员工档案管理办法

员工档案管理办法

1. 目的：为进一步有效规范及持续保持员工档案的系统管理，特制定本办法。

2. 适用范围：凡属本公司试用、临时和正式的员工档案管理。

3. 职责：总经理办公室成员负责本办法的起草报批、组织实施、宣贯解释、督导激励和总结改进；总经办主任负责本办法的审核及批准。

4. 具体内容：

4.1员工档案管理内容的构成：

（1）员工档案形成（入职和在职）；（2）员工档案的保管（在职和离职）；（3）员工档案的调阅；（4）员工档案的销毁。

4.2 员工档案的形成：

注明；（2）信息如有变更、修改需持相关书面证明，经审核、批准后修改。

注：○1其他需归入“在职动态档案”的内容，根据工作需要另行规定；○2员工在职档案信息

更新要及时且有准确依据，并需经相关人员审核、批准。同时，做好相关记录，以备查阅。

4.3 员工档案的保管：

（1）员工在试用期开始前，将入职档案按《员工入职档案构成表》的序号的次序排列保存在其所属的“试用员工”档案盒内，各个档案分别装订加以区隔。具体档案归属由档案保管员另行制定并予注明。注：无试用期的，直接按正式员工档案管理。

（2）员工试用期通过，在办理完毕相关转正手续后，其档案采用文件袋方式“编号注名”保存（编号及姓名要求清晰、不褪色且可更换、重复利用），并放置在所属部门档案位置处。（3）档案的“定置放置及标识管理”：

a）档案橱、档案柜均要在相应“直观、显要、方便”的位置，依据档案分类内容建立“标准、美观、耐用”的标识。

b）档案橱及柜内的档案依据“部门由大至小、层层分解”的次序，逐一建立分类，并予“定置放置及统一标识”。

c）员工档案依据编号“从左至右或从下至上”的顺序依次排列。

d）个人档案袋的内容按“先入职后在职；在职档案按其构成表序号”以“正面”为准，依次序排列。注：档案袋带线处为“正面”。

（4）档案的检索管理：

a）建立《员工档案信息登记表》，将员工档案编号、姓名及相对应的员工档案详细信息内容逐一按序登记，并保持登记内容的及时更新（对于后续归档的还应注明归档时间、移交人和归档人。重要文件移交应编制“移交清单”一式两份，经交接双方核对签字后，各留一份，以备考查。）以便于在档案查找时进行快速信息检索，提高档案查阅的效率。

b）为了更加高效的查找员工档案，可依据《员工档案信息登记表》的格式及相关要求，设计并构建“员工档案信息电子检索系统”。

（5）当员工离职时，员工档案将转移置入离职员工档案放置处分类标识放置，同时，更新相应的档案信息记录。

（6）档案柜不得存放有腐蚀性、易燃易爆等其他一切与档案无关的物品，保管员定期打扫卫生、保持档案柜及内部的整齐、清洁。

（7）档案柜必须采取防盗、防火、防虫、防潮、防鼠等措施，确保档案的完整、安全。（8）严格控制和保管档案柜的钥匙，未经批准及登记不得随意转借他人。相同的两把钥匙要分别放置保存，以防钥匙全部丢失。

（9）要定期进行档案的清理核对工作，做到帐、物相符。对破损或载体变质的档案，要及时修补和复制，档案因移交或销毁时，应注册登记，保存依据。

4.4 员工档案的调阅：

（1）由档案调阅需求人填写《员工档案调阅申请审批单》（注明调阅类型：现场调阅或带出调阅），依据具体员工档案调阅审批权限，报领导签字审批，交档案保管人为其查找并提供相应员工档案。档案调阅人在《员工档案调阅登记表》（注明调阅人、调阅时间、归还时间及调阅类型）上登记后即可调阅档案。注：具体员工档案调阅审批权限，另行规定。

（2）档案调阅者在查阅档案时，必须爱护档案。不得任意拆卷、涂改剪切档案，如有发现，将追究相关人员责任，并予以严肃处理。注：档案调阅完毕归还时，保管员要及时核对。（3）未经审批不得私自调阅员工档案（含保管员），否则，将追究相关责任人员的责任。4.5 员工档案的销毁：

（1）离职员工档案放置满规定期限后，由档案保管员统一批量填写《员工档案销毁申请审批单》提出书面申请，依据具体员工档案销毁审批权限，报领导签字审批后，与其直接上级领导在《员工档案销毁登记表》上登记后共同执行销毁（不属于保密范围之内的，可予再次利用）。同时做好电子档案的及时同步更新。注：具体员工档案销毁审批权限，另行规定。（2）离职员工档案保存期限另行规定（一线员工一般为一年，其他的为两年）。

4.6 临时性员工将参照“试用期员工”档案管理办法执行。

4.7 员工电子档案的构建要求与书面档案内容相对应，并保持及时同步更新，具体管理参照书面档案管理办法执行。

4.8员工档案管理办法的改进：任何人均可提出，告知保管员后，由其提出书面申请报告，依据权限层层报领导审批后执行。

4.9 员工书面及电子档案每月依据相关登记表进行一次“全面盘点”，以保证员工档案的及时、全面和准确的更新。具体由员工档案保管员的直接上级领导组织实施，并做“盘点检查记录”，汇总整理后在部门工作会议上予以通报点评及奖惩激励。

4.10 员工档案保管员的直接上级领导负有对其日常员工档案保管工作的督导责任，要及时查找不足，并帮助其提升；及时总结经验，并保持持续改进。及时准确的做好相关记录，汇总整理后在部门工作会议上予以通报点评及奖惩激励。

4.11 对于擅自违反本办法的，所有员工皆有举报的权利和义务。

5. 本办法自公布之日起施行。

附：工作流程图

临沂汇丽尚工鞋帽有限公司

2010年5月2日