中粮执行采购规范发文格式

杭州中粮包装有限公司文件

关于下发《中粮包装执行采购运作管理规范》的通知

各事业部、区域公司、利润点：

为规范中粮包装各执行采购部日常采购行为，供应链管理部根据现状和审计部审计要求，在征求各执行采购部意见并经总部采购委员会讨论后，编写制定了《中粮包装执行采购运作管理规范》，现下发各事业部、区域公司、利润点，请自文件下发之日开始严格遵照执行。

如有疑问请联系供应链管理部。

特此通知。

附件：《中粮包装执行采购运作管理规范》

二〇一一年一月二十八日

主题词：执行采购运作规范

抄送: 人力资源部、审计部

拟稿：方东升校对：尹晓愚

附件：

中粮包装执行采购运作管理规范

为了规范中粮包装各执行采购部日常采购行为，确保执行采购运作受控，特制定本规范。

一、采购订单管理

采购订单管理分为：采购申请复核（物料或设备需求计划的复核）、采购订单下达、采购订单的价格管理、采购订单的交付跟踪、入库验收、发票校验及付款等。

（一）采购申请的复核

所有的采购订单均应有对应的采购申请。对于采购申请执行采购部应按照不同材料采购申请的流程审核要求进行

复核，确保采购申请的有效性。

属于集团采购的关键资源的采购申请执行采购部应注

意是否有总部供应链管理部的审批；其他材料的采购申请按照各自执行采购部的审核流程进行复核。

设备的采购申请按照集团《固定资产管理程序》及《投资管理程序》规定进行核准。

特殊情况下的紧急采购可以电话请示后先进行采购，但需在公司内部留存的采购文件上注明原因，并在三个工作日内让相关部门补齐采购申请。

（二）采购订单下达

1．执行采购部采购的所有物品均须下达采购订单或签订合同。

2．采购员在接到需求部门的采购申请后应根据时间进度要求及时下达采购订单或签订采购合同。

3．对于签订有阶段协议的物料的采购订单下达，采购员在对采购申请进行复核后直接在系统内（已上ERP系统的公司）或系统外下达采购订单，在阶段协议内的且采购量在采购申请内的采购订单只需经过采购经理审批。

4．与阶段协议不符的材料采购按照下列方式进行审批：（1）属于集团采购的物料，需采购员、采购经理、分管领导（如有）、利润点负责人、区域公司总经理及供应链管理部审批。

（2）属于执行采购部自主采购的物料，审批权限按照二、三大项金额规定需执行采购部采购员、采购经理、分管领导（如有）、利润点负责人、区域公司总经理审批；

5．超出采购申请数量的采购按照下列方式进行审批：（1）属于集团采购的关键物料，需物料需求部门、采购员、采购经理、分管领导、总经理及总部供应链管理部审批；在总部的审批按照《中粮包装关键资源管理程序》规定进行。

（2）属于执行采购部自主采购的物料及集团采购的非关键物料，审批权限按照二、三大项金额规定需物料需求部门、采购员、采购经理、分管领导、总经理审批；

6．对于有多套体系可供选择的材料采购，采购数量的分配应原则上按照单量成本的高低进行分配，同时兼顾技术及服务等因素。

（三）采购订单的价格管理

对于采购订单中价格的确定按照以下原则进行：

1.对于有阶段协议的物料:采购订单或合同可直接引用阶段协议中的价格；只需经过执行采购部采购经理的审批即可；

2.对于无阶段协议的物料：属于集团采购范畴内的物料需先由供应链管理部商谈完价格之后再进行采购，特殊情况下经过供应链管理部同意后可先期按暂定价格进行限定数

量的采购；属于执行采购部自主采购的物料的价格确认按照下列二（询价）、三(议价)大项进行操作。

（四）采购订单的交付跟踪

1．采购员在发出合同或订货单后，应向供应商初步确认交货计划，在过程中须不断跟踪交付进度。在预计发货时间之前，采购员应向供应商正式确认发货时间。

2．请购人查询交货进度时，采购员应及时反馈准确的交货进度。

3．如供应商不能满足交货时间要求，采购员应及时与请购人协商变更到货时间；如不能变更到货时间，采购员应与相关部门商定应急方案；如协调不成应及时报送供应链管理部。

（五）入库验收及发票校验

1．采购员在确定供应商发货时间后，根据预计到货时间通知相关部门收货。

2.固定资产及零备件验收根据《固定资产管理程序》及相关规定执行。

3.其它采购物品由仓管员根据送货单对照实物进行验收及收货。

4．委托供应商直接发往外协单位、内协单位或客户处物品的收货应按集团《中粮包装产品委托加工流程关键点控制原则（试行）》及各相关程序执行，检验委托当地相应部门负责。

5．采购物资到厂后，仓管员根据供应商送货单的采购订单号码在系统内将采购物资收到相应的状态中，并将采购入库单打印出交相应部门（已上ERP系统的执行采购部）。

6．收到供应商发票后，对于已经入库的物资发票采购员应在 14 天内完成和采购入库单的匹配，匹配完成后交财会进行发票校验。无法匹配的应将发票抵扣联交财务进行抵扣。

7．执行采购部定期（每月5日）报未清（超出30天）发票清单给供应链管理部（见附表一）。

8．对于发票先来的情况，同时属于不是基于收货的发票校验物料，采购员应将发票及对应的采购订单号码交财会进行发票校验，同时留存加盖财会"正本已收"的发票复印件做为后续的请款凭证。

（六）请款

1．对于使用发票进行SAP系统外请款的：采购员在完成发票、采购入库单匹配后应及时办理请款手续并确保在合同规定付款时限所在周1周前（如付款为当月第三周，请款手续最迟需在第一周内完成）办理完毕请款手续。

2．对于SAP系统自动运行付款建议的付款：采购员在完成发票匹配后交财会进行发票校验，财务部完成校验后由系统根据付款条件自动运行付款建议交采购员进行确认，经采购确认后交财务等相关部门进行审批后，审批完成后根据审批后的付款建议进行付款（已上ERP系统的执行采购部）。

3．对于预付款的请款，请款手续应至少在付款日的前