员工因公借款管理制度
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员工因公借款管理制度
“因公借款”是指差旅费借款、零星采购借款和其他临时性借款。
第一条管理职责
(一)财务部门负责其他应收款的管理工作。
(二)单位各部门凡涉及有其他应收款在账的,部门负责人负有督促其按时归还借款之责任。
第二条管理原则
事前控制、事中监管、事后清理。
第三条借款支付方式
借款可使用现金、支票或汇票等方式予以支付,视不同情况和公司财务规定而定。
第四条借款程序和标准
(一)因公出差借款。
1 员工因公需借支差旅费时,应填写借款单,注明预借金额。
2、经部门负责人审查,财务部长审核、总会计师签批。
3、到财务部领款。
4、财务部以借款单为依据办理借款。
5、员工出差回单位后7日内,应持相关凭证到财务部办理报销
手续。
6、财务部结合借款单的内容审核差旅费报销凭证的真实性准确性,办理差旅费的报销并冲销借款。
(二)零星采购借款
1、由相关部门做出书面采购计划,注明需预借的金额。
2、经部门负责人和分管领导审查、财务部长审核、总会计师签批。
3、到财务部门领款。
4、财务部门以借款单为借款依据办理借款支付。
5、零星采购业务完毕后5日内,应持相关发票等凭证到财务部办理报销手续。
6、财务部结合借款单的内容审核采购发票报销凭证的真实性、准确性,办理报销并冲销借款。
(三)其他临时性借款
1、个人临时性借款一般不予办理,特殊情况经公司领导批准方可办理,有借款尚未还清者,一律不准进行二次借款。
2、借款人填写借款单,注明借款用途。
3、借款单需经部门负责人和分管领导审查、财务部长审批、总会计师签批。
4财务部以借款单作为借款、还款的依据。
5、个人借款的一般不得超过2个月的工资总额,超过时须有单
位担保人。
第五条借款人应严格按照借款用途使用借款,不得挪作他用;否则,应视情节轻重追究责任。
第六条定期报账制度
(一)员工借款必须在业务发生后及时办理报销或还款手续。职工因公出差预借差旅费,必须在返回后7日内报销清账,报销后的余额应及时交回。对于领用支票、汇票结算的零星采购业务,应于使用后5个工作日内办理报销手续,
(二)员工其他借款原则上不应超过3个月。
第七条逐笔清欠制度
(一)无论何人、何事,在第二次借款前必需首先报清上一次借款,若上次借款尚未报账,原则不能再借款。
(二)财务部门应定期、不定期清理暂借款。对逾期未还、未报销者,发送《借款报销(还款)催办单》通知当事人,仍未执行者,采取扣除工资和其他措施,特殊情况需报公司领导批准。
第八条年度清查制度
(一)每年年终时,要组织专人对其他应收款的占用情况进行清理,与债务人核对清楚,并取得对方欠证。对业务尚在进行中的借款,已开支的要报账,尚未开支的要在还款后再重新办理借款手续。做到
债权明确,帐证、帐实相符。如不能取得欠证,应及时向领导汇报,查找原因,研究处理办法,写出书面材料,归入档案。
(二)财务部门每年末应对其他应收款进行账龄分析,对账龄1年以上的其他应收款项进行重点分析,并在年度财务分析报告中逐笔披露,列示产生原因,通知业务部门组织清理。
(三)业务部门应估计各项应收款项的可回收性,预计可能产生的坏账损失,通知财务部按规定计提坏账准备。
(四)对确实不能收回的其他应收款,在认真清查核实的基础上,报经上级主管部门和相关部门批准后,做坏帐损失处理。
第九条人员调离
公司员工在办理调动、离职时,必须经财务部部长签字,证明其已办理还款等财务手续后,人力资源部方能为其办理调动,离职手续。
第十条责任追究制度
(一)对于不能收回的其他应收款应当查明原因,追究责任,并根据责任人的责任范围和失职损失程度给予经济处罚.
(二)对不按时报账还款的人员采取强制措施,如从工资、奖金款项中扣除借款、通报批评、给予纪律处分等处罚。