ERP系统使用作业指导书

某科技公司ERP系統使用作業指導書

1.目的：

為使本公司ERP系統運行正常化與程序化特制訂之。

2.範圍：

ERP系統所涉及到的所有部門（業務/工程/PMC/採購/品質/生產/IT/人力資源行政部/財務部）。

3.定義：

ERP：企業資源計劃（Enterprise Resource Planning）

4.職責：

業務部：負責顧客要求的識別與評審，客戶資料、成品報價、客戶訂單等數據的建立和維護。

研發部：負責新產品的開發與試產安排，改良產品的首件製作與確認，圖面、物料編碼及BOM的建立與完善，各類工程資料的製作與發放，《工程更改通知單》的製作與發放，與產品相

關的標準的發放。

工程部：參與理解《訂單》的各項要求，負責產品生產流程與組裝標準的制定（含工時定額），生產中製程異常的分析與解決，設計改良方案的提出並報研發部確認，工具、夾具、治具的

設計與製作，《工裝夾具清單》的製作與發放。

PMC部（生管，物控，倉庫）：負責《訂單》需求消化；物料需求，工單等資料的建立和維護並分

發相關工單到研發部與工程部、品質部、生產各產線、倉庫、採購

部；負責生產計劃（含試產計劃）的安排和控制，物料計劃的安排

和控制；原材料、成品出入庫嚴格管理及其資料的建立和維護。

採購部：負責供應商資料、材料報價、採購單等數據的建立和維護，物料的採購及其交期的控制，協助品管搞好供方交貨的品質。

品質部：負責按生產訂單檢驗標準的實測，負責生產首件的確認和針對生產物料、成品及半成品的品質檢驗工作。（ERP中僅限IQC檢驗。）

生產部：負責生產計劃的落實，生產進度和品質的控制，生產過程的物料領退料，半成品/產成品入庫開單的管理與維護。（暫未設ERP站點）

人力資源行政部：ERP相關使用人員信息的提供，部門間的協調溝通。

財務部：負責收付帳款的維護，產品成本的核算及維護（控制產線用料儘量以每一張工單為準，從材料成本和標準工時兩方面管控），日常憑證的建立和維護。

IT部：負責操作權限的分配，系統異常的處理，網絡環境維護，根據公司要求系統憑證、報表的個性化設置及管理，ERP系統的後期維護。

目前ERP必須錄入單據：如總單據流

5.作業程序說明：

5.1報價作業：

5.1.1客戶以郵件或傳真的方式將圖紙及要求發給業務員，營銷部業務員負責與顧客進行溝通，

並將圖紙及具體要求轉發給技術部。

5.1.2如需要產品開發，將顧客所需新開發樣品信息製作《開發項目建議書》交給技術部；如

製作量產產品改進樣品（B2類訂單），將顧客所需樣品信息製作《新樣板生產指令單》交給技術部；由技術部評估是否能達到客戶要求，是否能夠開模，評估後由技術把是否能夠達

到客戶要求能否開模通知業務，由業務把信息反饋給客戶。

5.1.3若能夠達到客戶要求，由技術部按照《樣品管理規定》製作樣品，並將製作好的樣品交營

銷部，營銷部業務員接到技術部做好的樣品寄給顧客確認，業務員對樣品進行跟蹤記錄。

5.1.4送樣後客戶確認樣品可以進行報價，由業務員向技術部索取BOM表進行報價（報價單由總

經理審核），報價完成後由業務跟單員在30分鐘內把報價資料輸入ERP系統。

5.2訂單處理作業：

5.2.1 訂單評審：

市場接到客戶訂單後，營銷部業務員將顧客原始訂單進行識別分類（A標準量產訂單；B

需改進後量產訂單（B1類訂單：指性能不改變，僅外觀、顏色、包裝等更改的；B2類訂

單：指性能改變的）；C全新開發產品主訂單），根據分類做好《訂單評審表》分發給生產

部PMC或技術部評審，由技術部確認圖面、BOM資料，評審OK後，是新型號時由技術

部繪製圖面，編制新料號，製作新BOM，並交由BOM文員將相關資料錄入ERP系統，

BOM文員需在新料號及新BOM表從該部門流出後半個工作日內完成系統錄入動作）。評審表流經物控（會同採購）確認材料交期後交生管確認交貨日期（A當顧客要求的交貨日期

明確時，營銷部發出《訂單評審表》時，填在《訂單評審表》上的交期不是顧客的交期，

而是在顧客交期的基礎上提前4天，以此日期交給生產部PMC組進行訂單評審.B當顧客沒有明確的交期時，營銷部在《訂單評審表》上不填寫交期，並加以備註. 以PMC組評審回來的交期加上4天為顧客的交期，將PI發給客戶確認。）

5.2.2 訂單下達：

由營銷業務員根據《訂單評審表》上的交期製作《Proforma Invoice》回復客戶交貨日期且客戶同意交貨日期後，在確認約定的付款條件得到有效執行後，由業務員在30分鐘內將訂單資料錄入ERP系統，依並列印出交總經理批准，訂單批准後開始生效，同時下達給生管安排生產，營銷部業務員按與顧客簽訂的訂單要求對訂單進行跟進。

5.3 物料編碼：

訂單評審過程中涉及新產品（或舊產品改良中涉及到新物料等）採用前必須進行物料的編碼動作，由技術部負責按產品承認規格書依據現有物料編碼原則編制新料號（編碼原則未涉及到部分則同步維護編碼原則），編制完成後，以料號發行通知單形式會簽採購，PMC後經研發經理核准後分發各相關部門，BOM文員則依據此單半小時內於ERP進行相應的商品信息建立作業。5.4 BOM製作及ECN變更：

5.4.1 BOM製作：技術部IE根據研發人員發出新機種之材料清單及所提供之樣品，依據BOM分

層原則繪製出BOM結構圖及詳列出相應物料清單經技術經理核准後發行，BOM文員收到後2小時內完成ERP產品結構（BOM）建立作業（生效日期儘量大於當前日期），準確完成後交由IE校核，校核完成後將生效日期改回當天（目前易助ERP系統無BOM審核功能）。

5.4.2 ECN變更：

因生產過程中產品品質改良，呆料代用等需求經批量測試ok後由研發發出規定格式之紙質ECN<<工程變更通知單>>，會簽相關物流，品質部門，先後研發經理審核，總經理批准後分發各相關部門，BOM文員2小時內於ERP系統中變更更新舊有BOM，其它相關部門若有任何要求R/D修改BOM之需求，均可填寫ECR<<工程變更申請單>>給技術部確認，確認可行則執行ECN變更流程。

5.5 物料需求計算：

PMC部物控人員接到營銷部訂單後，先查成品庫存量。若庫存量大於《訂單》中產品數量，則通知營銷部填寫《發貨申請單》（ERP銷貨單）交倉庫安排出貨。若庫存量小於《訂單》中產品數量，則PMC依據訂單及BOM結合當前的庫存狀況、生產狀況在ERP系統物料需要模塊選擇合適展算公式進行物料需求分析，得出物料的實際需求量，及相應的生產工單/委外單或採購底稿建議，PMC據實際狀況對相關建議（如：數量及交期）進行維護，確認無誤後列印出需求分析建議，會簽採購/生產並依次交部門主管審核，核准後由物控發放採購底稿/工單/委外單/，同時以系統簡訊形式通知相關部門人員，並把簽核後的採購底稿交採購。

對客供物料部分，營銷部通知技術部加入BOM之客供物料（製作BOM時可將此類物料列為可選配件），採購跟進有關客供物料供貨商及時交貨並交PMC倉庫進行收貨確認，以配合生產出貨。

5.6：

5.6.1採購部根據PMC提供的《物料需求單》制定內部《採購計劃與物料跟催表》，經採購部主管

經理審批後，於ERP中製作相應的採購單（或由採購底稿拋轉，也可於採購作業中取來源單生成）（主要是價格，供應商，交貨日期，相關備註）經採購經理批准後FAX或E-MAIL給供應商，並進行交貨跟蹤。

供應商由採購部按《供應商管理規定》進行評價、選擇與管理，並切實維護ERP之供應商信息及供應商商品價格信息，原輔料價格按《價格管理規定》進行詢價、議價、比價和定價。

行政、辦公等用品的採購按《行政用品採購管理規定》執行。儀器、設備的採購按《儀器設備採購管理規定》執行。（詢價單是否於系統內製作？）

非訂單方式請購物料，各部門提出請購單（ERP中統一由物控建立）核准後採購在ERP系統中開採購單並取請購單，採購單經核准後依規定進行物料採購動作。

5.7倉庫收料：

倉庫倉管員接到供應商送貨單後首先核對供應商所送貨物與《送貨單》、《採購單》所寫採購單號，貨物，數量是否一致，若有差異應及時在《送貨單》上填上實收數據，簽名蓋章交送貨人回單，