档案归档编号
档案编号规则范文
档案编号规则范文
1.全局唯一性：每个档案都需要有一个唯一的编号。
这可以通过不同的规则来实现，例如基于时间顺序、基于主题分类、基于所属单位等。
2.可读性：档案编号应该易于理解和识别，以方便用户进行档案的查询和使用。
一般来说，使用数字、字母等字符的组合进行编码能够提高可读性。
3.分类归档：档案编号规则应该考虑到档案的分类和归档规则，以方便按照不同的主题和目的对档案进行分类和归档。
例如，可以使用前缀或者特定的编码规则表示不同的类别或者主题，如A001表示文书档案，
B001表示人事档案等。
4.可扩展性：档案编号规则需要考虑到档案的扩展性，即能够应对新的档案的增加和变动。
例如，可以使用多级编号规则，其中的每一级可以表示不同的类别、主题、时间段等，以应对档案的不断增加和变动。
5.档案编目信息：档案编号除了能够表示档案的唯一性，还应该能够提供一定的编目信息，以方便用户了解档案的基本情况。
例如，可以在档案编号中添加档案名称、所属单位、创建时间等信息。
根据以上原则，一个具体的档案编号规则可以如下：
1.使用数字和字母的组合进行编码，例如A001、B002等。
2.使用特定的前缀表示不同的类别或者主题，例如A表示文书档案，B表示人事档案等。
5.根据需要，可以使用多级编号规则，以方便按照不同的类别、主题和时间段进行档案的分类和归档。
需要注意的是，不同的机构和组织可能会有不同的档案编号规则，具
体规则的制定需要结合实际情况和需要进行相应的调整和优化。
总体来说，档案编号规则应该简洁、易于操作和维护，并能够满足档案管理的需要。
档案管理编码规则
档案管理编码规则
编码形式：
□□ □□□ □ □□□□□□ □□□ □□□
采用18编码：2
位公司简称，3位部门编码，1位档案级别，6位归档日期，3位员工姓名的第一个大写拼音字母，二个字的情况下，第三个用数字8代替，（公司档案的情况下，以“888”代替），3位归档序号。
1、公司简称 BW ：江苏巴威 SF ：上海巴威 SW ：上海巴威管理 AT ：江苏爱伊替 ST ：上海爱伊替 ZQ ：镇江清源 2、部门及类目编号
3、档案级别
档案分以下3个级别：
A：机密级别：需何总批示方可查阅的文件。
B：重要级别：需部门总监批示方可查阅的文件。
C：一般级别：查本部门资料无需批示，查其他部门资料需要部门总监批示。
4、归档日期
各部门档案管理员收到需归档文件时的日期为归档日期，以日期后六位为编码。
5、归档编号
由001开始的3位数字依次排序，不得重复。
例：BWD01A111024888001此编码表示：
BW D01 A 111024 888 001：江苏巴威资料关于采购合同机密文件，归档日期为2011年10月24日第一个文件。
档案归档编号方法剖析
档案归档编号方法1 凡是归档文件上有自带编号的，档案管理员沿用原文件编号。
2 凡是归档文件上没有编号的，档案管理员则根据下表方法自行编号。
1.技术服务合同编号方法：1.1一级编码：根据项目名称分类，一级编号代码由二到四个大写字母表示，大写字母是项目名称汉字拼音的第一个声母。
重大合同编号应由综合管理部对项目简称代码进行明确规定，并发布给各部门予以执行。
1.2二级编码：根据部门名称分类。
根据部门名称分为“综合”、“人力”、“规划”、“技术”、“财务”，代码分别为ZH、RL、GH、JS、CW。
1.3 三级编码：根据合同签订先后顺序编流水号，在前三类的最小类范围内进行连续编号，编号代码为三位阿拉伯数字，从001自999分别连接至各二级代码之后;1.4编号举例：如公司签订的第一份技术服务合同，则其合同编码为：JSFW-JS-0012.管理类合同编号方法：2.1一级编码：部门代号。
2.2二级编码：相应编号按下列括号中汉字表示。
2.2.1.劳动合同（劳动）：包括所有劳动合同；2.2.2.固定资产管理合同（资产）：包括固定资产（含办公用品）采购、维修、维护等合同；2.2.3融资合同（融资）：包括借款合同或综合融资授信协议等合同；2.2.4其他合同（其他）：包括不能归入任何项目的战略性合同、按揭合作协议、集团购买或工程款抵扣的商品房买卖合同、房屋租赁、公司设立、股权转让、委托薪金调查、培训、发布招聘广告、聘请法律顾问、商标申请代理等各种合同。
2.3三级编码：按签约年份分类，编号代码为年份的四位阿拉伯数字。
2.4四级编码：根据合同签订先后顺序编流水号，在前四级编码的最小类范围内进行连续编号，编号代码为四位阿拉伯数字，从0001自9999。
2.5编号举例：人力资源部2004年第8份劳动合同，则编号为：RL-劳动-2004-00083.销售租赁类合同编号方法：3.1一级编码：一级编号代码由“销售”二字汉字拼音的第一个声母大写字母表示。
档案归档编号对照表
档案归档编号对照表
〔2017年8月〕
一、管委会全宗号:Z104
管理文书类档案（ws）：
不设一级类目，以单份文件为一“件”方式整理。
以年度为界线，一个保管期限按排列顺序编一个大流水号。
编号模式图示如下：
注：保管期限：“Y、C、D”对应代表“永久、长期、短期”
二、抚东管公司全宗号:104·1
管理文书类档案（A）：
不设一级类目，以单份文件为一“件”方式整理。
以年度为界线，一个保管期限按排列顺序编一个大流水号。
编号模式图示如下：
三、华荣公司全宗号:104·2
管理文书类档案（A）：
不设一级类目，以单份文件为一“件”方式整理。
以年度为界线，一个保管期限按排列顺序编一个大流水号。
编号模式图示如下：
四、抚黑东管公司全宗号:104·3
1.管理文书类档案（A）：
不设一级类目，以单份文件为一“件”方式整理。
以年度为界线，一个保管期限按排列顺序编一个大流水号。
编号模式图示如下：
2.基础建设类档案（X）:
大类代字下按建设项目给予项目代号,然后在每一建设项目下排列案卷。
项目代号：按立项（或竣工）时间先后对不同的建筑项目顺序编号。
编号模式图示如下：
3.项目合同类档案（H）:
大类代字下按建设项目给予项目代号,然后在每一建设项目下排列案卷。
项目代号：按合同时间先后对不同的项目顺序编号。
编号模式图示如下：。
档案编号管理制度
档案编号管理制度一、总则为规范档案管理工作，提高档案管理效率，保障档案资料的安全性和完整性，提升档案管理水平，保障档案资料的科学性和真实性，特制定本管理制度。
二、适用范围本管理制度适用于所有单位的档案管理工作，包括档案的编号、归档、存储、借阅、调取等。
三、档案编号的原则1. 根据文件的种类和内容进行分类编号，确保编号的科学性和系统性。
2. 档案编号采用数字字母组合的方式，以保证编号的唯一性。
3. 档案编号应当具有易于辨识、易于管理的特点，避免混淆和错误。
4. 档案编号采用阿拉伯数字，可以根据具体情况添加字母代号。
四、档案编号的管理1. 档案编号由档案管理部门统一制定和管理，对于新建的文件，应当及时进行编号。
2. 档案编号应当依据档案管理规定的分类标准和管理要求进行，确保档案编号的科学性和规范性。
3. 档案编号的变更应当经过档案管理部门的审批和记录，确保变更的合理性和有效性。
4. 档案编号的使用范围应当根据具体的档案管理要求确定，不得擅自使用或篡改档案编号。
五、档案编号的归档和存储1. 档案归档时，应当按照档案编号的顺序进行归档，确保档案的完整性和连续性。
2. 档案存储应当采用专用的档案库房或档案柜，严格按照档案编号进行存放，以便于管理和检索。
3. 不同种类的档案应当根据档案编号进行分类存放，避免混淆和错误。
六、档案编号的借阅和调取1. 对于需要借阅或调取的档案，应当提供有效的档案编号进行申请，确保所需档案的准确性和及时性。
2. 档案借阅应当经过档案管理部门的审批和记录，严格按照档案编号进行借阅，避免混乱和丢失。
七、档案编号的更新与维护1. 对于因档案变更或调整而导致档案编号发生变化的情况，应当及时更新和维护档案编号，确保档案的科学性和规范性。
2. 档案编号的更新和维护应当记录在档案管理系统中，以便于查阅和管理。
八、档案编号的监督和检查1. 档案管理部门应当对档案编号的使用情况进行定期的监督和检查，确保编号的正确性和规范性。
档案归档方法
档案分类方法第一条档号的结构模式是：分类号–年度号–公司代号–件号（这种结构模式适合管理类档案，基建类档案）；分类号–公司代号–件号（这种结构模式适合设备档案，实物档案，音像档案）。
第二条分类号的结构模式：一级类目+二级类目+三级类目+….第三条各分公司代号：总部代号01，青岛分公司代号02，山大分公司代号03，燕山分公司代号04，沂州分公司代号05，新华分公司代号06，万松分公司代号07，武昌分公司代号08，北京分公司代号09，金源分公司代号10，南京分公司代号11.第四条档案类目设置按管理类、基本建设类、设备仪器类、实物类、音像类分为五个大类，分别以字母GL、JJ、SB、SW、YX表示（首字母缩写）。
其中管理类包括1、红头文件（GL-1），是指公司内部有发文部门，有发文编号的文件。
公司以外的，比如社会机关单位发送的文件另行编号存档。
2、合同协议（GL-2），是指各自分公司内部签订的合同，以年为单位统计数量和编号。
3、通知等其他文件（GL-3），是指除红头文件以外的公司内部的其他文件，基本建设类包括：1、基建图纸（JJ-1），是指分公司在开业前期的工程图纸，开业后期的一般很少。
2、基建资料（JJ-2），除了图纸以外的工程联系函、开工报告、验收记录、变更通知等。
实物类包括：1、荣誉类实物（SW-1）,一是指荣誉证书、奖杯、奖状、牌匾等；另外包括载有公司活动或者员工事迹的报纸刊物等。
2、其他实物（SW-2），一是指公司开业或者店庆以及其他活动时，社会各界赠予分公司的物品，例如花瓶，摆件，字画等；另外包括载有公司宣传广告的报纸刊物等。
影像类包括：1、光盘（YX-1），是指公司总部发放给分公司的《在水一方新闻》、《在水一方时间》以及有关公司各种活动的光盘。
2、《在水一方报》，是指总部发放给各分公司的内刊，每个分公司存档至少一套，编号和报纸期数一致。
第四条档案目录编写及表格制作（一）管理类分：1、红头文件例：2010年红头文件（GL-1）档号GL—1—201001—001，这里的GL就是分类号；后面的“1”是代表管理里的红头文件；201001中的“2010”是年度号，“01”是总部的代号，分公司归档时使用自己分公司的代号即可；最后面的“001”则是件号，指2010年收到的第一份红头文件。
档案归档档号编号规则-经典原创文档
一、关于档号中险种的编排规则：
备注：
财产险类：险种代码为Q打头的所有险种；
建安险类：险种代码为G打头的所有险种；
责任险类：险种代码为Z打头的所有险种；
船舶险类：险种代码为C打头的所有险种；
车险类：险种代码为D打头的所有险种；
人身险类：险种代码为E或W打头的所有险种；
其他险类：所有未包含在上述险种的其他非车险险种。
二、关于部分保险业务档案保管期限的划分规则
1.企业财产保险：
1）大企业、有代表性的（20年）：保费40万元以上2）一般企业：保费40万元以下
2.内河、沿海船舶保险：
1）特殊的（30年）：保费100万元以上
2）一般的（10年）：保费100万元以下
3.国内货运保险：
1）特殊的（30年）：定额保单
2）一般的（10年）：除定额保单以外的
4.涉外货运保险：
1）特殊的（30年）：保费10万元以上
2）一般的（10年）：保费10万元以下
5.农村种植、养殖业保险
1）特殊的（30年或永久）：保费100万元以上
2）一般的（10年）：保费100万元以下
6.机动车辆保险
1）金额一般无特殊价值（10年）：车价100万元以下
2）金额巨大有特殊保存价值（30年）：车价100万元以上。
档案编号管理制度 办法
档案编号管理制度办法一、总则为规范档案管理工作，提高档案管理效率，确保档案信息的完整性、准确性和保密性，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于所有单位内的档案管理工作，包括纸质档案和电子档案。
三、档案编号管理1. 档案编号的编制原则：（1）编码一律从编号自动编号，不得重复使用。
（2）档案编号应根据文件的重要性和保密程度进行分类编制，确保档案信息的利于管理和查阅。
2. 档案编号的编制方法：（1）数字编制：按照文件的顺序，依次递增进行编号。
（2）字母编制：结合文件的内容和属性，确定相应的字母标识。
（3）符号编制：特殊情况下可以采用符号来编制档案编号。
3. 档案编号的管理及使用：（1）档案编号的管理应由专人负责，确保档案编号的规范性和准确性。
（2）档案编号应在档案存储位置的显著位置进行标识，便于查阅和归档。
四、档案编号的保密性1. 档案编号的保密性原则：（1）档案编号应严格按照相关规定管理，不得随意泄露。
（2）档案编号的使用范围应按照管理权限进行控制，确保档案信息的安全性。
2. 档案编号的保密措施：（1）制定严格的档案保密制度，明确档案管理人员的保密责任和义务。
（2）设立权限控制系统，对档案编号的使用进行权限限制。
五、档案编号的归档和清理1. 档案编号的归档：（1）档案编号应按照编制顺序进行归档，便于查阅和管理。
（2）对于不再使用的档案编号，应按照规定进行归档处理，确保档案信息的整洁和有序。
2. 档案编号的清理：（1）定期对档案编号进行清理，删除不必要的编号，保持档案信息的清晰和便于管理。
（2）清理过程中应注意保护机密信息，防止泄露。
六、档案编号的管理责任1. 档案管理人员：（1）负责档案编号管理工作，保证档案编号的准确性和规范性。
（2）对档案编号的使用进行监督和审核，确保档案信息的安全和完整。
2. 单位领导：（1）负责落实档案编号管理制度，组织相关人员进行培训和培训，提高档案管理水平。
（2）对档案编号管理工作进行督导和检查，确保档案信息的完整性和保密性。
企业文书档案归档编号及箱号
序号
1 上海泡化碱厂
单位
箱号
A1~A7
备注
2
上海胶鞋公司
A8~A16
3
上海胶鞋二厂
A17~A18
4
上海胶鞋三厂
A19~A24
5
上海胶鞋四厂
A25~A27
6
上海胶鞋五厂
A28~A33
7
上海胶鞋六厂
A34~B2
8
上海胶鞋七厂
B3~B11
B11 载体材料
9
上海义生胶鞋厂
B12~B17
D34~D36
26
上海染料化工机械厂
D37~D38
27
上海奇联劳动服务有限公司
D39~D44
28
上海大丰化工厂
D45~E4
29
上海桃浦化工厂
E5~E14
30
上海化联经贸有限公司
E15~E16
31
上海化工原料公司
E17
32
上海向阳化工厂
E18
33
上海化学建材公司
E19
34
上海赛璐珞厂
E20~F3
35
B17 载体材料
10
上海胶鞋十厂
B18
11
上海回力鞋业总厂
B19~B34
12
上海双钱鞋业总厂
B35~B36
13
上海胶鞋研究所
B37~B43
14
上海明星厂（鞋帮三厂）
B44~C1
15
上海涂料化工机械厂
C2~C5
16
上海万发化工工业有限公司
C6~C7
17
上海华隆化工有限公司
C8~C10
合同档案如何整理归档编号
合同档案如何整理归档编号目录一、引言1.1合同档案整理归档编号的目的1.2合同档案整理归档编号的适用范围1.3合同档案整理归档编号的原则二、合同档案整理归档编号的具体操作步骤2.1合同档案的收集2.2合同档案的分类2.3合同档案的编号2.4合同档案的归档2.5合同档案的存储2.6合同档案的检索与利用三、合同档案整理归档编号的注意事项3.1合同档案的完整性3.2合同档案的真实性3.3合同档案的保密性3.4合同档案的更新与维护四、合同档案整理归档编号的监督与检查4.1定期监督与检查4.2监督与检查的内容4.3监督与检查的结果处理五、合同档案整理归档编号的培训与指导5.1培训的对象5.2培训的内容5.3培训的方式六、合同档案整理归档编号的附件6.1合同档案整理归档编号的操作手册6.2合同档案整理归档编号的表格示例七、合同档案整理归档编号的修订与废止7.1修订的条件与程序7.2废止的条件与程序八、合同档案整理归档编号的附则8.1生效时间8.2解释权附件：1.合同档案整理归档编号的操作手册2.合同档案整理归档编号的表格示例特殊应用场合及增加的条款：1.特殊应用场合：涉及国家机密的合同档案整理归档编号增加的条款：国家机密保密条款：明确合同档案中涉及国家机密的信息，并规定相应的保密措施和保密期限。
权限审查条款：增加对接触国家机密合同档案人员的权限审查，确保只有具备相应权限的人员才能接触和操作该类档案。
国家机密标识条款：规定在合同档案的标识中增加国家机密标识，以便于识别和特殊管理。
2.特殊应用场合：跨国公司的合同档案整理归档编号国际法律适用条款：明确合同档案整理归档编号应遵守的国际法律和规定，以确保跨国公司合同档案的合法性和合规性。
语言要求条款：规定合同档案整理归档编号的语言要求，包括使用的主要语言和翻译要求，以确保跨国公司内部和外部的沟通顺畅。
数据保护和隐私条款：增加对跨国公司合同档案中个人数据和隐私的保护措施，包括数据加密、访问控制和跨境数据传输的规定。
档案分类排列编号规则
档案分类、排列、编号规则一、文书档案:2000年前的文件按“卷”整理,按年度-保管期限分类方法进行,保管期限分别永久(Y)、长期(C)、短期(D),在每一个保管期限内,按照XX单位的《XX单位机关文件材料归档范围与文书档案保管期限规定》进行收集整理。
一年分别按保管期编3个流水卷号,即永久(Y)一个流水号,长期(C)一个流水号、短期(D)一个流水号。
按“卷”整理档号构成为:全宗号—目录号—案卷号—顺序号全宗号:4位,如“0134”目录号:3位,如“001”案卷号:4位,如“0001”顺序号:3位,如“001”2000年后的文件按“件”整理,按年度-保管期限分类方法进行,保管期限分别永久(Y)、30年(D30)、10年(D10),在每一个保管期限内,按照XX单位《XX单位机关文件材料归档范围与文书档案保管期限规定》进行收集整理。
一年分别按保管期编3个流水卷号,即永久(Y)一个流水号,30年(D30)一个流水号,10年(D10)一个流水号。
按“件”整理档号构成为:全宗号—年度—保管期限—(组织机构或问题)—件号全宗号:4位,如“0134”年度:4位,如“2013”保管期限:1或3位,如永久“Y”,长期“C”,短期“D”,定期30年“D30”、定期10年“D10”。
机构或问题:2位,如无该项内容,则用“ZZ”表示。
件号:4位,如“0001”二、会计档案:按“卷”整理,有几个项目分几个项目类,如财政帐K1、事业帐K2……。
分别按年度排序,一年一个流水号,每年按保管期限永久、25年、15年排列,同一年度内按财务报告、会计账簿、会计凭证与其她类的顺序排列。
档号构成:全宗号-目录号-年度-案卷号全宗号:4位,如“0134”目录号:2位,如:“K1”年度:4位,如“2009”案卷号:4位,如“0001”。
三、专业档案:分为民政(低保困难家庭档案)、统计档案、危房翻建档案、计生(再生育审批档案)、二轮土地承包档案、综治(调解案件档案)、信访档案。
公司档案分类归档编号保管期限对照表
永久
项目与政府之外的合作方，在项目开发、项目配套设施建设、其他建设方面的往 来文件，没有政府批文的申请报告、批复等除此之外的业务协调
永久
项目建设过程中重大事件产生的相关文件，以及涉及该项目表扬或批评等
永久
前期规 划（代
号： QQ）
规划设
计（代 号：
总体规划设计、方案设计、初步设计、施工图设计相关设计资料及批复等
件号 年 二级类目代号：计划工
按年度归档
电子文件归档，若有 纸质审批件，一并归
档
机密
TJ-20XX-XXX
件号 年
二级类目代号：统计工
按年度归档
电子文件归档，若有 纸质审批件，一并归
档
秘密
WZ-20XX-XXX
件号 年
二级类目代号：物资管
按年度归档
原件存档
QTA-20XX-XXX
根据文件内容制 定
件号 年度
件号 年 二级类目代号：人事管
件号 年 二级类目代号：审计工
办结后及时归档
原件存档
秘密
CL-20XX-XXX
件号 年
二级类目代号：车辆管
按年度归档 按年度归档
电子文件归档，若有 纸质审批件，一并归
档
电子文件归档，若有 纸质审批件，一并归
档
机密 秘密
JY-20XX-XXX JH-20XX-XXX
件号 年 二级类目代号：经营决
二级类目代号：其他
部门档案人员即时移 交至公司档案室
电子文件归档，若有 纸质审批件，一并归
档
电子文件归档，若有 纸质审批件，一并归
档
电子文件归档，若有 纸质审批件，一并归
档
原件存档
档案编号
档案编号一、基本建设档案档号编制在每卷基本建设档案的案卷封面和脊背上，均需填写档号。
基本建设档案的档号由分类号、项目代号、案卷号和件、页（张）号组成。
即：0901×× - ×××- ×××- ×××类别号- 项目号- 案卷号- 件号二、档案类目划分原则：一将公司档案作为一个整体，具有统一性；二档案来源优先原则，并结合管理职能、档案内容、形成特点和载体形式；三档案管理继承性原则，保持档案管理的待续性；四实行档案综合管理，便于档案的管理与利用。
三、归档文件的编号设置全宗号、类号、年度、保管期限、件号、盒号等项目，并依序固化在归档章上。
归档章的一般式样详见附件一（a），需移交进馆档案的归档章式样详见附件一（b）。
1. 全宗号集团档案部门给各立档单位编制的代号。
集团各立档单位全宗号由集团办公室（档案馆）另行公布。
2. 类号归档文件的类号应按QJ 2595《航天档案类目划分与档号编制规则》执行。
其中，文书档案的类号为“01”。
3. 年度归档文件的形成年度。
年度应采用公元纪年，以四位阿拉伯数字表示，如“1978”。
4. 保管期限保管期限分为“永久、长期、短期”三种，代码分别为“A、B、C”，填写时一律采用代码。
5. 件号归档文件的排列顺序号。
编写时，应在同一年度、同一保管期限内从“1”开始逐件流水编号。
件号分为“室编件号”和“馆编件号”两种，室编件号在归档文件整理阶段编写；馆编件号在档案移交进馆进行再鉴定、再整理时根据需要编写。
无进馆任务的立档单位可不设置馆编件号。
6. 盒号档案盒的排列顺序号。
编写时，一般可在同一年度内按照档案盒的排列顺序从“1”开始逐盒流水编号。
盒号分为“室编盒号”和“馆编盒号”两种，室编盒号在归档文件整理阶段编写，并可根据实际需要在同一年度、同一保管期限内按照档案盒的排列顺序流水编号；馆编盒号则在档案移交进馆时按进馆要求编制。
档案怎么编号管理制度
档案怎么编号管理制度一、总则为规范档案管理工作，提高档案管理效率，确保档案的安全性和完整性，制定本档案编号管理制度。
二、适用范围本制度适用于单位内所有档案的编号管理工作，包括电子档案和实体档案。
三、编号规则1、档案编号由统一的编号单位负责编制和管理，编号由数字、字母或符号组成，严格区分大小写；2、档案编号应具有唯一性，不得重复使用，以防混淆和遗失；3、档案编号应具有时效性，根据档案的存储周期，确定编号的有效期；4、档案编号应具有跟踪性，方便对档案的流转和使用进行监管和追踪。
四、编号管理流程1、档案的建立（1）申请建立档案：单位内需要建立档案的部门或个人，应向编号单位提交档案申请表；（2）审批：编号单位根据申请表内容对档案进行审批，并确定档案编号；（3）登记：登记档案编号及相关信息，并通知申请单位。
2、档案的归档（1）入库：完成档案存档工作后，编号单位将存档档案移交至存档室，进行入库操作；（2）备案：备案将档案编号及相关信息录入存档系统，并生成档案存档清单；（3）归类：按照档案分类标准，对档案进行分类、整理和归类；（4）封存：对已归档的档案进行封存处理，保证档案的安全性和完整性。
3、档案的借阅和归还（1）借阅申请：单位内有权限的人员可向存档室提出借阅申请，填写档案借阅申请表；（2）查找档案：存档室根据档案编号或关键词查询档案，确定是否借阅；（3）借阅管理：存档室记录借阅人员、借阅事由、借阅时间等信息，并监管借阅情况；（4）归还档案：借阅人员在规定时间内将档案归还存档室，并填写归还登记表。
五、档案管理责任1、编号单位：负责统一编制和管理档案编号，保证档案编号的唯一性和正确性；2、存档室：负责档案的存储、归类、整理和管理，保障档案的安全性和完整性；3、借阅人员：借阅档案必须遵守相关规定，不得私自调取、复制和传播档案信息；4、档案管理员：负责监督和检查档案管理工作，发现问题及时整改和上报。
六、档案编号管理制度的宣传和培训1、定期组织档案编号管理制度培训和宣讲，提高相关人员的档案管理意识和技能；2、通过内部通知、培训讲座、宣传栏等形式，向全体员工宣传档案编号管理制度，促进制度的落实和执行。
档案分类和编号方法【档案分类编号标准】
档案分类和编号方法【档案分类编号标准】
档案分类和编号方法是用于对档案进行组织和管理的标准化方法。
以下是一种常用的档案分类编号标准，可以根据具体情况进行调整和适应：
1. 档案分类方法：
- 按照部门或单位划分分类，例如人事档案、财务档案、行政档案等。
- 按照功能或内容进行分类，例如合同档案、报告档案、会议记录档案等。
- 按照时间或年度进行分类，例如2019年档案、2020年档案等。
- 按照项目或任务进行分类，例如项目A档案、任务B档案等。
2. 档案编号方法：
- 给每个档案设立一个唯一的编号，可以采用数字、字母或组合进行表示。
- 编号可以按照分类方法进行编制，例如按照部门或功能设置前缀编号。
- 编号可以按照时间顺序进行编制，例如按照年度或月份进行编号。
- 编号可以按照档案的重要性或紧急程度进行编制，例如按照优先级分别设置编号。
3. 档案组织方法：
- 将同类档案进行整理和归档，便于查找和管理。
- 可以根据档案编号进行存放，编号相近的档案可以放在相邻位置。
- 可以使用档案盒或归档袋等工具进行组织和保护。
以上是一种常用的档案分类和编号方法，可以根据具体需求进行灵活调整。
对于档案的管理，还需要制定相应的操作规范和流程，确保档案的安全和有效管理。
档案归档编号方法
档案归档编号方法1 凡是归档文件上有自带编号的，档案管理员沿用原文件编号。
2 凡是归档文件上没有编号的，档案管理员则根据下表方法自行编号。
序号档案范围文件编号方式卷宗编号方式1公司对内发文（决定、规章制度及流程等）NAPC-NW -2011-001(公司缩写-内文-年份-序号)NAPC-NW-20112公司对外发文（申请与政府机关批复、报告和说明等）大西洋字[2011]1号(公司缩写-类别-年份-序号)NAPC-WW-20113公司接收的外部文件（行业标准、流程或法规性文件）（没有自带编号的）NAPC-SW -2011-001(公司缩写-外文-年份-序号)NAPC-SW-20114部门发文（联系函、通知、申请与批复等）NAPC-YYF-001-110101(公司缩写-部门缩写.发文-序号-年月日)NAPC-YYS-001-110101(公司缩写-部门缩写.收文-序号-年月日)部门缩写：技术部-JS项目部-XM采购部-CG财务部-CW预算部-YS行政人事部-XR例如：技术部发文NAPC-JSF-001-110101NAPC-YYF-W-2011NAPC-YYS-W-2011签订的合同或协议DXYG2011001DXYC2011001DXYZ2011001(公司缩写、合同类别、年份、序号)G-工程合同，C-采购合同Z-综合合同NAPC-HT-20116会议纪要、记录大西洋纪要[2011]1大西洋纪要[2011]7部门会议纪要大西洋部门纪要[2011]1大西洋部门纪要[2011]8工程技术资料、计划、总结或预决算文件NAPC-GSZL-001-110630(公司缩写、公司资料、序号、年月日) NAPC-YYZLF-001-110630(公司缩写、部门缩写.资料发、序号、年月日) NAPC-YYZLS-001-110630(公司缩写、部门缩写.资料收、序号、年月日)NAPC-GSZLNAPC-YYZLFNAPC-YYZLS9图纸接收、发放NAPC-JSST-00001(公司缩写、技术收图、序号)NAPC-JSFT-00001(公司缩写、技术发图、序号)NAPC-JSCT-00001(公司缩写、技术出图、序号)NAPC-JSSTNAPC-JSFTNAPC-JSCT10公司购买的各类软件或电子文件NAPC-YY-R-2011-001(公司缩写、部门缩写、软件缩写、年份、序号)NAPC-YY-R-201111重大公司活动或招待活动的文书、音像资料、荣誉奖项和题赠性资料NAPC-YY-Z-2011-001(公司缩写、部门缩写、综合缩写、年份、序号)NAPC-YY-Z-201112公司采购的各类资产的使用说明书及维修保养资料NAPC-ZC -2011-001(公司缩写、资产、年份、序号)NAPC-ZC-201113图书资料NAPCTS2011-001(公司缩写、图书缩写、年份、序号)NAPC-TS-201114公司各类证照、资质证书或许可证等自带编号"公司证照"或"项目"15人事档案"姓名"或"工号""在职"和"离职"16财务档案"档案类别""公司"和"年度"1. 技术服务合同编号方法：1.1一级编码：根据项目名称分类，一级编号代码由二到四个大写字母表示，大写字母是项目名称汉字拼音的第一个声母。
关于各档案整理单位编制归档号的通知
关于各档案整理单位编制档号的通知各处、室、系、部：为了规范我院归档资料（实物）整理工作，按规定文书和实物（声像）档案以自然件为保管单位整理归档，其他各类档案以卷为保管单位整理归档，分年度、按问题类别、以永久、长期、短期保管期限排列，分别装盒或组卷。
为便于各单位按照归档要求编制档号，现将各档案整理单位的归档号通知如下：类目年度号——分类号——案卷（件）号一、DQ党群类1．党办1）党务综合类20**——DQ11——1～n 总支直属支部综合材料入此20**——DQ11.12~n——1～n 2）纪检（含监察工作）20**——DQ12——1～n3）组织（含党校、离退休干部）20**——DQ13——1～n4）宣传教育（含学生思想政治教育）20**——DQ14——1～n5）统战（含党派、政协委员、人大代表）20**——DQ15——1～n2．工会（教职代会、妇女、“三育人”）20**——DQ16——1～n3．团委（含学生社团）20**——DQ17——1～n二、XZ行政类1．院办（行政综合、评估、校史等）20**——XZ11——1～n2．人事处（师资培养、离退休工作）20**——XZ12——1～n3．审计20**——XZ13——1～n4．武装保卫20**——XZ14——1～n5．后勤（总务卫生）20**——XZ15——1～n6．综合档案室20**——XZ16——1～n7．图书馆20**——XZ17——1～n三、JX教学类1．教务处1）教学综合20**——JX11——1～n2）学科与实验室建设20**——JX12——1～n3）学籍管理本科JX14.14 20**——JX14.14——1～n专科JX14.15 20**——JX14.15——1～n中专JX14.16 20**——JX14.16——1～n非学历教育JX14.17 20**——JX14.17——1～n 4）课堂教学与教学实践20**——JX15——1～n5）学位（本科）20**——JX16.14——1～n6）教材20**——JX18——1～n7）本科教学评估材料20**——JX11.12——1～n8）二级学校（中专）20**——JX22——1～n9）教学各部、系、中心（机构调整的按年月以名称，以现有系资料向前追朔）20**——JX26-1~n——1～n 2．招就办1）招生20**——JX13——1～n2）就业指导20**——JX17——1～n3．学生处20**——JX19——1～n4．成人教育20**——JX23——1～n5．远程网络教育20**——JX24——1～n6．校企合作20**——JX25——1～n四、KY科学研究（科研处室）1．KY11综合20**——KY11——1～n2．完成并通过鉴定的课题材料20**——KY12——1～n五、CP产品生产与科研开发1．校办产业部门综合20**——CP11——1～n2．研制与开发产品20**——CP12-1——1～n3．产品生产阶段20**——CP12-2——1～n4．产品销售管理20**——CP12-3——1～n 六、JJ基建（基建处）1．综合20**——JJ11——1～n 2．基建项目可行性研究20**——JJ12-1——1～n 3．基建项目设计基础20**——JJ12-2——1～n 4．基建项目设计文件20**——JJ12-3——1～n 5．基建项目工程管理文件20**——JJ12-4——1～n 6．基建项目施工20**——JJ12-5——1～n 7．基建项目竣工验收20**——JJ12-6——1～n 8．基建项目财务、器材管理20**——JJ12-7——1～n 七、SB仪器设备类1．综合20**——SB11——1～n 2．仪器设备项目20**——SB12——1～n 八、CB出版类1．综合20**——CB11——1～n 2．出版物项目1）报纸20**——CB12——1～n2）刊物20**——CB13——1～n3）图书20**——CB14——1～n4）音像纸质材料20**——CB15——1～n 九、WS外事类1．综合20**——WS11——1～n 2．出国（境）20**——WS12——1～n 3．来校（不含国际合作与会议材料）20**——WS13——1～n 4．国际合作与会议20**——WS14——1～n 5．外国留学生工作20**——WS15——1～n 十、CK财会类1．综合20**——CK11——1～n2．会计报表20**——CK12——1～n3．会计帐簿20**——CK13——1～n4．会计凭证20**——CK14——1～n5．工资清册（包括资金、奖学金、助学金发放名册）20**——CK15——1～n 十一、SX声像类1．照片（包括底片同时归档）20**——SX12——1～n2．录音带20**——SX13——1～n3．录像带20**——SX14——1～n4．幻灯片20**——SX15——1～n5．磁盘20**——SX16——1～n6．影视胶片20**——SX17——1～n7．缩微胶片20**——SX18——1～n8．光盘20**——SX19——1～n十二、SW实物类1．奖状、荣誉证书20**——SW12——1～n2．奖杯、奖牌、锦旗20**——SW13——1～n3．礼品、纪念日20**——SW14——1～n4．字画20**——SW15——1～n5．印章20**——SW16——1～n6．其他20**——SW17——1～n十三、RW人物类20**——RW12——1～n 具体整理办法待培训讲解。
航空公司档案编号规则
航空公司档案编号规则1. 背景每个航空公司都需要处理大量的档案，这些档案包括航空运输协议、机队管理记录、员工档案等。
为了有效管理这些档案，航空公司需要建立一套规则来对档案进行编号和归档。
2. 档案编号规则航空公司可以根据自身需要和管理要求来制定适合的档案编号规则。
以下是一些常见的档案编号规则参考：2.1. 简单数字编号简单数字编号是最常见的档案编号规则之一。
航空公司可以给每个档案分配一个唯一的数字编号，按照档案的创建顺序进行编号。
例如：- 001: 航空运输协议- 002: 机队管理记录- 003: 员工档案这种档案编号规则简单明了，便于管理和查询。
2.2. 组合编号组合编号是另一种常见的档案编号规则。
航空公司可以将档案分为不同的类别，然后给每个类别分配一个编号。
在每个类别中，可以再根据档案的具体内容进行编号。
例如：- A001: 航空运输协议- A002: 机队管理记录- B001: 员工档案这种档案编号规则可以更加细分档案的类别，方便进一步管理和分类。
2.3. 基于日期的编号基于日期的编号是一种按照档案创建日期进行编号的规则。
每天创建的档案都会有一个唯一的日期编号，例如：- -001: 航空运输协议- -002: 机队管理记录- -001: 员工档案这种档案编号规则可以方便追踪和归档档案的创建日期。
3. 档案编号管理航空公司在建立档案编号规则的同时，还需要建立相应的档案编号管理机制。
以下是一些常见的档案编号管理措施：- 建立档案编号索引表，记录每个档案的编号、名称和存储位置，以便快速查找档案。
- 规定档案命名规范，包括档案名称、编号和日期等信息，以保证档案编号的一致性和准确性。
- 建立档案归档系统，将档案按照编号规则进行归档，确保档案的有序存储和管理。
4. 结论航空公司档案编号规则对于有效管理和查询档案至关重要。
航空公司可以根据自身情况选择适合的档案编号规则，并建立相应的档案编号管理机制，以提高档案管理效率和准确性。
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档案归档编号
1 凡是归档文件上有自带编号的，档案管理员沿用原文件编号。
2 凡是归档文件上没有编号的，档案管理员则根据下表方法自行编号。
（1）公司对内发文（决定、规章制度及流程等）
JNGS-FW-2015-001(公司缩写-发文-年份-序号)
JNGS-FW-2015（公司缩写-发文-年份）
（2）公司接收的外部文件（行业标准、流程或法规性文件）JNGS-SW-2015-001(公司缩写-收文-年份-序号)
JNGS-SW-2015（公司缩写-收文-年份）
（3）签订的合同或协议
JNGS-XS-2015-001
JNGS-HZ-2015-001
JNGS-SG-2015-001
(公司缩写、合同类别、年份、序号)
XS-销售合同
HZ-合作协议
SG-施工合同
（4）工程项目资料、计划、总结或预决算文件
JNGS-GSZL-001-150630(公司缩写、公司资料、序号、年月日)
JNGS-GCZLF-001-150630(公司缩写、部门缩写.资料发、序号、年月日)
JNGS-GCZLS-001-150630(公司缩写、部门缩写.资料收、序号、年月日)
JNGS-GCZL-2015
NAPC-GCZLF-2015
NAPC-GCZLS-2015
（5）图纸接收、发放
JNGS-CY-JSST-2015-001(公司缩写、部门缩写、技术收图、年份、序号)
JNGS-CY-JSFT-2015-001(公司缩写、部门缩写、技术发图、年份、序号)
JNGS-CY-JSCT-2015-001(公司缩写、部门缩写、技术出图、年份、序号)
（6）公司购买的各类软件或电子文件
JNGS-GL-R-2015-001(公司缩写、部门缩写、软件名称、年份、序号)
JNGS-GL-电子文件-2015
（7）重大公司活动或招待活动的文书、音像资料、荣誉奖项和题赠性资料
JNGS-SC-Z-2015-001(公司缩写、部门缩写、资料名称、年份、序号)
NAPC-SC-活动资料-2015
（8）图书资料
JNGS-TS-2011-001
(公司缩写、图书缩写、年份、序号)
JNGS-TS-2015
（9）公司各类证照、资质证书或许可证等自带编号"公司证照"或"项目"
（10）人事档案"姓名"或"工号""在职"和"离职"。