关于做好文件材料立卷归档管理工作的通知-201405

一、档案盒的规格及材质

档案盒使用由山东省交通厅监制的标准档案盒。档案盒尺寸为310×220×40mm和310×220×60mm。310×220×40mm的档案盒装除图纸以外的资料；310×220×60mm的档案盒仅限用于图纸资料。

二、档案盒封面、内封与脊背制作

案卷封面、档案盒封面与脊背均采用与档案盒色泽一致的无酸牛皮纸制作。封面与脊背的粘贴使用白乳胶，要平整，避免产生气泡。

三、档号的编制

本工程项目档号形式：

G18DYDQTS·×－×××

具体档号编制要求如下：

G18DYDQTS·×—×××（用4号宋体字）

案卷流水顺序号

1，八部分排序

一级类目为工程项目代号，G18荣乌高速东营大桥及接线综合提升工程代号为“G18DYDQTS”(其中“TS”指“提升”，“DYDQ”指“东营大桥”，G18根据具体桩号予以确定）。

当材料中缺项时，依据下表（表1）序号应向前递补。

表1

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示例：

监理单位档号为G18DYDQTS·4－×××（流水号）

施工单位档号为G18DYDQTS·5—×××（流水号）

四、组卷要求

（一）收集归档的项目文件材料应为原件。其中，项目立项审批等文件，原件保存在项目主管单位的，项目法人可将复印件归档保存；供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件的，须在复印件上加盖销售单位印章并注明原件存放处后归档保存；热敏纸传真件，需复印保存。复印件应清晰。

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（二）收集归档的项目文件材料应能全面、准确地反映工程建设的实际过程。勘察及测量基础资料、施工记录须是现场原始记录，如需清稿，须将原始记录与清稿后的记录文件一并归档保存；表单填写内容规范，产生及使用部位标注清楚，相关签署手续完备，且为相关责任人亲笔签名。

（三）案卷内文件材料必须书写工整，字迹、线条清晰，耐久，用纸统一规范（A4,A3）制作和书写材料，必须利于长期保存。小于A4纸规格的出厂证明、材质合格证等应粘贴在A4纸上；书写材料必须用碳素墨水或蓝黑墨水书写，禁止使用纯蓝墨水、圆珠笔和铅笔。凡属易褪色书写材料（如复写纸、传真件）应复印保存。工程试验、检测等表格签字必须齐全，不能同一人代签。

（四）案卷内不应有重份文件，卷内不应有重页文件，但卷与卷之间相互有关联的文件，在归档过程中允许有一定数量的重复。

1. 分项工程开工申请批复文件由施工单位归于相应分项工程。监理单位施工期间存查，完工后不再整理组卷。

2. 普发性管理文件（如质量、进度、安全、环保、廉政）按照谁制发谁归档的原则进行。

3. 针对某一合同段，某一分项工程或某一事件（如原材料的确认）的管理性发文，相关合同段和制发单位都应归档，便于相关责任的界定。

4. 工程合同文件（施工合同、检测合同、监理合同、安全、廉政合同，招标文件、技术规范等）由项目法人统一归—9 —

档，其他单位只做留存。

5. 计量支付和最终计量支付文件由项目法人按合同段分别进行整理归档，按时间进行排列。

（五）卷内文件材料系统化排列

1. 立项审批文件按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。

2. 设计审批文件按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。

3. 工程准备阶段文件材料按照审批及相关手续办理程序依次进行排列。

4. 项目法人及监理就质量控制、计划进度控制、费用控制及安全管理等问题普发的文件材料，按照文件材料所反映问题的有机联系，结合重要程度依次进行排列。一般应正件在前，附件在后；复文在前，来文在后。

（六）施工文件材料

1. 原材料质量保证文件按照原材料类别依次进行排列。

2. 变更文件按照变更文件的文号顺序依次进行排列。

3. 各单位、分部、分项工程质量评定表及汇总文件按照汇总及各单位、分部、分项工程评定工作程序依次进行排列。

4. 工程资料按工程路线统一的里程桩号，由小到大依次排列（施工阶段形成的案卷依路线进行方向，按照路基、路面、桥梁、涵洞、交叉工程、沿线设施及监理工作的顺序

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分别进行排列）。各单位工程按分部、分项工程按照自下而上的顺序排列。

5. 合同段交工验收文件按照交工验收证书、交工验收报告、质量监督机构出具的交工验收质量检测意见、各项工程总结依次进行排列。

6. 竣工图按照专业结合图号依次进行排列。

7. 设备安装及调试文件按照依据性、设备开箱验收、设备安装及调试、设备运行维护、随机文件等顺序依次进行排列。

（七）监理文件

1. 监理管理文件按照文件材料所反映问题的有机联系，结合重要程度依次进行排列。

2. 监理抽检文件材料按照单位、分部、分项工程依次进行排列。

3. 监理日志按照监理机构和日志形成时间依次进行排列。

（八）计量支付文件与附件及计划进度报表以合同段为单位，按时间依次进行排列。

（九）试运行及竣工验收工作文件材料按照检测观测记录、车辆通行情况、缺陷整改落实情况及各专项验收和竣工验收工作程序依次进行排列。

（十）科研课题文件材料按照准备立项、研究试验、总结鉴定、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。

（十一）卷内文件材料一般文字材料在前，图表在后。—11 —

（十二）声像（照片）按照形成时间顺序排列。

各单位档案资料按路线前进方向整理，按分部工程组卷，按分项工程排序。

按档案盒厚度整理每一卷资料的厚度，不得出现盒空的现象，原则上一盒一卷，也可一盒多册作为一卷。

不同类别的案卷不得装入同一盒内。

封面与脊背的格式、字号大小请严格按照格式实施，脊背上档号原则按两行布设（详见附件）。

在卷内文件目录等地方使用单位简称时，请参考下表（表2）。

表2

五、案卷题名

案卷题名应简明扼要、准确的揭示卷内文件材料的内容。案卷题名应包括公路工程建设项目的名称、起讫桩号、单位工程（含分部、分项）名称及文件名称、如属桥梁等工程项目，还应同时标明结构、部位的名称。封面上已写明工程项目名称，案卷题名可直接写具体内容。

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