新形势下提升医院办公室行政效能的思考

新形势下提升医院办公室行政效能的思考

【摘要】医院办公室是医院的枢纽机关，在医院管理中发挥着重要作用。随着时代的发展,处于医疗制度改革中的医院办公室工作面临着新的变化和挑战,如何建立高效率的适合医院管理特点的办公室运作形式是新时期值得关注的一个话题。

【关键词】医院办公室职能提升

医院办公室是医院行政工作的一个重要职能部门,承担着沟通上下、协调左右、联系内外、扶助参谋等重要职能。其整体运转状态和工作质量好坏直接影响到医院办公质量和工作效率。医院办公室只有打造好自身的形象，才能提高工作效率，充分发挥应有的职能作用，为医院领导出谋划策，协调内外关系，更好地为本单位和社会服务[1]。本文在分析医院办公室工作存在的问题和面临的挑战的基础上,对如何提升医院办公室行政效能进行思考，提出一些意见或建议。

一、医院办公室工作的定位注解

1、医院办公室的定义：办公室的基本含义是办公处所。而在各类医疗机构中，办公室则特指一种职能部门。医院办公室基本的功能，是将医院内部的各个职能机构有机地结合起来，形成一个“运行整体”从而保证医院行政业务目标的实现[2]。

2、办公室工作的作用：办公室凭借实施医院内部管理的基本功能，成为医院的枢纽、中介和窗口。

枢纽，办公室是管理工作的中心，处于枢纽地位。它与医院内部的职能部门相比，虽然都是在院领导的直接指挥下活动，但其活动内容是为领导的决策活动提供建议和意见，处理医院的内部事务，包括制定各种组织活动的规则，提供各种保障等[3]。上级的指令要通过办公室传达下去，并处理和传递信息。

中介，办公室是医院内部承上启下的联络部，处于中介地位，在纵向层级方面，办公室是医院决策层和执行层的中介，是领导和职能部门联系的纽带；在横向部门方面，办公室联系各职能部门的桥梁，是各种信息的集散地和开发利用中心。

窗口，办公室是医院通向社会的窗口。办公室负责收发文件和接待来访，有

更多机会与外界接触。它的办事效率和工作质量及礼仪风范，都在一定程度上反映医院的公众形象。

随着医疗体制的深化改革，医院办公室的管理工作必须与医院的发展目标相一致，不断调整重心，以适应社会的需要。对办公室人员的素质提出了更高的要求。

3、医院办公室的工作职责

（1）认真执行党的路线方针政策、执行上级有关文件、指示、规定和医院的决定、决议等，负责布置、督促、检查执行落实情况。

（2）当好院长的参谋助手，协助院长、副院长了解情况，收集反馈信息。为领导决策提供参谋，及时上传下达，受理各部门和科室的请示报告，并呈交领导批示[4]。

（3）根据院长提示及院长办公会议的决议，负责组织起草全院综合性工作计划、报告、规划、制定各种文件及医院日常行政事项的通知安排。

（4）负责组织安排院办公会议、全院行政会议及院长召开的其他专门会议，作好记录，整理纪要，发出决议、通知，并检查贯彻落实情况，严守党和国家及医院机密。

（5）负责协调全院各部门、各科室综合性工作，带头执行好院长办公会的各种决议、决定。管理医院办公室日常事务。

（6）负责全院行政公文、上级机关及学校来函、来文登记、资料管理和归档、保密工作，负责医院行政和党的印章的管理和使用，对外开出介绍信、公函并随时做好登记。

（7）认真执行人事管理制度规定，协调上级人事部门及院领导做好全院人事管理方面的各项具体工作。

（8）负责全院岗位津贴、工作量考核、考勤管理等方面的各项具体工作。（9）负责院工会、统战和离退休的日常管理工作。

（10）负责领导活动的安排和对外联络工作及接待上级领导机关和兄弟院校的领导来院检查工作及参观、学习、交流等活动和校内各职能部门的联系工作。（11）搞好医院办公自动化和信息网络化系统的建设和维护工作。

（12）负责全院保密、安全保卫和来信来访等工作。

（13）负责挂号室收费、统计室的日常管理工作。

（14）负责全院重大事件及有关资料收集登记工作。

（15）做好办公室职责范围内的全院职工的各项服务工作。

（16）负责医院车辆管理工作。

（17）完成上级部门和院领导交办的其他工作。

二、目前医院办公室人员来源及现状

医院办公室人员主要来源分三种类型：一是“业务转型”的人员，主要是从医师、护士、医技部门转岗的一些同志，他们的学历高，职称高，同时有的还兼管病房工作，双肩挑，尚未脱离临床工作，他们没有受过系统的医院行政管理能力知识培训和未从正规的院校管理专业毕业，缺乏现代科学医院行政管理知识及经验，在实际工作中投入的管理精力不够，其管理主要是传统式管理。在“干中学”在“学中干”，需转变思维方式，适应新形势。二是“社会转业”的人员，一方面，这部分人大多是从其他领域过来，之前没有从事过医院行政工作。这些人综合素质参差不齐，没有受过医院系统的管理训练，他们之前所在的企业管理方式、工作对象及方式方法和医院不同，因此这些人进入医院后除了要适应医院的管理工作以外，还要着力转变工作方法和作风。他们往往带有原来企业的一些工作习惯，这些工作习惯不一定都能适应医院的工作，有的甚至还可能会负面地影响到医院工作的进行。另一方面，这些人会从一定程度上给医院带回一些新鲜的血液，有助于医院引进吸收其他企业的先进管理思路与方法，以及有利于医院对人才的培养。三是“学生型”的人员，主要是从高等院校毕业分配直接走上管理岗位工作的同志。这些同志年纪轻，学历高，掌握了一定的管理理论知识，语言表达能力强，接受新事物、新知识、新理念比较快，但社会阅历和实践经验缺乏，从学校到医院工作，身份角色、工作任务、生活环境都发生了变化，必须积极去适应新环境，加强学习，尽快掌握管理业务知识，提高自身业务水平，才能成为医院现代管理型的行政管理者。从以上可以看出正规院校行政管理专业从事行政管理工作的人员较少，由于历史原因造成管理人员来源多样，素质参差不齐，有的在一个岗位上一干就是十几年，学历低，职称低，年龄大的一般管理人员偏多。

三、医院办公室工作现存的问题

医院办公室工作多又杂，小而细，牵涉面广，每项业务都牵涉到其他部门，件件事情都关联到整个医院的工作大局。对上要当好领导的参谋助手；对下要将