秘书有效沟通 论文1

内容摘要

秘书处理好各种日常事务都离不开有效沟通，秘书良好的沟通协调对上司的工作有辅助性，企业要树立良好形象和创造企业价值也离不开有效沟通。因此加强秘书的有效沟通是一件尤其重要的事情。那么要如何进行有效沟通呢？首先要了解什么是有效沟通，其次是认识到有效沟通的重要性，然后是掌握好有效沟通的技巧，这样，不仅有利于秘书人员工作的开展，更是使秘书与领导目标达成一致的有效途径。

关键词：秘书有效沟通个人形象企业文化

目录

一、秘书有效沟通的现实意义 (1)

二、秘书沟通现状 (2)

三、加强秘书有效沟通的途径 (3)

浅谈秘书的有效沟通

一、秘书有效沟通的现实意义

有效沟通有利于提升个人形象。

形象气质看似无形，实为有形。它是通过一个人对待生活的态度、个性特征、言行举止等表现出来的。秘书有效沟通，能找到上司和同事间拥有共同的话题，共同的语言，共同的体验和共同的情感，就意味着交往有走向成功的可能，明白对方的意思，站在对方的立场上考虑问题，给人一种为人诚恳，心地善良，热情而不轻浮，大方而不傲慢，就表露出一种高雅的形象气质。热情大方而不失常态。秘书在为人处事、待人接物上讲究方式，注意必要的礼节礼貌，对人对事都热情大方，但要不失常态。一是为领导服务要热情周到。与领导工作上配合默契，与领导相处时亲密无间；但不可卑躬屈膝，投其所好，抬轿子，吹喇叭。二是为部门服务要诚心实意，有求必应，但要坚持秘书性原则，按制度、程序办理。三是为领导服务要认真负责。秘书对群众反映的事情，凡重大问题要请示办，小问题要认真办，不使群众失望。既不能随意许愿，更不可敷衍塞责。一个人缺少热情，必不能成事。但过于热情，又招人疑心，有损自尊。

有效沟通更容易处理组织内外和上下级间的关系。

秘书人际关系的好坏对其秘书工作及日常生活有着十分重要的影响，其工作性质决定了秘书人员接触面非常广泛，处理的事务纷繁复杂，因此，秘书人际关系对秘书工作的影响甚大。秘书人员在工作中建立良好的人际关系，是离不开有效沟通的。由于秘书工作的特殊性，秘书人员平时接近领导的时间多而与同事相处的时间相对较少，容易受到同事的妒忌或猜疑，这无疑增加秘书人员处理与同事关系时的难度。然而有效沟通则另交往双方有共同语言的基点，向对方有限度地敞开自己，只有在一定范围内敞开胸怀，言明所求，唤起理解和同情，取得信任，理解对方的意见和意图，同时握住一个尺度，那就是能言则言，不能言绝对不言。这样可避免领导之间的矛盾，也可使自己免于尴尬的境地。也能在变化中去重新调整、重新组织，去适应变化了的情况，缓和气氛，扭转形势，化解矛盾，变被动为主动。要学会巧妙地避开所谈论的话题，模糊地对答，灵活地变通，避实就虚，运用幽默等处理意料之外的情况。

有效沟通能为企业树立良好形象。

办公室代表着一个单位的形象，无论来访者时何种身份，秘书人员都要笑脸相迎给来者留下美好的第一印象。要主动询问来访者的来由和目的，尽可能地帮助他们提供相关的服务。在接听电话时，主动问候来电者，要准确记录来电者的重要信息，并及时帮他转达或办理。市场经济本身就是诚信经济，只有讲究诚信，诚实经营，对消费者和社会负责任的企业，才能赢得人们的信赖，进而创造出一种吸引顾客、凝聚员工的磁力，获得丰厚的回报，也才能在激烈的市场竞争中脱颖而出并保持长久的生命力。国内外许多知名企业，但所拥有价值观念不同、社会制度不同，有效沟通是各企业普遍接受和认同的伦理准则，融汇到自己的经营理念之中，进而创造出不少异曲同工的特色经营方法，使自身在国际市场上确立了企业信誉，提升了企业知名度。

有效沟通能为企业创造价值。

秘书有效沟通使沟通的内容需对接受者有意义，与接受者的价值观念有同质性，与其所处的环境相关。一般说来公众会很快接受带来更大价值的信息。有效沟通明确的对沟通者和接受者都代表同一涵义。信息在传递中所经历的环节越多就越应该简单明确，才能得到非常准确的需求信息，这可以让企业提前制造产品或者处理挤压产品，从而避免库存多了资源浪费，少了失掉客户，失掉盈利的情况的发生。如果没有充分的信息，企业就无法做出投资判断或者做出错误的判断。只要能掌握有效而且准确的信息，就能抢占先机。21世纪是信息化的时代，虽然信息泛滥成灾，但是有效沟通能掌握有效而且准确的信息，必定可以依此在竞争中获胜。

二、秘书沟通现状

秘书不能很好理解上司意思有效完成工作。

秘书不能理解上司的意思，造成对问题看法的不同，致使沟通双方遇到障碍。比如：有的秘书人员没有领会到上司给自己的工作权限，因而自己本来应该是参谋的角色，到后来却发生角色错位的情况；有时上司不在的时候，有客人来访，秘书接待客人的同时客人对秘书提出合作的要求，秘书同意了，这位秘书就是没能领会上级的意思，上司只是让秘书做自己的参谋不是让秘书来作主，上司也没有授权秘书同意有关的合作事宜。向领导反映问题，这是秘书的工作职责之一，秘书人员应该积极主动地做好领导要求地工作，但是有的时候秘书人员在向领导汇报、请示、反映问题时，发表有关领导个人的议论，当传话筒，说不利于团结的话，这也是没有有效地领会上司的意思，上司让秘书人员多反映的问题是有关工作方面的，并非针对个人而言。秘书人员没有提前把沟通的目的以及表达的方式思考成熟，对领导的工作日程也没有一个清晰的了解，对领导的心情不了解。在沟通前没有做好充分的准备，这样既不能节省时间，也难以使沟通更为有效。在与领导沟通的过程中，没有完全听取上司的意见和建议，自作主张；领导交办的事务，处处都有纰漏，对一些细微之处一带而过，由于工作人员没有有效领会上级的意思，完全是按照自己的想象在办事，一定会产生这样或那样的疏漏，这样的秘书人员难以得到领导的信任。

秘书不能与同事友好相处。

秘书人员与同事之间的关系并不复杂，秘书与同事纯粹是工作上的合作关系，是完全平等的、相对稳固的业缘关系。但由于秘书工作的特殊性，秘书人员平时接近领导的时间多而与同事相处的时间相对较少，容易受到同事的妒忌或猜疑，这无疑增加秘书人员处理与同事关系时的难度。但是秘书工作的职责又要求他们必须在领导和同事之间传达指示、反映情况、沟通协调。这时同事往往视秘书人员为领导的替身，而领导则往往会把秘书人员当成是职工的代言人。如果上下关系融洽，秘书自然是左右逢源；如果上下关系紧张，秘书就成了矛盾的焦点。尤其是领导的缺点多、决策能力的低下、专业知识的缺乏和个人品德的不高，只是一个摆设，而更多的依赖以下属为其办事，但在犯错误时，又拿秘书作挡箭牌，这就使秘书更难与同事相处了。其次，秘书没有把握好自己与领导的角色定位，经常有越权的行为，在宣布领导布置的任务时所用的语气不恰当，常给同事以“二首长”身份自居的感觉。以上两点也是秘书处理与同事关系时出现困难的主要原因。

秘书不能很好处理与合作企业的问题。

加入WTO以后，对秘书办文办事等基础性工作也提出了更高的要求：一是办文办事的程序性要求更高，二是办文办事的规范化要求更严。从我国目前的企业秘书工作现状来看这方