律所档案归档须知

卷宗档案归档须知

1自2016年11月1日起，卷宗档案收录以电子档形式归档，具体如下：

（1）卷宗档案归档统一为PDF文件格式，即一份卷宗一个PDF文件，PDF文件中具体包含卷宗封面、卷内目录、卷宗材料、卷底（排序详见卷宗归档材料）；

（2）PDF文件的命名：①常规格式：“类别-收案时间-承办律师-卷宗委托人”，委托人仅需写代表性的人或关键词即可；

②若多份卷宗的承办律师与委托人都相同时，为了加以区分，请将结案文书的数字编号写上，具体格式：“类别-收案时间-承办律师-卷宗委托人（数字编号）”；例如：民-2016-律师-委托人（00236）。（3）归档时仍需填写Word版的卷宗基本信息，word格式模板可咨询文印室或图书阅览室。

（4）卷宗类别如下：民事/刑事/行政/顾问/仲裁/法援/见证/其他非诉（关键词），其他非诉类别请在括号（）中注明承办具体事项的关键词。

2若承办律师将纸质档案一并归档：

（1）请立卷人用钢笔或黑色中性笔填写纸质文档卷宗封面及卷内目录，内容整齐完整，字迹清晰；

（2）卷宗材料编号一律用阿拉伯数字逐页编号，两面有字的要两面编页码，页号位置正面在右上角，背面在左上角（无字页的不编号）；

（3）纸质档案卷宗装订一律采用三孔钉牢，线绳系为活结。

3 随卷宗归档的录音带、录像带等声像档案，请在每盘磁带上注明当事人的姓名、录制时间、承办律师姓名及声像内容简介。

4 对终止委托的业务档案，请将终止委托的相关书面材料及终止原因排放在全部材料之后；

5 卷宗档案采取一案一卷、一卷一号的原则立卷：

（1）若两位及两位以上律师共同承办的同一案件，请合并立卷归档；

（2）担任常年法律顾问的卷宗，请按一单位一卷立卷。

6 案件收案日期以审批表、委托书及代理合同为准；结案时间以收到判决书等材料日期为准；其他非诉讼事务，以委托事项办结时间为结案时间；法律顾问业务以聘请合同的签订和终止日期为准。

档案室 2016.10