(企业管理手册)档案管理操作手册
档案管理操作手册
目录一、档案管理平台综述 (2)二、档案案卷管理 (3)三、档案文件管理平台 (6)四、档案文件的列表导入 (10)五、档案借阅管理 (12)一、档案管理平台综述档案管理分为文书档案和工程档案。
操作路径为：工作管理→档案管理→分类档案管理→文书档案/工程档案如右面图1所示。
双击打开进入档案管理平台界面，如下面图2所示（以文书档案为例）图1图2 案卷平台卷内文件未归卷文件组织目录树1.组织目录树：显示的是当前操作员拥有的登陆组织列表，选择相应的组织，在其下建立档案目录分类（文书档案以年份分类，工程档案以工程项目分类）；2.案卷平台：显示的是具体档案目录下的卷（盒）列表，对文件进行归盒归卷处理；3.卷内文件：选中具体的卷（盒），会将卷（盒）内已有的文件在此平台中以列表的形式展现；4.未归卷文件：所有已经入档，但未归卷（盒）的文件列表。
二、档案案卷管理图3如上面图3所示，在档案管理平台组织目录树中，选中相应的档，点击“新增”，出现案卷管理平台，如下面图4所示：图4文书档案案卷管理平台字段说明：编号数据名称来源说明其他说明1档号自动生成组织号.年+流水（2位）2保管期限选择录入永久、长期、短期3密级选择录入绝密、机密、秘密、普通4件数自动生成本卷内文件总份数5页数自动生成本卷内文件总页数6案卷题名手工录入卷名7立卷单位选择录入8存放位置手工录入实体档案存放地点9起始日期自动生成卷内文件最早成文日期10终止日期自动生成卷内文件最新成文日期工程档案案卷管理平台字段说明：编号数据名称来源说明其他说明1档号自动生成项目编号.流水（2位）2工程项目选择录入该操作员拥有权限的项目3保管期限选择录入永久、长期、短期4密级选择录入绝密、机密、秘密、普通5件数自动生成本卷内文件总份数6页数自动生成本卷内文件总页数7案卷题名手工录入卷名8立卷单位选择录入9存放位置手工录入实体档案存放地点10起始日期自动生成卷内文件最早成文日期11终止日期自动生成卷内文件最新成文日期录入完毕后，点击“保存”即可。
档案管理手册(DOC 31页)
档案管理手册（试行版）目录一、分类方案档案分类方案档案分类、归档范围与保管期限表二、管理办法归档文件整理方法员工人事档案管理办法建设工程档案管理办法声像档案管理办法会计档案管理办法三、规章制度档案保密制度档案保管制度档案统计制度档案利用查阅制度档案鉴定制度档案销毁制度档案库房管理制度档案防火安全制度档案管理的工作流程四、其它附表一案卷封面附表二卷内文件目录附表三备考表附件四声像档案目录附表五案卷封面附表六卷内目录一、分类方案档案分类方案为了加强浙江环球集团公司档案工作整体建设与科学化、规范化、标准化管理，促进档案信息的开发利用，根据企业档案管理规定，使档案资源更好地为公司生产经营服务，结合档案管理工作的实际情况，特制定本分类方案。
本方案主要适用于浙江环球集团公司集团本部。
档案的分类整理、组织案卷和排架管理，是各子公司（版块）档案分类的基本依据。
可参照执行。
（1）企业档案--是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。
（2）类号--是指类目的标识符号。
用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。
（1）浙江环球集团公司行政部负责制定《企业档案分类方案》。
（2）浙江环球集团公司所属各子公司参照执行《企业档案分类方案》。
（1）浙江环球集团公司企业档案分类原则是以企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合企业档案构成的内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，既可满足企业档案分类管理的需要，又适当考虑了今后发展的需要，具有一定的包容性和延伸性，便于科学管理和开发利用。
（2）浙江环球集团公司企业档案分类以办公职能为基础，类目设置考虑了企业档案的实际情况。
为了便于管理利用，本方案只设到二级类目。
二级以下类目的设置，根据有关规定或实际情况可自行调整。
（1）浙江环球集团公司企业档案分类设置五级类目。
即：行政管理类、经营管理类、建设工程类、会计档案类、特殊载体。
一级类目应保持稳定，不得变动。
BMTD-GC-001工程档案技术资料管理操作手册
工程档案技术资料管理操作手册1.目的为规范工程技术档案的建立、管理、借阅及保存。
2. 适用范围适用于贝蒙天地管理处工程部资料管理。
3. 管理内容3.1 物业技术档案的管理范围3.1.1 接收物业本身的技术资料，如图纸、说明书等；3.1.2 物业附属设备技术资料：包括设计图纸、使用说明书、验收/安装调试报告、装箱单、保修单、合格证、安装软件等；3.1.3 物业接管验收中形成的验收、检测资料，如验收报告、检测报告、各种记录等；3.1.4 物业使用管理过程中形成的资料（包括维修资料、记录表格、二次装修资料、改造项目资料等）；3.1.5 机电设备管理资料和维修资料：如设备管理卡、设备技术检测、鉴定报告、校验报告、安装调试验收合格证明、检测合格证、校验合格证等；3.1.6 机电设备维修资料：设备定期维护保养记录、中、大修记录、技术改造资料等；3.1.7 物业大、中修记录等；3.1.8 其他：如自用设备的技术资料等。
3.2 前期接管验收资料的管理3.2.1 工程部指定专人负责前期接管验收资料的接管工作。
3.2.2 物业接管验收时，对开发商移交的图纸和资料应按照系统进行划分，主要包括：a) 土建部分：全套竣工图纸（包括六图两书：现状图、规划总平面图、道路规划图、竖向规划图、市政设施管网综合规划图、绿地规划图和规划说明书、环境影响评价报告书）、施工设计资料、接线图纸、竣工验收证书、消防验收合格证、综合配套设施验收报告等。
b) 机电设备部分：技术图纸、产品出厂合格证、使用说明书、安装调试验收报告、软件、保修单证等；3.2.3 资料接管人员应认真核对接收图纸的份数、张数，做好详细的登记与记录，填写接管验收登记记录。
对不全、损坏、没有的资料与交方核对确认后，应作遗留问题登记，并经双方确认。
3.2.4 资料的移交归档3.2.4.1 资料接管验收人员在将资料移交给档案保管人员时应履行移交手续，办理归档登记，填写《归档文件目录》。
档案管理系统用户操作手册doc
档案管理系统用户操作手册doc一、概述本操作手册旨在为档案管理系统的用户提供使用说明和指导，以确保用户能够正确地使用系统进行档案管理工作。
本手册将涵盖系统的基本功能、使用方法、常见问题及解决方案，以及安全和隐私方面的注意事项。
二、系统简介档案管理系统是一款专门设计的软件，用于帮助用户高效地管理、存储、检索和共享档案信息。
系统支持多种档案类型，包括文档、图片、视频等，并提供了强大的搜索功能，方便用户快速查找所需档案。
系统还具备安全和隐私保护功能，确保用户数据的安全性。
三、安装与登录1、下载与安装：请从官方网站或授权渠道下载本系统的安装包，按照提示进行安装。
请确保您的计算机满足系统要求。
2、登录：打开系统后，输入您在注册时所使用的用户名和密码，点击“登录”按钮即可。
如果您忘记了密码，可以通过找回密码的方式找回。
四、功能介绍1、添加档案：点击左侧的“添加档案”按钮，选择档案类型，填写档案标题、描述等信息，上传所需文件，点击“保存”按钮即可。
2、搜索档案：在搜索框中输入关键词或短语，点击“搜索”按钮，系统将显示匹配的档案列表。
您还可以通过筛选条件对结果进行进一步筛选。
3、编辑档案：在档案列表中选中所需编辑的档案，点击“编辑”按钮，对档案信息进行修改。
修改完成后，点击“保存”按钮即可。
4、删除档案：在档案列表中选中所需删除的档案，点击“删除”按钮，系统将提示您是否确认删除操作。
确认后，档案将被永久删除。
5、导出档案：点击左侧的“导出”按钮，选择导出的文件类型和格式，系统将生成包含所选档案的导出文件。
您可以将导出文件保存到本地或共享给其他用户。
五、常见问题及解决方案1、问题：无法登录系统怎么办？解决方案：请检查您的用户名和密码是否正确。
如果密码忘记或被锁定，可以通过找回密码或管理员的方式解决。
2、问题：无法添加或编辑档案怎么办？解决方案：请确认您是否具有足够的权限执行该操作。
如果您是管理员，可以检查系统设置中的权限设置；如果您是普通用户，请管理员赋予您相应的权限。
企业内部文档管理制度与流程手册
企业内部文档管理制度与流程手册第一章总则 (4)1.1 制定目的 (4)1.2 适用范围 (4)1.3 定义与解释 (4)第二章文档管理组织结构 (4)2.1 管理部门 (4)2.1.1 企业应设立专门的文档管理部门，负责企业内部文档的统一管理和监督工作。
52.1.2 文档管理部门应直接隶属于企业高层领导，以保证文档管理工作的权威性和有效性。
(5)2.1.3 文档管理部门应设立文档管理科、档案室等相关部门，形成完整的文档管理组织架构。
(5)2.2 职责分配 (5)2.2.1 文档管理部门职责 (5)2.2.2 各部门职责 (5)2.3 文档管理人员要求 (5)2.3.1 文档管理人员应具备以下基本素质： (5)2.3.2 文档管理人员应接受专业培训，提高文档管理水平和业务能力。
(5)2.3.3 文档管理人员应定期进行业务考核，保证其具备履行职责的能力。
(5)第三章文档分类与编号 (5)3.1 文档分类 (5)3.1.1 分类原则 (6)3.1.2 分类体系 (6)3.2 文档编号规则 (6)3.2.1 编号原则 (6)3.2.2 编号构成 (6)3.2.3 编号示例 (6)3.3 编号实施与维护 (7)3.3.1 编号实施 (7)3.3.2 编号维护 (7)第四章文档制作与审核 (7)4.1 文档制作规范 (7)4.1.1 文档格式规范 (7)4.1.2 文档结构规范 (7)4.1.3 文档内容规范 (7)4.2 文档审核流程 (8)4.2.1 提交文档 (8)4.2.2 部门负责人审核 (8)4.2.3 专业人员审核 (8)4.2.4 综合审核 (8)4.3 审核标准与要求 (8)4.3.1 格式审核 (8)4.3.3 法律法规审核 (9)4.3.4 风险评估 (9)第五章文档发布与分发 (9)5.1 文档发布流程 (9)5.1.1 文档审核：文档在正式发布前，需经过相关部门的审核。
审核内容包括文档内容的准确性、完整性、合规性等方面。
档案管理工作手册
档案管理工作手册档案管理是企业组织中非常重要的一项工作，它关系到企业的信息安全、经营管理和法律合规等方面。
因此，建立健全的档案管理制度，对于企业的长期发展具有重要意义。
本手册旨在帮助企业建立完善的档案管理制度，规范档案管理流程，提高档案管理效率，保障企业信息安全。
一、档案管理制度建立与完善。
1.1 制定档案管理制度。
企业应当根据自身的实际情况，制定档案管理制度，明确档案管理的责任部门、流程和要求，确保档案管理工作有章可循。
1.2 完善档案管理流程。
建立档案管理流程，包括档案的归档、借阅、销毁等环节，明确各个环节的操作规范，避免档案管理中的混乱和错误。
二、档案管理工作流程。
2.1 档案的归档。
对企业各类文件、资料进行分类、整理，按照规定的档案分类标准进行归档，确保档案的完整性和准确性。
2.2 档案的借阅。
规范档案借阅流程，明确借阅人员的资格和权限，确保档案的安全性和保密性。
2.3 档案的销毁。
对于已经失去利用价值的档案，应当按照规定的销毁程序进行销毁，避免档案的滞留和浪费。
三、档案管理的技术支持。
3.1 档案管理系统。
建立档案管理系统，实现档案信息的电子化管理，提高档案管理的效率和准确性。
3.2 档案管理软件。
选择适合企业实际情况的档案管理软件，提高档案管理工作的自动化水平，减少人为错误。
四、档案管理的监督与检查。
4.1 档案管理的监督。
设立专门的档案管理监督部门，对档案管理工作进行监督和检查，及时发现和纠正档案管理中的问题。
4.2 档案管理的考核。
建立档案管理工作考核制度，对档案管理工作进行定期考核，激励和约束档案管理人员，确保档案管理工作的规范和有效。
五、档案管理的风险防范。
5.1 档案管理的安全防范。
加强档案管理的安全防范意识，采取有效措施防止档案的丢失、泄露和损坏。
5.2 档案管理的法律合规。
遵守相关的档案管理法律法规，确保档案管理工作的合法合规，避免因档案管理不当而引发的法律风险。
六、档案管理的信息化建设。
建设单位工程项目档案管理操作手册
建设项目档案管理指南—建设单位篇
一、项目管理文件：3.项目批复文件（涉及新建站、改扩建站、收购站）
其中包括上报辽宁公司的请示、项目批复及政府部门的相关批复文件
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建设项目档案管理指南—建设单位篇
一、项目管理文件：4.项目下达的投资计划书（涉及新建站、改扩建站、 收购站、技改站）
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建设项目档案管理指南—建设单位篇
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建设项目档案管理指南—建设单位篇
一、项目管理文件：1.前期资料（涉及新建站、改扩建站、收购站） 其中包括、日销量测算表、项目审查表、项目初审表、项目主体证照、 法律意见书、谈判纪要等。
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建设项目档案管理指南—建设单位篇
一、项目管理文件：2.可行性研究报告（涉及新建站、改扩建站、收购站）
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建设项目档案管理指南—建设单位篇
五.项目电子文件：原始地形地貌、建设过程中工程形成的、隐蔽工程 资料、施工缺陷处理，工程质量、安全事故施工过程资料等形成的照片和 音频资料文件等等（辽阳公司以施工站为单位按照每一天的施工情况形成 电子施工日志） 。
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建设项目档案管理指南—建设单位篇
一．术语和定义 二．建设单位管理职责 三．建设单位项目文件收集范围 四．项目文件的编制、整理、归档 五．项目档案专项验收
项
编
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管
理 文
件
的
二、项目电子文件与光盘的编制要求
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建设项目档案管理指南—建设单位篇
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二、项目电子文件与光盘的编制要求
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档案管理系统用户操作手册
汾西矿业集团公司档案（信息化）管理系统用户操作手册1、系统应用价值2、产品的特点3、系统档案库结构4、系统基本操作1、系统应用价值购买档案管理系统主要用来解决以下问题：1.档案没有管理，档案散落在每个职工手里，没有档案管理部门，并且每年有200份以上的文件产生。
2.有档案管理部门，但没有计算机管理，查询利用还是手工操作。
3.原始纸质档案占用大量的空间。
在现在大城市空间紧张，房价越来越高的今天，，如何节省档案占用的空间？4.档案的保管成为问题，南方太潮湿、北方干燥都成为档案管理的难题，如何能保证档案信息不随着时间的流逝而消失。
5.有计算机管理档案，但没有实现联网，档案信息被困在“信息孤岛”中，无法得到有效利用。
6.有了计算机管理档案了，但系统维护非常困难，出现问题找开发厂商，几个月也没有回音。
7.上了计算机系统，但查询起来还是比较慢，不能达到预期的目的。
8.实现计算机联网了，但其它系统的数据无法与档案管理互通。
造成数据的重复录入和查询利用困难。
9.档案管理系统也联网了，与其它系统的数据也可以互通了，但档案的全面信息的保存没有实现。
如档案的产生过程（例如审批过程），并没有记录到档案中，而这些对于档案信息保持完整也是必须的。
10.上面的问题都解决了，是不是就没有问题了？也不一定！联网了、数据互通了，只是解决了档案的一般性管理。
它并没有解决档案全部问题。
如档案的保密特性，每个重要的单位都有非常保密的档案，和无法用价值衡量的珍贵档案，这些是在当前市场竞争中非常重要的“软实力”了。
怎样绝对的防止丢失和不能扩散，如果只是实现的一般意义上的权限管理及加密，显然是不够的。
我们需要一个更加严密的监控系统监控整个单位的档案发生及保管过程。
举一个例子：战场上侦查敌情，过去有飞机已经不错了，现在使用上了卫星，敌人的一举一动就一目了然，胜利就有了可靠的保证！结合档案管理，每个职工手头的档案并没有随着一般的档案管理系统的使用得到严密的控制，丢失、泄密时有发生，而且不被人察觉，造成的损失是巨大的，有时是不可弥补的。
档案保管管理系统操作手册
中国石油档案管理系统用户操作手册中国石油档案管理系统项目组2010年3月目录1 档案保管 (1)1.1适用对象 (1)1.2档案保管涉及的用户角色 (1)1.3操作说明 (2)1.3.1档案管理 (2)1.3.2库架信息维护 (3)1.3.3档案鉴定申请 (6)1.3.4档案鉴定管理 (7)1.3.5档案移交 (8)1 档案保管1.1 适用对象本节用户手册针对使用档案管理系统参与档案保管的用户进行操作性指导。
档案保管的目标为对已归档档案进行日常维护和管理；并通过鉴定档案的价值确定其保管期限以便销毁失去价值的档案，以达到优化馆藏、提高档案管理利用的效率。
档案保管的详细功能分为以下几部分：✓档案管理✓库架信息维护✓档案鉴定申请✓档案鉴定管理✓档案移交✓档案鉴定状态查询1.2 档案保管涉及的用户角色档案保管涉及的用户角色表如下：表1.档案保管涉及的用户角色1.3 操作说明1.3.1 档案管理“档案管理”用于档案管理员查看馆内档案的详细情况。
管理员可转换“条目”或“盒”视图查看条目的概况或点击查看详情。
1.3.1.1物理信息批量维护批量维护档案的物理信息（用户必须在“应用管理”-“档案类型配置”中，添加“存放位置”著录项才能进行物理信息批量维护）。
如上图所示，用户可选择档案条目的载体类型，并选择存放位置和库存量，“保存”后该条目的物理存放位置即被记录。
1.3.1.2 打印企业档案目录打印企业档案目录。
1.3.1.3 打印二维码打印档案条目的二维码。
1.3.2库架信息维护“库架信息维护”功能主要用于模拟实际档案库房。
档案管理人员对实体档案上架后的物理库架位置信息进行维护。
档案管理人员可点击“档案保管”—“库架信息维护”进入如下图所示的操作界面。
注：此处必须安装Microsoft Silverlight 客户端才能正常显示，详细操作请参考本用户手册【工作助理】-【软件下载】部分。
如上图界面所示，档案管理人员可以看到目前的档案库房信息，维护内容可以分为以下几部分。
档案管理手册(档案管理制度合编)
档案管理手册(档案管理制度合编)1. 引言本档案管理手册旨在规范企业档案管理制度，确保档案的有效管理和利用。
本手册适用于所有员工及相关部门，涵盖了档案的创建、收集、存储、检索和销毁等方面。
2. 档案管理的目标- 确保档案的完整性和准确性。
- 提高档案的安全性和保密性。
- 保障档案的可持续性和可访问性。
- 优化档案的利用和共享。
3. 档案管理原则- 法律合规性：所有档案管理工作必须遵守相关的法律法规和政府要求，确保档案管理的合法性。
- 统一标准：建立统一的档案分类、编码和命名标准，方便档案的管理和检索。
- 完整性与安全性：保证档案的完整性和安全性，防止档案遭到损坏、丢失或泄露。
- 便捷的访问：确保用户能够便捷地访问和利用档案，提供方便的检索工具和服务。
- 定期审查：定期对档案进行审查和归档，及时更新并清理不再需要的档案。
4. 档案管理流程4.1 档案创建和收集- 按照统一的标准和流程创建和收集档案。
- 确保档案的完整性和准确性，包括必要的信息和文件。
- 对于纸质档案，使用符合质量要求的文件和存储材料。
4.2 档案存储和管理- 确定合适的档案存储设施和环境。
- 使用防火、防水、防尘等设备和措施保护档案的安全。
- 建立档案管理系统，包括索引、目录、案卷管理等功能。
- 进行档案的整理、装订、装箱等操作，确保档案的有序性和易管理性。
4.3 档案检索和利用- 设计用户友好的档案检索系统，方便用户快速找到需要的档案。
- 提供档案查阅、复制和借阅服务，确保档案的使用便捷性。
- 保护档案的机密性，限制档案的访问权。
4.4 档案销毁和归档- 单独设置档案销毁环节，确保档案的安全销毁。
- 审查档案的保管期限，及时进行档案的归档和销毁。
- 使用合规的档案销毁方式，如碎纸机或合格的外包销毁服务。
5. 档案管理责任- 企业领导层负责档案管理制度的制定和执行。
- 档案管理部门负责档案的日常管理和维护。
- 所有员工都有责任遵守档案管理制度，协助档案管理工作的顺利进行。
档案管理操作指导手册
目录档案管理2 17.1档案管理初始化317.1.1档案馆信息维护317.1.2定义ABS码417.1.3列表框参数定义717.1.4报表设置817.2档案库及文件整理917.2.1新增档案库917.2.2档案库管理1117.2.3文件分类1417.2.4文件信息管理1617.2.5文件的查询2017.3辅助立卷和档案管理2217.3.1辅助立卷232317.3.2档案管理2517.4资料移交3317.5案卷借阅3817.5.1创建案卷借阅3817.5.2案卷借阅详情39档案管理PowerOn图纸文档管理系统提供了从文件的产生，修改，批准到修订的系统管理，而本章节的档案管理则是文件的最终归档管理。
为项目管理团队和项目各主要执行中心进行所有项目文件归档的系统管理，收集归档文档的相关信息，可以支持将来企业的运作及组织维护部门的需要。
同时，档案管理中的文件及其原始数据有利于建立未来的项目生命周期和知识管理系统。
在实际项目中，许多信息是由档案管理系统给出。
档案管理指的是对作为信息载体的资料进行有序的收集，加工，分解，编目，存档，并作为项目各参与方提供专用和常用的信息过程。
前章图纸文档管理是本章档案管理的基础，是项目图纸文档被有效率使用的前提条件。
在【工程中心】中单击【档案管理】，或者在【工程中心】选择菜单【模块】=>【档案管理】，即可进入档案管理模块。
首先跳出的是档案库的选择窗口。
图17-1 档案库选择窗口17.1 档案管理初始化17.1.1 档案馆信息维护用户选择【定义】=>【档案馆】菜单，系统弹出档案馆定义和维护窗口。
用户可在当前窗口增加、删除和修改档案馆信息，默认档案馆不可删除。
用户可指定一个档案馆，点击设置默认档案馆。
系统将当前档案馆设置为默认档案馆。
图17-1-1 档案馆信息17.1.2 定义ABS码标准档案分类码在系统中简称ABS码。
不同行业均有自己的行业标准档案分类码。
所以，系统支持不同的档案库选择不同的标准档案分类码。
(档案管理)OA档案系统操作手册
人保健康综合办公应用系统使用说明书(普通用户)OA档案系统操作手册二〇一〇年十二月档案管理手册目录1 档案系统使用概述 (3)2 文书档案系统 (4)2.1 档案归档方式设置 (5)2.2 档案管理模块功能 (6)2.3 档案基础数据维护（档案管理员） (7)2.3.1 档案基础数据 (7)2.3.2 档案部门维护 (7)3 档案归档操作 (11)3.1 文书档案库管理（部门归档用户） (11)3.1.1 文书档案著录 (13)3.1.2 文书档案文档一体操作 (17)3.1.3 档案库 (20)4 档案查询借阅（全体用户） (26)4.1 档案查询 (26)4.2 档案借阅申请单 (29)1档案系统使用概述档案管理模块是办公系统中的一个大型模块，其功能齐全、方便，可操作性强；涵盖“文档一体”和其他门类材料的归档。
档案利用、档案统计等功能。
档案管理模块菜单项如下：档案库、文档一体、档案查询借阅、归档部门设置、文书档案分类管理、年度基础数据、配置初始化，不同权限的用户看到不同的部分。
（档案管理员）（分散档案用户，即各部门归档员）档案库和文档一体：主要是对公文系统生成的各种公文按照年度、部门进行归档，主要由分散归档用户（各部门归档员）按照一定的原则进行归档，对档案进行排号、装盒最终移交给档案管理人员（集中归档用户）；电子公文系统之外的档案可通过著录归入档案系统中。
档案查询：主要是供用户对归入档案进行查询。
档案借阅：主要是供用户对公开标题的档案进行借阅。
其它菜单项为系统的档案管理员提供管理归档部门和归档分类及年度等基础数据。
2文书档案系统文书档案以《中华人民共和国档案法》、2006年第8号令正式施行《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、最新DA/T系列档案管理数字电子规范（DA/T18档案著录规则，DA/T22归档文件整理规则）；《电子文件元数据标准》和《电子文件管理细则》两项行业标准的征求意见稿中相关规定、《文书档案案卷格式》（GB 9705-88）、《机关档案工作业务建设规范》（国档发[1987]27号）、《档案管理软件功能要求暂行规定》（档发[2001]6号）等法规性文件以及直属单位档案管理的要求为基础，涵盖档案的收集、整理、立卷、编目、保管、统计、检索、提供利用等项工作。
紫光档案管理系统使用手册
紫光档案管理系统标准版使用手册（普通用户）修订历史记录（A-添加，M-修改，D-删除）目录1. 文档介绍 01.1.文档目的 01.2.文档范围 01.3.读者对象 01.4.术语与缩写解释 02. 系统角色 03. 系统功能概述 (2)3.1.系统功能划分 (2)3.2.模块汇总表 (3)4. 业务定制流程 (5)5. 信息服务 (7)5.1.信息服务主界面 (7)5.2.普通检索 (7)5.3.全文检索 (15)6. 个人信息 (17)6.1.个人预约 (17)6.2.个人借阅 (20)6.3.个人赋权申请 (21)6.4.推送查阅 (22)7. 个人待办事项 (24)7.1.功能说明 (24)7.2.界面说明 (24)7.3.约束说明 (25)7.4.操作说明 (26)1.文档介绍1.1.文档目的指导各单位的普通用户对系统进行操作使用的文档。
1.2.文档范围本文档为针对紫光档案管理系统标准版进行操作使用的说明文档，未包含其相关软件。
1.3.读者对象本文档主要提供给各单位普通用户，以指导其能正确理解、操作、使用系统。
1.4.术语与缩写解释2.系统角色3.系统功能概述3.1.系统功能划分紫光档案管理系统标准版功能主要分为以下四部分：根据上面的总体功能分类，系统的功能模块如下图所示：上图中通过颜色区分了模块的使用角色，其中：颜色的模块为提供所有用户使用的功能模块；颜色的模块为主要档案业务管理部份，提供全宗档案管理员和兼职档案管理员使用的功能模块；颜色模块为提供全宗档案管理员使用的业务定制功能模块； 颜色模块为提供高级档案管理员使用的标准业务定制功能模块；3.2. 模块汇总表根据上述的系统功能模块划分得到的模块汇总表如下：4.业务定制流程系统为了保证系统内所有全宗单位在遵循统一的业务规则完成档案管理业务的同时，还能适应各全宗单位具体的管理需求，将业务设置部份分为了多个层次，不同层次由相应的角色完成定制工作，上层对下层进行约束和限制，下层在上层的框架下可以实现最大的灵活配置。
档案管理系统操作手册(图文介绍)
目录1、设备登陆 (2)1.1本系统浏览器登陆地址： (2)1.2输入用户名及密码： (2)2、权限与用户设置 (2)2.1权限设置： (2)2.2用户设计： (3)2.3站点设计 (3)2.4用户数量设计： (3)2.5日志设计： (3)3、界面及功能介绍 (3)3.1档案归档： (4)3.2档案检索： (5)3.3档案审批： (6)3.4有效期管理：（该操作仅超级管理员有权限） (8)3.5系统管理： (9)3.6用户管理： (10)3.7个人信息修改： (11)3.8信息提示： (12)3.9登陆户名显示： (12)3.10退出： (12)xxxxx档案管理系统操作手册1、设备登陆1.1本系统浏览器登陆地址：http://xxxxxxx:8090/FileSystem/1.2输入用户名及密码：2、权限与用户设置2.1权限设置：本系统权限角色为：超级管理员、档案管理员、部门管理员。
超级管理员可查询管理全系统。
档案管理员（站点）仅能处理和检索本站点内容。
部门档案人员仅能检索和申请本站点档案。
2.2用户设计：用户名：可修改姓名：可修改密码：可修改手机号：可修改2.3站点设计支持三个站点：成都、重庆、贵阳。
2.4用户数量设计：支持50个用户。
2.5日志设计：所有操作均有日志记录，且不可删除。
3、界面及功能介绍登陆进入系统后，网页顶部有档案归档、档案审批、档案检索、有效期管理、系统管理、用户管理、个人信息修改、消息通知图标、用户名称、退出图标。
其中，因权限设置，超级管理员与部门档案人员和管理员功能有差异。
3.1档案归档：档案基本信息：此功能应对档案基本信息填写：分别应对归档时间、保管年限、到期时间、站点名称、档案级别、档案名称、预览页数、柜号、层号、列号、盒号、部门、主题词、档案页数、档案件数、档案类型的信息（红色部分为管理员才有权限显示并填写）。
档案文件上传：此功能应对档案上传1、文档（支持上传图片、文档、PDF）2、上传文档目录3、上传备考表档案基本信息及档案文件上传步骤完成后，点击立即创建后页面会显示创建成功。
档案管理操作指导手册
档案管理操作指导手册概述本文档旨在提供档案管理操作指导，帮助用户有效管理档案，确保档案的安全性和可追溯性。
本指导手册将介绍档案管理的基本原则、操作流程和常用工具，以及档案检索、备份和销毁的方法。
档案管理基本原则1.分类和归档：对于不同类型的档案，需按照一定的分类标准进行归档，确保每个档案都能够快速、准确地定位和获取。
2.标识和编目：为每个档案标识唯一的编号和描述信息，并建立相应的档案目录或数据库，以便随时查询和管理档案。
3.安全存储：档案应存放于安全、环境稳定的地方，避免受到物理性和环境性的损害。
同时，也需要采取措施防止未经授权的人员访问。
4.备份和恢复：定期对档案进行备份，并确保备份数据的完整性。
在出现数据丢失或损坏的情况下，能够及时、有效地进行恢复。
档案管理操作流程档案管理涉及多个环节和步骤，下面是通用的档案管理操作流程：1.收集和整理：收集相关的档案材料，并按照既定的分类标准进行整理和归档。
2.标识和编目：为每个档案标识唯一的编号和描述信息，并记录到档案目录或数据库中。
3.存储和保管：选择合适的存储介质和设备，将档案存放于安全、稳定的环境中。
档案应该避免直接接触到光线、湿气和高温等有害因素。
4.备份和恢复：定期进行档案的备份，确保备份数据的完整性，并制定应对数据丢失或损坏的恢复方案。
5.检索和利用：当需要查找或利用档案时，通过档案目录或数据库可以快速定位档案，并在授权范围内进行查阅和使用。
6.更新和审查：定期对档案进行更新和审查，确保档案信息的准确性和完整性。
常用档案管理工具为了更好地管理档案，提高工作效率，以下是一些常用的档案管理工具：1.电子文档管理系统：通过电子文档管理系统，可以将档案电子化，并提供全文检索、权限管理和版本控制等功能，方便档案的存储、检索和利用。
2.档案管理软件：一些专业的档案管理软件可以帮助用户进行档案的分类、编目、存储和检索等操作，并提供数据备份和恢复功能。
3.物理储存设备：如档案箱、文件夹和标签等，用于将纸质档案进行分类、归档和保管。
江苏省工程档案管理系统操作手册
江苏省工程档案资料管理系统操作手册一、操作流程图：二、文字说明：1、网站登录1、输入（建议用IE浏览器，其他浏览器可能有兼容性问题）或搜索“江苏省工程档案资料管理系统”，登陆“江苏省工程档案资料管理系统”网站。
2、注册进入“系统登陆”后选择“注册”，进入注册页面，由于本系统是经江苏省住房和城乡建设厅组织评审的江苏省建立电子档案的系统，其电子档案的建立过程是受各地工程质量监督站的监督，工程竣工后电子档案需要报各地城建档案馆审查，审查合格后将永久保存电子档案，因此参建单位和参建人员的资质、资格都要反映在本系统中，参建人员注册后方能操作本系统，未注册的人员不能操作本系统。
1）邮箱：由于注册本系统的人员众多，重名的人员不断出现，因此本系统使用邮箱作为参建人员的登录名，用邮箱作为登录名可保证唯一性，系统的相关信息可通过邮箱向用户传递，故注册时应使用常用或熟记的邮箱。
2）姓名：姓名应填写真实姓名，工程质量监督站在监督过程中根据住房和城乡建设部2010年第5号令《房屋建筑和市政基础设施工程质量监督管理规定》对工程质量责任主体行为进行监督时均检查参建人员的资格，故应填写真实姓名。
3）身份证：身份证号码应正确，应和身份证一致。
4）单位名称：不可以简称，应和公章上名称一致，公章上的名称应和营业执照上的名称一致，具备法人资格，不可以填写项目部的名称也不可以填写工程名称。
5）用户类型：由于本系统有权限分配，因此应根据本人的身份选择。
6）上岗证号：一个人可能有多个岗位证，但在一个工程中只能有一个岗位，填写在本工程上从事的岗位证证号。
7）身份证件扫描：由于国家实行工程质量责任制，根据《房屋建筑和市政基础设施工程档案资料管理规范》DGJ32/TJ143-2012第条规定：工程质量验收有资格要求的人员应由监理（建设）单位将其身份证、岗位证或任命文件、签名扫描到“工程档案资料管理系统”，因此，凡在工程质量验收记录中签字的人员如总监理工程师、监理工程师、建设单位项目专业技术负责人、施工单位负责人（项目经理）、项目专业技术负责人、项目专业质量检查员（现称为质量员）应将身份证扫描到系统中。
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目录档案管理_______________________________________________ 2 17.1 档案管理初始化____________________________________ 317.1.1 档案馆信息维护_________________________________ 317.1.2 定义ABS码____________________________________ 417.1.3 列表框参数定义_________________________________ 817.1.4 报表设置______________________________________ 9 17.2 档案库及文件整理_________________________________ 1017.2.1 新增档案库____________________________________ 1017.2.2 档案库管理____________________________________ 1317.2.3 文件分类_____________________________________ 1717.2.4 文件信息管理__________________________________ 1917.2.5 文件的查询____________________________________ 24 17.3 辅助立卷和档案管理_______________________________ 2717.3.1 辅助立卷_____________________________________ 28___________________________________________________ 2817.3.2 档案管理_____________________________________ 31 17.4 资料移交________________________________________ 41 17.5 案卷借阅________________________________________ 4717.5.1 创建案卷借阅__________________________________ 4817.5.2 案卷借阅详情__________________________________ 49档案管理PowerOn图纸文档管理系统提供了从文件的产生，修改，批准到修订的系统管理，而本章节的档案管理则是文件的最终归档管理。
为项目管理团队和项目各主要执行中心进行所有项目文件归档的系统管理，收集归档文档的相关信息，可以支持将来企业的运作及组织维护部门的需要。
同时，档案管理中的文件及其原始数据有利于建立未来的项目生命周期和知识管理系统。
在实际项目中，许多信息是由档案管理系统给出。
档案管理指的是对作为信息载体的资料进行有序的收集，加工，分解，编目，存档，并作为项目各参与方提供专用和常用的信息过程。
前章图纸文档管理是本章档案管理的基础，是项目图纸文档被有效率使用的前提条件。
在【工程中心】中单击【档案管理】，或者在【工程中心】选择菜单【模块】=>【档案管理】，即可进入档案管理模块。
首先跳出的是档案库的选择窗口。
图17-1 档案库选择窗口17.1 档案管理初始化17.1.1 档案馆信息维护用户选择【定义】=>【档案馆】菜单，系统弹出档案馆定义和维护窗口。
用户可在当前窗口增加、删除和修改档案馆信息，默认档案馆不可删除。
用户可指定一个档案馆，点击设置默认档案馆。
系统将当前档案馆设置为默认档案馆。
图17-1-1 档案馆信息17.1.2 定义ABS码标准档案分类码在系统中简称ABS码。
不同行业均有自己的行业标准档案分类码。
所以，系统支持不同的档案库选择不同的标准档案分类码。
选择【定义】=>【标准档案类目（ABS）】菜单，进入ABS编辑的窗口。
图17-1-2 ABS编辑窗口系统预建了一个默认的ABS库。
用户可自建本行业的标准档案分类码库。
点击库维护，系统弹出标准档案分类码库维护窗口。
用户可在此窗口维护标准档案分类码库。
默认的档案分类码库不可删除。
用户可选择一个ABS库，点击设置默认库将当前库设为默认档案库。
图17-1-3 ABS库列表维护ABS库完毕后可继续回到ABS编辑窗口进行相关的编辑。
新总目：新增基础结构目录，即顶层节点。
新子目：新增用户选中节点的子节点。
删除：删除用户选中的节点及其子节点，当前节点或其子节点已被分配到相关文档后，系统拒绝用户的删除操作。
修改：用户选择一个ABS代码，点击修改，系统修改当前被选择的节点信息。
保存：保存用户对节点信息的录入和修改结果。
导出：将当前ABS库整体导出为一个dbf文件，以供用户保存和分发。
导入：将一个ABS导出文件，导入到当前的ABS库中，当前ABS库中现有的ABS码将被清空。
在这里，我们把和质量相关联的一些文档以QBS的结构单独导入档案管理，这样便于用户对与质量相关联的文档进行立卷归档。
在ABS树上选中一个结点，作为导入QBS结构的根结点，然后点击导入QBS。
图17-1-4导入QBS后的ABS树注意，QBS只能导入一次，若重复导入，前一次导入的QBS将被删除，由新导入的QBS取而代之。
QBS导入完毕，点击导入QI，将QI相关联的文档导入已经建好的QBS树中。
图17-1-5导入的与QI相关联的文档此时，我们回到辅助立卷页面，在这里，我们就可以直接对这些文档进行立卷归档了。
17.1.3 列表框参数定义用户在维护文件和案卷信息时有些下拉列表框中的字段在此窗口中进行维护。
用户用鼠标点击要维护参数的列表选项，系统弹出下拉列表维护窗口供用户维护相关信息。
选择【定义】=>【列表框参数】菜单，进入列表框参数的编辑窗口。
图17-1-6 参数列表框窗口17.1.4 报表设置在主窗口选择档案管理子模块，系统在主菜单显示案卷管理菜单项。
选择【案卷管理】=>【报表设置】菜单下的各个菜单项，编辑各个报表打印模板。
图17-1-7 报表设置窗口保存：将当前修改的报表格式进行保存。
另存为：将当前的报表格式另存为一个文件。
调用：打开一个现存的报表文件。
预览：预览报表打印的效果。
页面设置：设置页面高宽等信息。
17.2 档案库及文件整理17.2.1 新增档案库用户选择【文件】=>【新增档案库】菜单，系统将弹出新增档案库向导。
首先，填写档案库代码和名称以及相关信息。
填写完毕后，点击向导的下一步。
图17-2-1 档案库生成向导（基本信息）随后，用户在向导的第二步选择档案库相关的工程。
点击增加、删除来设置档案库相关的工程。
注意，在同一个档案馆下，包含的工程是不能重复的，系统会自动将重复的工程过滤掉。
选择完毕，点击下一步。
图17-2-2 档案库生成向导（选择对应工程）最后，填写创建档案库的管理员和时间等信息。
点击完成，系统完成一个新档案库的创建工作。
图17-2-3 档案库生成向导（创建时间及人员）完成了档案库和工程对应后，系统在主窗口的文件树中显示档案库相关工程下的相关文档分解结构，每个节点挂接了相应的文件。
用户可在主窗口维护文件的归档信息，下载文件的附件，并将文件归档。
17.2.2 档案库管理档案库管理支持对档案库的录入、修改和删除操作。
删除档案库时，系统将删除与其相关的信息。
维护档案库信息时，档案代码和名称是必须录入的信息。
点击档案库，进入档案库编辑窗口。
图17-2-4 档案库编辑窗口的进入17.2.2.1 基本信息页图17-2-5 基本信息页用户可在此窗口增加删除修改档案库的信息。
可在基本信息修改档案库的基本信息。
档案库按类型分类可分为：正式档案库和临时档案库。
用户可选择档案库所在的档案馆和标准档案分类库。
档案库按类分类可分为：文档、科档、专题档案、声像档案和照片档案。
注意：档案库的代码是唯一的，系统拒绝用户录入重复的档案库代码。
管理员的选择必须是系统用户，否则，系统将给出提示：图17-2-6 当选择的管理员不是系统用户时给出的提示17.2.2.2 相关项目页用户亦可在相关工程增加删除档案库的相关工程。
当被删除工程下的文档已经被归档时，系统将拒绝用户对此工程的删除请求。
图17-2-7 相关项目页点击增加，系统弹出工程选择窗口。
用户可选择多个相关工程。
分配档案库相关工程的原则：一个工程只能被分配到同一档案馆下的一个档案库下，不可被分配到同一档案馆下的不同档案库中。
图17-2-8 工程选择窗口在这里，为了方便用户，我们将项目记录导成项目记录树的结构，这样能让用户清晰的看到各种项目记录，便于用户对其立卷归档。
首先，我们点击导入工程记录树，稍等片刻，系统显示导入成功。
图17-2-9 工程记录树导入成功然后，我们点击选择导入工程记录类型，跳出选择窗口，将需要导入的项目记录类型选择至右边窗口。
图17-2-10 导入项目记录类型选择窗口点击确定，完成相关文档的导入。
17.2.3 文件分类用户选择【文件】=>【打开档案库】，系统弹出档案库选择窗口。
用户可选择多个需要查看的档案库，点击确定，打开相应的档案库。
图17-2-11 档案库选择窗口图17-2-12 被选档案库中包含的文档用户打开档案库后，可在主窗口的左侧看到相关档案库的文件分类树。
文件分类树分为两种：一个是档案库的分类树，它的结构层次如下：档案库=>档案库相关的工程=>工程下的图纸文档分类；另外一个是TBS，它的结构层次就是工程记录的分类树。
用户选择工程节点，系统显示此工程下的所有文档。
选择某图纸文档分类，系统显示此图纸文档分类下的所有文档。
用户选择【文件】=>【关闭档案库】，系统关闭所有的档案库。
注意，PowerOn必须满足两个条件：1、文档的状态必须是“批准”或者“归档”；2、文档的“移交归档”属性必须是“是”。
17.2.4 文件信息管理用户打开档案库后，可在主窗口中维护相关文件的相关信息。
17.2.4.1 基本信息页查看文档的基本信息。
文档基本信息的维护全在PowerOn中完成。
图17-2-13 基本信息页17.2.4.2 归档信息页选择归档信息页，维护文件的归档信息。
图17-2-14 归档信息页注意，在维护文档的归档信息时，必须先点编辑，使属性框都处于编辑状态，编辑完成以后，根据需要，点击确认保存修改的信息，或者点击放弃取消本次修改操作。
17.2.4.3 案卷信息页选择案卷信息维护文件的案卷信息。
图17-2-15 案卷信息页点击增加，系统弹出档案库选择窗口，用户选择此文件需要归档的档案库。
图17-2-16 档案库选择窗口选择完毕后，可点击ABS栏，系统弹出ABS代码选择窗口，用户指定ABS代码。