秘书实务期末考试复习资料

秘书实务期末考试复习资料秘书实务期末考试复习资料第一章绪论1.何谓秘书实务？其学科对象是什么？秘书实务是秘书或秘书机构所实际从事的业务活动。

秘书实务的对象是秘书业务活动，就是秘书或秘书机构为领导工作和机关工作的实施所采取的专业辅助行为。

2.秘书实务的研究范围和主要内容是什么？秘书实务的研究范围包括：①秘书业务工作的一般理论；②秘书业务工作的具体内容；③秘书业务工作的工作规范；④秘书业务工作的运作程序；⑤秘书业务工作的具体方法。

秘书实务的主要内容有：文字工作、文书工作、信息工作、调研工作、会议工作、建议(提案)工作、信访工作、接待工作、谈判工作、随从工作、通讯工作、档案工作、保密工作以及其他事务性工作。

3.秘书实务的性质和特点是什么？秘书实务的性质是专业性，它是秘书实务的本质属性。

它表现在秘书职业的专门化、秘书业务的常规化、秘书职能的具体化三个方面。

秘书实务的特点是：实用性、规范性、程序性和可操作性等。

4.秘书实务与秘书学概论、文书学、应用写作等学科有何关系？秘书学概论与秘书实务之间是纲与目、总与分、虚与实的关系，也是统领与被统领的关系。

秘书实务与文书学、秘书实务与应用写作之间都具有交叉关系。

5.学习秘书实务的目的是什么？直接目的是：熟悉秘书业务知识，掌握秘书工作的内容、规范、程序和操作方法，提高从事秘书工作的实际能力。

根本目的是：增加知识总量，培养专业素质，提高业务能力，以适应现代社会及秘书职业的实际需要。

第二章秘书的一天1.秘书修饰个人仪表有何意义？如何进行修饰？秘书的个人形象，直接关系到组织形象和领导者的形象。

为了给人以美好的印象，秘书应在上班之前对自己的仪表略加修饰。

修饰个人仪表主要是检查头发是否梳理，面部是否修整，指甲是否剪过；着装是否得体，领带(结)是否清洁，鞋子是否干净；化妆是否适中，首饰是否必要等。

2.秘书请求领导工作指示应把握哪些要点？应把握以下要点：①秘书请示的内容一般为：事关大局而又无权处理的问题，难度较大而又无力解决的问题，以及超出秘书职责范围的问题。

对于在常规性工作中遇到的问题，秘书则不必事事请示。

②要做到主旨明确，要言不繁，态度谦和。

切忌面面俱到，语言冗长，恃才不恭。

③要注意请示方法的选择，并把握好请示的时机和分寸。

④领导者在口头指示时，秘书要凝神聆听，必要时可做记录，然后予以复述。

3.秘书日常事务有哪些类型？如何分别处理？秘书应按轻重缓急将日常事务分成三类：急办、必办和缓办。

优先处理急办事项，抓紧处理必办事项，抽空处理缓办事项，做到有主有次，有条不紊。

4.秘书下班之前如何“突击未了事宜”？秘书应本着急事先办的原则，集中力量，加快速度，在最短的时间内完成某项工作。

5.秘书下班后继续工作应防止哪些不良情绪？主要是烦躁、敷衍、抱怨等情绪。

6.如何正确认识“秘书无休息日”？秘书的职责就是为领导工作服务，具有“无定时”的特点。

虽然一般情况下应由秘书自行支配双休日和节假日，但是，如果领导工作需要,秘书在休息日也要继续工作，直至完成任务为止。

领导如在节假日加班,秘书要有“奉陪到底”的精神。

秘书工作的这一特点要求秘书有健康的身体和奉献精神。

第三章文字工作1.何谓文字与文字工作？秘书工作中所说的“文字”指语言的书面表达形式，即文书或文章。

所谓文字工作，就是秘书运用书面语言代领导者和领导机关记载及表达某种思想的专门业务活动。

2.秘书文字工作的意义是什么？①秘书的文字功底，是秘书的基本素质；②秘书的文字表达能力，是秘书的首要能力；③秘书的文字工作，是对领导工作的重要补偿。

3.秘书文字工作有何职业特点？它们对秘书的素质提出哪些要求？(l)写作活动的受动性。

秘书的写作活动，一般受制于领导者或领导机关，而非秘书的自主行为，不是"有感而发"，而是"奉命写作"，不是"我要写"，而是"要我写"。

秘书写作活动的受动性，要求秘书一方面要注重知识的积累和更新；另一方面要随时准备接受领导者的交给的拟稿任务。

(2)思维形式的抽象性。

秘书在撰拟文书时，主要是运用抽象思维，即通过概念、判断、推理等逻辑形式，对事物进行分析、综合、归纳和论证，并以规范的书面语言加以表述。

??秘书写作活动的抽象性，要求秘书不仅要具备扎实的现代汉语知识，而且还要掌握形式逻辑的知识。

(3)表达方式的综合性。

秘书的写作主要是撰拟文书。

其表达方式是以说明为主，兼有记叙和议论。

至于抒情和描写的表达方式，则不为文书写作所采用。

这是因为，机关制发的公文，是用于记载和处理各种事务的书面材料，它具有很强的针对性、适用性和可操作性。

??表达方式的综合性，要求秘书要熟悉记叙、说明和议论等表达方式的一般知识和操作要领，以及不同表达方式的语言风格。

(4)成文过程的程序性。

秘书的写作活动，有着严格的先后次序。

其中间环节既不可疏漏，又不可跳越，必须环环相扣。

一般地说，一份正式文件的撰写，要经过交拟、拟稿、审核、签发等环节。

如果是联合行文，还要经过会商、会稿、会签等环节。

若是撰写法规性文件，还必须经过上级机关或权力机关的审议、通过、发布等环节。

成文过程的程序性，要求秘书要懂得行文程序，严格按照有关规定行文。

不能像一般文章的写作那样，强调"作者中心论"、"我手写我心"，也不能搞什么"文责自负"。

4.简述文字记录的一般过程。

文字记录一般过程为：备好笔和纸，随时准备记录；用心倾听和判断，快速做出记录；及时补充和修改，认真整理记录；需领导者阅示的记录材料应及时将整理后的文字材料上报。

5.文字记录的方法有哪些？要点记录法；详细记录法；常用的速记法；特殊的标识法；笔记与录音并用法等。

6.简析文稿撰拟的宏观过程和微观过程。

文稿撰拟的宏观过程，是就秘书成长的一般规律而言，它包括朦胧阶段、模仿阶段和自如阶段。

文稿撰拟的微观过程，是就一篇文稿的成文程序而言，它包括准备阶段、起草阶段和审定阶段。

7.文稿撰拟的基本要求是什么？文稿撰拟应该符合一般写作的要求，此外还应符合以下9点要求：①符合必须行文的原则；②符合国家现行的法律、法规；③符合党和政府的方针、政策；④符合实际情况；⑤符合领导意图；⑥提出的政策和措施要切实可行；⑦涉及其他部门或地区的问题要协调一致；⑧文字表达要合乎语法、修辞、逻辑；⑨格式、标点符号、数字、计量单位要符合现行标准。

8.文稿审核的主要内容有哪些？文稿审核主要有以下六项：法律审核；政策审核；事实审核；文字审核；格式审核；程序审核。

9.简述文稿审核的三审制度。

文稿审核的“三审制”是指：①初审，即由秘书机构的专(兼)职核稿人员对初稿进行的审核；②复审，即由秘书机构的负责人对修改稿进行的审核；③终审，即核稿人员对领导者签发的定稿进行最后的审核。

10.文稿审核的方法有哪些？(1)个人审核，即由一位专(兼)职核稿人员或秘书机构负责人独自审核；(2)集体审核，即由拟稿人、核稿人、秘书机构负责人或机关领导人共同参与的审核；??(3)会商(审)，即由联合行文单位的拟稿人和领导人以会议或传阅的形式对文稿进行审核；??(4)专家审核，即聘请专家、学者对文稿进行咨询性审核。

第四章文书工作1.文书工作的含义、作用和原则是什么？文书工作，是指通过互相衔接的一系列环节，完成文书制发、传递、办理和保管的全过程，亦称文书管理。

文书工作具有以下作用：提高文书的质量；控制文书的总量；加快文书的运转；确保文书的安全；促进档案管理。

秘书做好文书工作应遵循以下基本原则：(1)准确无误──这是对文书工作的质量要求，也是第一位的要求。

准确无误包括：文书撰制中内容上的准确和形式上的准确；文书传递、分发、投送各个环节要准确；文书办理过程尤其是"拟办意见"要准确。

(2)及时迅速──这是对文书工作的时效要求。

(3)安全保密──这是对文书工作的可靠性要求。

安全原则包括两方面的含义，一是指政治上的安全，即保守文件内容的机密；二是指文书物质上的安全，即保证文件完好无损。

??(4)力求精简──这是对文书工作的数量要求，主要指控制发文数量，克服官僚主义、形式主义和文牍主义。

(5)集中统一──这是对文书工作的组织要求。

(6)党政分开──这是对文书工作的政治要求。

2.简述行文关系和行文制度。

行文关系，是指根据组织关系和职权范围而确定的公文的授受关系。

行文关系的类型有：隶属关系的上下级机关之间的行文(上行文和下行文)；无隶属关系的机关之间的行文(平行文，仅“函”一种)。

行文制度，即机关行文必须共同遵守的办文规程或准则。

行文制度主要有：相互行文制度；联合行文制度；逐级行文制度；文稿代拟制度；一文一事制度；公开行文制度等。

3.发文处理主要有哪些环节？①交拟与拟稿②审核与签发③印制与校对④封发与传递4.交拟、草拟、签发、印制、校对和传递公文有哪些注意事项和要求？交拟时拟稿人必须弄清撰文背景、撰文依据、撰文意图、撰文要求。

草拟公务文书应符合有关规定和要求。

签发文书的要求：签发人对已签发的公文负有完全的责任；签发人必须明确签署意见，并写上姓名和时间；签署时应使用符合存档要求的书写工具和材料。

印制公文的基本要求是：内容准确；格式规范；页面整洁；字迹清楚；美观大方，便于阅读和保管。

校对的要求是：既要忠实于原稿，又要善于发现和纠正原稿中的差错；校对要达到一定的次数要求；校对要全面；正确使用校对符号；校对人员要在校样上签字。

传递的要求是：迅速及时；安全保密；手续完备。

5.收文处理主要有哪些环节？①收文(含签收、分类、登记)与阅文；②筛选与传阅；③拟办与批办；④承办和催办；⑤立卷、归档与销毁。

6、阅文、筛选、传阅、拟办、批办、承办、催办各有哪些方法和要求？①阅文的方法有泛读法、跳读法和精读法等。

阅文的基本要求是：弄清文件的性质和大体内容；弄清文件的制发机关和主送机关；弄清文件的急缓程度和时限要求；弄清文件的秘密等级和保密期限。

②筛选的方法有：按文件性质和内容筛选，可分为必阅性、批办件和参阅件三类。

筛选的基本要求是，既要减轻领导者的阅文负担，又要保证领导者能看到应看的文件。

③传阅的方式主要有：直接送传；专人送传；集中传阅等。

传阅文件的要求有：掌握传阅范围；严禁文件核传；及时检查传阅情况。

④对阅知文件、阅示文件、阅办文件、建议文件等不同性质的文件，拟办意见的签署形式应有区别。

拟办的要求是：要认真阅读文件，根据文件内容和性质提出拟办意见，拟办意见应力求简明扼要，并具有可选择性。

⑤批办意见的要求是明确、具体、简要，并写明批办人姓名和日期。

⑥对上级机关来文的承办一般采用传达、转发、翻印等三种办文办法。

对所有文件的承办均应要求及时、高效、保密。

⑦催办的方法主要有：电话催办；发函催办；登门催办；会议催办。