工程资料管理会议纪要

X X X X X X X X工程有限公司

（工程资料管理会议）会议纪要

签发人：编号:B101-J-03 序号：GCB-2012-001

时间：2012年10月30日上午

地点：公司二楼会议室

主持人：

参加人员：公司工程部及各项目总工、资料员（技术员）

记录人：

会议内容：

会议首先熟悉公司程序文件的相关内容：《（M115）工程质量台帐管理规定》，《（K107）项目竣工资料移交管理规定》及工程施工档案资料管理工作的具体要求。

然后各项目部项目总工（工程部长）分别就本项目部各单位工程施工进展情况和技术资料跟进程度，存在偏差的原因和整改措施；项目部档案资料管理工作存在的问题和不足；业主、监理单位对于档案资料管理的特殊要求；对公司档案资料管理工作的建议和意见等一一进行了汇报。

结合各项目部汇报情况，目前档案资料管理工作主要存在以下6大问题：

1、各项目施工资料格式、形式不一致、不统一；

2、由于业主、监理单位未确定工程编号形式和具体要求，无法进行此项工作；

3、有的项目对沉降观测工作不重视，自己未测量，也为委托其他单位进行此项工作，为项目质量管理带来一定风险，同时为项目档案资料移交造成不必要的麻烦和困难；

4、各类试化验报告和原材料进场复试报告存在不同程度的问题（如：数量不够、日期滞后、指标不准确、检测项目不符合设计要求等）；

5、原材料材质跟踪台账填写不及时、不准确、管理混乱，难以正确反映原材料的实际使用状况，难以指导技术资料编制工作；

6、有的项目部档案资料管理人员变动频繁，无进行相应的工作交接或交接不彻底，导致此项工作存在严重脱节现象。

针对上述问题，孟总要求采取如下措施进行整改：

1、业主、监理单位未确定工程编号的，必须按照公司程序文件要求编制一份，让其签字

确认，项目部保留原件。

2、即将进行档案资料移交工作的项目部必须向公司报存一份完整的纸质版档案资料，目前镇雄、滦河、茌平项目已经上报。

3、项目总工、工程部长、资料员同时保存一份完整的电子版资料，避免人员频繁变动资料丢失，公司工程部每季度定期接收并存档。

4、各项目部沉降观测记录必须及时按要求进行，确保其完整性、准确性、有效性；无测量仪器及无测量能力的项目部与公司领导（孟总）沟通解决，不得以任何理由而不进行或终止此项工作。

5、原材料材质跟踪台帐必须安排专人进行负责，项目总工和工程部长定期进行检查，确保其如实反映原材料的实际使用状况和满足档案资料管理要求。

6、混凝土原材料、强度试验报告及其他原材料试验报告和进场复试报告必须根据现场需求情况按要求及时进行此项工作，项目总工（工程部长）进行监督管理；使用商品混凝土的项目部必须查看搅拌站相关资质、业绩和供应能力，提前索要相关资料、试验报告和有关证明文件，避免造成滞后的被动局面。

7、烟塔专业相关记录表格（防腐施工记录、翻模实测记录、施工缝处理记录、堵孔记录、浇筑记录、养护记录、吊装记录等）严格执行原电力部相应专业表格。

8、各项目部相关责任人必须结合现场各单位工程施工进展情况，及时进行编制验收资料、验证资料、各类记录和各种签证等，在第一时间要求监理、业主单位相关人员进行确认（签字、盖章），确保其及时性、准确性、有效性，此项工作由项目总工（工程部长）总负责；如工作中遇到困难和疑问及时与公司总部相关领导（或监理、业主单位有关领导）进行有效沟通，确保此项工作予以尽快解决、落实、执行。

最后孟总着重强调了档案资料管理工作的重要性和重要意义，要求各项目部相关人员高度重视此项工作，以高度负责的态度做好此项工作，确保优质、高效地完成项目工程施工的最后一个环节（档案资料移交），向业主、监理和公司领导上交一份满意的答卷！