档案管理基础知识培训教材PPT(共 59张)
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档案数字化培训教材PPT课件
纸质档案数字化
• 采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转 化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按 照纸质档案的内在联系，建立起目录数据与数字图像关联 关系的处理过程。
纸质档案数字化的基本环节
• 主要包括：数字化前处理、目录数据库建立、档案扫描、 图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交等。
• 德国当地时间3月3日下午2时左右，位于科隆市中心的科 隆城市档案馆外部墙体开始出现多道裂缝，在短时间内裂 缝就蔓延到了这幢4层建筑物的楼顶，随即引发了档案馆的 坍塌。
• 这座现代建筑风格的科隆历史档案馆是德国最大的历史档案 馆之一，于1971年正式开馆。
• 据路透社介绍，档案馆内藏有65000宗各类历史档案，包括 文字、图片等资料，不少档案已超过千年，在全德国都属于珍 贵历史文物，其中最早一份档案是公元922年的一份文字档案 资料。
安ห้องสมุดไป่ตู้第一
• 应加强纸质档案数字化各环节的安全管理，确保档案实体 和档案信息的安全。
• 加工涉密档案时，应按照涉密档案相关保密要求开展工作。
• 一审法院经审理，判决科技公司全额支付商贸公司货款70 万余元。科技公司不服，认为自己与商贸公司已经协议确 认，可以用14万余元的网上储值抵扣货款。该公司在公证 处的监督下，从互联网上调取了有关电子订单、电子邮件， 提出上诉。
• 二审法院认为，科技公司提供的电子邮件，客观真实 地反映出双方就结算问题达成的协议。电子邮件是我国 《合同法》允许采用的订立合同的形式之一，电子邮件通 过互联网传到当事人后，不能进行更改，足以证明双方的 协议成立。最后，一中院改判科技公司支付货款人民币55 万余元。
档案数字化培训教材PPT课件
档案数字化
【优质课件】档案数字化培训教材(PPT 83页)
数字化标准
• 《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017,（代 31—2005））
• 《缩微胶片数字化技术规范》 （DA/T43-20 • 《录音录像档案数字化规范》 （DA/T 62-20 • 《档案数字化光盘标识规范》 （DA/T 52— • 《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T 48-
• 清晰真实，完整，准确
不要忽略元数据
• 纸质档案数字化过程中，应保存数字化项目信 境、数字化各类技术参数等方面的元数据。元 确定应符合ISO/TR 13028提出的要求。
安全第一
• 应加强纸质档案数字化各环节的安全管理，确 和档案信息的安全。
• 加工涉密档案时，应按照涉密档案相关保密要
机构及人员
• 一审法院经审理，判决科技公司全额支付商贸 万余元。科技公司不服，认为自己与商贸公司 认，可以用14万余元的网上储值抵扣货款。该 处的监督下，从互联网上调取了有关电子订单 提出上诉。
• 二审法院认为，科技公司提供的电子邮件 地反映出双方就结算问题达成的协议。电子邮 《合同法》允许采用的订立合同的形式之一， 过互联网传到当事人后，不能进行更改，足以 协议成立。最后，一中院改判科技公司支付货 万余元。
• 德国当地时间3月3日下午2时左右，位于科隆 隆城市档案馆外部墙体开始出现多道裂缝，在 缝就蔓延到了这幢4层建筑物的楼顶，随即引发 坍塌。
• 这座现代建筑风格的科隆历史档案馆是德国最 馆之一，于1971年正式开馆。
• 据路透社介绍，档案馆内藏有65000宗各类历史 文字、图片等资料，不少档案已超过千年，在全德 贵历史文物，其中最早一份档案是公元922年的一 资料。
• 就本案而言，原告充分把握了电子文件证据 在电子订单和电子邮件等电子文件证据尚未被 之前，及时采取了相应行动，通过公证方式及 关证据，才使自己掌握了案件的主动权并最终
会计档案整理培训教材PPT56页
会计档案的保管期限，从会计年 度终了后的第一天开始算起。
二、会计档案的整理
需明确的问题
➢分清责任 ➢核算单位 ➢保持原貌 ➢整理步骤
分清责任：
根据《会计档案管理办法》，各 单位每年形成的会计档案，应当由 会计机构按照归档要求，负责整理 立卷，装订成册，编制会计档案保 管清册。
核算单位：
会计档案必须按照独立核算单位 进行整理，一个核算单位的会计档 案不能分开，不同核算单位的会计 档案不能混淆。
• 用财务报告卷皮装订 • 采用三孔一线的装订方式
财务报告卷皮
（4）填写卷皮封面
（5）粘贴、填写标签
• 距卷脊底边4cm处向上粘贴标签 • 永久保存的年度财务报告粘贴红色 标签 • 定期保存的月度、季度财务报告粘 贴蓝色标签
永久红色标签
定期蓝色标签
2.会计账簿的整活页账抽出空白账页，留存部分编 制页号，并装订 • 电算化形成的账簿打印纸质版，并 装订
1.财务报告的整理
（1）立卷
• 按不同的保管期限分别进行整理 • 年度财务报告必须每年单独立卷 • 同年度的月度、季度财务报告可合 并立卷
（2）卷内文件材料的排列
财务报告卷内文件材料应排列有 序，统一编制页号，在卷首放置卷 内文件目录，卷末放置卷内备考表 。
卷内文件目录
卷内备考表
（3）装订
（2）案卷目录的编制
• 按照不同类别、不同保管期限分别 编制案卷目录 • 案卷目录的项目：案卷顺序号、案 卷题名、起止日期、卷内张数、保 管期限、备注等
会计档案案卷目录
案卷目录封面
• 不管是使用专用的档案管理软件，还 是使用word、excel所形成的机读案卷目 录，必须打印出相应的纸质目录，同时 脱机保存一至两份
二、会计档案的整理
需明确的问题
➢分清责任 ➢核算单位 ➢保持原貌 ➢整理步骤
分清责任：
根据《会计档案管理办法》，各 单位每年形成的会计档案，应当由 会计机构按照归档要求，负责整理 立卷，装订成册，编制会计档案保 管清册。
核算单位：
会计档案必须按照独立核算单位 进行整理，一个核算单位的会计档 案不能分开，不同核算单位的会计 档案不能混淆。
• 用财务报告卷皮装订 • 采用三孔一线的装订方式
财务报告卷皮
（4）填写卷皮封面
（5）粘贴、填写标签
• 距卷脊底边4cm处向上粘贴标签 • 永久保存的年度财务报告粘贴红色 标签 • 定期保存的月度、季度财务报告粘 贴蓝色标签
永久红色标签
定期蓝色标签
2.会计账簿的整活页账抽出空白账页，留存部分编 制页号，并装订 • 电算化形成的账簿打印纸质版，并 装订
1.财务报告的整理
（1）立卷
• 按不同的保管期限分别进行整理 • 年度财务报告必须每年单独立卷 • 同年度的月度、季度财务报告可合 并立卷
（2）卷内文件材料的排列
财务报告卷内文件材料应排列有 序，统一编制页号，在卷首放置卷 内文件目录，卷末放置卷内备考表 。
卷内文件目录
卷内备考表
（3）装订
（2）案卷目录的编制
• 按照不同类别、不同保管期限分别 编制案卷目录 • 案卷目录的项目：案卷顺序号、案 卷题名、起止日期、卷内张数、保 管期限、备注等
会计档案案卷目录
案卷目录封面
• 不管是使用专用的档案管理软件，还 是使用word、excel所形成的机读案卷目 录，必须打印出相应的纸质目录，同时 脱机保存一至两份
管理学基础培训课程(PPT53张)
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第一章 管理学概述
1.为什么要学习管理？ 2.管理的概念 3.管理的目标 4.管理的职能 5.管理的主体---管理者 6.管理的性质
为什么要学习？——大学生就业
大学年年扩招,2001年全国高校毕业生只有114万， 而2005年达到了338万，是2001年的3倍。2006 年，全国高校毕业生总人数达到413万。2012年破 新高680万。 根据教育部的统计，大学本科毕业生待业人数年年增 长：2001年是34万人，2002年是37万人，2003 年是52万人，2004年是69万人，2005年达到了 79万。 2012年达到144万人 2001年到2005年，全国高校毕业生平均就业率始终 只有70%左右。2012年同样如此。
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档案管理基础知识培训教材
档案管理基础知识培训教材第一章：档案管理概述档案管理是指对机构或个人所产生的各类文件、资料进行系统化收集、整理、保存、利用和销毁的活动。
档案管理的重要性越来越受到人们的重视，它对于机构的正常运转、决策制定、知识管理都起着至关重要的作用。
本章将介绍档案管理的基本概念、意义和原则。
1.1 档案管理的定义档案管理是指对于文件资料的全生命周期管理过程，包括文件的生成、利用、保存、处置等各个环节。
通过档案管理，可以保障文件的完整性、可靠性和可检索性，为机构的管理和运作提供支持。
1.2 档案管理的重要性档案管理的重要性体现在多个方面，包括但不限于：•保障信息的完整性和真实性，防止文件丢失或被篡改•为组织的运作提供依据和支持，提高工作效率•为决策提供可靠的依据和参考•实现知识共享和传承1.3 档案管理的原则档案管理的基本原则包括：•真实性原则：档案应当真实、准确地反映事实•整理性原则：档案应当按照一定的组织结构进行分类、整理和保存•便捷性原则：档案应当方便查找、使用和管理•保密性原则：对于涉密信息的档案应当严格保密第二章：档案管理的基本分类档案管理根据不同的分类标准可以分为多种类型，主要包括：按文件形态分类、按档案载体分类、按档案目的分类等。
本章将介绍这些基本的档案管理分类方法，并对其特点和应用进行讨论。
2.1 按文件形态分类按照文件形态的不同，档案可以分为纸质档案和电子档案两大类。
纸质档案是指以纸张或其他类似形式载体的档案，电子档案是指以电子数据形式存储的档案。
纸质档案主要存在于传统的办公环境中，而电子档案随着信息技术的普及使用越来越广泛。
2.2 按档案载体分类档案的载体有很多种，包括纸张、胶片、光盘、磁盘等。
不同的载体具有不同的特点和适用范围，档案管理人员需要根据具体情况选择合适的载体进行档案保存和传输。
2.3 按档案目的分类根据档案的使用目的，可以将档案分为管理档案、业务档案和历史档案等类型。
管理档案是为了支持机构的日常管理和运作而产生的档案，业务档案是指与具体业务活动相关的档案，历史档案是指对历史事件具有独特价值的档案。
干部人事档案专项审核培训教材PPT(共 37张)
另外入党材料归档2014年5月前入党志愿书、 申请书、转正申请。2014年5月以后，入党志愿 书、申请书、转正申请、考察材料、自传。
四、对于学历学位的确定。要严格按照教育 部的有关规定进行认定，对学历学位材料存有 疑义的，要到教育行政部门或有关学历学位认 证机构进行认证。
学历学位分全日制教育和在职教育。 全日制；是“普通全日制”的简称。是指通过国家统一组织的普通高等学校招生 入学考试，达到录取分数，经省级招生办办理录取手续，进入高校就读学生的学习 形式。 成人院校招生通过每年10月份的全国成人入学考试，经省招办办理录取手续，进 入成人高校学习，成人院校招生对象主要是在职从业人员。因此入学后的学习形式 分全天在校学习和业余在校学习、函授学习等刚愎自用种形式，其中全天在校学习 的称为脱产学习。 干部在参加工作之前取得的学历学位，按国家教育部门关于学历学位的有关规定， 属于普通全日制教育的，按全日制教育掌握，其它情况按在职教育掌握。
（一）、审核的主要内容
这次专项审核内容与之前的集中审核相比，除重 点审核“三龄二历一身份”信息以外，还增加了对 家庭成员和重要社会关系信息进行审核。即重点审 核干部的出生时间、参加工作时间、入党时间、学 历学位、工作经历、干部身份、家庭主要成员及重 要社会关系等重要信息，尤其要注意审核档案材料 是否涂改造假，干部信息是否真实准确，重要原始 依据材料是否完整规范等。
三、对于入党时间的确定。要严格遵守《党 章》规定，特殊情况按照中组部《党龄的计算 方法》（中组部组织局1997年10月编印）进行 认定。
1、《入党志愿书》是判断党员身份和入党 时间的主要材料。
2、民主党派入党时间和材料各不相同，要 根据各民主党派的要求进行确认。
3、对未满18岁入党的情况，要报省级党委 组织部。
档案管理培训教材PPT课件
县级档案馆接收范围的档案
1. 专业性较强，形成单位专业活动赖以 开展，不具有普遍利用价值
2. 需要保密和特殊保护的
特殊时限
1. 撤销单位的档案
2. 安全面临威胁的档案
3.地方性法规另有规定的，如《上海市档案条 例》规定随时可以向社会开放的档案，可以提 前向综合档案馆移交。
20年 10年 延期 移交
提前 移交
➢文件归档：
是指一个组织或单位内的有关部门将文件材料按照规定向本 组织、本单位的档案机构或者档案人员移交的过程。
一、文件管理的相关概念和意义
文件归档管理的意义：
（1）是一切管理、技术活动的重要一环和有机构成。 （2）是档案管理的前提和档案工作的基础。
二、关于文件材料管理的法律规定及其含义
《档案法》第十条规定： “对于国家规定应当立卷归档的材料，
*上述国家一、二、三级档案专指国家档案馆馆藏中经依 法划定等级的档案
二、档案转让管理
档案转让，是指以一定方式改变档案权属， 使档案所有权由一方转归另一方的行为。
1.关于档案转让需要把握的几点：
（1） 档案转让的行为方式主要是指出卖档案、赠送档 案和交换档案，其行为结果是使档案所有权发生变更。 （2） 未经批准或者未按规定，档案不得以任何形式进 行转让。 （3） 档案转让管理属于行政监管范畴，其主体是档案 行政管理部门。
二、档案保密
指采取必要措施，对需要保密的 档案加强监管，防止泄密、失密，确 保档案信息安全。
二、档案保密
1. 档案秘密及其含义
档案秘密是指档案内容所涉及的只限一定范围内知悉的 秘密事项。
档案秘密内容一般包括以下几个方面： （1）国家秘密 （2）商业秘密 （3）个人隐私 （4）组织、单位认为不宜公开的国家秘密除外的 其他秘密事项。
1. 专业性较强，形成单位专业活动赖以 开展，不具有普遍利用价值
2. 需要保密和特殊保护的
特殊时限
1. 撤销单位的档案
2. 安全面临威胁的档案
3.地方性法规另有规定的，如《上海市档案条 例》规定随时可以向社会开放的档案，可以提 前向综合档案馆移交。
20年 10年 延期 移交
提前 移交
➢文件归档：
是指一个组织或单位内的有关部门将文件材料按照规定向本 组织、本单位的档案机构或者档案人员移交的过程。
一、文件管理的相关概念和意义
文件归档管理的意义：
（1）是一切管理、技术活动的重要一环和有机构成。 （2）是档案管理的前提和档案工作的基础。
二、关于文件材料管理的法律规定及其含义
《档案法》第十条规定： “对于国家规定应当立卷归档的材料，
*上述国家一、二、三级档案专指国家档案馆馆藏中经依 法划定等级的档案
二、档案转让管理
档案转让，是指以一定方式改变档案权属， 使档案所有权由一方转归另一方的行为。
1.关于档案转让需要把握的几点：
（1） 档案转让的行为方式主要是指出卖档案、赠送档 案和交换档案，其行为结果是使档案所有权发生变更。 （2） 未经批准或者未按规定，档案不得以任何形式进 行转让。 （3） 档案转让管理属于行政监管范畴，其主体是档案 行政管理部门。
二、档案保密
指采取必要措施，对需要保密的 档案加强监管，防止泄密、失密，确 保档案信息安全。
二、档案保密
1. 档案秘密及其含义
档案秘密是指档案内容所涉及的只限一定范围内知悉的 秘密事项。
档案秘密内容一般包括以下几个方面： （1）国家秘密 （2）商业秘密 （3）个人隐私 （4）组织、单位认为不宜公开的国家秘密除外的 其他秘密事项。
档案管理培训
2021/9/26
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特别提醒：
1、凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的 文件材料均属归档范围。机关文件材料归档应体现 “以我为主”的思想，突出立档单位的主体地位。
2、按立档单位性质分：党政机关档案、企业 档案、军队档案、农村档案等
3、按信息表达方式分：文字档案、音像档案
2021/9/26
23
文书档案
• 档案工作的内容：收集、整理、鉴定、 检索、保管、统计、编研和提供利用 八个环节，前六个环节称为基础工作， 后两个环节称为编研利用工作。
2021/9/26
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• （一）擅自提供、抄录、复制档案的；
•202（1/9/2二6 ）擅自公布未开放档案的。
13
• 第十二条 有下列行为之一，导致档案 安全事故发生的，对有关责任人员，给予 记过或者记大过处分；情节较重的，给予 降级或者撤职处分；情节严重的，给予开 除处分：
• （一）未配备安全保管档案的必要设施、 设备的；
永久保存的文件：
（1）本单位年度和年度以上的计划、总结、统计材 料
（2）本单位党员花名册、 职工花名册 （3）本单位年度考核、人事考核、职称评审 （4）本单位职工录用、转正、聘任、调资、定级、
停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤
2021/9/26
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（5）人事任免文件。一是上级机关任免本单位的领 导；二是本单位任免下属单位或内部机构的领导。
2021/9/26
6
• 第二条 有档案管理违法违纪行为的单 位，其负有责任的领导人员和直接责任人 员，以及有档案管理违法违纪行为的个人， 应当承担纪律责任。属于下列人员的（以 下统称有关责任人员），由任免机关或者 监察机关按照管理权限依法给予处分：
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档案管理的对象是档案，服务对象是档 案利用者。
• 档案收集 • 档案整理 • 档案价值鉴定 • 档案保管 • 档案编目
• 档案检索
• 档案统计
• 档案编辑和 研究
• 档案提供利 用
档案管理是整个社会发展系统的组成 部分之一，在构成整个社会的科学能力中 占有重要地位，成为社会信息系统的基石。 档案管理不仅对局部单位或个人的工作和 生产有意义，对整个社会也有意义，不仅 具有当前的、现实的意义，也具有长远的、 历史的意义。
各部门发文； 4.各部门制度与程序、人事资料、财务报表、技术资料
等； 5.公司会议纪要； 6.公司经营活动中所订立的合同、协议及契约书； 7.公司经营所需的各种证照资料； 8.公司重大活动的录像、光碟与图片等； 9.其它涉及公司商业机密的资料等。
（二）企业档案分类
• 按载体分 1、纸质档案 2、电子档案(需要借助计算机阅读的档案) 3、音像档案 4、图片档案
有人认为只有档案机关收藏的无现行作用的文 件才能称之为档案 ……
一、什么是档案
档案的最新定义 组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成
的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信 息
二、档案的种类
按照档案来源、时间、内容和形式特征的异 同点，档案可以有很多层次的划分。
（一）依据档案的形成分 根据档案形成者可分为国家机构档案、 党派团体档案、企业单位档案、事业单位 档案、名人档案等。
• 档案使用时限、地点、方式应按照审批范围内使用； • 档案使用地点原则要求在公司内，因工作需要需带
离公司的，应经批准后方可带出； • 档案的收发和传递，由指定人员担任，实行签收制
度，各公司可根据需要对档案进行按级别查阅的保 密措施； • 借用档案文件，须做好登记，并注明用途及归还日 期。
档案管理基础知识培训（下）
二O一五 年 八 月二十七日
企业档案归档大致步骤
（一）收集文件
1、能够反映本单位主要活动的 2、确保归档文件材料的齐全、完整 3、对不需归档的文件要进行剔除。 4、要注意“帐外”文件的收集。例如：
各种上报图表、花名册、本单位出版的 书刊和外出开会带回的会议文件等。
第一点是注意平时 收集，即平时将某次会 议或处理某件事、解决 某个问题所形成的文字 材料收集起来；
档案分类是多种角度、多层次的分类系 统，分类方法比较复杂，一直存在多种 意见，是档案学研究的主要内容之一。
• 分散、零乱、质杂、量大、孤本等特点 • 集中、系统、优质、专指、广泛应用
三、档 案 管 理
• 档案管理亦称档案工作。是直接对档案 实体和档案信息进行管理并提供利用服 务的各项业务工作的总称。
（四）按照记录信息方式分 按照记录信息方式可分为文字档案、图 形档案、声像档案。
声像档案又分为照片、录音、录像、影 片档案。
（五）根据档案所有权形式分 根据档案所有权形式可分为国家所有档 案、集体所有档案和个人所有档案。
在外国通常分为公共档案和私人档案。
（六）其他常见档案种类划分还有
在中国，常见的档案种类划分尚有把档 案划分为文书档案、 科学技术档案和专 门档案。
二、档案的种类
（二）根据档案内容性质分 根据档案内容性质可分为立法档案、行 政档案、诉讼档案、军事档案、外交档案、 经济档案、科学技术档案、艺术档案、宗 教档案等等。 上述每种档案，又可具体细分
二、档案的种类
（三）根据档案的载体形式分 根据档案的载体形式可分为石刻档案、 泥板档案、甲骨档案、金文档案、简牍档 案、锦帛档案、纸质档案、纸草档案、羊 皮档案、蜡板档案、棕榈叶档案、桦树皮 档案、胶片档案、磁带档案等等多种新型 的载体
（二）企业档案分类
• 按档案内容分 1、营业证照类、申报批复类、政府通知类、
对外往来函、会议记录类、管理制度类 2、经营合同类、固定资产类、宣传资料类、
内部发文类、报告计划类 3、人事资料类、财务资料类、技术资料类、
生产资料类、行业资料类、客户资料类
（三）企业档案管理
• 企业档案的管理通常按照职能部门划分， 以部门为单位进行分管。行政（办公室） 部门负有指导和监督各部门档案管理的 责任；
档案管理基础知识培训（上）
青海新乐物业新乐花园物业管理处 2018年3月5日
目录 Content
档案种类
03.
档案管理
04.
企业档案管理
05.
档案大致分类
06.
感谢篇
为什么要做档案？
• 档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经 营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步 发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重 要作用。规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的一项 基础性工作，在企业发展的同时档案工作不被削弱，建立一套 适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的档案 体系，使得档案工作的发展不置后于企业发展速度，它将为公 司各项综合业务的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险 起到一定的必备作用。
一、什么是档案
简单的说：就是记录某个对象发展历程的各种信息 。
对象 人类 国家 个人 某个事项 等等
载体 骨头 竹简 锦帛 纸 胶片 等等
一、什么是档案
档案概念有百余种： 法语国家
认为文件（文书）一旦形成就叫做档案 英语国家
认为文件进入档案馆后才叫做档案 国内
有人认为只有经过专门整理和鉴定的归档文件 才能称作档案；
四、企业档案管理
• 企业档案：是指企业在日常工作中从事 企业管理、生产、经营、销售、经济核 算及科学研究等活动中直接形成的有保 存价值的真实记录。主要包括文字、图 表、音像等。
（一）企业档案通常包括的内容
1.由政府机构发至公司的文件； 2.公司业务往来的资料； 3.以公司或董事长/总经理名义对内、对外发布的文件，
第二点是注意年终收集， 即年终要把本单位收发文 本上作了登记的全部文件 材料收集起来；
• 各部门的档案由专人负责收集、整理与 保管；
（三）企业档案管理
• 档案资料应收集完整、齐全，建立目录， 并及时更新；
• 档案管理员日常收到待建档资料后，须 根据不同类别进行存放归档，并确保档 案资料的安全与完整（防潮、防尘防火 及保密性）
（五）企业档案的使用
通常遵循“先审批、后使用”的登记原则
• 档案收集 • 档案整理 • 档案价值鉴定 • 档案保管 • 档案编目
• 档案检索
• 档案统计
• 档案编辑和 研究
• 档案提供利 用
档案管理是整个社会发展系统的组成 部分之一，在构成整个社会的科学能力中 占有重要地位，成为社会信息系统的基石。 档案管理不仅对局部单位或个人的工作和 生产有意义，对整个社会也有意义，不仅 具有当前的、现实的意义，也具有长远的、 历史的意义。
各部门发文； 4.各部门制度与程序、人事资料、财务报表、技术资料
等； 5.公司会议纪要； 6.公司经营活动中所订立的合同、协议及契约书； 7.公司经营所需的各种证照资料； 8.公司重大活动的录像、光碟与图片等； 9.其它涉及公司商业机密的资料等。
（二）企业档案分类
• 按载体分 1、纸质档案 2、电子档案(需要借助计算机阅读的档案) 3、音像档案 4、图片档案
有人认为只有档案机关收藏的无现行作用的文 件才能称之为档案 ……
一、什么是档案
档案的最新定义 组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成
的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信 息
二、档案的种类
按照档案来源、时间、内容和形式特征的异 同点，档案可以有很多层次的划分。
（一）依据档案的形成分 根据档案形成者可分为国家机构档案、 党派团体档案、企业单位档案、事业单位 档案、名人档案等。
• 档案使用时限、地点、方式应按照审批范围内使用； • 档案使用地点原则要求在公司内，因工作需要需带
离公司的，应经批准后方可带出； • 档案的收发和传递，由指定人员担任，实行签收制
度，各公司可根据需要对档案进行按级别查阅的保 密措施； • 借用档案文件，须做好登记，并注明用途及归还日 期。
档案管理基础知识培训（下）
二O一五 年 八 月二十七日
企业档案归档大致步骤
（一）收集文件
1、能够反映本单位主要活动的 2、确保归档文件材料的齐全、完整 3、对不需归档的文件要进行剔除。 4、要注意“帐外”文件的收集。例如：
各种上报图表、花名册、本单位出版的 书刊和外出开会带回的会议文件等。
第一点是注意平时 收集，即平时将某次会 议或处理某件事、解决 某个问题所形成的文字 材料收集起来；
档案分类是多种角度、多层次的分类系 统，分类方法比较复杂，一直存在多种 意见，是档案学研究的主要内容之一。
• 分散、零乱、质杂、量大、孤本等特点 • 集中、系统、优质、专指、广泛应用
三、档 案 管 理
• 档案管理亦称档案工作。是直接对档案 实体和档案信息进行管理并提供利用服 务的各项业务工作的总称。
（四）按照记录信息方式分 按照记录信息方式可分为文字档案、图 形档案、声像档案。
声像档案又分为照片、录音、录像、影 片档案。
（五）根据档案所有权形式分 根据档案所有权形式可分为国家所有档 案、集体所有档案和个人所有档案。
在外国通常分为公共档案和私人档案。
（六）其他常见档案种类划分还有
在中国，常见的档案种类划分尚有把档 案划分为文书档案、 科学技术档案和专 门档案。
二、档案的种类
（二）根据档案内容性质分 根据档案内容性质可分为立法档案、行 政档案、诉讼档案、军事档案、外交档案、 经济档案、科学技术档案、艺术档案、宗 教档案等等。 上述每种档案，又可具体细分
二、档案的种类
（三）根据档案的载体形式分 根据档案的载体形式可分为石刻档案、 泥板档案、甲骨档案、金文档案、简牍档 案、锦帛档案、纸质档案、纸草档案、羊 皮档案、蜡板档案、棕榈叶档案、桦树皮 档案、胶片档案、磁带档案等等多种新型 的载体
（二）企业档案分类
• 按档案内容分 1、营业证照类、申报批复类、政府通知类、
对外往来函、会议记录类、管理制度类 2、经营合同类、固定资产类、宣传资料类、
内部发文类、报告计划类 3、人事资料类、财务资料类、技术资料类、
生产资料类、行业资料类、客户资料类
（三）企业档案管理
• 企业档案的管理通常按照职能部门划分， 以部门为单位进行分管。行政（办公室） 部门负有指导和监督各部门档案管理的 责任；
档案管理基础知识培训（上）
青海新乐物业新乐花园物业管理处 2018年3月5日
目录 Content
档案种类
03.
档案管理
04.
企业档案管理
05.
档案大致分类
06.
感谢篇
为什么要做档案？
• 档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经 营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步 发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重 要作用。规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的一项 基础性工作，在企业发展的同时档案工作不被削弱，建立一套 适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的档案 体系，使得档案工作的发展不置后于企业发展速度，它将为公 司各项综合业务的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险 起到一定的必备作用。
一、什么是档案
简单的说：就是记录某个对象发展历程的各种信息 。
对象 人类 国家 个人 某个事项 等等
载体 骨头 竹简 锦帛 纸 胶片 等等
一、什么是档案
档案概念有百余种： 法语国家
认为文件（文书）一旦形成就叫做档案 英语国家
认为文件进入档案馆后才叫做档案 国内
有人认为只有经过专门整理和鉴定的归档文件 才能称作档案；
四、企业档案管理
• 企业档案：是指企业在日常工作中从事 企业管理、生产、经营、销售、经济核 算及科学研究等活动中直接形成的有保 存价值的真实记录。主要包括文字、图 表、音像等。
（一）企业档案通常包括的内容
1.由政府机构发至公司的文件； 2.公司业务往来的资料； 3.以公司或董事长/总经理名义对内、对外发布的文件，
第二点是注意年终收集， 即年终要把本单位收发文 本上作了登记的全部文件 材料收集起来；
• 各部门的档案由专人负责收集、整理与 保管；
（三）企业档案管理
• 档案资料应收集完整、齐全，建立目录， 并及时更新；
• 档案管理员日常收到待建档资料后，须 根据不同类别进行存放归档，并确保档 案资料的安全与完整（防潮、防尘防火 及保密性）
（五）企业档案的使用
通常遵循“先审批、后使用”的登记原则