电子文件管理在中国

合集下载

电子文件管理国家战略刍议_冯惠玲

4档案学通讯2006年第3期当今时代,各国在建设服务政府、责任政府和效能政府的道路上,在推行电子政务的过程中,电子文件(Elect ro nic reco r ds)①管理工作扮演着越来越重要的角色。

美国、英国、澳大利亚、加拿大、新加坡等电子政务建设比较先进的国家都非常重视电子文件管理工作,我国政府机关也在十余年前开始研究电子文件的管理,形成了一些富有特色的管理原则和管理方法。

随着国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002)和国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》等一系列相关标准和指导性文件的发布与贯彻,许多地方和政府机关积极开展电子文件管理工作,一些地区已经开始了由分散管理模式到集中管理模式的转变。

但是从总体上看,各地区、各机关电子文件管理工作仍然具有强烈的自发性和分散性的特征,缺少国家层面的整体设计、统一规划、战略部署与方法指导,这种情况如果不及时加以改变,就很难保证当代社会电子文件的科学管理、完整保存和有效利用,国家将会为此付出高昂的经济成本和社会代价。

可以说,加强顶层设计,制定和实施我国电子文件管理的国家战略已经迫在眉睫。

一、问题诊断制定国家层面的电子文件管理战略,旨在建立全国范围电子文件安全管理、长久保存和有效利用的网络体系。

目前我国在这一领域中存在的问题和风险单靠个别地区、个别政府机关的力量是无法解决和应对的。

下列四个方面的问题充分说明制定和实施电子文件管理国家战略的必要性和迫切性。

1.对电子文件管理在电子政务建设中的战略地位的认识尚不充分随着信息化建设的深入,信息资源的核心地位得到越来越广泛的认同。

文件是政府重要的信息资源,这种信息资源的电子化程度正在快速提高,管理好电子文件,有助于提高政府效率,为科学决策提供信息支撑。

电子文件的重要价值还在于它是电子政府的行政证据,是信息时代政府合法行政的基石。

作为政府业务过程和成果的真实记录,文件详细记录了政府是如何行使人民赋予的公权力,是如何履行其主要职能的。

电子文件档案管理面临的问题及对策探讨

３解决对策的分析
针对上文分析的电子文件档案在管理过程中会出现的种种问题，必须要找到合理地解决措施，才能够使电子档案更好地为人们工作服务。
３．１确立一个统一的管理标准
随着计算机技术继续向前发展，每年都会出现更多的电子档案需要归档、管理。管理部门在接受这些弟子档案的时候，需要对其真实性、原始性进行严格的把关，采取科学的方式来对其进行鉴定。目前，很多国家都采取的是 “ ＮＯＡＲＫ文件登记簿 ”的标准，这是标准是对电子文件做出的具体规范。我国在管理电子档案的时候，应该针对我
作为一份档案，其最重要的两个属性就是原始性和真实性，电子文件档案同样也不例外。若是该档案采用纸质化的制作方式，很容易就能够分辨出该档案是否是原始档案，内容是否是真实的。但是在形成电子档案的时候，人们可以任意就改变档案当中的具体内容，并且不容易被外界看出来。同时，电子档案并不是和其载体密不可分，其旦离开了原有的载体，原始性就易受到破坏，在这样的情况下，人们就很难分辨出这个档案是否还是原始、真实的档案。
来，或者内容被伪造。同时，在平时管理、保存、接受一些电子文件档案的时候，很容易受到病毒的影响，尽管很多电脑都安装了防火墙系统，但是目前熟练计算机技术的黑客众多，对于简单的防火墙系统，很容易就能够将其攻破。因此，在电子文件管理方面存在了很大的安全隐患。
一
ｌ－备份制度的设定在电子档案制作完毕之后，需要通过存储媒介完成对电子档案的备份工作。因为电子档案在管理过程中会受到各种安全隐患的影响，存在很多不稳定的因素，比如会存在人为的恶意破坏，黑客攻击窃取档案等，因此，必须在制作完成的时候就立即进行备份工作。２．安排专门计算机负责电子档案管理用来负责管理电子档案的计算机必须具有针对性，其只能用作管理工作，并且要安排专门的负责人来进行管理，做到专人专机。采用这一中做法能够极大程度地提高电子档案管理过程中的安全性：如果这台计算机除了档案的管理，还承担上网传递资料的作用，就容易受到其它传入信息的影响，受到其附带病毒的攻击，造成电子文档的破损同时，计算机负责事物过多，会造成内部数据资料的混乱，出现误删重要信息的现象。３．对于重要文档的保存，可以采用两部及其保存重要文档的计算机，并不一定能够保证随时随地都稳定运行。针对这一问题，可以采用双机备份的放放。当其中一台计算机出现故障，无法运行的时候，另一台计算机可以迅速投入工作，就不会导致电子档案管理工作出现断裂，电子档案也能够完整地被保存下

电子文件管理20110317(钱毅)

发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。
安全保密。
按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。
31
电子文件管理
2-3 管理模型
管理机构生命周期模型文件连续体模型管理模式
32
电子文件管理
管理机构
《办法》指出：
建立国家电子文件管理部际联系会议制度，由中共中央办公厅牵头，国务院办公厅、国家发展和改革委员会、工业和信息化部、财政部、国家档案局、国家标准化管理委员会等相关部门为成员单位，负责组织协调全国电子文件管理工作
33
电子文件管理
管理模型之一：信息生命周期管理（管理模型之一：信息生命周期管理（ILM））
39
电子文件管理
附：电子签名法
电子签名电子签名，是指数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。第三条民事活动中的合同或者其他文件、单证等文书，当事人可以约定使用或者不使用电子签名、数据电文。当事人约定使用电子签名、数据电文的文书，不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力。《电子认证服务管理办法》（2005）《电子政务电子认证服务管理办法》（2009）
35
电子文件管理
管理模式
集中保管模式分布式保管模式逻辑集中＋物理分散
36
电子文件管理
2-4 管理规范
法律法规政策标准规范规章制度
37
电子文件管理
我国现有与ERM相关度高的规范
《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》 GB/T17678.1~2－1999 《CAD电子文件光盘存储系统的一致性测试》《电子文件归档与管理规范》《电子公文传输管理办法》《电子公文归档管理暂行办法》《公务电子邮件归档与管理规则》《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》《文书类电子文件元数据标准》《电子文件长期保存格式需求》《基于XML的电子文件封装格式》 ISO23081-1《文件元数据：原则》（等同采用） GB/T17679－1999 GB/T 18894-2002 国办函〔2003〕65号国家档案局6号令2003 DA/T32-2005 DA/T 38-2008 DA/T 46—2009 DA/T 47—2009 DA/T 48—2009 报审稿2009

电子文件档案管理存在的问题及对策分析

电子文件档案管理存在的问题及对策分析发表时间：2010-02-06T10:46:20.857Z 来源：《中小企业管理与科技》2010年1月下旬供稿作者：林卫华[导读] 信息技术的不断发展，产生了电子文件档案，随着全球化、信息化和网络化的发展，任何人都可自由地介入Internet林卫华 (贵州省地矿局地勘装备服务中心)摘要：信息技术的不断发展，产生了电子文件档案，随着全球化、信息化和网络化的发展，任何人都可自由地介入Internet。

电子政务系统中大量的政府公文通过Internet发布、高效流转，不可避免地面临非授权访问、信息泄漏或丢失、数据完整性被破坏、利用网络传播病毒的威胁等，通过对电子文件档案的概念、特点分析电子文件档案管理中存在的一系列问题。

关键词：档案管理电子文件问题对策0 引言计算机的诞生带来了电子商务、电子货币、电子军事、电子政府等一系列新工作方式与生活方式。

随着全球化、信息化和网络化时代的到来，因特网的全球性、开放性、共享性、动态性发展，使得任何人都可以自由地介入Internet。

电子政务系统中大量的政府公文通过Internet发布、高效流转，档案已不再仅仅以单一的纸质形式存在，以磁、电、光等介质为主要信息载体的文件应运而生，产生了大量的电子文件档案。

由于电子文件档案的出现和发展时间短，暴露的问题较多，网络环境下电子文件档案管理正面临非授权访问、信息泄漏或丢失、数据完整性被破坏、利用网络传播病毒的威胁，因此，对电子文件档案的科学管理已成为一个全球面临的急待解决的重要课题。

1 电子文件档案概述及特性1.1 电子文件档案概述国际档案界认识到计算机对档案的影响可以追溯到40多年前。

1961年在伦敦举行的第九次国际档案圆桌会议上曾将数据自动化处理列入会议的议程，1968年，马德里国际档案大会呼吁，档案人员要准备迎接计算机时代的到来。

1971年，第十三次国际档案圆桌会议上，秘书长鲍弟埃强调，现在是确定档案部门应用计算机政策的时候。

中国电子文件管理标准发展历程

02
中国电子文件管理标准发展历程
起步阶段（1980年代-1990年代）
总结词：初步探索
国家开始关注电子文件的管理，制定了一些基础性的标准和规范。
政府和企业开始认识到电子文件的重要性，但缺乏有效的管理手段和技术手段。

详细描述
电子文件开始进入中国，但数量较少，管理方式简单。
发展阶段（1990年代-2000年代）
THANKS
谢谢您的观看
电子文件保密
制定电子文件的保密等级、保密措施、保密管理等方面的标准，以确保涉及国家安全、商业秘密和个人隐私的电子文件不被泄露。
04
中国电子文件管理标准的实施与应用
政府部门实施与应用
政府部门在电子文件管理标准方面起着领导和推动作用，通过制定和实施相关政策和法规，促进电子文件管理的规范化、标准化和科学化。
02
教育机构在教育管理和教学活动中产生大量的电子文件，包括学生档案、教学资料、科研成果等，这些文件的管理与利用对于提高教育质量和促进知识传播具有重要意义。
03
教育机构通过引入和实施电子文件管理标准，实现文件的规范化和标准化管理，提高文件质量和安全性，优化文件共享和利用流程，提高工作效率和教育管理水平。同时，教育机构还通过开设相关课程和培训，加强学生对电子文件管理的认识和理解，培养其信息素养和技能水平。
中国电子文件管理标准发展历程
汇报人：日期:
目录
• 引言 • 中国电子文件管理标准发展历
程 • 中国电子文件管理标准的主要
内容
目录
• 中国电子文件管理标准的实施与应用
• 中国电子文件管理标准的发展趋势与挑战
• 结论与展望

电子文件和电子档案管理中的信息安全问题

电子文件和电子档案管理中的信息安全问题摘要：目前，由于信息化科学技术的创新与发展，电子文件与电子档案管理的标准与形式都有了较大的改变。

当前，电子档案信息管理效率较高，信息筛选分析也较为精确，电子信息存储服务也较为方便，建立电子智慧信息的网络平台，是目前中国电子文件和电子档案管理发展的重点方面。

本篇文章重点将对当前电子文件和电子档案管理中的信息安全问题，展开研究与剖析。

关键词：电子文件；电子档案；管理；信息安全引言：近年来，由于社会进步和信息化事业如火如荼地蓬勃发展，加上计算机以及越来越成熟的网络信息技术在不同产业和办公自动化领域中的广泛应用，逐渐形成了由大量电子文件转变来的新型载体的档案。

所以，在电子档案管理工作中，文件的安全问题意义很大，尤其是对电子文件和电子文档的管理系统，其文字显示的特殊性，使得其安全风险更高。

一、电子文件和电子档案的特点1.电子文件便于修改，省时、省力电子文件在行文、编排时，完全能够根据人们的想象力随时、反复加以调整、润色，在文字作图方面也更加随意，想画想改动也显得非常简单。

不但节约人员和费用，还大大提高了效率。

2.电子文件储存大，节省库房存储空间电子文件看似小小的载体，但容量大，虽然传统的纸质档案都需要大型的库房和装具来加以储存和管理，但电子文件载体上所储存的巨大信息量却是传统纸质文档所无可比拟的。

在管理上，它能够极大节约档案装具和仓库空间，减少管理成本。

3.文件的电子化文件的电子化，不仅能够便于搜索、转录，而且还可以大大降低纸质文件的制作、拷贝和发送份数，缩短作业过程，很大程度上提高了作业的效益。

4.电子档案的利用不受时间和地点的限制在任何时间、地方，启动电脑，再动动手指，就能够进行档案利用。

并且电子档案也大大改善了管理水平，因为电子档案技术使得档案信息等资源可以迅速地处理，使档案资料管理得到更加有效使用。

二、电子文件和电子档案管理中的信息安全问题分析1.业务系统设计不适合信息安全要求，预留安全隐患业务系统设计过程缺乏全面研究与系统分析，设计人员也缺乏企业档案信息化意识，对与企业电子档案管理有关的标准规范也不熟悉，不了解怎么才可以完成对电子文件与电子档案管理的专业需求。

档案“ 双套制 ” 与电子文件管理探析

打破部门各自为政的局面 ,建立一个完整的社会信息系统 ,充分发挥整体优势 ,尽快实现电子计算机检
索 ,提高工作效率。
参考文献:
[ 1 ]彭坚.关于档案“ 双套制 ” 管理问题的探讨 [ J ].档案学研究 , 2002 (1) : 38 - 40 .
[ 2 ]潘蓉.档案“ 双套制 ” 管理的思考 [ J ].档案天地 , 2003 ( 4) : 20 - 21 .
子邮件在网上进行快速通讯 ,进行信息交流 ,回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询 ,提供
查询和资信服务。
(四 )实现电子计算机检索 ,提高工作效率。人类的知识和信息总量在急剧增长 ,面对浩瀚繁杂的
档案信息 ,任何一个部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此必须
利用。2)电子文档具有信息共享性。通过计算机网络在全球的广泛传播 ,在同一时间、同一地点被许
多不同用户共同阅读和使用 ,不受时空限制。3)无论使用磁盘、磁带、光盘 ,其存储密度都高于传统介
质。
(二 )电子文件管理方式及途径
纸质档案的载体较为安全 ,而电子文件的载体稳定性差 ,易损坏 ,因此归档方式的选择至关重要。
不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内 ,不怕外界磁场的影响 ,不会直接
受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但由于电子文件形成的时间短 ,缺乏实际储存的验证 ,所
以电子文件中原始信息的长期保存问题有待档案工作者进行深入研究和探讨 ,对于长久保存的电子文
件 ,需要定期进行复制 ,以防止信息损失。
收集和管理档案的根本目的 ,除了不使其散失和安全保存外 ,主要是开发和利用档案信息资源 ,不

我国电子文件管理研究述评

我国电子文件管理研究述评作者：黄舒杨莉来源：《科教导刊·电子版》2014年第25期摘要电子文件已经成为我国信息化实践活动的基本凭证。

电子文件管理是目前档案学研究的一个重要领域。

面对电子文件管理的基本任务，我国已经在电子文件证据地位、电子文件存档等方面推出了相关的政策法规标准。

然而，由于存在原创理论很少等问题，需要通过标准建设促进电子文件规范化管理等来解决所存在的问题，以及概述对电子文件管理理论研究发展趋势的把握。

关键词电子文件电子文件管理发展趋势中图分类号：G270.7 文献标识码：A1电子文件管理的研究现状及问题1.1从基础理论进行研究电子文件基础理论研究是整个电子文件管理研究领域的基石。

通过分析相关论文，可得出：虽然我国多数学者对电子文件概念与特征的研究多以传统观点为主，但已有部分学者开始形成了具有一定原创性的理论观点，这些观点对于扩大研究视野、拓展新思路具有重要的意义。

电子文件基础理论研究的代表性成果有：张正强、程妍妍的《论电子文件管理的基础—对电子文件概念的科学定义》，何嘉荪、史习人、章燕华的《后保管时代档案学基础理论研究—简评文件构成要素论》，何嘉荪的《后保管时代档案学基础理论研究之二—从电子文件是否具有物质属性谈起》等。

1.2从法律法规、标准进行研究1.2.1法律法规的颁布或更新在信息时代证据形式的发展趋势下，我国对相关法律法规进行制定与更新，主要见于《电子签名法》《合同法》等中。

比如， 2003年国务院办公厅颁布的行政规章《电子公文传输管理办法》对特定条件下电子公文的凭证作用予以明确等。

通过相关法律的颁布，电子文件的法律地位在一定程度上得到认可是显而易见的。

但目前仍有许多影响着电子文件的法律地位的因素，例如知识产权、信息安全等。

1.2.2政策法规标准的新颁布相关标准包括《全国档案信息化建设实施纲要》（2002年）、《GB/T18894-2002 电子文件归档与管理规范》、《GB/T20916-2007 中文办公软件文档格式规范》、《电子公文归档管理暂行办法》（2003年）等。

我国电子文件管理现状调查与思考

我国电子文件管理现状调查与思考(2009-10-07 10:10:55)标签：it在信息化进程中，社会信息资源愈来愈多地以电子化的形式存在。

电子文件越来越广泛、深入地渗透和影响着人类社会生活的各个方面，其快速增长的庞大数量，以及对社会生活真切反映和普遍联系所造就的内在质量，使得电子文件成为现代社会信息资源的重要组成部分。

自20世纪90年代起，电子文件管理逐步成为国际档案界关注和研究的热点。

为了全面了解和把握我国电子文件管理的现状，提升我国电子文件管理水平，中国人民大学信息资源管理学院“电子文件管理机制研究”课题组采取实地调查和问卷调查相结合的方式，于2007年6月～12月间对我国153家中央直属机关、省级档案机构、企事业单位的电子文件状况进行了点面结合的系统调查。

近些年来，我国电子文件发展进入“井喷期”。

国家档案局2006年进行的调查显示，已有近80%的中央和国家机关、中央企业采用办公自动化或电子政务系统，产生各类电子文件近2亿件。

此番最新调查结果表明，我国政府部门生成的电子文件数量占全部文件数量72.7％，其中14.3%的机构生成的文件全部以电子文件的形式存在；有49%的机构生成的电子文件数量占全部文件数量的50％以上（包括50％）。

48%受访机构认为未来5年，50%以上的文件将仅以电子文件的形成存在。

在已经开始接收电子文件进馆的档案馆中，有52.9%的档案馆预测未来5年接收进馆的电子文件数量将成倍增加。

由此不难预见，在不久的将来，电子文件将成为政府、企事业信息资源的主要承载体和表现形式。

电子文件将成为继纸质档案出现以来人类档案史上的第二次革命。

由于我国信息化建设起步较晚，关于电子文件管理的研究也仅仅处于探索阶段。

虽然从1996年起国家和地方档案部门开始着手电子文件管理的研究，并取得了一定的成果。

但对比国外一些电子文件管理先进的国家以及国内的实际管理需求看，电子文件管理远未达到理想的目标。

此次现状调查进一步揭示出我国电子文件管理中存在着很多亟待解决的问题。

中国电子文件长期保存标准发展历程

智能化管理
利用人工智能、机器学习等技术实现电子文件的智能化分类、检索和保存，提高管理效率。
多元化保存策略
针对不同类型、不同重要性的电子文件，将采取更加多元化的保存策略和技术手段，确保数据的长期可用性。
对策与建议
加强标准制定与更新
制定统一的电子文件长期保存标准，并定期进行修订和完善，以适应技术发展的需要。
发展历程中的关键节点
2005年
中国档案学会发布了《电子文件元数据标准》，为电子文件的元数据管理提供了规范。
2010年
国家档案局发布了《数字档案室建设指南》，明确提出了数字档案的长期保存要求和管理措施。
2015年
中国档案学会发布了《电子文件管理系统通用功能要求》，对电子文件管理系统的功能提出了规范性要求，进一步推动了电子文件长期保存标准的实施。
02
中国电子文件长期保存标准的起源与背景
起源
20世纪90年代
随着计算机技术的普及，中国开始关注电子文件的长期保存问题。
1999年
中国档案学会成立了电子文件专业委员会，专门研究电子文件的管理和保存问题。
2002年
中国档案学会发布了《电子文件管理指南》，为电子文件的长期保存提供了指导。
背景
培养专业人才
通过培训、学术交流等方式，培养具备专业知识和技能的电子文件长期保存人才。
ABCD
提升数据安全保障能力
加强电子文件保存过程中的数据加密、备份、恢复等安全措施，确保数据安全可靠。
鼓励技术创新与合作
鼓励科研机构和企业进行技术创新，推动新技术在电子文件保存领域的应用与合作。
06
案例分析
典型案例介绍
借鉴意义

电子文件管理

第三章电子文件管理工作
一、电子文件管理及其理论基础
（一）电子文件管理概述计算机网络时代，档案形式的划时代变革。甲骨→简牍→纸张→光盘
→
→
→
时空黑洞出现必须首先把电子文件收集保存起来！！！
（四）电子文件管理工作的原则及发展目标坚持五项基本原则：（1）统一管理原则。（2）全程管理原则。（3）规范标准原则。（4）便于利用原则。（5）安全保密原则。目标：积极推动电子文件管理规范化、法制化进程，努力建立有中国特色的电子文件管理体系，更好地为党和人民的事业服务。
所有这些转变的核心可以归结为：“从由此产生的文件或产品转向背后的创造活动或创造意图。”“ 将传统理论对实体保管对象——实态文件的关注转变成对文件、文件形成者及其形成过程有机联系、目的、意图、相互联系、职能和可靠性的关注。”
2 后保管模式的重大理论意义后保管模式的理论意义在于为电子文件时代的档案管理建立了一个新的范例。在后保管模式中，重视档案文件中所包含的有效信息——知识，要甚于文件实体；重视文件的形成和运转，要甚于已经形成的文件本身；重视联系要甚于每一份具体文件；重视文件所体现的职能要甚于研究人员对文件的各种要求。
与传统的文件生命周期理论形成鲜明的对照，文件连续体理论淡化了对文件阶段性的划分，它承认文件存在着不同的价值形态。其运动方向是可逆的，就电子文件而言，连续体理论更有说服力的阐释了电子文件较传统的纸质文件的新特性，它将视野拓宽到文件与其形成者之间的关系。
在文件连续体理论强调文件与其形成者、保管者的互动关系，强调文件具有多种价值形态并且可以同时存在，这样的理念贯穿于文件运动过程，体现了文件形成、保管、利用的一体化，进而使文件产生、使用、鉴定、保管等各机构部门之间的联系更加紧密，对文档的管理更加符合电子文件的要求。此外，文件连续体理论对档案工作者固有观念的冲击十分强烈，以往的文件工作重视利用，档案工作重视保管的泾渭分明的观念受到挑战；尤其在电子文件时代，对文件连续体理论的运用体现在文档一体化的趋势不可逆转，无论是文件还是档案，其形成、传播、保管的实质都是为了更好的利用，以最大限度的发挥其价值。因此，档案工作者必须形成以 “服务”为主导的工作理念，以其实现文件档案的价值。

电子文件管理办法

中国华电集团公司电子文件管理办法（暂行）第一章总则第一条为加强中国华电集团公司（以下简称“集团公司"）电子文件的管理，实现公司总部和系统各单位电子文件的规范化和制度化，促进公司系统电子文件交换的应用及公司系统的信息资源共享，提高工作效率,依据《国家行政机关公文处理办法》、《中国共产党机关公文处理条例》及国家相关规定,制定本办法。

第二条本办法所称电子文件是指通过集团公司办公自动化系统(以下简称“OA系统”)及其认可的子系统显示或流转并通过公司统一配置的公文传输系统处理后形成的具有特定效力和规范格式的电子数据。

第二章基本原则第三条电子文件处理应遵循以下原则：（一）最大效用原则。

公司系统文件处理采用电子文件方式。

(二)全程管理原则。

对电子文件的形成、识别、存储、传输、归档等实行全程管理，以保证电子文件质量.（三）完整性原则。

电子文件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后仍能与处理前状态保持一致，无任何缺损.(四）可读性原则。

电子文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后能够以可以识读、可以理解的方式输出。

（五)安全保密原则。

电子文件处理必须采取严格的安全防护技术措施和严格执行国家和集团公司的有关安全保密规定.第三章职责第四条集团公司总经理工作部负责组织实施本办法。

系统各单位的总经理工作部（办公室)是电子文件处理与交换的管理机构，主管本单位的电子文件处理与交换工作，指导、检查和督促下级单位的电子文件处理与交换工作。

信息技术部门是OA系统的技术支持和保障部门.第五条总经理工作部(办公室）职责:（一)制定OA系统电子文件处理与交换的具体工作规范及管理制度。

(二）征询各使用单位的意见和建议,研究、协调解决各使用单位在电子文件处理与交换中出现的问题，并提出处理意见.(三)审查、认定电子文件处理流程的调整方案，电子文件类型的变更和增加。

（四）负责使用人员的权限管理。

第六条信息技术部门的职责:(一）负责系统OA的运行维护,确保网络畅通和OA系统正常运行，做好OA系统安全管理工作，按时备份数据.（二)根据相应审批手续，受理修改电子文件处理流程、系统用户注册、名称变更、撤销等相关申请.（三)组织和提供OA系统的技术支持，解决运行过程中出现的技术问题,制订OA系统运行的应急方案和技术管理规范。

电子档案管理背景信息

电子档案管理背景信息（来源于鹿城档案地方志网）一、电子档案管理背景信息1．社会信息化浪潮中大量电子文件产生办公自动化：电子公文、上报信息计算机辅助设计（CAD）：电子图纸互联网上信息传递：电子邮件电子商务：电子协议合同、电子货币——电子文件要不要管？怎么时候管？怎么管？2．电子文件管理是摆在档案工作者面前的现实问题▲电子文件管理是新世纪对档案工作者的要求省人大、政协会议上有关档案提案办公自动化迅速发展的需要（顺德市政府要求档案馆接收电子文件）快捷、方便的利用需求（社会上查档利用者的呼吁）▲相关行业、部门的电子化进展图书馆：数字化图书馆──不受时空限制，利用互联网有组织的大规模的知识中心。

科技情报所：国际性的科技情报数据信息库各单位的信息中心：现行文件、资料信息库▲电子文件管理是档案事业本身求创新、求发展的需要管理方法的发展：文件整理原则——不组卷，按件保管集中保管原则——逻辑归档、物理归档（档案室）开放、保密原则——虚拟用户、虚拟档案服务工作的发展网上服务、自动服务人员素质的提高▲基本对策《全国档案工作“十五”规划》把电子文件管理作为档案信息化建设重点，组织研究，开展试点，制订标准，加强管理。

档案信息化建设，已列入我省《“十五”国民经济和社会信息化专项规划》，与“浙江电子政务”、“社会公共服务领域信息化”等协调、有序发展。

二、电子文件、电子档案基本特征1．基本概念▲电子文件——以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机阅读、处理并可在通讯网络上传输的文件。

文件——国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。

电子文件——能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。

▲电子档案——具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。

2．基本特征⑴电子文件的数字化信息形态⑵电子文件对设备及标准的依赖性⑶电子文件载体的非直读性⑷电子文件信息与载体的可分离性⑸电子文件物理结构与逻辑结构的复杂性⑹电子文件信息共享性及不安全性⑺电子文件的易修改性⑻电子文件逻辑归档的可能性▲电子文件的好处：接收方便，归档及时齐全；存储空间小，可统一管理；共享性，利用快捷；减轻档案员手工劳动，效率提高；▲需要解决的问题：理论基础问题管理标准规范（名词术语、归档方法、保管期限表…）技术保障（原始凭证技术、归档管理技术、远程利用技术、科学保管技术…）人员队伍建设▲如何保证电子文件、电子档案的原始性、真实性①鉴定标准：以信息内容的原始性、真实性为鉴定标准②技术保障：网络安全技术、加密技术、签名技术、防火墙技术、身份验证技术等③建立并执行严格的管理制度：电子文件全过程管理、电子文件制作制度④建立电子文件管理记录系统：电子文件生命周期表、实时跟踪记录三、档案部门在电子文件管理的进展情况1．国际研究新动态国际档案理事会93年开始着手研究电子文件的管理。

我国电子文件管理国家战略的特点

我国电子文件管理国家战略的特点冯惠玲2012-12-21 16:01:45 来源：《档案学通讯》(京)2009年5期【英文标题】The Characteristics of National Strategy for Electronic Records Management in China【作者简介】冯惠玲，中国人民大学信息资源管理学院，北京100872【内容提要】每个国家推动电子文件管理所采用的路径和方法不尽相同，却可以获得异曲同工、殊途同归的效果。

在对国内外情况进行广泛调研和深入分析的基础上，本文提出在当前阶段，中国的电子文件宏观管理应该走一条“统揽全国，政策引导，融合发展，综合治理”的道路。

【关键词】电子文件管理/国家战略/战略特点电子文件管理国家战略，就是从国家层面和战略视角对电子文件管理全局性、基本性、长期性问题所进行的目标定位、统筹规划和基本制度安排，体现了一个国家对电子文件管理的基本态度和总体思路。

无论它是以什么样的形式表现出来，是出台国家政策，制定国家或行业标准，还是启动档案馆的电子文件管理系统建设，只要是体现国家意志的，带有全局性的关于电子文件管理的国家行为，都可以视为电子文件管理国家战略措施。

如果仅从字面上看，一些国家并没有使用“国家战略”这种说法，但从内涵考察，却已经形成了事实上的“电子文件管理国家战略”。

20世纪90年代中后期以来，鉴于分散管理产生的问题，很多国家和地区以动议、战略动议、政策框架、管理系统等形式强化了国家层面的统筹规划、政策引导、标准规范和技术攻关，逐步形成以国家档案馆为龙头的电子文件管理体制和规范体系，并相继推出了一些体现国家意志和利益的重大举措，如美国的ERA，欧盟的数字欧洲动议，澳大利亚、新西兰的数字化保管动议，英国国家档案馆、美国国防部对电子文件管理系统功能的认证与评估流程等。

这些实质上都属于国家战略举措。

深入考察可以发现，每个国家推动电子文件管理的路径和方法是不尽相同的，然而却可以获得异曲同工、殊途同归的效果。

电子文件归档和电子档案管理实践及成果

电子文件归档和电子档案管理实践及成果发布时间：2023-02-20T01:19:45.907Z 来源：《中国建设信息化》2022年10月第19期作者：王生荣[导读] 随着我国科学技术高速发展，计算机技术、网络通信技术、信息化技术在社会各个领域得到了广泛的应用和实践。

王生荣朔州市新型城镇化建设事务中心山西省朔州市 036002摘要：随着我国科学技术高速发展，计算机技术、网络通信技术、信息化技术在社会各个领域得到了广泛的应用和实践。

在此背景下，档案工作者充分借助信息化技术与计算机技术开展了电子档案管理，不但强化了档案管理工作的科学性规范性，同样也给电子档案管理带来了全新的发展契机。

在电子档案管理过程中，如何有效保障档案的安全成为一项至关重要的任务，对于档案管理工作的顺利展开也起到至关重要的影响。

基于此，本文章对电子文件归档和电子档案管理实践及成果进行探讨，以供相关从业人员参考。

关键词：电子文件归档；电子档案；管理实践引言在现代化管理水平不断提高的背景下，传统档案管理方法的弊端不断凸显出来。

档案管理工作的效率不高，档案资料保存风险高、易损坏，已经无法满足现代化社会发展的需求。

只有通过信息化技术的科学利用，保证电子档案管理的安全、准确性，加强电子档案管理系统信息化发展，不断提升档案管理水平，提高档案管理服务质量，促进档案管理工作向着信息化方向发展，加快信息化建设步伐，方能促进档案工作的效率提升，满足群众对档案信息日益增长的各方面需求。

一、电子文件归档工作模式（一）分工协作+联动共治电子文件归档和电子档案管理工作涉及业务部门、信息技术部门、档案管理等多部门。

部门间职责界定和衔接机制不清晰易导致职能交叉、重复和缺失现象，从而增加了工作难度。

因此，必须清晰各自分工范围，并做好组织协调和共建共治。

1.要明确电子文件归档和电子档案管理的责任主体职责，并各自负责完善自建系统中电子文件归档功能和档案管理系统功能。

2.要建立考核机制。

电子文件归档与管理规范

电子文件归档与管理规范(GB/T 18894-2002)1 范围本规范规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、捕获、积累、归档、保管、利用的基本方法与要求。

本规范适用于九省区各级国家档案馆、各级党政机关与社会团体、企事业单位，其他社会组织可参照执行。

各级党政机关与社会团体，应依据本规范对本单位形成的具有保存价值的电子文件进行及时捕获、归档、分类、鉴定、利用、统计与科学有效的管理。

各级国家档案馆应依据本规范对接收进馆的归档电子文件，以及馆藏档案数字化资源进行备份、管理与长期保存。

2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB/T 11821－2002 照片档案管理规范GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范GB/T 19667.1-2005 基于XML的电子公文格式规范第1部分：总则（Specification for the structure of electronic official document based on XML—Part:1 General principles）GB/T 19667.2-2005 基于XML的电子公文格式规范第2部分:公文体GB/T 20916-2007 中文办公软件文档格式规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范DB/T 380-2002 江西省归档文件整理规则中办发[1996]14号中国共产党机关公文处理条例国发﹝2000﹞23号关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知国家档案局第6号令《电子公文归档管理暂行办法》，2003年7月28日国家档案局第8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，2006年12月19日中华人民共和国电子签名法ISO 15489 Information and documentation—Records management （信息与文献——文件管理）ISO 23081-1 Information and documentation – Records Management Processes – Metadata for Records—Part 1: Principles（信息与文献——文件管理——元数据原则）ISO 14721 Open archives information system (OAIS,开放档案信息系统)W3C Namespaces in XML XML的命名空间(Namespaces)ISO/IEC 26300 :2006 INFORMATION TECHNOLOGY - OPEN DOCUMENT FORMAT FOR OFFICE APPLICATIONS (OPENDOCUMENT) V1.0 （信息技术—办公应用程序开放文档格式）ISO 19005-1 :2005 DOCUMENT MANAGEMENT - ELECTRONIC DOCUMENT FILE FORMAT FOR LONG-TERM PRESERVATION - PART 1: USE OF PDF 1.4 (PDF/A-1)（文件管理—电子文件长期保存格式—第一部分：PDF的使用）《电子文件管理指南》，国际档案理事会电子文件管理委员会,1997 3 术语与定义3.1电子文件（Electronic Records）电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

电子档案管理的发展及普及探析

管理科学ＩＩＩ
吴蓉蓉
科赫
电子档案管理的发展及普及探析
（哈尔滨市军队离休退休干第四休养所，部黑龙江哈尔１００）滨５０１
掖要：近年来，随着科技的发展。纸质档案已无法适应社会的需要，而电子档案以其较强的优势弥补了纸质档案的缺陷，并得到了广泛应用。本文分析了发展及普及电子档案管理的必要性和其中应注意的问题。并探讨了促进电子档案管理及普及的措施。关键词：电子档案；档案管理；纸质挡案
档案收集，并使收集工作存储系统设方面．
整理电子档案要根据归档原则以及格式等要求开展，通常情况下根据年度、保管期限以及组织机构进行分类存盘，并于接受文件时进行集中完成，另外，还需对这些归档的电子档案编写相应的简要说明，当存盘之后。由档案人员根据数据库结构以及相关规范来建立目录路径，从而方便用
计算机中实行文档一体化之管理软件就称为电子文件，其根据相关归档原则排序，并在检查以及确定之后，正式成为电子档案，电子档案全部存储于计算机硬盘中，也可以通过刻录机将其记录在光盘中。电子档案对于当前社会作用重大，其发展普及应引起人们的重视。１发展及普及电子档案管理的必要性１．１有利于提高档案管理的便捷程度计算机平台是电子档案管理的基础，档案管理员能够随时通过计算机来清查、检索和统计各种数据以及相关资料，这样就不用去翻阅纸张档案，从而节省了大量的时间与经历，与纸质档案相比。电子档案占据的空问很小，至不占空间，甚并且所需管理的资源也比较少。ｌ－２有利于—体化管理水平的提升电子文件以及电子档案的－￣管理可视为４：５在办公自动化条件下，档案工作的改善，当不同文件办理结束。其中有文字、图片、声像等等，就直接存进相应档案数据库中，而资料管理员会对其进行分门别类的整理与组卷。电子档案可以随时归档，促进了档案管理一体化的实现。１．３有利于促进检索查阅的网络化对于档案管理系统，中全部文档都具有属其性信息，因而其能够以不同用户权限为根据，向各部门进行开放。从而无需到档案部门就可以随时的通过网络终端检索查询档案，而不再受时间以及地点的局限，使信息检索以及利用效率大大提高。１．４仍然拥有法律效力电子档案可通过电子扫描仪把已经签字或者盖章的一些文件扫描到电脑当中。待到用户查阅时可见文件的原貌，因此，同纸质档案一样，电子档案也拥有有法律效力。２发展及普及电子档案时应注意的问题ｌ电子档案的收集方面电子档案管理是以电子档案存储系统为根本前提的，因此计算机在电子档案管理中是不可或缺的，首先应建设办公自动化模块，之后再进行

我国电子档案管理相关标准

我国电子档案管理相关标准作者：陈晓晖来源：《兰台世界》2018年第03期摘要我国当前与电子档案管理相关的标准有63项。

从内容上看，主要有综合性标准、元数据标准、电子文件管理系统标准、保存标准等。

其中相关性标准多，针对性标准亟待增加；内容覆盖面广，核心标准尚待出台；系统性有所加强，协调性有待提高；标准出台数量多，推广应用亟待加强。

未来标准建设发展要实现标准制定协同化，完善标准体系，与国际标准发展形成良性互动，加强宣贯促进应用，增强标准维护力度。

关键词电子档案电子文件档案管理标准中国中图分类号 G270.7；G271文献标识码 A收稿日期 2017-12-18Abstract China currently has 63 standards related to electronic records management. In terms of content， there are mainly comprehensive standard， metadata standard， electronic document management system standard， preservation standard， etc. Among them， there are many related standards while targeted standards are urgently needed to be increased. The coverage of the content is wide while the core standards are yet to be promulgated. Systematicity has been improved while coordination needs to be enhanced. The number of standards is large while the promotion and application of standards should be enhanced urgently. In the future standard construction，coordination should be achieved in standard setting， standard system perfected， a positive interaction with the development of international standards formed， publicity and implementation strengthened to promote the application， and standard maintenance efforts enhanced.Keyword electronic record； electronic document； record management； standard； China在我国电子档案管理中，标准的引导和指导作用越来越受到重视，标准建设工作不断加强。

电子文件“单套制”管理的试点与展望

电子文件“单套制”管理的试点与展望在数字转型的时代背景下，电子文件“单套制”管理的实践在国内外日益肇兴。

201 5年，上海自贸区率先试点电子文件“单套制”的归档与保存模式。

其成功运行，有赖于自贸区一系列独特的制度保障。

在大数据时代，“单套制”是未来电子文件归档和存储的发展方向，但目前由于政策配套、管理模式、技术条件等方面的原因，其普遍推广和应用尚需要一定条件。

标签：大数据;电子文件;单套制数字转型的时代，无纸化办公和电子信息业务成为常态，人们对电子文件“单套制”归档和管理的呼声日渐高涨。

“单套制”是相对于“双套制”而言，指电子设备生成的档案仅以电子方式保存，它改变了传统纸质文件收集整理和归档的方式，将电子文件管理嵌入文件形成、运转、管理、利用的源头和生命周期之中。

在信息办公时代，电子文件在线归档和电子文件管理的一种创新模式。

“双套制”的资源重复建设目前，我国普遍采用的是“双套制”归档模式，即同一份文件同时采取纸质和电子两种形式进行归档保存。

这种双保险的文档归档方法，适应了目前各地区电子信息设备差异等不均衡的状况。

但是，在实践过程中，也不可避免地暴露了些许弊端。

首先，当今电子文件以几何倍率在激增，采用“双套制”会造成大量纸质资源的浪费，也会对物理空间的容量带来严峻考验。

其次，“双套制”中纸质、电子两套档案的相互印证和匹配比对工作中，人工校对容易出现误差，特别是对大量文字、数据及图像的线条、色彩、色温的比对。

再次，对于难以转为纸质档案的视频和音频;不能制成纸质或缩微胶片的电子文件;因元数据保存不当而造成的电子文件原始性和完整性管理失效等现实问题，传统“双套制”归档模式无法加以克服，而采用“单套制”就能规避这种低效率的人工操作，有效降低档案管理工作的复杂性。

目前普遍采用电子文件、纸质文件同时归档的“双套制”管理模式，既造成重复归档，浪费人力、物力，又制约了无纸化办公和电子政务建设的发展。

为此，我们有必要对科学可行的“单套制”管理体制进行积极探索，克服对“双套制”的依存心理，尽早实现“双套制”向“单套制”的转变。