3-1全宗卷整理方法及示例

3-1全宗卷整理方法及示例

【档案目标管理指导文本第三批:档案编研资料(3-1)】

全宗卷整理方法及示例

云浮市档案局监督指导科

2007年9月

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一个机关、组织或个人在社会活动中形成的档案的有机整体(一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体)。苏联对全宗的新解释为“彼此具有历史联系和逻辑联系的交由国家保管的文件综合体”。这一综合体包括机关(企业、团体、个人)档案全宗、联合全宗、档案汇集、科技文件综合体等。

全宗，法文fonds，最先是法国作为对档案馆内档案分类的原则而应用的，在1841年 4月24日颁布的《各省和各地区档案整理和分类基本条例》中首次提出，后为许多国家采用，逐渐成为国际范围内档案学通用的术语。fonds一词，原为“基金”、“贮量”、“库藏”等意，用于档案学有时附加限定词，如俄文

архивныйфонд(档案全宗)。中国曾有“档案群”和音译“芬特”等用法，1955年后全国统一改为“全宗”。在汉语中,“宗”本为祖庙、族系以及类别、批量的意思，因而惯称相关事件的一组文书，以至泛称档案，均谓卷宗。“全宗”的字面意义，就是全部卷宗。

全宗构成条件和立档单位在通常情况下，一个独立从事活动的单位，如一个机关、一个工厂、一个学校所形成的档案应该组成一个全宗;机关内部的组织机构如业务处、科、室所形成的档案则作为相应全宗的组成部分。形成全宗的机关单位称为“全宗构成者”，在中国又称为“立档单位”。确定档案全宗划分的界限，即研究拥有档案的机构能否成为一个立档单位，通常被称为全宗构成者的条件，或立

档单位的条件。立档单位的主要标志是它们在工作上、组织上和财务上是否具有一定的独立性。一般具备下列条件的机构就是立档单位，它所形成的档案即构成全宗:?可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文;?是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划;?设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。上述三个方面往往互相依存，也有时并不完全具备，其中以第一条作为最基本的标志和主要条件。立档单位确定之后，对整理完毕的每个档案全宗，均标明立档单位的名称，如“××省教育厅全宗”，并编予一个全宗号。

补充:

1. 整个宗族。

2. 机关)企业)事业单位或人民公社在工作或生产活动中形成的全部档案。

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全宗卷是档案馆,室,在管理某一全宗过程中形成的～定义能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案

卷。

包括档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、档内容

案管理新技术应用等方面的材料。

全宗卷就是档案之档案。

简言

换言之～就是管理档案形成的档案。

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件号全宗卷名称备注 1 全宗指南档案利用 2 大事记档案利用 3 组织沿革档案利用 4 档案管理制度汇编档案整理 5 档案移交、接收文据档案收集 6 历年立卷说明、归档说明档案整理 7 档案机构文件,成立档案室、档案工作领导小组、档案鉴定

鉴定小组的通知,、销毁请示、批复、分析报告等

8 档案销毁清册,如有～归入全宗卷, 档案鉴定 9 温湿度记录簿,已记录满的才归全宗卷～未记录满档案保管

的暂不归入全宗卷,

10 库藏档案状况检查记录,已记录满的才归全宗卷～档案保管

未记录满的暂不归入全宗卷,

11 档案库房防虫药物投放更换记录,已记录满的才归档案保管

全宗卷～未记录满的暂不归入全宗卷,

档案管理台帐,含档案数量、设备设施、档案人员档案统计 12 情况、档案人员名册、档案图书资料利用情况的统计表

等,、年报表、或上报有关报表

13 档案利用效果登记簿,已记录满的才归全宗卷～未档案利用

记录满的暂不归入全宗卷,

14 档案利用实例档案利用 15 基础数字汇编档案利用 16 档案软件系统使用指南等、档案软件系统升级记录档案管理

等新技术应用

注:以上顺序为一般常规顺序，以后若有新材料增加，其件号可接

续已编件号的全宗卷最后一件的件号续编件号。

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中华人民共和国行业标准

全宗卷规范 DA/T 12,1994

(1995年6月12日国家档案局批准 1995年10月1日实施)

1 主题内容与适用范围

1.1 全宗卷是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。

1.2 本规范规定了全宗卷的编制原则、主要内容和整理、管理方法。

.3 本规范适用于各级各类档案馆和各机关、团体、企事业单位档案机构(以下1

统称档案室)。

2 引用标准

DA/T 1-92 档案工作基本术语

GB 9705-88 文书档案案卷格式

3 全宗卷编制原则

3.1 档案馆(室)对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。

3.2 全宗卷的各种文件材料，包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范。

3.3 全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点，保持文件材料间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。

4 全宗卷的主要内容

4.1档案收集:档案交接文据、移交目录，接收、征集记录，档案来源和价值说明等。

4.2 档案整理:整理工作方案、分类方案,注:即档案管理制度汇编,、案卷目录说明,注:即立卷说明、归档说明,、整理工作小结等。

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4.3 档案鉴定:鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。

4.4 档案保管:档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等,注:包括库藏档案状况检查记录、档案库房防虫药物投放更换记录、档案库房温湿度记录本,。

4.5档案统计:档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表,注:即档案管理统计台帐,等。

4.6 档案利用:全宗指南(全宗介绍)，开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例,注:即档案利用实例、组织沿革、大事记、基础数字汇编,等。

4.7 档案管理新技术的应用:缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料,注:即档案管理软件使用说明书等,。

5 全宗卷的整理

5.1 全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归人预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷，数量较多的可设分卷。

5.2 整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。

5.3 卷内文件材料按问题—时间进行系统排列，排列顺序为:全宗指南(全宗介绍)、立档单位大事记和有关档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现代化管理等方面的文件材料，在此基础上编制卷内目录。

5.4 卷内文件材料逐件加封面、封底、编件号，装订后装入卷盒。其封面、封底尺寸长×宽为260mm×185mm,注:也可以用297 mm×210 mm即A4型规格,，封面著录全宗号、件号、全宗名称、文件题名、时间、责任者(见图1)。

5.5 卷盒外形尺寸长×宽为310mm × 220mm，其高度可根据需要分别设置

30mm、