高校科研档案管理

科技信息2013年第5期

ＳＣＩＥＮＣＥ＆ＴＥＣＨＮＯＬＯＧＹＩＮＦＯＲＭＡＴＩＯＮ科学研究是高校重要职能之一，直接关系到高校的未来发展[1]。高校科研档案是教师和学生在教学和科研工作中所形成的原始记录，是对教学和科研工作的真实反映，是科学研究从立项、研究到批准、报奖等一系列过程所产生的文字、图表、声像等各种形式载体的技术文件材料[2]。它具有专业系统性、原始唯一性、保密性等特点。随着科学技术的发展，高校科研档案数量有逐年上升的趋势，目前科研档案存在诸如收集困难、制度不健全、鉴定困难、利用不充分等问题，一定程度上影响了高校科学研究的发展。科研档案有不同于其它门类档案的特点,其收集、整理、鉴别、立卷的过程伴随任务完成往往需要几年、甚至十几年时间[3]。高校科研档案的归档、整理、利用应适应高校科研发展需求。因此，结合目前高校存在的问题对科研档案管理进行深入研究具有重要意义。

1

高校科研档案的收集归档

1.1

归档原则

高校科研档案归档有其自身特点，归档原则是对整个归档工作起指导作用。高校科研档案归档原则主要有以下几个：

（1）必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值；

（2）必须反映部门职能活动的全过程，必须保证完整、真实、准确、系统；

（3）必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，体现部门工作的职能特点。1.2归档范围

高校科研归档范围应该结合高校的实际情况确定。结合本校实际情况，将归档范围划分为科研文件材料、博士后流动站材料、科研课题材料、个人科研成果材料及其它五大类，每一类根据其特点分成不同小点，具体见表1。1.3归档流程

归档流程大致可分为形成积累、预立卷、移交验收组成。实行“四同步”管理，即：下达科研计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查科研计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；科研成果上报登记和评审奖励以及科研人员晋级考核与档案部门出具归档情况证明材料同步。博士后材料以博士后为单位，科研课题以课题组为单位，个人科研成果以研究个人为单位，分别做好预立卷工作，向科研管理部门归档，再由科研管理部门向档案馆移交，同时提交移交清单。

2

科研档案整理

2.1

科研档案分类

本馆科研档案主要分为科研文件材料、科研课题、博士后材料、个人科研成果及其它五大类。其中科研课题又可细分为：校级科研课题、四川省哲学社会科学研究项目、四川省农业部项目、国家自然科学基金项目、四川省民政部项目及横向课题等。个人科研成果可细分为：科研专著及发表的论文等。2.2材料排序

总体上按时间先后顺序排列，时间相同时，按事情重要程度排列。（1）针对科研文件材料，采用如下方式，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，归入开始年度；跨年度的总结、报告，归入最后一个年度；跨年度的会议文件，归

入会议闭幕的年度；按学年处理的文件归入专门年度。批复在前、请示在后；正件在前，定稿在后；转发件在前；被转发件在后；结论性文件在前；依据性文件在后。按时间先后顺序排列。

（2）博士后资料以博士后为单位组件，以个人材料、申请表、推荐信、进站通知书、期满登记表、专家鉴定意见、科研成果的顺序排列。

（3）科研课题以课题为单位组件，材料按科研准备、总结鉴定、申报评奖的顺序排列。2.3整理流程

对收集的科研档案以件为单位，大致按照分类，排列，装订，编号，录入，装盒组成。首先按照科研档案的分类将收集的档案分为科研文件材料、科研课题、博士后材料、个人科研成果及其它五大类，每一类又按年份细分。将每件文件中德材料按照排列顺序进行排列。然后拆除载书钉，采用棉线装订。再对组卷文件盖建号章，注明件号及保管期限。在将文件基本信息录入计算机系统。最后打印卷内目录、封面和背脊，装盒。

表1高校科研档案归档范围

高校科研档案管理探析

张倩倩

（西南财经大学档案馆，四川成都610031）

【摘要】随着科学技术的发展，高校科研档案数量有逐年上升的趋势，从而给科研档案的管理造成了诸如收集困难、制度不健全、鉴定困难等问题，本文结合实际工作分析了目前科研档案工作所存在的主要问题，从高校科研档案的收集归档、档案整理、以及科研档案的利用三个方面分析了高校科研档案管理，并提出了相关管理措施建议，为实现科研档案的管理规范化、系统化，更好的服务于高校科技事业的发展提供一定借鉴。

【关键词】高校；科研档案；管理作者简介：张倩倩（1987—），女，汉族，四川自贡人，研究生，主要从事档案管理与研究。

序号

归档范围科研文件材料

1上级有关科研工作的文件材料

2上报材料及上级批复

3科研处工作规章制度、管理办法、岗位职责

4科研处召开的重要科研工作会议的相关材料（如纪要、会议文件、简

报、声像材料等）

5专项、阶段性科研工作计划、总结、报告、成果奖励办法6科研处负责上报的各种统计报表（如科研成果信息报送）

7科研成果奖励申报、审批材料8申报社科基金的报告、批复及年度统计表

9科研简报

10科研成果目录、年鉴、成果汇编

11

大型学术会议及科研论坛材料，如会议文件、纪要、录音资料及产生的

论文集等

博士后流动站材料

1申请博士后个人材料

2博士后申请表

3推荐信4博士后进站通知书5博士后工作期满登记表6博士后工作期满专家鉴定意见

7博士后科研成果

8

其他资料科研课题科研准备阶段

○图书与档案○

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科技信息

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2013年第5期（上接第191页）舌头的整个状态是平放并轻舔下牙。其次要对舌头进行动作练习，比如前伸练习。嘴巴张开，舌头慢慢前伸，做到从舌根往前推送，并慢慢收回，多次反复练习。这样对舌头的控制练习。可以有效的缓解舌头的紧张和僵硬，唱歌时的状态就像平时说话一样灵活自如、舒服流畅，这样唱出的声音会松弛明亮和富有感染力。3.2下巴

歌者演唱时，下巴的紧张严重影响着歌唱方法的运用和歌曲的表达。美声唱法对于口腔共鸣的建立的科学度是极其严谨的，而下巴正是控制这个的关键。下巴紧张会造成歌者的音质粗糙、音色暗淡，高音上不去、低音下不来的状况。在美声学习的初期，学习者往往会紧缩着下巴，不知道如何把握下巴松弛有度的方法。这样就达不到清脆、洪亮、通畅、集中和有穿透力的声音。解决这一问题，歌者可以练习he 或ha 这类的跳音。跳音短促轻快，在对着镜子进行练习时，通过某一条快速的发声练习，每一个音都控制下巴张到同样的位置，然后快速回嘴，并进行反复。歌者也可以通过气流的冲击，进行无声练习，方法也是一样的。这种对下巴的控制也是一种放松的控制，歌者练习时切记不可使下巴过于机械，一切以灵活自然为指导，做到“感觉不到下巴的存在”，做到下巴不再僵硬和紧张，让下巴配合整个发声器官的科学运用。

3.3嘴部肌肉

对于多语言的美声唱法来说，咬字是发声方法的重要组成部分。

嘴部肌肉对于演唱的咬字起到了至关重要的作用，这是整个发声器官最前沿的组成部分，嘴部肌肉是歌者演唱方法和心理反映的一个窗口，歌者的各种情绪都可以从嘴部肌肉表现出来。错误也可以通过嘴部肌肉表现出来，出现嘴部肌肉紧张等状况，比如上下嘴唇的僵硬、嘴角两遍的过度拉伸等，它会导致歌唱语言的不清晰和影响发声方法。美声唱法对于口型的要求是竖张嘴，嘴部周围保持放松。在这个前提下，我们可以对嘴部肌肉进行放松练习。首先让嘴部肌肉做一些紧张动作，例如双唇紧闭、咬紧双唇等各种动作，然后作呆状，认真体会嘴部紧张与放松两种状态的差别。然后练习元音的长音，在音停止后，嘴部肌肉保持不动，体会嘴部肌肉的感觉。这种练习属于对嘴部肌肉的松弛训练。做到嘴部肌肉的放松，歌者的咬字发音才会清晰快速，拥有松紧适宜极具穿透力的声音，嘴部肌肉的放松状态，使得我们的歌唱能够变得轻松。

综上所述，美声唱法代表着世界歌唱艺术的最高水平，随着我们对这种唱法的学习和探索，发现并解决我们学习时的问题是非常重要的。笔者通过这些年对美声唱法的学习和教学经历的总结，全面分析了发声器官“紧张”的各个方面，并针对各个问题提出了自己独特的见解和科学有效的解决办法。美声唱法的学习是一个漫长的过程，希望笔者的总结对大家的学习会有所帮助。［责任编辑：汤静］

3高校科研档案的利用

科研档案记录了过去科学研究所产生的成果，是科学前沿所在，便于人们了解各领域所研究的深度，相关的研究技术手段具有参考价值，特别是能为高校从事科学研究的人员提供参考与借鉴，让他们少走弯路，避免一些重复研究[4-5]。长期以来科研档案只是单纯的收集、保存，即使利用也是被动式的，目前需要做的是，把死档案变为活档案。把档案的利用作为促进高校科研水平提升的一种方式。可从以下几个方面加强高校科研档案的利用。3.1做好高校科研档案的统计分析

要做好利用工作首先应对馆内库存科研档案进行大致的了解。包

括库存科研档案的年份跨度、分类及变化趋势。针对学校的重点工作，对科研档案做相关梳理总结。也可针对以往查询的重点，对科研档案进行提炼，进行统计分析，作为今后科研工作的参考。3.2加强科研档案的信息化建设实现档案的高效利用

信息技术的高速发展，促进了社会各个领域的发展。档案工作也应跟上时代，利用计算机技术的优势改善档案管理利用方式。档案管理中引进计算机技术有几大优势：首先，加快了查询速度，节约的查询人员的时间；其次，电子档案的保存避免了对纸质档案的重复翻阅，延长了档案寿命；再次，电子档案与纸质档案并存，让档案在一定程度上具有可复制性，降低了档案遗失的风险。借助网站，可加强档案的宣传力度，和进行相关业务介绍。引进计算机技术后，可对整个库存做比较详细的了解，便于对档案资源进行统计分析，和合理的开发利用，实现科研档案的价值。

3.3规范科研档案的利用方式

制定严密的科研档案利用制度，规范科研档案查询程序。科研文件材料须经科研管理部门同意后方可查阅。博士后材料须经本人同意后方可查阅。课题组可查询其产生的课题档案，如需查阅他人课题档案，需经课题组同意后方能查阅。涉及机密、绝密或影响他人劳动成果及有争议的，须由单位主要负责人提出意见，经领导或办公室负责人批准，方可查阅。在宣传馆藏科研档案时，须注意档案的保密工作，避免不避要的信息泄露。3.4加强宣传力度

针对以往档案利用情况，可将馆藏的科研档案目录选择性的提供给校内人员公开查询，并将相应的链接放至档案馆或科研管理部门网页。在档案馆网站做相关的业务介绍，并提供所需表格下载。在档案业务培训会等会议中可做科研档案查询工作的相关介绍，增加其认知度。【参考文献】

［1］姜婕.高校科研档案的建立与开发利用[J].湖南师范大学社会科学学报,2001,28(5):50-52.

［2］吴建华.科技档案管理学[M].南京：南京大学出版社，2002.

［3］孙宇华,王俊熙.当前高校科研档案工作新问题思考[J].档案学通讯，2000，（4）:37-38.

［4］杨艳红.采取措施加强高校科研档案管理[J].兰台世界,2005,(9).

［5］王艳琴.高校科研档案管理中的知识产权保护[J].陕西师范大学学报(哲学社会科学版),2004,33(专辑)：252-254.

［责任编辑：王静］

2

项目申请书、立项通知书、任务书、合同、协议书

总结鉴定阶段

1结题表、结题通知书

2研究报告

3论文、译文、专著、译著、编著、工具书、辅导书、专利

4鉴定结项审批书

5

结项证明申报奖励阶段

1科研成果登记表

2科研成果奖励申报及审批材料3科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件4

正式出版的学术论文评审材料获奖证书

个人科研成果

1个人科研专著2

科研科研成果发表的刊物

其他

1本单位获得省部级以上奖励的获奖材料

2本单位主办、承办的校内外重大活动、会议产生的文件材料、画册、简

报、照片、录像、录音等及根据录音、录像整理的文字材料

3

其他有归档利用价值的文件材料

1开题报告与课题设计论证材料

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