷整理规范
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2. 大事记
a. 即按照时间顺序，用简明的文字记载一定历史时期发生的重大事件的一种参 考资料。一般有机关大事记（反映一个机关的重大事件）、区域大事记（反 映一个地区的重大事件）、专题大事记（如党建大事记等）
b. 一般要求每年进行拟写。
c.大事记一般由题名、前言、目录、正文、附录五部分组成。
2）全宗管理机构和全宗档案数量；
3）全宗档案收集、征集、接收、移交、寄存数量。
※个人全宗来源简况，登记其个人姓名、别名、生卒年月日、籍贯、 职务、职称和个人主要经历、业绩、荣誉称号、家族简况以及全宗档 案收集、征集、接收、移交、寄存数量。
全宗卷整理规范
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c. 档案内容与成份介绍 (共9个方面）
全宗卷 整理规范
全宗卷整理规范
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一、相关概念
• 全宗 • 全宗卷 • 全宗号 • 全宗管理机构 • 全宗构成者
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·全宗 fonds
一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。即 一个机关（单位）的全部档案。
·全宗卷 fonds descriptive file
全宗卷整理规范
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三、全宗卷的主要内容(共九项）
• 全宗介绍类 • 档案收集类 • 档案整理类 • 档案鉴定类 • 档案保管类 • 档案统计类 • 档案利用类 • 新技术应用类 • 综合全宗卷
全宗卷整理规范
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（一）全宗介绍类
全宗指南（全宗介绍）、大事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料。
．以组织机构分类的档案全宗，分别简介机构基本职能和主要活动的内容，并列举文种 名称。 ．以问题分类的档案全宗，分别简介问题涉及的全宗构成者基本职能和主要活动的内容， 并列举文种名称。 ．以其它体系分类的档案全宗，应根据该全宗分类的特点结合问题简介全宗构成者基本 职能和主要活动的内容，并列举文种名称。
全宗卷编制及整理规范
机关档案室全宗卷整理方法为规范机关档案室全宗卷的整理，按照国家档案局制发的《全宗卷规范》(DA/T12_1994、1995_6_12)，结合工作实际，制定全宗卷整理方法：一、关于全宗卷全宗卷不同于一般的档案案卷，全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。
它详细和全面地记载了立档单位和全宗历史变化情况，在整个档案中起着龙头作用，是管理全宗档案的“档案”，对于档案馆、室的业务工作具有重要意义。
二、全宗卷的主要内容卷一：档案管理综合材料，主要包括:１全宗指南（全宗介绍）；２档案管理制度汇编；３档案管理体系网络图；４归档范围和保管期限表；５档案机构设置和调整文件；６档案工作人员任免文件；７机关档案工作年检、评估等材料；８档案培训材料；９档案工作计划、总结等。
（１、2、3、4项为必要项）卷二：档案收集，主要包括:１文书、会计、专业、基建、照片、声像、实物等不同门类或载体的档案交接收据；２档案移交目录等。
（1、2为必要项）卷三：档案整理，主要包括：１档案分类方案；２档案整理情况说明等。
卷四：档案鉴定，主要包括:１档案工作鉴定小组成员名单；２鉴定档案分析报告；３销毁档案的请示与批复；４销毁档案清册等。
（如有销毁档案工作1、3、4为必要项）卷五：档案保管，主要包括:1库房安全检查记录；2档案安全检查报告；3档案库房温湿度记录等（3项为必要项）。
卷六：档案统计，主要包括：1各类档案收进、移出统计台账；2档案统计年报等。
（1、2项为必要项）卷七：档案利用，主要包括:１大事记；２组织沿革；３档案借阅登记；４档案利用事例汇编；５利用档案资料出版的书籍、汇编等。
（1、2、3项为必要项）卷八：档案管理新技术的应用，主要包括：１办公自动化开发应用情况；２计算机辅助管理的文字说明材料（含计算机软件安装及使用说明情况）；３档案数字化方案；４档案数字化成果说明；５档案管理软件安装盘等。
全宗卷主要内容及整理要求
全宗卷主要内容及整理要求
全宗卷主要内容：
1．档案综合管理方面的材料：全宗指南（全宗介绍）；立档单位大事记；组织机构沿革；档案工作机构设置和调整文件；档案工作人员任免文件；档案工作大事记；档案工作规章制度。
2．档案收集方面的材料：档案交接文据（包括各种门类如文书、业务、会计、基建、设备、照片档案的移交表单）；档案移交目录；接收档案记录；征集档案记录；档案的来源和价值说明等。
3．档案整理方面的材料：档案分类方案、案卷目录说明（案卷序言或者归档文件说明：概况、现有机构及归档情况、几件大事等）、整理工作小结等。
4．档案鉴定方面的材料：成立和调整鉴定小组成员的文件、文件材料归档范围和档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案清册等。
5．档案保管方面的材料：库房安全记录、档案安全检查记录或报告、档案库房温湿度记录。
6．档案统计方面的材料：全宗内档案基本情况统计；档案分类统计；档案收进、移出登记；档案利用统计等。
7．档案利用方面的材料：档案借阅登记簿、档案利用效果登记簿，档案编研材料如年鉴、专题介绍、基础数字汇集、各类文件汇编等。
8．档案管理新技术的应用方面材料：办公自动化开发应用情况；计算机辅助管理等情况的文字说明材料（含计算机软件安装及使用说明情况）、档案数字化方案、档案数字化成果说明、档案信息管理软件系统盘。
整理要求：
全宗卷文件材料按内容分为八类，每一类按形成时间顺序逐件编号，并编制目录，每一件文件加封面。
一类文件过多时分盒装，件号延续。
总之，凡是在档案管理活动中形成的对全宗状况及全宗历史有原始记录意义的文字、图表等材料应均入全宗卷。
全宗卷整理步骤
全宗卷整理步骤一、全宗卷的分类与编目1.对全宗卷进行分类：按照文件性质、时间、部门等方式对全宗卷进行分类。
2.为每个类别制定编号：为每个类别的全宗卷制定唯一的编号，以便于后续管理和查询。
3.编制全宗卷目录：详细记录每个全宗卷的编号、名称、形成时间、数量等信息。
二、卷宗内文件的整理与编号1.对每个卷宗内的文件进行整理：按照文件的重要程度、时间顺序、相关性等因素进行整理。
2.对文件进行编号：为每个文件制定唯一的编号，以便于后续查询和管理。
3.编制文件目录：记录每个文件的编号、名称、形成时间、位置等信息。
三、文件资料的装订与归档1.对文件进行装订：按照一定的方式对文件进行装订，以便于保存和查阅。
2.文件归档：将装订好的文件按照全宗卷的分类和编号进行归档。
四、跨年度资料的累积和统计1.跨年度资料的累积：对每年度的资料进行整理和累积，以便于后续查询和分析。
2.资料统计：对全宗卷和文件资料进行统计，了解各类别的数量和分布情况。
五、定期进行的全宗卷检查与维护1.检查全宗卷的完整性：定期检查全宗卷的完整性，如有缺失或损坏应及时补充或修复。
2.更新全宗卷目录：定期更新全宗卷目录，以便于查询和管理。
3.维护全宗卷管理规范：根据实际情况及时调整全宗卷管理规范，以保证其适用性。
六、数字化备份和存储管理1.对全宗卷进行数字化备份：将全宗卷转化为电子格式，并备份在安全可靠的存储设备中。
2.存储管理：建立有效的存储管理体系，确保数字化全宗卷的安全性和可用性。
七、归档信息系统的开发和利用1.系统需求分析：了解全宗卷管理的业务流程和需求，分析系统需要具备的功能和特性。
2.系统设计：根据需求分析结果，设计归档信息系统的架构、功能模块和界面。
3.系统开发与实施：开发并实施归档信息系统，实现全宗卷的自动化管理和流程优化。
4.系统测试与维护：在系统开发完成后进行严格的测试，确保系统的稳定性和可靠性，并进行持续的维护和升级。
5.用户培训与支持：为用户提供培训和技术支持，确保用户能够正确、有效地使用归档信息系统。
全宗卷规范
全宗卷规范一、主要内容与适用范围定义:是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件所组成的专门案卷。
全宗卷规范适用于在座各位在整理各单位全宗卷时，都是要按照此规范的要求去做。
二、编制原则档案馆（室）对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。
全宗卷的各种文件材料，包括凭据（各类交接文据）、清册（各门类的销毁清册）、报表（各种反映档案情况），应做到准确、齐全、规范。
全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点、保持文件材料间的有机联系，问题相对集中（检索工具、各种规章制度、统计报表等）相对不是绝对。
以便于保管和利用。
三、全宗卷的主要内容所有与档案有关，但不应立卷归档的东西放入全宗卷内㈠档案的收集。
1、收发文登记本（一般只存15 年，可作文件销毁清册）；2、档案交接文据；3、移交目录：⑴文书档案：归档文件目录[ 永久、长期（30年）3套，短期（10年）1套];⑵会计档案：财务报告类案卷目录、全引目录3套，会计帐簿类、会计凭证类案卷目录1套；⑶专业档案：案卷目录和全引目录根据行业部门的要求而订; ⑷科技档案：总、分类目录; ⑸声像档案：永久、长期的案卷目录和全引目录3套，短期的案卷目录和全引目录 1 套；⑹ 资料目录。
㈡档案的整理1、分类方案或分类大纲，要科学、实用；（图表、文字说明都行，最好图表）2、目录对照表；（欠帐单位若以“件”整理的需要说明）3、整理档案工作小结。
（心得、经验）㈢档案鉴定1、鉴定领导小组名单；（若有文件汇编可放入汇编中，领导变更，名单也要变更）2、档案保管期限表；（各门类、载体，有制度的跟制度走）3、鉴定报告，销毁档案清册与批复。
（写清是什么门类、载体的档案，哪一年的，多少卷，应该保存多少年，已保存了多少年）㈣档案保管1、档案库房温湿度记录；（放入全宗卷内编号后再拿出来，每天上下午两次）2、档案安全检查记录；（检查、温湿度是否超标；消防器材是否要更换；线路、火警是否失灵；）3、档案抢救与修复情况（定期对档案进行抽样检查，是否生虫、变脆、发黄）；4、重点档案的特殊保护措施。
全 宗 卷 规 范
全宗卷规范一、主要内容与适用范围定义:是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件所组成的专门案卷。
全宗卷规范适用于在座各位在整理各单位全宗卷时，都是要按照此规范的要求去做。
二、编制原则档案馆（室）对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。
全宗卷的各种文件材料，包括凭据（各类交接文据）、清册（各门类的销毁清册）、报表（各种反映档案情况），应做到准确、齐全、规范。
全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点、保持文件材料间的有机联系，问题相对集中（检索工具、各种规章制度、统计报表等）相对不是绝对。
以便于保管和利用。
三、全宗卷的主要内容所有与档案有关，但不应立卷归档的东西放入全宗卷内㈠档案的收集。
1、收发文登记本（一般只存15年，可作文件销毁清册）；2、档案交接文据；3、移交目录：⑴文书档案：归档文件目录[永久、长期（30年）3套，短期（10年）1套]；⑵会计档案：财务报告类案卷目录、全引目录3套，会计帐簿类、会计凭证类案卷目录1套；⑶专业档案：案卷目录和全引目录根据行业部门的要求而订；⑷科技档案：总、分类目录；⑸声像档案：永久、长期的案卷目录和全引目录3套，短期的案卷目录和全引目录1套；⑹资料目录。
㈡档案的整理1、分类方案或分类大纲，要科学、实用；（图表、文字说明都行，最好图表）2、目录对照表；（欠帐单位若以“件”整理的需要说明）3、整理档案工作小结。
（心得、经验）㈢档案鉴定1、鉴定领导小组名单；（若有文件汇编可放入汇编中，领导变更，名单也要变更）2、档案保管期限表；（各门类、载体，有制度的跟制度走）3、鉴定报告，销毁档案清册与批复。
（写清是什么门类、载体的档案，哪一年的，多少卷，应该保存多少年，已保存了多少年）㈣档案保管1、档案库房温湿度记录；（放入全宗卷内编号后再拿出来，每天上下午两次）2、档案安全检查记录；（检查、温湿度是否超标；消防器材是否要更换；线路、火警是否失灵；）3、档案抢救与修复情况（定期对档案进行抽样检查，是否生虫、变脆、发黄）；4、重点档案的特殊保护措施。
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机关档案室全宗卷整理方法
为规范机关档案室全宗卷的整理，按照国家档案局制发的《全宗卷规范》(DA/T12_1994、1995_6_12)，结合工作实际，制定全宗卷整理方法：
一、关于全宗卷
全宗卷不同于一般的档案案卷，全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。
它详细和全面地记载了立档单位和全宗历史变化情况，在整个档案中起着龙头作用，是管理全宗档案的“档案”，对于档案馆、室的业务工作具有重要意义。
二、全宗卷的主要内容
卷一：档案管理综合材料，主要包括:１全宗指南（全宗介绍）；２档案管理制度汇编；３档案管理体系网络图；４归档范围和保管期限表；５档案机构设置和调整文件；６档案工作人员任免文件；７机关档案工作年检、评估等材料；８档案培训材料；９档案工作计划、总结等。
（１、2、3、4项为必要项）
卷二：档案收集，主要包括:１文书、会计、专业、基建、照片、声像、实物等不同门类或载体的档案交接收据；
２档案移交目录等。
（1、2为必要项）
卷三：档案整理，主要包括：１档案分类方案；２档案整理情况说明等。
卷四：档案鉴定，主要包括:１档案工作鉴定小组成员名单；２鉴定档案分析报告；３销毁档案的请示与批复；４销毁档案清册等。
（如有销毁档案工作1、3、4为必要项）卷五：档案保管，主要包括:1库房安全检查记录；2档案安全检查报告；3档案库房温湿度记录等（3项为必要项）。
卷六：档案统计，主要包括：1各类档案收进、移出统计台账；2档案统计年报等。
（1、2项为必要项）
卷七：档案利用，主要包括:１大事记；２组织沿革；３档案借阅登记；４档案利用事例汇编；５利用档案资料出版的书籍、汇编等。
（1、2、3项为必要项）
卷八：档案管理新技术的应用，主要包括：１办公自动化开发应用情况；２计算机辅助管理的文字说明材料（含计算机软件安装及使用说明情况）；３档案数字化方案；４档案数字化成果说明；５档案管理软件安装盘等。
（2、3、5项为必要项）
三、全宗卷的整理
（一）准备
全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加
的，平时必须注意积累，把全宗管理过程中产生的文件材料，先归入预设的全宗卷盒内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷，一个类别内文件材料数量较多时可设分卷。
整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺的应予以补齐，对于无保存价值的应予剔除。
（二）分类排列
分类：全宗卷按照档案管理综合材料、档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案利用、档案新技术应用分为8类。
排列：每类全宗卷内文件按照时间顺序依次排列。
（三）装订
卷内文件材料去掉金属物，不锈钢钉或棉线装订，逐件加封面、封底（封面和封底采用A4尺寸）。
封面设置全宗名称、文件题名、时间、卷号、件号、页数项目，封底空白。
（封面样式见附录1）
（四）编号
卷内文件材料逐件编号，每类中每一件给一个编号，从第一件始依次顺延，如“１至１０”；每类中的文件材料均从“１”始依次顺延。
每件文件材料按实际页数在右上角编页码。
每一类全宗卷文件材料过多时，可分成数卷，形成若干分卷，卷号编制为：“1-1，1-2”，件号连续不断开。
（五）编目
卷内文件材料要编制全宗卷目录，一式两份，一份置于每盒盒首，一份集中保管。
（全宗卷目录样式见附录2）（六）装盒
整理好的文件材料依次装盒。
（盒脊样式见附录3）
注：整理全宗卷时，如各单位管理全宗所形成的卷内文件材料不多，根据实际情况酌情合并全宗卷的内容。
四、全宗卷的管理
全宗卷排列在目录检索工具首位。
全宗向档案馆或有关单位移交，其全宗卷应随同移交。
附录1：全宗卷封面样式
关于举办部分市级机关贯彻《档案法》
研讨班的通知及领导批示
天津市XXX单位
XXXX年X月
附录2：
全宗卷卷内文件目录全宗卷号：1——1
附录3：全宗卷脊背样式。