城建档案著录与检索
_档案检索
（三）档案检索效率
• 检索效率是指通过检索满足利用者特定要求的全面性、
准确性的程度。 • 检（查）全率= 检出有关档案 *100%
全部有关档案
• •
未检出有关档案 漏检率= 全部有关档案 *100% 检索出有关档案 检（查）准率= 检索出全部档案
*100%
• 误检率=
检索出不相关档案 检索出全部档案
示图：段落符号式条目著录格式
（二）档案著录规则
• 档案著录的方法规范参照《档案著录规 则》国家标准局1985年批准颁行 。 • 1著录项目 • 2著录标识符号 • 3著录格式 • 一般使用段落符号式的条目格式， 实际工作中也会使用表格式条目格式。 • 中华人民共和国档案行业著录标准.doc
（二）档案标引
• （一）档案检索的概念
• 对档案信息进行系统存储和根据需要进 行查找的工作。因此档案检索分为存储 和查找两个阶段。
• 1.档案信息存贮阶段的主要内容
• 档案信息存贮是指将档案原件中具有检索意义特征的 信息，如文件作者、题名、时间、主题词等，记录在 一定载体上，进行分类或主题标识，编制成为档案检 索工具，建立档案检索体系的过程。 • （1）档案著录标引 （2）组织检索工具
（三）建立档案检索体系
• 1.保证一定数量和种类的检索工具
（单一向多向发展）
• 2.充分利用检索工具的互补性
• 3.检索工具的设置应与利用需求相吻合 • 4.馆藏性、查检性、介绍性检索工具并举
检索示图
四 、 检索途径
• • • • • （一）手工检索 1、档案目录档案目录.doc 2、档案索引 3、档案馆指南 （二）计算机检索
• 2.档案查检阶段的主要内容
• 档案查检是指利用档案检索工具和档案系统查
档案信息化建设中怎样做好著录标引工作
档案信息化建设中怎样做好著录标引工作一、著录标引工作在档案信息化建设中的重要性档案描述和索引是一个重要的实现档案信息化建设工作。
它的目的是准备电脑档案应用系统的数据。
描述和索引的质量决定了整个应用程序文件系统的质量。
描述和索引是一个重要的步骤在档案的数字化，档案的检索和利用的保证，和档案信息化建设的先决条件。
二、怎样做好档案信息化建设中的著录标引工作（一）适应档案信息化建设，提高著录标引质量1.遵循相关标准统一著录格式目前，没有统一的要求和宏观调控档案计算机检索系统的建立。
通常开发，设计并实现了由各单位根据自己的检索系统的要求。
它缺乏通用的类型和很难实现资源共享。
描述的内容的差异也非常明显。
这些格式的矛盾最终会影响计算机管理系统的检索效率。
2.科学标引方法由于不同的索引方法，自存档和索引进行工作与索引的索引工具使用的规则是不同的。
在90年代，我们主要使用主题词汇和自由的结合，特别是在解放之前，中国共产党中央委员会和中央调查局索引根据主题词汇的档案，档案的主题是能够更好的显示在索引。
更准确的是转换档案概念的主题，关键字不包括在词汇索引，和自由词进行严格的登记制度。
这种方法使得质量指数更好和检索效率较高。
唯一的缺点是，索引速度太慢，难以满足快速发展的需要档案检索系统。
3.确定档案著录标引深度在归档和索引工作中，我们必须注意客观地揭示档案中讨论的问题或研究问题。
有必要考虑档案的适当索引深度，并考虑档案主题档案的清晰程度。
禁止混合个人意见;应根据档案的要求以及文件主题的重要性对其进行索引，不超过八个关键字，对于人员的任免，参与任免的部门和人员应逐一编入索引。
涉及多个主题或问题的几个基本方面的概念应该被编入索引，例如工作总结，会议记录等，并且应该分别索引若干并行事项或问题。
文件索引不足，文件检索方法少，特异性强，将大大降低文件使用效率。
文件太深，会浪费时间和计算机存储空间，降低工作效率。
因此，制定合理的档案选择和索引方案以确定档案的可行深度尤为重要。
城市建设档案著录规范
城市建设档案著录规范 Company number【1089WT-1898YT-1W8CB-9UUT-92108】城市建设档案着录规范（GB/T50323—2001，建设部、国家质量技术监督局2001-03-05联合发布，2001-07-01实施）1总则1.0.1为建立健全全国统一的城建档案检索体系，提高全国城建档案的管理水平，充分发挥城建档案在城市建设中的作用，制定本规范。
1.0.2本规范适用于各类城建档案的着录工作，不适宜用作城建档案目录的组织方法。
1.0.3城建档案着录除执行本规范外，尚应执行有关标准规范的规定。
2术语、符号2.1术语2.1.1城建档案（urbanconstructionarchive）在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的有价值的各种形成的历史记录。
2.1.2建设工程项目（constructionproject）具有计划任务书和总体设计，经济上实行独立核算，行政上具有独立组织形式的基本建设项目。
一个建设项目可以有多个单项工程，也可以只有一个单项工程。
2.1.3单项工程（singleproject）在建设工程项目中，具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。
2.1.4工程档案（projectarchive）工程档案是在整个工程建设过程中，包括从立项、审批到竣工验收备案等一系列活动中直接形成的文字、图表、声像等各种形式的有价值的历史记录。
2.1.5案卷（file）由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。
2.1.6城建档案着录（descriptionofurbanconstructionarchive）编制城建档案目录时，为提取城建档案信息，对城建档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
2.1.7城建档案着录项目（itemofdescriptionforurbanconstructionarchive）揭示城建档案内容和形式特征的记录事项，分大项、小项和单元。
建设工程档案著录的质量控制
、
工程档案著录质量控制的意义
（ 一）工程档案 著录质量直接影 响工程档案 检索
的进 程 。
二、工程档案著录质量控制依 据
原建设部与国家质量技术监督局于 ２ ０ ０ １ 年发布实 施的国家标准 《 城市建设档案著录规范》 （ Ｇ Ｂ ／ Ｔ ５ ０ ３ ２ ３ ２ ０ ０ １ ），明确 了工程档案著录的相关要求，也是工程档 案著录质量控制的依据性文件。主要 内容有：一是工程
档案 著录划 分 为工程 （ 项 目）级 、案卷 级、文件 级三级 。
成效 。档案 著录的结果，称为条 目，它是 反映文件、 案卷 内容 与形式特 征的著录项 目的组合 ；由揭示档 案 特征 的条 目汇集而成 ，并按照一定次序编排 的条 目组 合 ，称 为档 案 目录。工程档案 目录是进行 工程档 案检 索最基本、 最重要的检索工具 ， 如果著录质量不达标 ，
出现 错 误 或 欠 缺 ，工 程 档 案 目录 与 档 案 实 际 内容 不 相 符 ，将 导 致 漏 检 或 误 检 的后 果 ，直 接 影 响 到 工 程 档 案
二是著录用文字必须规范化。文件编号、时间项、载体 与数量项、专业记载项、排检与编号项中的数字一律用 阿拉伯数字。三是著录信息来源于被著录的档案。单份 文件著录 时，主要依据文头、文尾；一个案卷著录时， 主要依据案卷封面、卷 内文件 目录、备考表等 。被著录 的档案信息不足时，参考其他有关 的档案、资料。四是 著录详简级次、著录项 目、著录格式的相关规定。
性都依赖于 工程档案著录质量 的保 障。另外 ，工程档
案工程 （ 项 目） 级 著 录单 中包 含 工程 地 点 、 参建单位、
三、工程档案著录质量存在的问题
（ 一 ）著录信息不完整 。工程 档案著录实践 中存
河南省城市建设档案管理办法
河南省城市建设档案管理办法文章属性•【制定机关】河南省人民政府•【公布日期】2023.12.08•【字号】河南省人民政府令第222号•【施行日期】2024.03.01•【效力等级】地方政府规章•【时效性】尚未生效•【主题分类】档案管理,城市建设正文河南省人民政府令第222号河南省人民政府令第222号《河南省城市建设档案管理办法》已经2023年11月24日省政府第20次常务会议通过，现予公布，自2024年3月1日起施行。
省长王凯2023年12月8日河南省城市建设档案管理办法第一条为加强城市建设档案（以下简称城建档案）管理，规范城建档案收集、整理工作，有效保护和利用城建档案，更好服务城市规划、建设、管理，打造宜居、韧性、智慧城市，推动城市治理体系和治理能力现代化，根据《中华人民共和国档案法》《建设工程质量管理条例》等法律、法规，结合本省实际，制定本办法。
第二条本省行政区域内城建档案的收集、整理、保护、利用、信息化建设及其监督管理活动，适用本办法。
本办法所称城建档案，是指在城市建设和管理活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式和载体的历史记录。
第三条城建档案工作应当遵循统一领导、分级管理、集中保存、分段负责的原则，维护城建档案的完整、真实、准确、安全，便于利用，服务发展。
第四条县级以上人民政府应当加强城建档案工作，将城建档案工作纳入档案事业发展规划，统筹安排发展城建档案事业所需经费，确保城建档案事业发展与本地国民经济和社会发展水平相适应。
第五条县级以上人民政府确定的行政主管部门（以下简称城建档案主管部门）负责本行政区域城建档案管理工作，业务上受同级档案主管部门的监督指导。
城建档案主管部门履行以下职责：（一）编制并组织实施城建档案事业规划；（二）具体领导城建档案管理机构的工作；（三）制定、实施城建档案工作的具体业务规范和技术标准；（四）负责城建档案工作的业务监督和指导；（五）加强城建档案科学研究、宣传，组织开展业务培训；（六）法律、法规、规章规定的其他职责。
如何对档案进行分类、检索并实施科学管理
如何对档案进行分类、检索并实施科学管理一、能够对档案进行分类、检索并实施科学管理(一)学习目标能够对档案进行分类、检索并实施科学管理。
(二)分类、检索1.常用档案分类法一般意义上的档案分类，即全宗内档案分类。
就是把立档单位所形成的档案，按其来源、时间、内容和形式的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的工作。
最常用的档案分类方法有下述三种：第一，年度分类法就是根据形成和处理文件的年度将全宗内档案分成若干类别。
第二，组织机构分类法就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类，即按照立档单位的内部组织机构将全宗内档案分成若干类别。
第三，问题分类法就是按照文件内容所反映的问题(或称"事由")将全宗内档案分成若干类别。
2.现实分类中几种方法的结合运用在实际的档案分类过程中，单纯采用一种分类方法的情况是较少的，多为几种方法的结合运用。
这种结合也称复式结构分类法。
传统的复式结构分类法主要有：组织机构--年度分类法，年度--组织机构分类法，年度--问题分类法，问题--年度分类法。
但是，根据目前国家有关规范的要求及现行立档单位的实际情况，许多单位多采用下述方法：第一，年度--组织机构分类法就是先将立档单位内的档案按年度分开，然后在每个年度内再按内部组织机构进行分类。
此种方法适用于立档单位规模较大，年立卷量较多，且内部组织机构虽有变化但不复杂的全宗。
例如某城市建设集团全宗档案按年度--组织机构分类法分类如下：1997年经理办计划部工程部经营部财务部人事部……1998年经理办计划部工程部经营部财务部人事部……第二，年度--问题分类法就是先将立档单位的档案按年度分开，然后在每个年度内再按问题进行分类。
在实际工作中，有些单位组织机构变化复杂，或者文件很难区分所属机构；有些单位内部未设分支机构或者虽然内部也设一些机构，但机构职责不明确，加之各机构形成档案的数量差别很大，有的机构(如总经理办公室)形成档案较多，而有些机构(如工会)形成档案很少，难以按年度--组织机构分类。
城市建设档案著录规范
中华人民共和国国家标准城市建设档案著录规范GB/T 50323—2001关于发布国家标准《城市建设档案著录规范》的通知建标[2001]67号根据建设部建标标[2000]25号的要求，由建设部会同有关部门共同制订的《城市建设档案著录规范》，经有关部门会审，批准为国家标准，编号为GB/T 50323—2001，自2001年7月1日起施行。
本标准由建设部负责管理，建设部城建档案工作办公室负责具体解释工作，建设部标准定额研究所组织中国建筑工业出版社出版发行。
中华人民共和国建设部2001年3月5日前言本标准是根据建设部建标标[2000]25号文的要求，由建设部城建档案工作办公室会同有关城建档案馆共同编制而成的。
在编制过程中，规范编制组天展了专题研究，进行了比较广泛的调查研究，总结了多年来城建档案著录工作的经验，参考中华人民共和国档案行业标准DA/T 18—1999《档案著录规则》，并以多种方式广泛征求了全国有关单位的意见，对主要问题进行了反复修改，最后经审定定稿。
本标准主要规定的内容有：城建档案著录的项目、符号、文字、信息来源，以及著录的格式要求。
本标准将来可能需要进行局部修订，有关局部修订的信息和条文内容将刊登在《工程建设标准化》杂志上。
为了提高规范质量，请各单位在执行本标准的过程中，注意总结经验，积累资料，随时将有关的意见和建设寄给建设部城建档案工作办公室，以供今后修订时参考。
本标准主编单位：建设部城建档案工作办公室。
本标准参编单位：南京市城建档案馆、北京市城建档案馆、广州市城建档案馆。
本标准主要起草人：王淑珍、姜中桥、周健民、郑向阳、欧阳志宏、杨晓明、胡士刚。
1 总则1.0.1 为建立健全全国统一的城建档案检索体系，提高全国城建档案的管理水平，充分发挥城建档案在城市建设中的作用，制定本规范。
1.0.2 本规范适用于各类城建档案的著录工作，不适宜用作城建档案目录的组织方法。
1.0.3 城建档案著录除执行本规范外，尚应执行有关标准规范的规定。
城建档案著录与检索基础知识(ppt33张)
二、建设工程声像档案归档内容 （深圳）
第三节 城建声像档案管理（2）
三、建设工程声像档案拍摄工作要求
（1）声像档案应由声像制作人员跟踪拍摄，包括录像、 照相，并按照有关规范要求编制成声像档案。 （2）拍摄内容主要包括：开工前原貌、开工典礼、桩 基及基础部分施工、管线铺设复土前重要环节，重要 会议、重大技术改造及工程事故处理、工程竣工全貌、 工程竣工验收等。 （3）录像、照相应拍摄建筑物全景、中景、近景、特 写、正面、侧面、背面、以及工程结构细部。 （4）拍摄次数视工程具体情况而定，一般工程需到现 场拍摄3~5次，大型重点工程8~10次。
第四节 城建档案的检索工具(3)
二、检索工具的种类
按作用划分 ：
（1）检索性工具； （2）馆藏性工具； （3）报道性工具 。 （1）书本式（簿册式） ； （2）卡片式 ； （3）地图式 。 此外，根据检索工具的检索深度不同可将它分为项目级目录、案 卷级目录与文件级目录三种；按检索广度不同把检索工具分为专 题目录和普检目录两种；按检索手段不同分为手工检索工具和机 械检索工具两种等。
第五节 城建档案计算机检索(5)
四、计算机检索方法
关键字检索 在日期范围中检索 模糊检索 全条件检索 全文检索
第五节 城建档案计算机检索(6)
五、计算机检索的基本流程
完整的计算机检索系统由存储（信息输入）、 检索（查找）、输出三个分系统组成。 (1)窗口查询； (2)触摸屏查询； (3)网上查询。
城建声像档案工作
第一节 声像档案概述
城建档案著录、报送、移交和利用
城建档案的著录、报送、移交与利用一、著录1、定义：对内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
2、背景:2001年3月出台国家标准《城市建设档案著录规范》（编号GB/T50323-2001，2001年7月施行。
2002年8月出台“补充通知”(重庆市建设委员会关于贯彻《城市建设档案著录规范》的补充通知。
国家标准：《城市建设档案著录规范》市建委的补充通知：重庆市建设委员会关于贯彻《城市建设档案著录规范》的补充通知3、意义统一城建档案检索体系，提高管理水平，发挥城建档案在城市建设中的作用。
4、著录的格式、方式与级别格式：表格式、段落式级别：工程（项目级）、案卷级、文件级方式：根据城建档案接收现状，采用接收一个项目著录一个项目的原则，工程项目级著录与单位工程级著录并行的方式。
即按工程项目级或单位工程级著录。
5、具体案例。
重庆市采用的表格式著录补充：1、城建档案著录：编制城建档案目录时，为提取城建档案信息，对城建档案的内容和形式进行分析、选择和记录的过程。
2、案卷：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。
3、条目：档案著录的结果，是反映工程（项目）、案卷、文件内容和形式特征的著录项目的组合。
4、著录格式：著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。
5、档案目录：按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。
档案目录包括案卷目录和卷内目录。
6、依据著录对象不同，可将档案著录划分为工程（项目）级、案卷级、文件级三级。
7、著录详简级次指著录的详简程度，分为简要级次和详细级次。
简要级次仅著录必要项目包括：正题名、文件编号、工程（项目）地址、第一责任者、时间、专业记载、档号、微缩号、存放地址号、主题词。
详细级次著录部分或全部选择项目包括：并列题名、副题名及说明题名文字、其他责任制、附件、稿件与文种、密级、保管期限、载体与数量、附注、题要、档案馆代号、电子文档号。
8、著录用文字必须规范化。
9、著录中文件编号、时间项、载体与数量项、专业记载项、排检与编号项中的数字一律用阿拉伯数字。
档案检索及其工作内容
(二)档案提供利用的几种主要方法 二 档案提供利用的几种主要方法 1、档案阅览服务 、 2、档案外借服务 、 3、档案展览与陈列服务 、 4、制发档案复制本服务 、 5、制发档案证明服务 、 6、档案咨询服务 、
三、检索工具 机关单位主要的检索工具主要包括： 机关单位主要的检索工具主要包括： 1、卷内文件目录：以案卷内的文件为单位， 、卷内文件目录：以案卷内的文件为单位， 依次登记造册的目录。 依次登记造册的目录。 2、案卷目录；以案卷为单位依次登记造册的 、案卷目录； 目录。 目录。 3、全引目录：案卷目录+卷内文件目录。 、全引目录：案卷目录 卷内文件目录 卷内文件目录。
填写目录主要需要注意的栏目为： 填写目录主要需要注意的栏目为： 1、文件题名：要能反映文件的内容，否则应 、文件题名：要能反映文件的内容， 当重新拟写。 当重新拟写。如，有的工作总结是口号式的标题， 有的工作总结是口号式的标题， 有的文件因为内容基本一致， 有的文件因为内容基本一致，故文件常常是事先印 制好，然后只填写单位或个人的，等等，都需要重 制好，然后只填写单位或个人的，等等， 新拟写。 新拟写。 2、案卷标题：结构为作者（列举几个即可）+ 、案卷标题：结构为作者（列举几个即可） 内容（概括本卷的所有内容） 文件的名称 文件的名称（ 内容（概括本卷的所有内容）+文件的名称（列举 几个即可），字数控制在50字以内 几个即可），字数控制在 字以内。 ），字数控制在 字以内。
段落符号条目著录格式如下： 段落符号条目著录格式如下：
分类号 档号 电子档案号
档案馆（室）代号 缩微号
正题名=并列题名：副题名及说明题名文字：文件编号/责任者 附件． 稿本 责任者+附件 稿本： 正题名 并列题名：副题名及说明题名文字：文件编号 责任者 附件．—稿本：文 并列题名 密级： 时间． 载体类型 数量及单位：规格． 附注 载体类型： 种．—密级：保管期限． —时间．—载体类型：数量及单位：规格．—附注 密级 保管期限． 时间 提要
城建档案的整理与收集
一、选择题（一）单选题1、城建档案的分类原则之一是（A）；A、以城建档案的内容为基础，正确选用分类标准；B、按照载体不同分类。
2、城建档案的分类原则之一是（A）；A、城建档案分类要符合城建档案形成单位及专业专业活动的性质和特点；B、分为市政工程和建筑安装工程。
3、城建档案的分类原则之一是(B ) ；A、分类方法可以反复运用；B、分类类目体系设置与排列具有逻辑性。
4、城建档案案卷封面移交单位，交城建档案馆(室)填写为(B)；A、施工单位；B、建设单位；C监理单位。
5、城建档案卷内目录的责任者应是( B)；A、城建档案员个人；B、该项文件形成的主要责任单位。
6、城建档案案卷封面编制日期是指(B)；A、城建档案装订整理的曰期；B、卷内城建文件形成的起止日期。
7、城建档案卷内目录的序号每卷应(B)；A、连续编号，例如第一卷1—12编序号，则第二卷应从13开始编序号；B、从1开始编序号。
8、城建档案卷内目录的起止页号应是(A)；A、每卷应独立从“1”开始编号；B、卷与卷之间应连续编写张页号。
9、城建档案卷内目录的编制日期是指(B)；A、城建档案装订整理的曰期；B、该项城建文件形成的起止日期。
10、城建档案卷内备考表的立卷人和审核人是指(B)；A、城建档案装订整理的档案员；B、城建档案员和该工程技术负责人。
（二）多选题1、工程档案分类的方法有( A、B、C、D、E )等。
A、按程序和阶段分类，B、按专业分类C、按载体分类D、按时间分类E、按责任者分类。
2、组成城建档案保管单位的要求有(A、B、D )；A、必须是一组有内在联系的文件材料所组成；B、不同保存价值和密级的各种城建文件材料，要在保持其固有内在联系的前提下，适当地分别组成的保管单位；C、照片单独组卷；D、保管单位内的城建文件材料有一定相对数量界限。
3、为了便于查阅利用和保管存放，每卷厚度为(B、D、E )；A 、光盘播放时间不超过30分钟；B、图纸卷不超过30mm；C、照片不超过40mm、D、文字材料立卷净厚度不宜超过20mm；E、文字和照片材料必须装订。
南宁市城市建设档案查阅利用规定
南宁市城市建设档案查阅利用规定第一条为规范本市城市建设档案（简称城建档案）的调阅利用工作，使城建档案更好地为城市规划、建设和管理服务，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《南宁市城市建设档案管理办法》以及《政府信息公开条例》等有关法律、法规文件，结合保守国家秘密、保护城市重要建筑物和基础设施安全的原则，特制定本规定。
第二条本规定适用于南宁市城市建设档案馆馆藏档案的利用工作，本规定所称城市建设档案的利用是指对档案的查阅、复制、摘录。
第三条机关、团体、企事业单位和其他组织及中国公民，按如下办法利用城建档案：(一）建设单位、产权单位查阅档案，需提供档案移交证明或单位介绍信、查档人身份证原件。
（二）公、检、法、行政执法机关、纪检机关、安全机关因办案需要利用档案，需提供单位介绍信、工作证以及证明利用档案必要性的相关文件。
（三）因仲裁、诉讼活动中受当事人委托的律师因调查取证需要利用档案，需提供法院立案证明或仲裁委员会仲裁证明、律师证及当事人委托书证明。
（四）非档案移交单位（建设单位、施工单位、设计单位）因城市建设活动需要，利用建设项目周边一定范围内的建筑物、道路、地下管线档案，需持单位介绍信及委托单位出具的因工程设计或建设需要查阅档案的证明文件、查档人身份证原件。
（五）个人查阅所购房屋或拆迁房屋的档案，需提供房屋产权证或购买合同、拆迁协议、查档人身份证原件。
（六）物业公司因物业管理需要查阅档案须由产权单位出具介绍信或业主委员会出具委托函、查档人身份证原件。
（七）房屋拍卖后的买方办理产权证、国土证需查阅档案应提供单位介绍信或买方身份证原件、并出示相关的购买证明。
（八）查阅利用私房档案需提供房屋证明（房产证或不动产登记证、土地证等）及本人身份证原件，非业主本人查档还需同时提供业主委托书（签字按手印）、业主及查档人身份证原件。
（九）因设计、规划验收、办理产权等需要查阅城市规划业务管理及业务技术类审批结果档案，单位需提供介绍信、查档人身份证原件，个人需提供产权证明、查档人身份证原件。
第八章 档案文献及其检索
（二）中国第二历史档案馆
• 中国第二历史档案馆是集中保管中华民国
时期（1912--1949）各个中央政权机关及 其直属机构档案的国家级档案馆，成立于 1951年2月，原名南京史料整理处，隶属中 国科学院近代史研究所，1964年改隶国家 档案局，并易现名。
1.中国第二历史档案馆馆藏介绍
• 南京临时政府、广州和武汉国民政府档案 ： 100多卷 • 民国北京政府档案 ：55个全宗，13万卷。 • 南京国民政府档案：600余个全宗，140万 余卷。 • 日伪（汪伪）政权档案 ：91个全宗，10余 万卷。 • 名人档案 ：47个全宗，6000余卷。
• 档案是第一手的参考资料 ：档案的参考作 用主要在于其可靠性和广泛性。 • 例如
（三）档案发挥作用的规律性
• 档案作用范围的递增规律
• 档案机密程度的递减规律
• 档案作用的转移性
发挥档案作用的条件性
• 受到社会发展水平、社会制度以及政治路
线、方针政策的制约。 • 受到人们对档案工作认识水平的限制。 • 受到档案管理水平的限制。
2.按载体形式分
• 卡片式检索工具。它是将条目著录于卡片 上。将卡片按一定顺序排列而成的检索工 具。 • 书本式检索工具。将著录条目按顺序排列 并装订成册的检索工具。 • 缩微式检索工具。用缩微摄影方式制作的 以胶片为载体的检索工具。 • 机读式检索工具。以磁带、磁盘、磁鼓等 磁性材料为载体的供计算机识别的检索工
• 借阅档案材料，应持有介绍信，写明借阅人身份、借阅 目的、范围和借阅期限等，经批准后方能借出。 • 档案借出使用的时间不宜过长，一般不超过一个星期。
制发档案复制本
• 就是根据利用者的需要发送和提供副本或档案 摘录。
• 档案复制本的形式，根据利用单位的不同需要， 分为副本和摘录两种。副本是档案原件的复制， 摘录则是只选取档案原件的某些部分。 • 制发档案复制本的方法主要有：手抄、打印、 摄影、静电复印和缩微复制等。
城建档案著录与检索课件
索和利用。
数字化建设成果
数字化建设提高了档案管理和利 用效率，实现了档案信息的快速 检索、远程传输和共享，为城市 计划、建设和管理工作提供了有
力支持。
案例二：某大型建筑工程的档案检索与应用
挑战
数字化与信息化过程中需要解决数据格式统一、数据迁移、数据安全等问题，同 时需要加强档案管理人员的技能培训和素养提升。
05
城建档案著录与检索案 例分析
案例一：某市城建档案馆的数字化建设
数字化建设背景
随着信息技术的发展，城建档案 馆的数字化建设成为必然趋源自，以提高级案管理和利用效率。
数字化建设过程
特点
具有专业性、成套性、动态性、 广泛性等特点，是城市计划、建 设和管理的重要根据。
城建档案的重要性
为城市计划、建设和 管理提供重要根据， 促进城市可持续发展 。
是城市历史文化遗产 保护的重要内容，传 承城市历史和文化。
是城市防灾减灾、应 对突发事件的重要保 证。
城建档案的历史与发展
1 2
古代城建档案的起源与演变
大型建筑工程背景
某大型建筑工程涉及多个单位和部门，需要大量的档案资料支持 项目实施。
档案检索与应用过程
在项目实施过程中，通过城建档案馆的数字化管理系统，快速检索 和应用相关档案资料，为项目实施提供了有力支持。
档案检索与应用成果
通过高效、准确的档案检索和应用，保证了项目的顺利实施，提高 了项目的管理水平和工作效率。
从甲骨文、竹简到纸质文档，城建档案的情势不 断演变。
近代城建档案的发展
随着城市化进程的加速，城建档案的重要性逐渐 凸显，相关法规和管理制度逐步完善。
城建档案著录与检索基础知识
城建档案著录与检索基础知识一、引言城市建设档案是反映城市历史、发展和规划的重要载体，对于城市规划、管理和研究具有重要意义。
本文将介绍城建档案的著录和检索基础知识，帮助读者了解如何有效管理和利用城市建设档案。
二、城建档案著录原则1. 真实性原则城建档案著录应当客观、真实地反映档案内容，不得篡改、删除或添加内容。
2. 完整性原则城建档案著录应当尽可能保证文档的完整性，包括所有相关信息和元数据。
3. 标准化原则城建档案著录应当遵循标准化规范，确保不同档案之间的著录格式一致。
4. 时效性原则城建档案著录应当及时更新，确保著录信息的准确性和时效性。
三、城建档案著录要素1. 档案题名档案题名应当简明扼要地反映档案的内容和主题。
2. 档案编号每份城建档案都应当有唯一的档案编号，便于检索和管理。
3. 档案形态档案形态包括档案的载体和格式，如纸质档案、电子档案等。
4. 档案产生单位记录城建档案的产生单位，便于追溯档案来源和背景。
5. 档案文号记录档案的文号信息，方便查找和定位具体文档。
6. 档案日期记录档案的日期信息，包括产生日期、备案日期等。
四、城建档案检索方法1. 关键词检索通过关键词搜索可以快速定位城建档案中的相关内容。
2. 档案分类检索将城建档案按照主题、时间等分类建立索引，便于按照分类检索。
3. 文件目录检索建立详细的档案目录，便于按照目录结构进行检索。
4. 档案编号检索通过档案编号进行检索，快速定位具体的档案。
五、城建档案利用与管理1. 档案数字化对城建档案进行数字化处理，提高档案的利用率和管理效率。
2. 保密管理对涉密城建档案进行保密管理，确保信息安全。
3. 制定档案管理规范建立城建档案管理规范，明确管理流程和责任分工。
4. 档案保管与展示妥善保管城建档案，并根据需要进行展示和利用。
六、结语通过对城建档案的著录和检索基础知识的介绍，我们可以更好地管理和利用城市建设档案，推动城市规划和发展的进程。
希望本文能为读者提供有益的参考。
第六章--档案检索工作 PPT课件
4.时间项
时间项视不同著录对象，分为文件形成时间、卷 内文件起止时间等，其前均加“.—”号。
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5.载体形态项
载体形态项著录档案载体的物质形态特征。 数量及单位，数量用阿拉伯数字,单位用档案物质
形态的统计单位,如：“页”、“卷”、“册”、 “盒”等。著录时其前加“.-”号。 规格，指档案载体的尺寸及型号等，著录时其前 加“：”号。 例如： .－1盒：35mm .－5页：16 开 附件 ，指文件正文后的附加材料，一般只著录附 件题名，其前冠“＋”号。
档案检索语言是根据档案检索的需要而编制 的标志语言,就其实质来说是表达一系列档案 内容的概念及其相互关系的标志系统。
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（一）档案检索语言的特点
1.单义性 2.专业性
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（二）档案检索语言的类型
1.馆藏法——以一个全宗为单位，按照一个全宗 内的档案自然形成的规律编制人工检索语言。
2.分类法——以反映档案内容职能特性的类目为 基础，并用分类号进行检索的一种档案检索语言。
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3.密级与保管期限项
密级是指文件保密程度的等级。
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密级一般按文件形成时所定密级著录，对已升、 降、解密的文件，应著录新的密级，公开级、国 内级可不著录。密级前加“.—”号。
保管期限是指根据档案价值确定的档案应该保存 的时间，一般分为永久、长期、短期三种。保管 期限一般按案卷组成时所定保管期限著录，其前 加“：”号
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文件编号是文件制发过程中由制发机关，团体或 个人赋予文件的顺序号。文件编号包括发文字号、 科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、 图号等。文件编号除年度用“[]”号外，其余照 原文字符号抄录，其前加“：”号。 例1： ：中发[1980]16号
浅谈城建档案信息检索
II作探讨 Work Discussion浅谈城建裆案信息检索■张中宇 长春市城市建设档案馆摘要：用户希望从数量庞大的城建挡案中更加方便、快捷 地获取有价值的信息，因此产生了城建挡案信息检索，它包括纸质档案查询和多媒体档案查询，并随着计算机技术和网络技术的进步不断地提高检索效率。
关键词：城建档案；网络化；智能检索；个性化检索为了满足工作、学习、生活、科研等多方面的需要，人们有时须从数量庞大的城建档案中寻找所需的材料，并希望更加快捷、高效地获取更多、更有价值的信息。
为了满足人们不断增长的查询需要，产生了城建档案 信息检索，即对档案信息进行系统存储并根据需要进 行的档案查找。
现代科学技术的应用，促进了城建档 案管理工作的巨大进步，也提高了信息检索的效率。
城建档案信息检索按形式划分可分为文本检索和 多媒体检索。
文本检索是对纸质档案进行检索，并把 检索的结果以文本的形式体现出来。
多媒体检索是对 含有特定信息的多媒体档案进行查找，包括图片、音频文件、视频文件等形式。
回顾城建档案文本检索的 发展历程，主要经历了三个阶段：手工阶段、计算机 化阶段、网络化阶段。
—、手工阶段人类社会发展到20世纪，尤其是20世纪80年 代以来，随着城市建设规模的不断扩大，产生了大量 的城建档案资料。
当时应用的信息检索方式主要是手 工检索方式，即档案管理人员手工著录档案信息，编 制卡片、账本等检索工具，完全依靠人工查找所需的 档案信息，检索结果与档案人员检索熟练程度和对档 案信息需求目标的理解程度密切相关，因而这种方式 效率比较低、耗时长、检索质量差。
尤其是对于那些 时间较久的城建档案，如规划审批档案，用户查询时 提供的线索比较模糊，检索难度较大。
遇到城市拆迁改造或一些特殊情况，涉及到较大的经济利益，需要 快速准确地得到查询结果，但是查询耗费的时间比较 长，手工方式显得捉襟见肘，效率比较低，难以满足 用户检索的需要。
随着计算机的出现，手工方式逐渐 被淘汰，机读方式取而代之。
档案检索工作1
漏检率与误检率：
漏检率=未检出的有关档案/全部有关档案 ×100% 误检率=检出的不相关档案/检出的全部档案 ×100%
第二节：档案著录与标引
档案著录的含义 《档案著录规则》简介
档案的标引
一、档案著录标引的含义与作用
（一)含义： 档案著录是指在编制档案目录时，对档案的内容和 形式特征进行分析、选择和记录的过程。 内容特征：对档案主题的揭示，表现为档案的分类 号、主题词或关键词、提要等记录项。 形式特征：档案的题名、责任者、形成时间、地点、 档号、文种、载体等。
著录项目：
（1）题名与责任说明项：该项包括正题名、并列题名、副题 名及说明题名文字、文件编号、责任者、附件6个单元。 （2）稿本与文种项：该项包括稿本、文种2个单元。 （3）密级与保管期限项：该项包括密级、保管期限2个单元。 （4）时间项：时间1个单元 （5）载体形态项：该项包括载体类型、数量及单位、规格3个 单元。 （6）附注与提要项：该项包括附注、提要2个单元。 （7）排检与编号项：该项包括分类号、档案馆代号、档号、 电子文档号、缩微号、主题词或关键词6个单元。
全பைடு நூலகம்目录
分类目录
人名索引
地名索引
主题目录
专题目录
全宗指南
专题指南
全引目录
格式： 又名案卷文件目录,卷内文件目录汇集 是案卷目录与卷内文件目录汇编 书本式检索工具
分类目录
GF966-18 00066 6-1-1-6 16-6 关于印发《浙江省职业技能鉴定实施办法》的通知： 浙劳培〔1994〕215号/浙江省劳动厅+浙江省职业 技能鉴定实施办法.—正本：通知.—公开：长期.— 19941114.—5页：16开 劳动、人事部门执行《浙江省职业技能鉴定实施 办法》 职业技能 鉴定办法
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第一节 城建档案著录(4)
三、著录详简级次
著录项目分为必要项目与选择项目： (1).必要项目包括：正题名、第一责任者、时间、
档号（含分类号、项目号、案卷号）、缩微号、 主题词号。 (2).选择项目包括：并列题名、副题名及说明文 字、文件编号、其它责任者、文本、密级、保 管期限、载体形态、丛编、附注、提要、档案 馆（室）代号等。
依据：国家标准GB/T50328-2001 《建设工程文件 归档整理规范》
第二节 城建档案的编目(2)
一、卷内文件页号
1.卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷 单独编号，页号从“1”开始。
2.页号编写位置：单面书写的文件在右下角； 双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下 角。折叠后的图纸一律在右下角。
三、卷内备考表的编制
1.卷内备考表的式样见示例图9-2。 2.卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各
类文件页数(照片张数)，以及立卷单位对案卷 情况的说明。 3.卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。
第二节 城建档案的编目(5)
四、卷内封面的编制
1.案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用封面 形式。
按作用划分 ：
（1）检索性工具； （2）馆藏性工具； （3）报道性工具 。
按载体形式划分 ：
完整意义上的城建档案检索工作包括两部分内容： 一是编目，即建立检索系统，编制检索工具；二 是检索，即利用已建立的检索工具，按照利用者 的意图查找所需档案信息。
第二节 城建档案的编目 (1)
城建档案编目是城建档案管理工作中的一项重要 的业务活动，其工作的成果将直接产生各种各样 的检索工具，并供城建档案检索之用。城建档案 的编目过程分为二个阶段：第一阶段是城建档案 的著录；第二阶段是城建档案目录的组织，亦即 狭义意义上的城建档案编目。
第一节 城建档案著录(5)
四、著录项目
城建档案著录项目分大项、小项和单元。 大项包括题名与责任者、稿本与文种、密级与
保管期限、时间、载体数量、专业记载、附注 与提要、排检与编号等。 各大项下又分若干小项，小项下又分若干单元。
城建档案检索工作是城建档案业务工作的一个独 立环节（城建档案业务工作包括收集、整理、鉴 定、保管、检索、利用和编研七项）。它是开展 利用业务的前期工作。主要是编制和使用检索工 具，为城建档案的利用做好准备工作。
2.案卷封面的内容应包括：档号、档案馆代号、案卷题 名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、 第几卷。
3.档号应由分类号、项目号和案卷号组成。 4.档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。 5.案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷
题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。
第四节 城建档案的检索工具(2)
一、检索工具的主要功能
1.存贮城建档案信息 2.查找城建档案信息 3.组织传递交流城建档案信息
在检索工具的三种功能中，查找功能是首要功 能，是编制检索工具的主要目的；存贮功能是 基础和前提；交流功能是附助功能。
第四节 城建档案的检索工具(3)
二、检索工具的种类
编制系统、完整、科学的检索工具，建立 完备的检索体系是档案管理部门管理业务 水平的标志。
档案检索工作要迅速准确、全面系统、方 便实用、标准规范。
第四节 城建档案的检索工具(1)
检索工具的编制是城建档案检索工作的中 心内容。它既是档案利用者与档案信息之 间的“桥梁”，承担指引利用者找到所需 档案信息的作用；同时客观上也是档案管 理人员管理档案，统计、鉴定、编研、甚 至熟悉馆藏、了解“家底”的必要手段。
任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。 4.文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。 5.文件题名：填写文件标题的全称。 6.日期：填写文件形成的日期。 7.页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文
件填写起止页号。 8.卷内目录排列在卷内文件首页之前。
第二节 城建档案的编目(4)
第一节 城建档案著录(2)
一、著录级别
（1）（工程）项目级著录 （2）案卷级著录 （3）文件级著录
第一节 城建档案著录(3)
二、著录格式
按照不同著录对象，（工程）项目级著录格式 分为房屋建筑工程、市政基础设施工程、城市 管线工程、建设工程规划管理项目、建设用地 规划管理项目、通用工程项目六种。
6.编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。 7.起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。 8.保管期限分为永久、长期、短期三种期限。 9.密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同
密级的文件，应以高密级为本卷密级。
第三节 城建档案检索工作
城建档案检索工作：依靠事先编制好的各 种检索工具，从数量庞大的馆藏城建档案 中将利用者需要的信息查找出来的工作。
目前著录工作仍以手工方式进行，它是一项工作量大，技术 性强的工作，需要很多专业人员和档案工作人员参加。档案 著录必须根据统一的原则、标准，具有统一的著录项目、统 一的著录格式、统一的著录顺序和统一的标识符号，这样才 便于计算机实现非全文检索，以便更好地为利用者提供服务。
依据：国家标准GB/T50323-2001《城市建设档案著录规范》
城建档案著录与检索
第一节 城建档案著录(1)
城建档案著录是指在编制城建档案目录时，为提取城建档案 信息，对城建档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录 的过程。
它是编制检索工具的一项基础工作，也就是按照一定的规则, 把城建档案的各种特征也可以用它进行手工检索。
3.成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成 一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编 写页码。
4.案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页 号。
第二节 城建档案的编目(3)
二、卷内目录的编制
1.卷内目录式样见示例图9-1。 2.序号：以一份文件为单位，用阿拉拍数字从1依次标
注。 3.责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责