关于档案管理培训的主要内容

档案管理

概述

一、档案的作用：利用价值、凭证价值、查考价值

机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定

第三条机关文件材料归档范围是：

（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

（四）其它对本机关工作具有查考价值的文件材料。

二、档案的分类

1、文书档案：各单位在党团组织管理、行政管理、工会管理等社会活动中形成的档案通常为文书档案，具有管理性和政治性等特点。

2、科技档案：如基建档案、科研档案、设备档案等

3、专门档案：如会计档案、审计档案、诉讼档案等

1、立卷形式：

1

2

3

员集中立卷。

2

▪

▪将归档文件组合成卷（五分法）

▪排列卷内文件

▪编制卷内文件页号

▪编制卷内文件目录

▪填写卷内备考表

▪拟写案卷题名

▪填写案卷封面

▪装订案卷

四、文书档案案卷各部分组成及排列

1、硬卷皮案卷：

案卷盒（含封面、封底）—卷内文件目录—若干份文件—卷内备考表（一盒为一卷）

2、软卷皮案卷：

案卷封面—卷内文件目录—若干份文件—卷内备考表—封底（一册为一卷，数册装一盒）

五、单位（或内部机构）通用简称的使用规则（原则上不提倡用简称，但有的单位名称太长，造成题名过长，题名有字数限制，不超过50字）。

1、容易识别、被普遍认可、历年一致。

2、任何单位或内部机构的名称均不得使用如“本局”、“我委”、“该办”等。

3、单位全称中有“崇文”的，在简称中应予以保留，如“北京市崇文区档案局”可简称为“崇文区档案局”，不能简称为“区档案局”。

4、在题名、目录中着录“责任者”项为内部机构时，应在内部机构名称前标注单位名称，如“崇文区档案局法制科”，不应简称为“法制科”。

六、数字的使用

立卷过程中涉及序号、发文字号、报刊期号、时间（硬卷皮脊背的年度除外）、件数、页数的一律使用阿拉伯数字。

词组、惯用语中的数字为汉字的应按实际情况书写，如“十一五”规划、第十届人大常委会“等。

文件处理工作注意事项

一、避免文件结构不完整和格式不规范

1、文件标题不完整或不确切，立卷时需要重拟标题。

文件标题的一般格式：作者（单位名称）＋内容＋文种。

需要重拟标题的文件如《会议记录》、《任免通知》、《情况说明》、《光荣册》等。

2、文件末尾没有落款或成文时间，表格没有填表单位或时间。

3、正式文件发出后，留作归档的另一份文件（报表）没有盖章（红头＋盖章）。

4、文件左侧白边过窄，易造成装订压字。

5、注意：用蓝黑墨水、碳素墨水形成和批办文件。

6、A4或16开纸型，不应使用草稿纸制作归档文件。

二、应归档文件日常收集工作要求

1、单位档案部门有责任了解本单位文件的形成和办理情况，以便对文件收集整理工作进行有效指导。

2、单位文件处理部门（一般为办公室）应做好收文登记和发文登记，准备掌握本单位发文情况。

3、单位内部的各个部门都应明确一名兼职档案人员，负责本部门应归档文件的日常收集工作。

4、单位内部的各个部门都应设立归档文件盒，统一存放准备归档的文件，保证专盒专用。

5、日常工作中形成的应归档文件应随时打印，存入预归档文件盒，不应在第二年立卷时统一打印全年应归档文件，以避免应计算机数据丢失、人员调整等原因造成归档文件不全。

6、上报、下发的文件（特别四上报的报表等）应在发出前印制归档一份，履行正常的文件处理手续，防止遗漏应归档文件。

7、日常收集的应归档文件从预归档文件盒借出时，应向部门兼职档案员办理登记手续。

如何选择应归档文件

每个单位都要建：文书档案归档范围和保管期限表

一、归档文件要点：

1、本单位直接形成和本单位与其他单位联合形成的文件为归档重点。

请示、报告、会议记录、纪要、通知、计划、总结、统计报表、简报、合同、协议、意见、制度、函，等待。

2、上级或同级单位发来的文件中，以直接针对本单位的文件和需要长期参照执行的文件为重点。

批复、办法、规定、意见、通知、决定等。

3、下级单位报来的文件以报请类文件为重点。

请示、报告、统计报表等。

二、不归档文件要点：

1、上级、同级单位发来的只供阅知或短期内参考、办理的文件。

2、本单位形成文件中的重份文件和未生效文件。

3、本单位一般性文件的历次修改稿、校对稿。

4、本单位人员为部门内或个人工作方便形成的非正式文件。

5、本单位为工作参考从外界收集的资料、素材。

6、本单位领导人兼任外单位职务形成的与本单位职能、工作无关的文件。

7、下级单位报送的一般性工作汇报，不需本单位批示、批复的文件（如属重要问题的请示，需归档）。

将归档文件组合成卷（五分法）

案卷厚度：硬卷皮案卷卷内文件累计不超过100张纸；

软卷皮案卷卷内文件累计不超过50张纸。

分年度：

1、将文件按内容针对的年度分开。

2、跨年度单项工作、会议、活动形成的文件，分卷时以逻辑上合理、便于立卷工作的实际操作为原则。

分机构：