秘书学案例分析

秘书学案例分析

1.充分的发挥自己的主观能动性

实用案例

这天下午上班不久，市工商银行的李行长打电话来找张总，张总恰巧去市政府汇报工作了，秘书于雪接了电话。李行长是张总的研究生班同学，两人私交不错。电话里李行长对于雪说，他们导师的夫人昨晚去世了，他想约张总明早一起去看看导师。“你们老板回来后，请你马上告诉他，让他给我回个话。”因为关系很熟，所以李行长说话也比较随便，“另外，看导师的时候，多少得送点钱，表示一下心意。我们俩最好送一样多，你问问你们老板，看他打算送多少，到时候告诉我。”

张总到下午7点多才回办公室，于雪马上把李行长的意思向张总做了汇报。“你说送多少钱比较合适？明天还要带些什么东西去？”不知是因为累了一天让张总懒于费神，还是因为张总对这类人情往来没有什么经验，张总向于雪征询意见。

对此毫无准备的于雪只好摇头。那一刻她从张总眼里看到了对自己的不满。

问题出在哪里呢？

2.提高工作的含金量

看案例：于雪是天津某高科技公司总裁秘书。公司从无到有发展迅速，并成立了好几个分工司，去年年营业额接近10亿元人民币。这天上午，总裁正在召集各分公司负责人开营销会议，公司财务总监刘总给于雪打了个电话：“于雪，你好，我是财务部的刘志。”

“刘总，您好！”

“总裁这几天能抽得出时间来吗？北京天地证券公司的马总想过来拜访他，一起吃顿饭。”

“等总裁开完会后，我问一下总裁的意思，回头给您电话。您看可以吗？”

“谢谢！”对方放下电话。

散会后，于雪马上做了汇报。总裁想了一会后反问于雪：“你说我有必要见这位马总吗？”

于雪不知如何回答是好，总裁对此显得很失望。

3.充分发挥职务优势

4.在“打杂”中创造机会

案例：于雪是名牌大学毕业的高材生，工作3年多了，虽然有“总经理秘书”的头衔，但一天到晚也没有多少事可做；很多朋友羡慕她的工作轻松，但她却因为找不到展示机会而于心不甘，这天上午老总在开会，她又没有什么事，只好像往常一样在网上浏览新闻和八卦消磨时间。11点息，消多。老总开完会出来，告诉于雪自己下星期一去上海出差，让她把上海两个客户的合同找出来。

“您坐飞机去吗？”于雪问。

“是的，打算乘星期一下午3点多的飞机。”老总说。

“那我帮您去订机票吧？”于雪主动请缨。

“不用了，我这里有订票处的电话，回头你帮我下楼取一下就行了。”于雪只好悻悻地回到自己的办公室。老总在家她都感到无所事事，老总出差之后她会更无聊。想到这里，她暗叹一口气，把两份合同找出来交给老总之后，继续上网打发时间。

问题出在哪里？

实用案例

这是一家通信辅助设备制造公司。这天老板终于得到了与本地移动通信公司老总见面的机会,并约好晚上一起吃饭。下午,老板就晚上见面的是与秘书于雪商量。

“听朋友说，移动公司大老板的酒量很大，今天得有人陪他喝酒才能尽兴。我原准备让研发部主任刘奇一起去，但他太书生气，不会喝酒。除了销售部主任王涛，你看还让谁去比较合适？”老板兴致盎然的问着于雪。

“我不知道呀，您定吧！”于雪诚恳而有礼貌的回答。

听于雪这么一说，老板兴致陡降。接着他指着移动公司的宣传样本问：“这个上面写的‘sp’（指内容提供商）是什么意思？”

“对不起，我是学中文的，也不懂sp是什么意思。”于雪事实求是的答到。

“好吧，你出去忙吧！”老板明显的不高兴。

在日常工作中应如何利用职务优势充实自己呢？

第一，仔细阅读和琢磨自己经手转发的各种文件和资料；

第二，留意上司的电话和上司与各部门经理的谈话；

第三，留意网上和报刊杂志上有关本行业的新闻和动向，遇到不懂的问题就像同事等请教。

先看一个案例：

（一）工作失误是难免的（二）失误后必须主动道歉

五、秘书工作的特点

（一）需要当机立断处理的事情多（二）工作中的变数多（三）一心多用的时候多（四）忙闲不一的情况多

六、提高工作效率与质量

1.强调质量意识

2.做好工作计划（1）工作程序化（2）分清轻重缓急（案例）

3.合理利

用空余时间 4.工作创新

案例1:电话号码

这天上午,公司秘书于雪在给胡总送邮件是,听到胡总正在与恒昌公司老总通电话：“---你说是天地公司赵总的电话吗？我好象记得有他的名片，回头我查一下告诉你---你们公司今年的生意如何-------”正巧于雪早上整理名片夹时无意中看到了赵总的名片，知道电话号码是87654321。面对这种情况，秘书怎么做？

A. 马上把电话号码写在便条上，放到胡总面前。

B.当作什么也没有听见。

C.如果胡总问

自己的话，就告诉他7654321。D.如果胡总问自己的话，就写在便条上递给他。E.把电话号码写在便条上，站在旁边，等待时机。

你认为哪种比较合适？请说明理由。

选择A ，可能会让老板觉得秘书喜欢偷听他打电话。秘书做事应该积极主动，但也要注意自己的行为是否会给老板带来困扰。直接告诉老板号码，也许完全违背老板意图。

选择B，可能会让老板觉得自己的秘书缺乏积极主动的精神。而且，在当时这种下，不必装做没听见。

选择C，有可能让老板反感。因为口头告诉老板电话号码，一是会打断通话，二是老板不一定记住，更重要的是老板正通话时，秘书最好噤声。

选择E更不合适。一般情况下，老板通话，秘书不应该站在旁边。

D比较合适。这样做既协助了老板工作，又没有干扰老板。老板完全可以按自己的方式去跟对方交流。

案例分析：

部门经理之间的矛盾

背景：李明是公司销售部总经理，刘枫是市场部的副总经理。公司刚成立的时候，他俩都在销售部，是工作上的搭档。但两人的工作作风完全不同，李明工作上一向大刀阔斧，而刘枫则精益求精。由于两人性格上的差异，再加上一些个人的恩怨，所以，几年来他俩一直不和。这在公司内部几乎是尽人皆知。

老总刚从集团总部调来不久，想打开欧洲市场，于是准备派李明和刘枫去参加下个月的的莱比锡国际博览会，同时考察欧洲市场。秘书于雪在于老总的接触中，知道了老总的这一想法。面对这种情况，于雪应该如何处理？看下面的选择：

A.如果老总问派他俩带队去欧洲是否合适，就说自己不清楚。

B.主动向老总汇报：听销售部的于娜说，他俩曾在餐厅动手打过架，不知是否受影响。

C.如果老总问起李明和刘枫的关系如何，就说他们两人因为性格等方面的原因，在工作中确实有些矛盾

D.如果老总不问，自己就不说这件事。

E.如果老总问，就说他俩性格不合不来，但并不影响他们一起带队去欧洲。

总计10分。如果找到最佳选择得4分，回答住作为最佳选择的理由得2分；如果对其他4种选择进行了正确的评析，各得一分。

本题的关键：只有对上司的决策有用且必需的情报才能称之为“信息”。

选A不合适。对于秘书来说，远离公司管理人员之间的是非恩怨，这是对的，这是秘书做人的一条原则。但是当老总问起有关问题时还明哲保身，对这一公开的秘密装聋作哑，不以公司利益为重，则是一种不负责任的行为。

选B则走向了另一个极端。为上司收集信息是秘书的一项主要工作，但提供的信息要准确，所以，道听途说中的“打架”事件就不适合汇报。

选D也不合适。两位经理之间有矛盾，这是事实，但如果没有安排他们去欧洲的计划，秘书的确没有必要主动汇报。上司每天要处理那么多的信息，如果再把管理人员之间的纠纷汇报上去，无疑是对上司的“信息污染”。然而，当得知上司的安排后，这种小事就不再无足轻重，它有可能影响欧洲考察效果。所以，此时的知情不报就成了一种不负责任的行为。

选E错在秘书擅自替上司做判断。让上司了解这两位经理性格不合，这样做没有错，至于会不会影响考察效果，应该让上司自己判断。上司最反感越俎代庖、自作聪明的下属，所以，一般情况下，秘书只告诉上司“1+1”这个事实，结论是2还是10，应有上司自己做判断。

案例分析：秘书要认错吗

这天上午，秘书一边在前台值班，一边在给老板的发言稿润色。但秘书正给一位新来的客人沏茶时，总裁办公室主任过来说老板要看发言稿。秘书说还有一点没有改完，如果老板急着要，那就请主任帮忙把把把关再送给老板。主任说没问题。到中午的时候，主任对秘书大发脾气，说老板对发言稿很不满意。

面对办公室主任的批评，秘书应该怎样处理？下面有几种选择：A、由于当时太忙，没有