采购请示流程图
办公用品申请采购流程图
采购管理制度第一章总则为了规公司采购业务流程，防采购业务风险，控制采购支出，保证公司正常生产经营活动，降低采购成本和付款风险，特制定本制度。
第二章采购物料分类1、A类（日常办公用品、耗材）：中性笔、笔记本、胶带、打印纸等2、B类（劳保用品）：卫生纸、拖把、垃圾袋等3、C类（除过A、B类，公司各部门需要的物资）：电脑或电脑周边产品、创客耗材、技术部门所需工具等第三章采购申请审批权限1、估算金额在1000元以（含1000元），由部门经理审批。
2、估算金额在1000元至2000元之间（含2000元），先由部门经理审批，再由分管经理审批。
3、估算金额在2000元至5000元之间（5000含元），先由部门经理和分管经理审批后，再由总经理审批。
4、估算金额在5000元以上(大宗采购)，由董事长加批。
第四章采购流程一、A类物品采购流程1、A类物品由行政部门人员娇娇负责采购。
2、采购流程：1）、申请信息初步汇总：各部门每月第一个工作日之前汇总部门所需A类物品信息，填写采购申请单1（见附件一），提交给采购人员。
2）、申请信息最终汇总：采购人员汇总全公司A类物品需求信息，填写采购申请单2（见附件二），按照预估价格逐级审批。
3）、采购：采购人员按审批通过的采购申请单采购。
4）、入库：物品采购回来后，采购人员与行政主管核实物品品种及数量，行政主管在采购申请单上确认签字。
采购人员凭采购申请单办理采购物品入库，领取入库单。
5）、报销：采购人员凭采购申请单、入库单、发票、收据按公司报销制度及流程报销。
6）、出库：采购人员按需发放A类物品，登记记录。
每月28号（如遇节假日，顺延至假期结束的第一个工作日）汇总出库信息，提交财务部门，按部门出库。
3、流程图：1、B类物品由行政部门人员武曼负责采购。
2、采购流程：1）、申请审批：采购人员按需汇总全公司B类物品需求信息，填写采购申请单2（见附件二），按照预估价格逐级审批。
2）、采购：采购人员按采购申请单采购。
采购部工作流程图及说明
初步评审未经通过则返回重新寻找供应商，经过样品测试及产品测试，试产产品经技术、品管、研发 承认确定，未经通过则重新要求供应商试产，试产不合格，则重新寻找供应商；鉴定经通过，采购部 组织进行现场考察，现场考察合格后，进行小批量试产，试产不合格，则重新寻找供应商，通过后纳 入 合格供应商名录表。
流程角色 主导部门：采购部 配合部门：营运部 参与部门: 营运部
生产部 生产部
财务部 财务部
流程说明 生产部下达月度生产计划，计划分解到周，每月25日下发下月生产计划表到仓库； 仓库接收生产计划表在两个工作日内根据库存状况，将计划转化为物料需求计划表下发 到采购； 采购在接收到物料需求计划表，两日内根据采购周期和需求特性制定采购计划表报财务 审核； 财务接收到采购计划表后，壹日内根据生产计划和库存进行审核； 采购在收到财务审核通过的采购计划表后，实施采购作业。
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目的 对本公司进料的数量进行控制，确保进料数量准确，满足生产的需要。
流程角色 主导部门：采购部 配合部门：仓库 参与部门: 采购部 财务部
流程说明 仓库根据采购人员送达的验收入库单点收货物（只限于合格产品），核对是否有误，无 误后仓库按指定的区域储放。若是生产急料，仓管可放生产备料区。 点收完毕，办理记账手续，同时登记ERP，月末将相关票据传递至财务。
流程说明 采购人员根据采购计划,判断物资是否需要外协采购，如需外协采购，进行询价、比价、 议价流程； 形成比价单后报财务审批； 确定外协供应厂商，外协厂商的确认需组织品管部、技术部等共同参加； 采购与其外协厂商签订协议书（包括供货合同和品质保证书），进行采购作业。
采购申请、审批流程图
规企业采购申请流程一、请购及其规定1．请购的定义请购是指某人或者某部门根据生产需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单据的整个过程。
2．请购单的要素完整的请购单应包括以下要素：（1）请购的部门；（2）请购物品所属项目；（3）请购的用途；（4）请购的物品名；（5）请购的物品数量；（6）请购的物品规格；（7）请购物品的样品、图纸或技术资料等；（8）请购的物品的需求时间；（9）请购如有特殊需要请备注；（10）请购单填写人；（11）请购部门主管；（12）请购单审核人；（13）采购负债人审核；（14）财务审核人；（15）公司总经理。
3．请购单及其提报规定（1）请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部门；（2）固定资产申购按照附表一（固定资产购置申请表）的格式进行填写提报；（3）其他材料设备及工程项目申购按照附表二（物资采购申请表.）的格式填写提报；（4）日常零星采购按照公司印制的按照附表三（物资采购审批单）的格式填写提报；（5）请购部门在提报请购单是应要求采购部签字接收人请购部门备份；（6）涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交；（7）遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。
（8）如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。
（9）请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。
4．公司物资请购单的提报部门（1）公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由生产部门提报；（2）公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由办公室提报；（3）公司各部门专用的物资由各部门自行提报。
二、请购单的接收及分发规定1、请购的接收要点（1）采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批；（2）接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则；（3）通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存；（4）对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。
采购申请、审批流程图
采购申请、审批流程图规企业采购申请流程一、请购及其规定1．请购的定义请购是指某人或者某部门根据生产需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单据的整个过程。
2．请购单的要素完整的请购单应包括以下要素：（1）请购的部门；（2）请购物品所属项目；（3）请购的用途；（4）请购的物品名；（5）请购的物品数量；（6）请购的物品规格；（7）请购物品的样品、图纸或技术资料等；（8）请购的物品的需求时间；（9）请购如有特殊需要请备注；（10）请购单填写人；（11）请购部门主管；（12）请购单审核人；（13）采购负债人审核；（14）财务审核人；（15）公司总经理。
3．请购单及其提报规定（1）请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部门；（2）固定资产申购按照附表一（固定资产购置申请表）的格式进行填写提报；（3）其他材料设备及工程项目申购按照附表二（物资采购申请表.）的格式填写提报；（4）日常零星采购按照公司印制的按照附表三（物资采购审批单）的格式填写提报；（5）请购部门在提报请购单是应要求采购部签字接收人请购部门备份；（6）涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交；（7）遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。
（8）如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。
（9）请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。
4．公司物资请购单的提报部门（1）公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由生产部门提报；（2）公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由办公室提报；（3）公司各部门专用的物资由各部门自行提报。
二、请购单的接收及分发规定1、请购的接收要点（1）采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批；（2）接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则；（3）通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存；（4）对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。
采购流程图
零星物资采购和报账流程图
备注：1、为了加快审查、审批流程进度，除财务部办理报账核销手续外，其他部门在审查流程中均实行审查工作日制度。
如申购单及其资料是在当天上午送达审查部门的，审查部门当天下午下班前处理完毕；如申购单及其资料是当天下午送达的审查部门的，审查部门次日中午下班前处理完毕。
2、财务部办理报账核销手续按照财务报销流程和规定的办理，财务部自收单之日起三个工作日内走完审批核报手续（特殊情况未能及时办理的，财务
部要与申报部门说明原因）。
但对生产急需的特殊情况下，经请示主管财务副总同意，在报账核销资料、手续齐全的前提下，财务部视实际情况采取急事急办的原则加急办理。
附表一：（审计部使用）
材料采购价格和质量审计报表( 201 年月日)
附表二：（材料部使用）材料采购（询价）登记表（采购数量3000元以下）
201 年月日
询价经办人：核对：部门经理：
附表三：（材料部使用）采购材料（供货商报价）登记表（采购数量3000元以上）
201 年月日
询价经办人：核对：部门经理：。
采购部流程图及说明课件
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采购部流程图及说明课件的内容和 结构
采购部流程图及说明课件的应用和 价值
帮助学生了解采 购部流程图及说 明
帮助学生掌握采 购部流程图的绘 制方法
提高学生对于采 购部流程的理解 和认识
增强学生的实际 操作能力，提高 工作效率
采购部门员工
供应链管理人员
企业管理者
供应商代表
PART THREE
供应商选择与评估的注意事项：避免单一供应商，保持竞争性；建立长期合作关系，共同发 展
采购合同签订的 流程
采购合同签订的 注意事项
采购合同签订的 风险与防范
采购合同签订的 常见问题及解决 方案
采购订单下达：明确采购需求，选择合适的供应商，下达采购订单 订单跟踪：监控订单进度，确保按时交货，处理异常情况 质量控制：对采购物料进行质量检验，确保符合采购要求 付款与结算：按照合同约定支付货款，进行结算处理
PART FOUR
01 02
03 04
05 06
确定采购需求：明确所需物品的种类、数量、规格、质量等要 求
市场调研：了解市场行情，收集供应商信息，分析价格走势
制定采购计划：根据采购需求和市场调研结果，制定详细的采 购计划，包括采购时间、采购方式、预算等
审批采购计划：将采购计划提交给上级领导审批，确保采购计 划的合理性和可行性
简化采购流程：去除不必要的环节和步 骤，提高采购效率
标准化操作：制定统一的采购流程和操作 规范，确保采购活动的规范性和一致性
信息化管理：利用信息技术手段，实现采购信息 的实时共享和沟通，提高采购透明度和决策效的质量和交货期，降低采购成本和风险
跨部门协作：加强与其他部门的沟通和 协作，确保采购活动的顺利实施和完成
采购部工作流程图精编版
采购部工作流程图1、采购基本流程采购需求---采购计划---寻找供货商----询价、比价、议价----采购洽谈----合同的签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）----交货验收（仓管）---质检（不合格退货）---入库---计划对账---财务结算一、申请商品采购流程图二、申请付款流程图三、商品到货验收流程1）采购计划：采购员应根据请购单和公司销售计划制订采购计划。
2）供应商的选择和考核：供应商的选择与考核，一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定，并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。
3）询价、比价、议价。
4）合同的签订：买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。
采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。
需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。
5）交货验收：采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。
以采购员的确定和合同为验收数据。
6）质检：货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。
7）财务结算：货物入库后，财务结算。
2、采购管理制度：1) 建立供应商资料管理。
2) 建立、建全比价制度，保证采购设备的质优价廉。
3) 每月末将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结，并提出下月用款计划。
4) 签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前两日通知请购部门或请购人。
5) 所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。
6) 验收合格后应在一个工作日内办理入库手续。
7) 采购部每月5日前，将上一月的采购合同编号整理成册。
交人事部备案。
采购流程及采购流程管理采购流程 ,采购流程管理,询价采购流程,采购工作流程,采购的流程,采购管理流程采购流程一，下单：1.一般情况下，采购人员接到缺料，获取缺料以下基本信息：存货编码，产品型号，数量。
采购部流程图及说明课件
物品质量风险
物品不符合要求
采购的物品不符合技术规格、质量标 准或合同要求，可能导致生产或销售 的延误、退货或索赔。
质量不稳定
供应商提供的物品质量不稳定，可能 导致生产过程中的质量问题或安全事 故。
采购成本风险
采购价格波动
市场价格波动、汇率变化等因素可能导致采购成本增加。
采购数量风险
采购数量不足或过多，可能导致生产中断或库存积压。
供应商管理
负责供应商的寻找、评估、谈判和选择， 与供应商建立长期合作关系，确保供应商 提供高质量的产品和服务。
成本控制
通过合理的采购策略和谈判，降低采购成 本，提高公司的盈利能力。
采购执行
根据采购计划和策略，执行采购活动，包 括询价、报价、比价、签订合同、下订单 、跟单等。
采购部的工作流程
需求分析
交货期风险
交货延迟
供应商未能按时交货，可能导致生产或销售的延误。
运输风险
运输过程中出现意外情况，如天气、交通等因素，可能导致物品的损坏或延误。
应对措施
建立供应商评估体系
加强质量检验和控制
对供应商进行全面评估，选择信誉好、技 术水平高、管理水平强的供应商合作。
对采购物品进行严格的质量检验和控制， 确保物品质量符合要求。
05 对采购的物资和服务进行质量
检验，确保符合公司的质量要 求。
付款与结算
06 根据合同约定，进行付款和结
算工作。
采购部与其他部门的关系
01
02
03
与销售部门的关系
了解市场需求和客户反馈 ，为销售部门提供有力的 支持。
与生产部门的关系
确保采购的物资和服务能 够满足生产部门的需求， 配合生产部门解决生产和 供应链中的问题。
采购管理制度及采购流程图
采购管理制度及采购流程一、目的：规公司采购流程，提高采购工作效率，从而为生产的顺利进行提供保障，并最大化降低企业成本，为企业带来更大的资金支持。
二、适用围适用本公司围采购管理三、容（一）总则：为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。
所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。
（二）基本流程：采购需求—寻找供应商—询价、比价、议价—采购洽谈—合同的签订—交货验收—质检—入库—计划对账—财务结算（三）采购流程图如下：寻找供应商审批流程询价比价议价采购洽淡签采购合同付款审批流程下采购订单交货验收计划对帐财务结算验收合格验收不合格入库退、换货采购需求四、制度细则（一）采购需求的提请1、定义：采购需指某部门根据生产经营需要确定一种或几种物品，并按照规定的格式填写，按照即定流程申请获得这些物品的过程。
2、采购需求流程如图：3、请购单的要素完整的请购单应包括以下要素：●请购的部门；●请购物品所属项目；●请购的用途；●请购的物品名；●请购的物品数量；●请购的物品规格；●请购物品的样品、图纸或技术资料等；●请购物品的需求时间；●请购如有特殊需要请备注；●请购单填写人；●请购的部门负责人；●请购单的审核人；●财务审核人；●公司总经理。
4、请购单及其提请规定●请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部门。
●请购部门在提交请购单时应要求采购部签字接收，请购部门备份。
●涉及的采购物品种类、数量过多时可以以附件清单的形式进行提交，同时清单的电子文档也需一并提交。
●遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以、或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。
●如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，申请部门必须作出书面说明。
●请购单使用公司规定的统一表单，请购部门有更改和补充的，应以书面形式由公司领导签字后报采购部。
5、公司物资申请采购的提请部门●公司生产经营所需的原材料、生产设备、辅件及其他物品由生产部门提请。
采购流程图及说明.ppt
14
采购货到付款流程
采购部
开始 采购流程 确定付款 方式 采购预付 款流程
是
财务部
总经理
预付款否?
否
发票审核
采购合同 借支单 付款申请单
核对发票
采购申请单
整理票据
验收入库单
付款申请 报销发票
付款申请
否
否
审核
是
审批
是
发票核销
发票核销
付款
结束 15
采购货到付款流程说明
目的 适用于公司(除费用、办公用品、厂部伙房外)的所有付款,包括但不限于购买生产物料、设备、低值易耗品、固定资 产的所有采购与付款。 流程角色 主导部门：采购部 配合部门：财务部 参与部门: 采购部 财务部 总经理 流程说明 采购物品经检验合格入库，采购经办人员对供应商开具的发票（增值税专用发票或普通发票）进行核对，整理《借支 单》、《采购申请单》、《采购合同》、《验收入库单》等有效凭证； 采购经办人员填写《付款申请单》，经采购部主管签字批准后提交至财务部。财务部审核通过后呈交总经理审批，未 通过审批则返回重新核对； 总经理审批通过后将《付款申请单》交至财务部安排出纳付款、发票核销； 附件 《借支单》 《采购申请单》 《采购合同》 《验收入库单》 《付款申请单》
开始ห้องสมุดไป่ตู้
验收入库单
货品核对
采购流程
点收
入库及记 账
入库记账
账务处理
出库流程
11
入库流程说明
目的 对公司采购到位物品的数量进行控制，确保物品数量准确，满足生产、经营的需要。 流程角色 主导部门：采购部 配合部门：仓库 参与部门: 采购部 财务部 流程说明 仓库根据采购人员送达的检验通过的《验收入库单》点收物品（只限于合格产品），核对数量无误后仓库按指定的区 域储放。若是生产急料，仓管可放在生产备料区； 点收完毕，办理记账手续，同时登记ERP（K3），在规定时间内将相关票据传递至财务部； 附件 《验收入库单》
办公用品采购流程图
8、根据供方送来的办公用品结合供方清单和采购单进行审核，审核无误后进行入库。如规格不符，可当场退货。如数量存在差异的令其补全或退回；
9、将新采购的办公用品进行入库管理
《采购申请单》
《数量汇总表》
《办公生活用品采购清单》
办公生活用品采购流程图
作业流程
权责单位
作业说明
相关文件/记录
总务部
1、各部门于每月28日前填写下个月需要采购的办公用品申请单
2、将填好的内部请示单交给部门负责人审批；
3、报院领导审批；
4、需求部门将审批通过的采购申请单于每月30日前统一交到总务部；
5、总务部将各部门交上来的内部请示单进行汇总，如果数量和规格存在异议要及时询问；
《办公用品领用明细表》
编制： 审核： 批准：
采购流程图及说明
13
申请领料
仓库发料 出库及记
账
原材料出库流程
仓库
生产部
客服/技术/研发部
财务部
开始
生产领料 流程
申请领料
领料单
领料单 仓库发料
领料单 出库记账
账务处理
总经理
否
审核
是
结束 14
原材料出库流程
计划依据 计划细分
物料采购
采购计划流程图
设计ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ生 产部
仓库
采购部
财务部
开始
生产计划表
生产计划 流程
物料需求 计划表
采购计划表
核对库存
制定采购计划
否 审核
是
物料采购 流程
2
采购计划流程说明
目的 ✓ 适用于公司所有的的原材料、设备、备品备件和各种生产及非生产性低值易耗品等物料（包含办公用品采购）的采购计划的审核及下达；保
报销发票手续。 附件 ✓ 付款申请单
11
原材料入库流程
采购部
仓库
财务部
验货
开始
物料采购 流程
验收入库单 点收
入库及记 账
验收入库单 入库记账
账务处理
原材料出 库流程
12
原材料入库流程说明
目的 ✓ 对本公司进料的数量进行控制，确保进料数量准确，满足生产的需要。 流程角色 ✓ 主导部门：采购部 ✓ 配合部门：仓库 ✓ 参与部门: 采购部 财务部 流程说明 ✓ 仓库根据采购人员送达的验收入库单点收货物（只限于合格产品），核对是否有误，无误后仓库按指定的区域储放。若是生产急料，仓管可
采购请示流程图
物资请购及委托单位请示审批业务流程物资请购及委托单位请示审批业务流程不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分 上级公司 总经理 财务总监 XX XX XX 开始阶 段提出采购申 请或委托单 D1 位申请 1 汇总、整理 检查库存物 资储存情况 提供相关费用 预算清单 ” 采购 权限 内 否 是 D2 234总经办 意见 审批权限外 审核 审核 编写请示报 告 5企管部 意见汇总意见走 公司 OA 发文 流程 记入台账6D3领导审 批 8 记入台账 询价及编制询 价报告 批复 文件 7 审批 权限内 审核 审核 ” 编写采购会议 纪要 ” 与采购或委 D4 托单位联系 后续采购流 程 10 9结束物资请购及委托单位请示审批业务流程控制 控制事项 详细描述及说明D11．工程管理部兼职采购员根据公司相关规定及实际需求提出采购申请2．采购员应根据库存量基准、用料预算及库存情况填写“采购申请单” ，需要说明请购物 资的名称、数量、需求日期、质量要求以及预算金额等内容。
3．工程部物资管理员核查采购物资的库存情况，检查该项请购是否在执行后又重复提出， D2 以及是否存在公司采购权限以内。
阶 段 控 制 D3 4．如果不在公司采购权限以内，则编写请示报告发往上级领导审批。
在公司采购权限以 内则告知工程部采购员直接走询价流程。
5．如果在采购权限之外的请示报告应由工程部负责人、财务总监、总经理逐级审核，最 终发往上级公司相关部门询问意见。
6．汇总各方意见后走公司 OA 发文流程，并记入请示台账，发往上级公司批复。
7．上级公司在走批复流程，发文人应保持跟踪、催促，争取早日拿到批复文件。
8．收到批复文件后立即存档、记入台账并通知工程管理部采购员走询价流程。
D4 9．工程管理部采购员完成询价后编制询价报告，并由工程部负责人、财务总监、总经理 逐级审核。
10．审核通过后立即编写会议纪要存档，并与采购或委托单位联系，走后续采购流程。
《采购流程图及说明》课件
供应商关系维护
建立长期、互信的供应 商关系，确保供应商能 及时提供高质量的产品
和服务。
供应商绩效评估
定期评估供应商的表现 ，及时发现问题并采取
改进措施。
供应商多元化
为了降低供应风险，应 考虑与多个供应商合作 ，以确保供应链的稳定
性。
采购成本控制
采购预算
制定合理的采购预算，确保采 购成本在预算范围内。
合同管理
制定和执行严谨的合同条款，确保双方的权 益得到保障。
风险应对措施
制定风险应对措施，如备选供应商、紧急采 购等，以应对突发风险。
采购绩效评估
采购目标设定
设定明确的采购目标，如降低成本、 提高质量等。
绩效指标
制定具体的绩效指标，如采购周期、 交货准时率等。
绩效评估
定期对采购绩效进行评估，发现问题 并采取改进措施。
供应链风险管理
建立供应链风险管理体系 ，对供应链中的潜在风险 进行预警和应对，确保供 应链的稳定性。
完善采购绩效评估体系与激励机制
绩效评估指标
建立完善的采购绩效评估指标体 系，包括采购成本、交货周期、
质量合格率等关键指标。
激励措施制定
根据绩效评估结果，制定相应的 激励措施，如奖金、晋升、培训 等，激发采购团队的积极性和创
造力。
持续改进计划
针对绩效评估结果，制定持续改 进计划，不断提高采购团队的综
合素质和业务水平。
05 案例分享
某企业的采购流程优化案例
总结词
采购流程优化
详细描述
某企业在采购流程中，通过简化流程、提高采购效率、降低采购成本等措施，实现了采 购流程的优化。具体包括：制定明确的采购计划、加强供应商管理、采用先进的采购技
采购工作流程图
采购工作流程图
本文档旨在说明采购工作流程的主要步骤和相关流程。
1. 采购需求确认
- 采购申请：依据所需项目或物品，部门提交采购申请。
- 需求评估：采购部门评估需求的合理性和紧急程度。
- 预算核准：财务部门核准采购预算。
2. 供应商选择与评估
- 供应商调研：采购部门调研潜在的供应商，并收集其基本信息。
- 供应商筛选：根据调研结果，采购部门筛选符合要求的供应商。
- 供应商评估：依据供应商的信誉、价格、质量和交货能力等因素进行评估。
3. 采购合同签订
- 咨询法务：采购部门就合同条款和风险进行法务咨询。
- 合同谈判：与供应商商讨、协商合同条款。
- 合同签订：双方就合同内容达成一致，并签订正式采购合同。
4. 采购订单下达
- 下达订单：采购部门根据采购需求和合同条款，向供应商下
达采购订单。
- 订单确认：供应商确认采购订单的接受和可行性。
5. 供应商交货与验收
- 交货安排：采购部门与供应商协商交货时间和地点。
- 交货跟进：采购部门跟进供应商交货进度，确保按时交付。
- 验收与质量检查：采购部门对交货的数量、质量进行验收和
检查。
6. 采购付款与结算
- 付款审批：采购部门提交付款申请，并经财务部门审批。
- 付款处理：财务部门根据付款申请，向供应商支付采购款项。
- 结算记录：财务部门记录采购款项的结算情况。
以上是采购工作流程的主要步骤和流程。
根据具体的采购项目
和组织需要，可能还会有一些特殊的步骤或流程，需要灵活调整。
单一来源采购流程图
谈判小组编制采购报告，采购谈判小组成员签字确认
步骤四 采购结果请示
（2-4 日）
步骤五 合同签订
采购管理责任部门收集、汇总采购结果相关文件（包含比价表、 采购报告、供应商响应文件、采购文件）
受邀请供应商登陆平台进行第一次报价并上传响应文件
采购管理责任部门揭示第一次报价，谈判小组审查第一次报价和响 应文件，审查通过，按计划安排进行谈判；审查未通过，反馈至采 购管理责任部门沟通处理或安排第二轮采购邀请（1-2 日） 采购管理责任部门组织谈判小组和供应商进行现场谈判（1 日）
采购管理责任部门平台发出第二轮报价邀请（不少于 1 日）；供应 商登陆平台进行第二次报价并上传第二轮响应文件
采购管理责任部门编写采购方案，按照审批权限提请采购工作组、 采购领导小组审批，明确谈判小组成员（含需求部门谈判人）
采购管理责任部门提交采购方案请示流程，并为需求部门谈判人 添加读者
步骤三 电商平台采购 （5-10 日）
采购管理责Leabharlann 部门 编制采购文件采购管理责任部门按需求部门项目负责人要求时间，在集团电商平 台发出采购邀请（不少于 1 日）
单一来源采购流程图
步骤一 立项请示
步骤二 采购方案请示
（2-4 日）
需求部门项目负责人提交立项请示流程，包括请示正文、技术文件、 可行性分析报告（如有）等，并为采购管理责任部门计划岗与采购 岗添加读者。
立项请示归档后，需求部门项目负责人填写《采购申请表》通过 邮件发至采购管理责任部门（公司采购邮箱）
采购管理责任部门提交采购结果请示流程，按照审批权限提请采 购工作组、采购领导小组审批，符合“三重一大”要求从其规定 （根据总办会日程安排）。 采购结果请示归档后，采购管理责任部门在平台上发布中标通知 书，平台采购结束
办公用品采购流程图
办公用品采买流程图
申请部门提交申请
部门经理（负责人）审批说明不予采买原因
总经理审批
行政采买部门经过核价比较
申请部门复核认定
依照价格最优、服务最优原则进行采买
行政采买登记，财务部门记录后，申请部门方可领用
办公用品采买申请单
申请部门：年月日
序号品种计划数量预计单价审批数量备注1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
所需金额合计（元）
申请人：申请部门审批：主管领导审批：
办公用品购买流程
1、部门经理依照工作需要，向行政部提出购买申请，并填写《办公用品采买申
请单》。
2、行政部经理审批，报总经理签字赞同后，方可购买。
3、《办公用品采买申请单》一式二份，行政部保留一份，购买部门经理处保留
一份。
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招标负责人
阶
供应单位
段
3
审批 审批
开始
1
D1
提供相关资料 准备招标文件 2
审批
5 进行资格审查
确定资格
6
合格的供应商
审核
编制招标书 3
发布招标信息 4
索取资格 D2 审查文件 采购预算
填报资格 审查文件 采购预算
D3
7 初步评审
组织招标小组
论证
9
8
出评标报告 10
发送招标书 接收招标书
获取标书 填报标书
10
”
与采购或委 托单位联系 后续采购流
程
结束
2
控制事项
物资请购及委托单位请示审批业务流程控制 详细描述及说明
D1 1．工程管理部兼职采购员根据公司相关规定及实际需求提出采购申请
D2
阶
段
控
制
D3
D4
相 应建 关 规范 规 参照 范 规范
文件资料 责任部门 及责任人
2．采购员应根据库存量基准、用料预算及库存情况填写“采购申请单”，需要说明请购物 资的名称、数量、需求日期、质量要求以及预算金额等内容。 3．工程部物资管理员核查采购物资的库存情况，检查该项请购是否在执行后又重复提 出，以及是否存在公司采购权限以内。 4．如果不在公司采购权限以内，则编写请示报告发往上级领导审批。在公司采购权限以 内则告知工程部采购员直接走询价流程。
XX
阶
XX
段
审批
权限外 审核
3 4 审核
汇总、整理 检查库存物 资储存情况
采购 权限
内否
编写请示报 告
开始 D1
提出采购申 请或委托单
位申请 1
提供相关费用 预算清单 D22 ”
是
D3
5
汇总意见走
公司 OA 发文 6 流程
记入台账
D4
审批
权限内 审核
8
记入台账
审核
询价及编制询
价报告
9
”
编写采购会议
纪要
参照 规范
文件资料
《XX 公司制度体系汇编》招标管理办法（试行）
“招标计划书” “投标书” “评标报告” “评标结果会议纪要”
责任部门 及责任人
工程管理部、招标小组 总经理、财务总监、招标负责人
合同签订审批业务流程
上级公司
合同签订审批业务流程
不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分
总经理
财务总监
5．如果在采购权限之外的请示报告应由工程部负责人、财务总监、总经理逐级审核，最 终发往上级公司相关部门询问意见。 6．汇总各方意见后走公司 OA 发文流程，并记入请示台账，发往上级公司批复。 7．上级公司在走批复流程，发文人应保持跟踪、催促，争取早日拿到批复文件。 8．收到批复文件后立即存档、记入台账并通知工程管理部采购员走询价流程。 9．工程管理部采购员完成询价后编制询价报告，并由工程部负责人、财务总监、总经理 逐级审核。 10．审核通过后立即编写会议纪要存档，并与采购或委托单位联系，走后续采购流程。 采购申请制度 请购审批制度
权限外 权限内
会签完毕
D3 权限
6
存档备案 记
入台账
7
通知采购人 员合同会签
完成
8
结束
控制事项
阶 段
D1 控 制
合同会签流程控制 详细描述及说明
1．工程管理部提供相关合同文件。 2．审核合同相关的文件内容是否齐全，审核合同条款，送总经理审核并说明该项合同的相关内 容。 3．发企管部审核合同条款，出具法律意见。 4．获取法律意见后根据意见进行合同修改，并与乙方联系沟通。注意法律意见要存档。
采购请示流程图
-标准化文件发布号：（9456-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII
物资请购及委托单位请示审批业务流程
上级公司
总经办 意见
企管部 意见
领导审 批 批复 文件 7
物资请购及委托单位请示审批业务流程
不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分
总经理
财务总监
XX
《XX 有限公司制度体系汇编》
采购申请单 采购清单 请示及批复台账 请示及批复文件 询价报告 采购会议纪要 采购、财务、工程、仓储 总经理、财务总监、工程管理部负责人、采购员
总经理
物资采购或委托单位招标流程
物资采购或委托单位招标流程
不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分
招标小组
工程部
D4
宣布 中标单位
12
11 编制招标结果
会议纪要
签订合同
签订合同
结束
控制事项
阶 段
D1 控 制
招标业务流程控制 详细描述及说明
1．工程管理部根据工程需求，编制需求计划，并取得采购预算。 2．招标负责人根据需求计划，准备招标文件。 3．招标负责人编制招标文件，经工程管理部负责人签字确认后，报财务总监审核、总经理审批 后严格执行
财务部 综合管理部
XX 部
阶
XX
段
5
3 发企管部 彭 江丽走法律
意见
法律意见书
审批
1
提供相关 合同文件
OA 合同会 签
OA 合同会 签
OA 合同会 签
OA 合同会 签
开始
D1 获取合同
文件
审核合同相关 2
文件内容 ”
按法律意见修 4
改与乙方沟通
”
D2
OA 合同会 5 签
OA 合同会 签
盖章签订
Hale Waihona Puke 企管部合同 备案风险事项：招标工作中，如果违反国家法律、法规，企业会遭受外部处罚、经济损失和信誉损失
4
4．发布招标信息，包括招标方式、招标项目（含名称、用途、规格、质量要求及数量或规 模）、履行合同期限与地点、投标保证金、投标截止时间及投标书投递地点、开标的时间与地 点、对投标单位的资质要求以及其他必要的内容。 D2 5．收到供应商的资格审查文件后，对供应商资质、信誉等方面进行审查。 6．通过审查供应商各方面指标确定合格的供应商。 风险事项：招标过程如果违反法律、法规及企业规章制度的规定，企业可能会受到有关部门的处 罚，造成资产损失
7．向合格的供应商发售标书，供应商填报完毕后递交到招标负责人。
8．招标负责人对供应商的投标书进行初步审核，淘汰明显不符合要求的供应商。 D3
9．工程管理部组织需招标小组等相关人员对筛选通过的投标书进行评分论证，选出最终的中标
者。
10．最终中标者产生后由招标小组编制评标报告，并经总经理审批后，由招标小组宣布中标单 位。 11．招标负责人编制招标结果会议纪要，并存档。 D4 12．工程管理部相关人员进行后续的合同签订流程 风险事项：采购招标评审不规范、选择了不合格的供应商或签订的合同不符合国家相关法律、法 规，可能给企业带来不必要的损失
6
5．合同审核无误后，走公司 OA 合同会签程序。逐级由工程管理部、综合管理部、财务部、财务
总监审核，最后由总经理审批。 D2
6．公司合同会签程序完成后，根据权限区分，权限内的直接至总经理处签订盖章。权限外的走
能源投资公司合同会签程序，完成后至总经理处签订盖章。