公文主题词应当规范化

公文主题词应当规范化

公文主题词应当规范化

使用计算机实施文书档案一体化治理，要求公文主题词必须规范化。它是机关文书立卷、档案著录的基础，是机关文档一体化、标准化、自动化的重要内容之一，直接关系到文书与档案治理现代化的进程。

目前，由于对公文主题词的标引尚缺乏统一的规范化治理，文、档主题词表要求别一，随意性和盲目性较大。加之有些行文者责任心别强，导致公文主题词标注别全、别准，甚至有别标注的现象，给文书立卷、档案著录带来别便，阻碍了办公效率的提高，减缓了计算机治理应用于文档工作的进程。

一、公文主题词规范化的作用

规范公文主题词对文档一体化科学治理起着重要作用。

（一）公文主题词在文书立卷中的作用。过去行文时别标注主题词，文书立卷往往靠传统的方式按文件标题分类。由于有的文件标题对咨询题概括别够准确或概念别规范，文书在筛选酌定类别、拟写案卷标题过程中费时费劲，别利于规范治理。而规范的主题词用于文献标引和检索，能具体反映文件的中心内容，在文书立卷分类和拟写案卷标题时，以主题词相关词语为依据，很容易确定别同类别标题的内容，即使是从事文书工作时刻短，业务别是很熟的人，也能做好文书立卷的分类和拟制案卷标题工作。公文主题词在文书立卷中，对提高工作效率及质量，实现机关办公自动化，将起到积极的推动作用。

（二）公文主题词在档案著录中的作用。档案著录标引工作费劲、难度最大的环节，无非是主题词的挑选。完成一张著录卡片，普通需要3-8个主题词。刚开始著录的人员，著录一张卡片对主题词的挑选需要5-20分钟的时刻（个别难度大的需要的时刻更长），这是目前著录工作发展缓慢的要紧原因。而依据公文规范的主题词著录标引，是解决那个咨询题最有效的办法。因为公文主题词的规范性，为档案著录中主题词的挑选提供了正确可靠的依据，任何人只要掌握著录格式，明确著录项目，即可轻而易举地照录题词，完成著录工作，能够提高著录速度4-8倍，质量也可以得到保证。

二、公文主题词规范化的对策

（一）公文主题词表要统一标准。没有规矩，别成方圆。要做好公文主题词的挑选，必须有统一标准的主题词表，文、档主题词表要统一，算是公文主题词表要与档案著录主题词表相一致，中央与地点统一执行一具标准的主题词表，杜绝随意和盲目确定主题词。

（二）公文主题词的确定要严格把关。公文主题词的确定是一项具体、细致的工作，来别得半点马虎。领导要重视这项工作，应该反复强调，催促检查，严格把关。对公文的主题词挑选别准、别完整、别标准的要及时纠正，绝别姑息迁就，将咨询题解决于平时工作中，严把公文主题词的挑选关。

（三）标引公文主题词的人员素养要高。公文主题词来源于文件，高度概括了文件的内容特征，充分反映了文件的主题思想。而挑选公文主题词则是一项技术性、知识性很强的工作，别仅要准确，还要简短、扼要、醒目。这就要求公文的起草者要掌握公文主题词知识，有较高的业务水平和丰富的实践经验。并且还要有高度的工作责任心，切别可敷衍了事。惟独如此确定的主题词才干做到有据可依，经得起推敲。