我眼中的秘书行业
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我眼中的秘书行业
秘书行业在我国虽有深厚的历史基础,但它作为一种职业被人们所熟知,是在近几十年。现在我们经常说的秘书专指企业秘书,实际上,秘书行业并不局限于此,它包括了企业秘书、行政秘书等等。如今,秘书作为一种行业出现,在社会发展中,无论企业还是政府机关,管理工作都开始制度化、规范化、法制化,这对秘书就提出了一些要求。
秘书的职能具有综合性、实践性的特点。秘书在日常工作中,不仅仅处理文书档案工作,高级秘书还要负责给领导处理一些事务、帮领导出点子、协助上级管理工作、支持日常事务等等;中级秘书则只要负责文书档案处理,而初级秘书只是负责跑腿零碎事务。并且秘书自身素质也是具有综合性,秘书不仅仅文笔功底好,还要在其他方面有所涉及,比如帮领导拍张照片,这就要求秘书会使用照相机或数码相机,而且拍摄水平要好。
作为秘书,他的工作是围绕领导而展开的,领导的工作为主,秘书的工作为辅,一切以领导为中心,这就决定了秘书在安排自己的日常生活和工作,要以领导为中心进行安排调整,对领导的指示要呼之即来,认真高质量的完成分配下来的工作,力求领导满意。在日常工作中,秘书要有较强的心理素质,不仅仅要争取领导的欢心,还要调节下级的关系。面对领导的责怪,秘书也不能当面反对,即使领导有错,也要委婉私下提示领导,在领导面前,秘书也不能抢领导风头,展现自己的才能,善于隐藏锋芒才是上策,领导忌讳别人抢他风头,秘书就要事事满足领导的虚荣心,虽然这种事情有悖常理,但是,进入社会不比校园生活那么单纯,大家想说什么就说什么,有时“沉默是金”。
秘书行业是一项时效性强、任务繁重、生活清苦、默默无闻的工作,而且岗位重要,工作要求高,责任重大,随时都会遇到挑战,这就要求秘书应变能力要强。在工作中,对秘书而言,事无大小,凡事都要上心,对每件事都要小心仔细的,做到处处小心、处处细致,搞清轻重缓急,作为秘书是切忌马虎大意的。秘书是领导的辅助者,没有任何领导喜欢惹麻烦的秘书,更不会为秘书处理事务,所以,努力做好工作,认真仔细是必要的。
人在社会这大舞台上扮演一定的角色,占有一定的地位,人们从事的各种职业,由于其性质、作用、贡献等不同而有着不同的社会评价,秘书也不例外。现代社会的秘书的活动范围已不再局限于办公室,他的活动可以说是以整个社会为背景,活动的目的方式也复杂了许多,秘书跟着领导、上司外出出差、参加各种会议或应酬已不少见。虽然,秘书的活动大多数是被动的,但这些活动却是取决于秘书自身的能力、才华和魅力。领导让秘书出席各种场合,这不仅仅说明上司欣赏他,还说明秘书自身的能力已能应付这种场面。秘书在社会活动中不仅仅要遵守单位、机关的各种规章制度,还要遵守各种不同交往场合、不同民族或地区的礼仪风俗,秘书应做到衣饰整洁、举止大方、彬彬有礼、谈吐文雅等等。
现实生活中,人们对秘书,特别是女性秘书会有不好的评价。“小秘”一词让人们想入非非,女性秘书在工作中要学会与上级领导,尤其是男性领导保持距离,不做“瓜田李下”的事,在日常工作中,对一些小事也要保持警惕,例如,领导出差回来,给秘书带了礼物,这时就要看别的同事是否也有,如果只给秘书一人,秘书就应委婉拒绝。如今社会,青年女性从事任何职业都会受到男性的骚扰,只是在秘书行业这种现象更普遍,因此女性秘书需自尊自爱,女秘书应对这种现象有正确的认识。同时,女秘书要加强自我保护意识,工作认真踏实,穿着朴素优雅,不艳丽,言谈举止端庄大方,尽量避免与男性上司或同事的单独相处。
我国秘书行业大多数是女性,给人们的感觉秘书就是“花瓶”,是用来撑门面的,虽然这种原因含有些许,但女性秘书决不是所谓的吃青春饭,做到五六十岁退休的女秘书大有人在。人们有这种评价,自然有他的道理,但作为秘书,应该树立良好典范,体现自身良好道德修养。凡事都要靠自己打拼的,世上没有馅饼,就算有,也是好景不长。
现代社会,竞争越来越强烈,社会发展日新月异,知识的更新也是如此,所以,为了更好适应社会环境和工作竞争,秘书也需要及时学习新的知识,不断发展充实自己,培养创新意识,给领导出好点子、新点子,在中国这种社会中,要学会多请示领导,勤报告,主动为领导分忧解难。“凡事预则立,不预则废”。秘书工作本身就有时效性,同时,也要有超前意识。要做好企业秘书工作,就必须增强超前意识和主动意识;既要雪中送炭,更要“雨前送伞”,做到未雨绸缪。要超前接受新知识、新观点,学会创造性地开展工作,力争考虑问题快半拍;要注意收集资料,掌握动态,筛选出有价值的材料及时提供给领导。
秘书行业的存在,必然有它的价值,我们不能因为生活中人们对它的偏见就否定它存在的价值。我们应树立正确的意识,客观的对待这一职业。我们不能否认秘书的出现,加快了各个企业或政府部门的办事效率,对政治经济各方面都有贡献,虽然由于法律、政治上的不足,秘书行业有一些问题,但我们要坚信秘书这一职业会有更好的表现。